住宅專項維修資金檔案電子化管理探索

摘要：住宅專項維修資金在保障住房安全、維護業主合法權益方面發揮著極其重要的作用，在“互聯網+政務服務”的背景下，如何對海量的住宅專項維修資金檔案進行高效管理成為主管部門的主要工作之一。以日照市智慧維修資金信息化建設應用為例，對住宅專項維修資金電子檔案進行了概念界定和特征描述，分析檔案電子化管理的驅動因素和必要性，為創新政務檔案管理與服務模式提供參考。

關鍵詞：互聯網+政務服務;維修資金;電子檔案

中圖分類號：F293 文獻標識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）07-0059-06 收稿日期：2022-06-01

作者簡介：李國強，日照市住房保障管理服務中心。

1 引言

近年來，國家將數字化作為推動經濟社會發展重要的戰略手段，不斷深化“互聯網+政務服務”，推動政務服務高質量發展?！盎ヂ摼W+政務服務”是治理能力現代化背景下政府的服務意識與新技術驅動的公民權利意識的雙重覺醒，為政府工作的要求、方式和內容帶來了一系列的改革和創新。隨著我國社會經濟的蓬勃發展，人民群眾住房條件不斷改善，物業管理精細化與規范化程度日益提升，人們對于住宅專項維修資金的重視度和關注度越來越高。檔案工作是政府服務工作的重點之一，也是住宅專項維修資金管理中十分重要的一環，它不僅有利于相關管理部門充分了解與掌握住宅專項維修資金的使用情況，同時也有利于居民業主依法維護自身的合法權益，有效解決業主與物業之間存在的問題與糾紛，是涉及住宅維修養護和居住安全的一項利民之舉。在“互聯網+政務服務”的背景下，越來越多的維修資金業務通過線上政務平臺辦理，形成了大量的電子文件。因此，相關部門必須深刻認識檔案信息服務改革的重要性，為檔案信息服務優化提供必要前提，實現高效的信息交流及互動。

2 住宅專項維修資金檔案的概念闡釋與特點分析

2.1 住宅專項維修資金檔案的概念

雖然在《物業管理條例》《住宅專項維修資金管理辦法》中均沒有出現過住宅專項維修資金檔案這個概念，但通過對政策與實際業務的分析，筆者認為其賬戶信息、交存憑證、使用計劃、公示材料等規定的管理內容與利用方式已具有鮮明的檔案特點，因此維修資金檔案可以定義為在維修資金歸集、使用和管理過程中形成的具有保存價值的原始記錄。這些原始記錄通過信息化手段變為具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的文本、圖像、數據等不同類型的電子文件后，即成為住宅專項維修資金電子檔案。

2.2 住宅專項維修資金檔案的特點

2.2.1 住宅專項維修資金檔案的法定性

《住宅專項維修資金管理辦法》是由國家頒布的政策法規，明確了住宅專項維修資金的制定目標、適用范圍、管理原則、法律責任等內容，按照屬地化統一管理“堅持專戶存儲、業主共有、共同決策、政府監督的原則”并授權相關職能部門按照當地實際制定實施細則和進行管理。住宅專項維修資金管理工作屬于政務服務管理事項，其交存、使用、管理和監督活動均應嚴格按照管理辦法及實施細則執行，活動中產生的各類原始記錄和電子文件，作為檔案保存，具有法定效力。因此，從形成的主體和內容來看，住宅專項維修資金檔案具有法定屬性。

2.2.2 住宅專項維修資金檔案的動態性

住宅專項維修資金檔案記錄了維修資金交存、使用、支取等過程，在不同的房屋生命周期階段，維修資金一般會產生首期交存、續交、收益結息、過戶、結算返還等多筆業務，每次業務發生時都會進行基礎檔案的更新與業務檔案的記錄，為原本無序、重復、可逆的維修資金業務理順了線索，有助于日常管理和后期審計。因此，住宅專項維修資金檔案具有動態性。

2.2.3 住宅專項維修資金檔案的憑證性

住宅專項維修資金檔案中包括了多種具有保存價值的原始憑證，例如交存（款）憑證、（電子）發票、業主表決意見書、維修資金申請書、支取申請書、支付憑證等，是維修資金交存、使用業務辦理過程中的的主體來源和審核依據，具有重要的查考、憑證作用。

2.2.4 住宅專項維修資金檔案的私密性與開放性

《物業管理條例》第6條規定，業主擁有“監督物業共用部位、共用設施設備專項維修資金的管理和使用”的權利，《住宅專項維修資金管理辦法》第19條規定，住宅專項維修資金的使用，應當遵循方便快捷、公開透明、受益人和負擔人相一致的原則，第22條、第30條和第31條分別從維修資金使用表決、信息公示、提供查詢服務等幾個方面體現了業主的所有權與知情權，以上均體現了住宅專項維修資金檔案的開放性。但是維修資金業務過程中所形成的部分檔案包含有個人身份信息、房產信息等隱私信息，其內容并不完全屬于可公開的政務服務信息范圍，具有一定私密性。

