從工程檔案到城建檔案在城市建設中的作用

摘 要：隨著我國不斷提高城市化建設速度，有關城市建設檔案資料所發揮的作用越來越明顯。工程檔案能詳細記錄建筑工程的整個過程，匯總、整合與管理工程檔案、綜合分析工程檔案是一項基礎性的城建檔案管理工作內容。因此，在城市建設中，有關城建管理部門必須強化對城建檔案管理并展開深入綜合分析，從而通過城建檔案的高效利用為城市化建設提供更好服務。文章將著眼工程、城建檔案的價值作用，重點分析如何切實提高其利用水平，促進城市建設的相關路徑。

關鍵詞：城建檔案;工程檔案;城市建設;作用分析

近些年，我國的社會經濟獲得突飛猛進的發展，同時也對城市建設提出更為嚴格的要求，逐步加快了城市化進程。實際上，在城市發展中的有關檔案資料是支持其總體向前發展的重點資源，在城市化建設方面起到關鍵作用。在城市建設中不能忽視城建檔案管理的作用，其不僅能提供各方面基礎資料，還是城市化建設的關鍵理論依據，屬于城市建設中不可或缺的資源。因為城建檔案是將工程檔案作為基礎展開管理的，所以，無論是工程檔案還是城建檔案，均是城市建設不能離開的支撐要素。

一、簡析城市建設中城建檔案的作用

城建檔案屬于城市建設中的重要依據性檔案，主要存在以下作用：

第一，是城市未來建設與改造的信息基礎。伴隨不斷發展與進步的社會，一切事物均在循序漸進地改革、更新與升級，其中也包括城市建設。在城市化發展過程中城建檔案能為其提供相應的參考資料，有助于人們及時了解與充分掌握整體的城市發展走向。借助城建檔案有關資料，科學規劃城市未來建設改造的宏偉藍圖，而且緊密結合實際城市發展，重點研究與全面分析城市未來建設能做出的貢獻與可行性程度。由此可見，城建檔案為城市后續建設改造升級提供相應的信息基礎，有關部門一定要強化管理城建檔案，正確認識到城建檔案針對城市管理、建設起到的重要作用，通過城建檔案有關信息資源更好地服務城市建設，由此推動社會及經濟發展。

第二，是加快城市化進程的有效管理方法與重要依據?；谏鐣咚侔l展對城市化建設所提出的高要求，在一定程度上導致原有城市建設難以滿足人們的實際需要，所以城市化進程的提速迫在眉睫。加快城市化進程應進行科學的城市管理，針對城市的所有內容實現全覆蓋，因此其所涉及的內容相對復雜，擁有龐大的管理工作量，但是通過城建檔案可以降低城市管理工作量與復雜程度，屬于有效的城市管理方式。比如，在對城市重新進行規劃分析、勘察測量城市數據、重新擬定使用的施工技術時，如果沒有做到科學管理城建檔案資料，就會在規劃過程中花費過多時間，加之需要進行建筑施工，自然會成倍延長城市建設周期，對城市建設造成嚴重影響。因此，城建檔案是加快城市化進程的關鍵依據與有效管理方式，對城市建設具有重大的現實意義。

另外，工程檔案作為一項國家及相關企業的重要技術，還能轉換成生產力。經過利用工程檔案可轉換成物化生產力，在具體工程建設過程中成為一項關鍵的經濟資源。將工程檔案有效應用在工程建筑工作中，可以確保工程施工與設計工作的科學性，提高項目經費應用的合理性，從而減少人工、物資的浪費?？茖W、合理利用工程檔案，有助于推動城市建設的有效發展。

二、簡析城市建設中工程檔案的作用

所謂的工程檔案，具體指的是從工程項目提出至立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設與管理環節的全過程記錄，并且通過圖紙、聲像、表格、文字等形式展開整合、歸檔與儲存工作，從而形成的各種載體資料。在城市建設中，工程檔案屬于不可缺少的主要組成部分之一，能夠為城市規劃、城市交通帶來關鍵的參考資料與依據，屬于城建檔案中的基礎性內容。同樣，工程檔案也是保障城市化進程能夠持續、穩定發展的基礎保障。通常情況下，其作用主要表現在以下幾個方面：

第一，是提升經濟成效的優勢路徑，是擴建、改建與維護交通及城市建筑設施的依據。例如，針對大橋由于變形而涉及改造設計環節等，若想就該大橋實際情況做出正確且有效的評估報告，只有將大橋初期建設與各階段維護工程檔案作為基礎依據，認真查閱有關測量檔案、最初設計，得到完工的原始觀測點、高程值、維修資料等，形成準確、科學的評估報告。如果由于各種原因，主管單位未能妥善管理大橋檔案，導致檔案無從查起、丟失或者保存檔案不完整等，就可能在一定程度上對工作人員分析、判斷大橋變形原因造成影響，在具體的維護改造工作方面起到負面作用。因此，城建檔案的全面收錄、科學整理、妥善保存，能夠切實保障城市建設及管理的科學性，防止盲目性。

