企業安全系統電子文件歸檔與電子檔案管理研究
——以陜西小保當礦業有限公司為例

劉朕中

（陜西小保當礦業有限公司，陜西 榆林 719000）

為了解決煤礦安全隱患問題，落實煤礦安全生產責任，預防煤礦生產安全事故發生，陜西小保當礦業有限公司（以下簡稱“小保當”）建立了智能安全預控系統、煤礦井下人員定位系統、井下安全人員（瓦斯）巡檢系統等信息系統。自建立以來這些系統不斷產生許多技術含量高、參考價值大的電子文件以及具有長期保存價值的結構化數據。為使這些文件和數據能夠按標準歸檔、管理且發揮其最大的利用價值為企業發展、運營服務，小保當成設立“煤礦安全系統電子文件歸檔與電子檔案管理”課題研究項目，主要研究內容包括：1.建立以電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、科學化管理為核心，相關單位和人員權責明確，覆蓋從建設項目電子文件“形成、流轉、歸檔”到電子檔案“移交、保管、利用”等的全流程管理制度體系；2.研究建設小保當項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系；3.研究建設小保當項目電子文件歸檔和電子檔案管理中存儲格式、元數據、電子簽名、封裝和備份等關鍵技術方案；4.研究建立小保當項目電子文件自動分類、自動編目、自動歸檔機制；5.提出、制定小保當電子文件在流轉及長期保存過程中保證其真實性、完整性、可用性和安全性（以下簡稱“四性”）解決方案。課題研究項目主要目標是使各業務系統（煤礦安全系統）、OA系統與電子檔案管理系統建立銜接的關系，根據煤礦行業及小保當各業務系統的電子文件及數據特點編制其歸檔范圍和保管期限表，利用數據治理系統對原生電子文件、數據進行收集、清洗、規約、轉換，封裝為標準格式向電子檔案管理系統進行歸檔，同時要求創建檢測系統在電子文件和元數據流轉及長期保存過程檢測其是否真實、完整、可用、安全，且制定科學、合理的備份還原機制防止檔案由于自然災害、人為風險而受到損害。

小保當煤礦安全系統會不斷產生大量的原生電子文件。例如，煤礦井下人員定位系統對每個礦工的井下位置狀況、進入區域進行管理，反映井下人員工作情況等。首先，各個系統產生的文件和數據龐大，全部進行歸檔增加了數據化檔案管理難度，降低了經濟效益，且短時效的數據過期后并無實際意義，因此如何確定這些文件和數據的歸檔范圍和保管期限是我們課題研究的首要問題。其次，各個系統的運行平臺和開發語言差異較大，所使用的通信協議和數據格式各不相同，且原生數據或以結構化的方式存儲或以文件（例如XML）的方式進行存儲，如何使這些文件和數據以統一的格式進行歸檔，是課題研究的核心技術要求。再者，文件和數據從業務系統到檔案系統中進行流轉、在檔案系統長期存儲以及向其他系統進行移交等過程，如何保證電子文件、元數據、信息包、傳輸環境、存儲環境、存儲介質等的四性則是電子檔案的重要管理手段。

一、建立小保當電子文件管理規章制度

依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《企業數字檔案館（室）建設指南》等標準規范，建立小保當電子文件管理規章制度，明確電子文件管理分管領導責任，并將電子文件管理職責納入相應的檔案人員、業務人員、信息人員的崗位職責范圍，建立符合小保當檔案業務的電子文件管理操作規則和指南，詳細地指明電子文件從生成、登記、流轉、鑒定、歸檔、管理、永久保存或銷毀整個生命周期的任務和要求，具有可操作性，讓業務人員、檔案人員在電子文件管理過程中有章可循，有據可查。

二、建立小保當電子文件分類、歸檔范圍和保管期限表

在梳理小保當電子文件分類歸檔范圍和保管期限時，不僅要參照國家、行業相關政策法規，同時要結合小保當各項檔案管理規定以及實際數據特征特點。參照《煤礦安全監管條例》《煤礦安全監察檔案管理規定》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等相關規定，根據各業務系統特點首先建立分類，煤礦安全系統作為一級類目，各業務系統名稱作為二級類目，三級類目按照各業務系統專業、項目性質、種類和用途等設置，例如，智能瓦斯巡檢系統下屬分類（井下巡檢學習資料、井下巡檢安全技術措施、井下巡檢安全文件、井下巡檢法律法規、井下巡檢日統計表、井下巡檢班統計表、井下巡檢月統計表、井下巡檢瓦斯巡檢日報表、井下巡檢記錄）。對于學習資料、安全技術措施、安全文件等保管期限設為永久，其他類別保管期限均設為30年。最終編制了《小保當電子文件歸檔范圍和保管期限表》。