3 維修資金檔案電子化管理的驅動因素

3.1 政策引導

長期以來，國家不斷完善政策保障體系，為各地開展“互聯網+政務服務”，創新檔案電子化管理手段提供了政策依據。李克強總理在2016年全國兩會《政府工作報告》中首次提出“互聯網+政務服務”概念，在隨后的幾年里，國家又相繼發布了《國務院關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》（國發〔2016〕55號）、《關于印發“互聯網+政務服務”技術體系建設指南的通知》（國辦函〔2016〕108號）、《進一步深化“互聯網+政務服務”推進政務服務“一網、一門、一次”改革實施方案》（國辦發〔2018〕45號）等政策文件，在國家強有力的推動下，“互聯網+政務服務”得到飛速發展，同時也潛移默化地影響了政務工作檔案的管理方式。2019 年4月，國務院發布的第716號令《國務院關于在線政務服務的若干規定》明確提出“政務服務機構應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規另有規定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交”。2019年12月《政務服務事項電子文件歸檔規范》正式出臺，明確了政務服務事項電子文件歸檔的職責分工、工作流程和功能需求，規定了電子文件歸檔的技術要求。這些法律法規的完善，為住宅專項維修資金檔案電子化管理提供了政策依據。

3.2 問題催生

過去20年，我國城鎮化進程快速推進，房地產市場規模也迅速壯大，同時隨著住房使用年限的延長，越來越多的房屋步入“中老年”行列，大量公共設施設備和共用部位老化，面臨維修和更新、改造，續籌等問題。面對如此龐大的服務對象，維修資金業務數量呈幾何倍數驟增，原有的檔案管理方式已無法滿足主管部門的監管需要和廣大業主的服務要求，產生了諸多問題。

（1）傳統檔案保管成本高、難度大。傳統檔案材料大多采用紙質文檔保存，管理過程中人力、物力資源損耗大，長時間保存易發生失真、損毀、丟失等情況，既不利于維修資金檔案的查詢應用，也不利于審計調查工作的開展。

（2）意見材料造假風險大。住宅小區如果打算對公共部位、公共設施設備進行維修、更新和改造，需要一定比例的業主參與表決，在同意人數達到相關要求后，才能使用小區的房屋專項維修資金。在現實情況中，部分物業服務企業為套取挪用維修資金，非法偽造材料文書和業主簽字，致使業主權益受到重大損失。

（3）信息流轉不暢，業務流程繁瑣。維修資金業務需要房地產開發企業、物業服務企業、業主、主管部門和銀行等多方共同參與，涉及交存、過戶等環節還需要與房產交易、不動產登記業務相互協同，這就對相關部門的信息交互提出了要求。而紙質檔案流轉不便，信息數據無法及時共享，不利于數據向上集中、服務向下延伸，制約了政務服務水平的提高。

3.3 技術支撐

近年來，隨著掃描技術、數字攝影技術、OCR技術、數據壓縮技術、數據存儲技術、網絡存儲技術的不斷發展，維修資金檔案電子化管理已具備成熟的技術條件，各種載體的檔案資源可以以數字化的形式存儲，網絡化的形式連接，利用電腦、手機等多終端進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

4 維修資金檔案電子化管理的意義

4.1 符合“互聯網+政務服務”發展需要

“互聯網+政務服務”是由國家為順應時代發展、增強部門間互通互聯及資源共享、實現群眾辦事的便捷化，變“群眾跑腿”為“信息跑路”，不斷提高政務服務能力而提出的政府服務改進提升戰略要求。維修資金管理作為重要的民生工作，其檔案形式、服務主體和服務需求愈加多樣化，加強維修資金電子檔案建設與管理，及時將重要的政務信息資源進行數字化收集、存儲、管理和共享利用，滿足了“互聯網+政務服務”背景下檔案事業發展的實際需要。

4.2 提升檔案管理工作質效

在維修資金業務信息要素加快流動，檔案數量日益增加的時代，信息化、數字化對于提升維修資金檔案管理工作質效具有重要意義。首先，“互聯網+政務服務”下檔案管理的形式和載體都發生了巨大變化，檔案管理因數字技術的應用實現了由粗放管理向精細化管理的轉型，豐富了檔案的類型，擴大了檔案的使用范圍，提升了檔案歸檔、流轉、查詢效率和數據準確性，減少了人工、場地、時間、耗材等管理成本，提高了經濟效益。其次，將傳統維修資金檔案轉變為電子檔案后，可以更好保護檔案原件，防止檔案損毀、丟失、篡改等問題，檔案的長期保存和使用也更加安全。