第二，城市建設與改造屬于科學、綜合且長遠的預測及設想，根據現階段城市現狀、基礎建筑設施以及特色等相關因素，加以科學的理論驗證，形成規劃方案并進行施工。如果缺少勘測檔案、工程檔案等，就等于失去城市規劃的主要抓手。

三、工程檔案、城建檔案應用中存在的問題分析

首先，缺少檔案利用意識。工程、城建檔案在城市建設與管理過程中所發揮的作用是其他類型檔案難以替代的，這是由于工程、城建檔案是隨著社會進步、城市發展而同步形成的。檔案信息價值主要是在具體利用中實現的，如果在社會上能形成較強的檔案意識，那么就會有更多人懂得利用城建檔案信息。相反，要是社會上缺少對檔案的認識，不清楚工程、城建檔案的利用價值，自然不會尋找具體利用方式。因此，人們對其了解不夠且整體認識水平偏低，往往將其束之高閣。存在這樣的情況，無疑在客觀上對城市建設與科學管理造成影響，不利于城市檔案事業的持續發展。對于城市建設而言，其屬于一項系統性、社會性工程，一方面包含有關規劃、設計、勘測及施工等研究活動，另一方面還涉及水電供應、道路交通、供暖供氣、城市綠化等與城市人們日常生活緊密聯系的市政設施等相關管理工作。工程、城建檔案是實現城市現代化建設、改造與管理的重要依據和主要憑證。有關城市建設活動所涵蓋的每項工程項目均是在進行認真查考、規劃才得以產生的，而且在這些科研活動過程中形成與產生以文字、圖表為主的材料，如工程項目設計圖紙、規劃用地管理文件等。通過規范系統化管理上述檔案材料，方便在未來城市擴建、管理與改造中提供相應的參考憑證。因此，具有檔案意識可以說是對城市建設有關參與者的一項關鍵素質要求，不管是形成檔案過程中的意識，或是檔案利用過程中的意識，均可在一定程度上降低工作當中的失誤和不必要的重復性勞動，能夠為該工程項目的改造、維護提供必要的證據資料。反之，如果缺少檔案意識，在城市建設前后不知道考察相關檔案，就一定會造成時間、資金的浪費。

其次，檔案法律意識缺少普及力度。有關工程、城建檔案產生部門管理者與相關人員沒有形成較強的檔案法律意識，沒有將相關檔案工作提升至法律層面，自認為檔案的作用無足輕重，沒有做到對檔案進行集中統一管理，往往存在各自為政問題。當中有些工程建設項目沒有指定專人管理工程檔案，在實際過程中沒有依據國家規定進行編制、審核等環節，致使在工程結束后發生檔案散失問題;有的工程在竣工之后部分項目，未能依據規定邀請檔案接收單位參與到竣工驗收與檔案驗收工作中，造成檔案資料丟失、不全或是損壞，難以歸檔;還有極少數建設單位將工程檔案作為單位獨有財產，出于維護自身利益而沒有向城建檔案館進行檔案資料的移交，對工程擴建、項目改造等造成負面影響，帶來難以預估的損失。

最后，有關工作人員綜合素質偏低，服務方式落后。以城建檔案工作人員為例，其是城建檔案使用者和檔案館之間的重要橋梁，相關工作人員的綜合素質與提供服務的方式，已經成為城建檔案工作質量的重要衡量指標。因此，需要從事城建檔案工作的有關人員進一步提升個人素質，在態度及服務質量方面下足功夫?，F階段，社會生活節奏持續加快，檔案使用者不會一直滿足于傳統的服務態度和方式，更希望得到更加熱情、便捷、專業、簡單的服務態度和方式。所以，檔案工作人員應該清楚知道館藏卷宗具體情況并充分使用。但是，實際上目前我國提供城建檔案的方式依舊相對單一。一是以文獻服務提供作為重點方式，主要是一次文獻，幾乎不會提供二次或者是三次文獻服務。有關智能化咨詢和服務方面較為滯緩;二是在城建檔案有關服務中，依然是以被動式提供應用為主，未能深入研究檔案應用人員的需求情況，沒有積極開展城建檔案宣傳、報告會、展覽等相關活動，而且編研成果也不豐富;三是有關保密保護政策，以館內利用作為城建檔案提供使用的主要模式，幾乎不會提供公開出版編研材料服務，從某種角度來講這是對共享檔案資源的限制。