三、利用數據治理系統建立小保當檔案資源池

數據治理系統支持多源異構數據接入、支持各種關系型數據庫（Mysql、Oracle、Sqlserver）、支持多接口多協議的推送傳輸（RestFul、WebService接口數據和Http、TCP、UDP多種協議），可存儲非結構化數據、半結構化數據以及結構化數據。通過數據治理系統采集和接收各業務系統的原生電子文件和結構化數據，對數據進行數據存儲、數據清洗、數據聚合和數據分發等操作，形成龐大的檔案數據資源池。通過Javascript、Java、Python、Shell等腳本實現數據聚合過程中復雜的邏輯判斷，實現對資源池中的數據進行歸檔范圍劃分和保管期限的設置。許多業務系統的數據是以非結構化數據（XML、txt等）的方式進行存儲，難以理解、存儲和利用，借助數據治理就可以將非結構化數據轉換為結構化數據進行儲存，提高了數據的可用性和利用效率。

四、歸檔接口研究

需要制定統一的數據接口標準，確保各業務系統的電子文件及元數據自動同步歸檔到電子檔案管理系統，使各業務系統與電子檔案管理系統互為銜接，實現電子文件的“一鍵式”歸檔。要形成規范的信息包，再通過相關接口技術實現信息包在系統間的交換。信息包也是電子檔案長期保存和移交進館的主要存儲形式。主要依據《基于XML的電子文件封裝規范》，效仿OAIS模型中對電子文件的封裝方式，通過XML采集文件數據及元數據，并按照文件數據及元數據的結構關系進行物理打包封裝，生成至少一個歸檔信息包。信息包主要內容包括：封裝包格式描述、版本、封裝包創建時間、數據來源、電子文件和被簽名對象等，封裝核心內容包括：業務實體塊、文件實體塊、責任實體塊和關系實體塊。煤礦安全系統、數據治理系統、電子檔案管理系統均以WebService接口方式進行數據傳輸，在電子檔案管理系統編寫通用的標準數據歸檔接口，由歸檔系統進行各自的WebService歸檔調用。標準數據歸檔接口可以保持向后兼容，適用于任何業務系統接口集成，無須重新開發，也無須修改現有接口代碼。

五、關鍵技術解決電子檔案管理的問題

一是構建煤礦安全系統電子檔案元數據體系。目前，國內沒有明確煤礦安全系統的元數據標準，也缺乏具體的實踐案例。煤礦安全系統文件與文書類電子文件類似，例如，管理制度、安全措施等是以文檔形式上傳而來，可以參考《文書類電子文件元數據方案》將文件屬性作為其元數據。這些也有其自身業務特點，例如，監測運行記錄、隱患清單等是一個時間段某個作業詳情的真實記錄，是很多種監測數值的集中展示。根據《信息和文獻.記錄管理過程.記錄用元數據.第1部分：原則》對記錄用元數據的概念區分，將電子文件元數據分為：文件實體、機構人員實體、業務實體、實體關系4個部分，從這4個角度描述電子文件。二是利用數字摘要、時間戳、數字簽名和哈希校驗等方式，驗證電子文件、信息包是否真實有效。三是通過具有可信驗證機制的安全接口通信交互，不使用中間數據庫等中轉方式傳遞數據；控制用戶對資源的訪問，僅授予用戶所需的最小權限，采用身份認證，防抵賴、可追蹤，減少用戶在接收過程中的不必要操作，避免誤操作帶來的風險；數據傳輸通道加密，并做到點對點傳輸，在傳輸前，先確定對方身份，避免非法傳輸申請，并且對傳輸內容進行加密，需要保證傳輸的過程不被竊取或信息完整性被破壞。

六、建立自動分類、自動編目、自動歸檔機制

在數據治理系統、電子檔案管理系統間設立自動機制。數據治理系統按照規定的頻次自動從各業務系統采集和接收數據統一放入檔案資源池，并按照制定好的歸檔范圍和保管期限設置自動進行數據篩選封裝，然后將封裝好的信息包推送到電子檔案管理系統，后者設立專門的歸檔接收模塊，實現接收電子文件和元數據的跟蹤、統計。接收到信息包后自動調用四性檢測工具進行檢測并生成檢測報告和明細，最后將解析后的文件和元數據存儲在系統對應門類中進行管理。另外，按照歸檔要求采取按件的形式進行自動邏輯編目歸檔，系統需要設計檔號自動規則及檔案相關的元數據，根據文件與檔案的對應關系，實現自動歸檔。同時，這種自動機制實現了小保當網絡化和無紙化模式，實現了煤礦安全系統電子文件“單套制”歸檔。

七、“四性”保證措施

國家檔案局印發的《文書類電子檔案檢測一般要求》為電子檔案四性檢測提供了技術規范和技術指導。參照此標準，小保當開發出真實性、完整性、可用性和安全性等四性檢測系統，在歸檔環節、移交與接收環節、長期保存環節自動調用設置好的檢測策略對電子文件、元數據、信息包、網絡環境、存儲環境、存儲介質等執行四性檢測并生成檢測報告和檢測細則。利用關鍵技術驗證電子文件及信息包是否被篡改、是否真實；利用元數據設置方案檢測元數據是否缺失、是否準確和完整；集成病毒查殺工具檢測電子文件、信息包、存儲介質、存儲環境等是否安全；檢測文件與元數據關聯性、文件是否可用等。檢測工具支持自定義設置檢測策略，包括檢測頻率（天、季度或年）、檢測范圍（數據范圍）、檢測比例（全檢或抽檢）、檢測項篩選，且同時支持手動檢測和自動檢測。

八、長期保存與移交接收

在“單套制”越來越趨于主流的時代，做好電子檔案長期保存和移交接收工作對檔案工作意義重大。長期保存和移交接收的前提是要保證電子檔案的真實、完整、可用、安全。首先，長期保存需要統一電子文件的存儲格式，小保當利用OpenOffice等轉換工具將系統原生電子文件轉換為PDF統一進行利用管理，采用數字摘要、電子簽名、時間戳等技術措施生成電子文件固化信息，避免人為因素導致數據失真或遺漏；其次，對于長期保存信息包的封裝，將元數據與電子文件按照其邏輯結構封裝為更利于長期保存的格式（與歸檔信息包類似）；最后，對于長期保存的信息包配置檢測策略可手動或自動檢測其四性?！峨娮訖n案移交與接收辦法》為電子檔案移交與接收工作提供了政策依據和業務指南。移交接收工作分為在線和離線兩種方式，相同點是都需要生成移交信息包。根據電子檔案移交與接收辦法中描述的電子檔案存儲結構將電子檔案說明文件、目錄文件、電子檔案及其他信息封裝為移交信息包，通過在線接口或離線載體的傳輸方式移交給檔案館或其他相關管理系統。在移交和接收的過程都要對信息包進行四性檢測。

九、電子檔案備份還原機制

由于檔案的不可再生性以及一旦損毀將產生嚴重后果的特點，電子檔案管理系統建立備份還原機制尤為重要。從檔案界的工作趨勢來看，檔案異地異質備份已經成為公認較安全的檔案保護措施。電子檔案管理系統的備份涉及原生電子文件備份、數據庫備份、長期保存信息包備份，還原包括：系統還原、手動還原、范圍數據還原?；谛”．斒莾染W環境部署且有檔案的保密性要求，選擇靜態、離線的備份的方式；且由于其電子文件數量龐大而電子檔案數據更改頻繁，小保當對電子文件采取增量備份的方式，對數據庫采取完全備份的方式。對于備份介質選擇存取速度最快且容量較大的硬盤，建立多重備份制度，備份兩套硬盤，一套封存、一套異地保存，分開保管。建立自動備份、手動備份雙重模式，自動備份根據備份設置的頻次自動執行備份，手動備份由專人負責，每周備份一次存放指定場所進行保管。對于備份的文件、數據可手動進行還原操作。

十、總結

本文闡述了小保當在電子文件歸檔與電子檔案管理中的實際問題，有助于小保當實施煤礦安全系統電子文件無紙化管理模式，也為小保當整體實現電子檔案“單套制”管理奠定了堅實的基礎，為小保當未來數字檔案館（室）建設創造了有利條件。同時，也為煤礦行業電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供了有益參考。在今后的檔案管理工作中，企業相關人員仍需要保持現代檔案管理思維，積極地推動企業檔案工作持續健康發展。