四、提升工程、城建檔案應用水平，促進城市發展建立相關路徑分析

第一，加大宣傳力度，提高全民檔案意識。有關檔案意識全民性提高，先要讓群眾充分了解在社會生活中城建檔案、工程檔案起到的重要作用，提高其在社會上形成的影響力。因此，相關部分應通過針對性的宣傳方式讓更多群眾感受到城建檔案的意義，在此基礎上自覺提高人們的檔案意識。對此，建議從以下幾方面入手：一是優化檔案法規建設，依法治檔。工程檔案、城建檔案具備巨大的戰略與經濟價值，所以從某種角度來講人們是否具有檔案意識也能清楚體現其法制意識的高低，每個人都有必要將檔案意識提升到法律意識高度，檔案要依法使用，并且保護檔案更是作為公民的義務與權利?，F階段，我國在檔案法規方面的建設仍有很大提高空間，有些方面依然要進一步細化，所以應該在當前的法規基礎上制訂更具系統化的法規體系，從而形成真正的“依法治檔”環境;二是以社會需要為基礎，合理開發高效利用檔案資源。工程、城建檔案普及度的高低關鍵在于檔案信息自身的實用性。相關部門應深入挖掘工程、城建檔案內在價值，依托原件提供、編研檔案等方式為目標用戶提供更好的服務，將工程、城建檔案價值充分發揮出來，從而擴大受惠人群范圍，這能夠在根本上切實提升全民檔案意識，引導人們主動使用工程、城建檔案;三是進一步擴大社會影響力。當具備法律保證與相應的群眾基礎后，則需通過多元化的宣傳手段加大宣傳力度，一方面應報道正確使用工程、城建檔案之后所獲得的綜合效益，另一方面需要報道由于城建檔案的“無效使用”而在物力、人力及財力方面所造成的巨大損失。比對正反兩種實例，針對工程檔案、城建檔案價值作用生動化宣傳，從而形成理想的社會影響力。

第二，應及時、全面掌握城市建設動態。應清楚城建檔案是伴隨項目建設而產生的，對此需要清楚掌握施工所有步驟及相應工序，清楚何時形成何種文件，可以歸檔的文件有哪些，及時和施工單位進行有效溝通，及時了解實際工程施工進度。部分文件能歸檔應及時進行歸檔，不要在工程竣工后才去歸檔，確保城建檔案不會無故流失;有的文件是歸檔于工程竣工之后，應在施工結束的第一時間合理歸檔，與此同時還需認真對待鑒定檔案的工作，確保檔案的完整性、準確性。社會經濟的發展使城市建設日新月異，對于檔案館而言也需及時了解城市工程建設實際動態。服務于一線，從根本抓起，走進基層，著手于形成、收集檔案。整合與保存原始檔案指導有關單位保證工作程序的完整性、系統性，由此保證工程、城建檔案的準確和完整性。

第三，城建檔案館應盡快實現數字化建設。數字化城建檔案館需及時轉變以往理念，朝著檔案智能化管理模式轉變。出于滿足新的經濟發展與城市建設形勢要求，電子化工程、城建檔案是時代發展要求。一是對現有數據庫進行不斷完善與補充。在此基礎上對中心數據庫進一步擴展，將相關資源庫依據數字化檔案館系統要求展開加工，借助網絡平臺為用戶提供聯網服務，使工程、城建檔案不再是封閉的信息孤島，而是更具實效性，充分應用在各個城建環節中。通過實現網絡互聯可以突破館舍之間的空間束縛，能夠實現城建檔案館之間的信息數據互通互聯，進而推廣為全國范圍的信息數據互聯，實現有條件地共享不同領域信息;二是針對原有館藏檔案開展數字化建設。在整合與分類館藏資料后有序進行數字化，一方面有助于延長館藏檔案資料壽命，另一方面還能提高利用的便捷程度。以互聯網實現信息資源的輕松共享;三是城建檔案電子化收集、應用及管理。在逐步接收電子檔案的基礎上，通過先進的網絡技術對電子檔案進行集中管理，可以在電子化環節中完成檔案相關工作，如形成檔案、接收檔案、管理檔案等。同時，還應加大形成和收集電子工程、城建檔案力度，完善信息化檔案業務流程，升級館內無紙化辦公系統，加強業務管理的自動化建設。

五、結束語

通過本文的簡要分析清楚看到，在城市建設過程中工程檔案、城建檔案所發揮的關鍵作用。出于滿足社會發展以及我國城市建設提出的具體要求，應在城市建設過程中提高檔案管理的數字化、信息化水平。唯有如此，才可以為城市建設提供更好的服務，為其提供所需的信息資源，從而推動城市建設實現持續性發展。

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（作者單位：開遠市工程質量監督站）

作者簡介：李虹瑩（1981-），女，漢族，湖北興山人，本科，館員，研究方向：工程檔案管理和城建檔案作用方面。