4.3 提高維修資金政務服務水平

在新的歷史時期，廣大人民群眾對于政務服務提出了新的要求，住宅專項維修資金在管理和使用等方面精細化、規范化、便民化的趨勢越來越明顯。維修資金檔案電子化管理實現了政務服務與檔案管理工作的深度融合，有效推動了信息的集中共享，豐富了業務辦理模式與便民服務應用場景，解決了維修資金交存難、使用難、不透明等問題，為提升政務服務水平、打通服務群眾“最后一公里”夯實了基礎。

5 維修資金檔案電子化管理應用實踐

近年來，日照市住建局深刻貫徹落實國家關于“互聯網+政務服務”的改革要求，高度重視維修資金的管理與服務工作。2020年，住宅專項維修資金智慧管理系統在日照正式上線。截至目前，系統已累計歸集住宅專項維修資金超過25億元，覆蓋1600個住宅小區的70多萬幢房屋，處理維修資金支用業務4000余筆，合計管理的檔案總數達到206萬份，維修資金檔案進入信息化、數字化時代，在業務工作中得到了廣泛應用。

5.1 源頭入手，構建高質量檔案基礎數據

從業主體信息（開發企業、物業企業、銀行等）、住宅小區信息、房屋信息、業主信息等基礎數據是維修資金檔案中必不可少的基礎信息，對維修資金業務的開展起到了重要的支撐作用。這些數據來源較多，包括歷史數據遷移、系統對接采集、人工錄入等，大量多源異構數據影響了數據質量，給數據交互、業務協同和綜合決策帶來了困難。為了解決這一問題，日照市住建局從源頭入手，采用統一的數據標準建立全市統一的物業區域樓盤表作為重要的“數字基建”基礎數據，同時在數據采集、入庫檢查、數據維護等各個環節制定統一的技術規范，落實“一數一源”的信息交互與共享機制，保障檔案中的關鍵核心信息與房屋交易網簽、不動產登記等數據交換的規范性，提高檔案基礎數據的質量與使用價值。

5.2 共享協同，踐行高水平管理服務工作

為充分發揮檔案的支撐作用，解決維修資金業務過程中材料繁瑣、流程復雜的問題，日照市住建局以住宅專項維修資金智慧管理系統為突破口，通過技術手段實現檔案信息的高度共享，構建了維修資金“全鏈條”管理服務體系。

在處理維修資金交存業務時，系統通過信息共享獲取房屋檔案、業主檔案和網簽合同檔案，自動判斷交存類型，計算金額并生成待交費信息，無需手動錄入，減少了業務風險。群眾無需提供任何資料，通過“日照市維修資金”微信小程序即可輕松辦理資金交存業務，交存完成后系統自動生成電子票據推送業主移動應用，最終將所有涉及交存業務的檔案進行歸檔。辦理維修資金使用業務時，申請主體可通過山東政務服務平臺進入系統，將項目申請材料、維修和更新改造方案、實景圖片、工程招投標證明、施工合同、分攤清冊等檔案進行數字化處理，統一上報業務主管部門，同步發送至“日照市維修資金”業主小程序進行線上公示和表決，最終將所有涉及使用業務的檔案進行歸檔。在檔案開放利用方面，辦事企業和群眾可以通過統一的政務服務平臺和“日照市維修資金”小程序入口，自助查詢和使用維修資金檔案，安全高效。通過信息化建設，日照市維修資金核心業務均實現了線上即時辦結，群眾滿意度大幅提升。

檔案共享不僅推動了服務模式、業務流程的深刻變革，也推動了管理效率、決策水平的大幅提升?，F如今，日照市住建局可依托系統開展維修資金檔案審批、檔案查詢和統計分析工作，及時掌握維修資金交存、使用、收益情況，為維修資金的審計與決策提供了有效支撐。

5.3 技術先行，建設長效的檔案存儲管理機制

日照市維修資金智慧管理系統推動了檔案存儲管理工作的改革與創新。系統根據市住建局要求對檔案數據共享接口、檔案類型、檔案管理人員、檔案格式、歸檔方式等基礎規范進行定義，業務人員可通過電子填報、OCR識別、數字化掃描、影像上傳、Excel上傳、數據共享等多種方式進行檔案信息采集，針對數字化檔案和影像檔案，實行“機控+人控”雙重驗證方式，對格式規范和檔案質量進行審核。在業務處理過程中，系統通過預設規則自動判斷當前節點檔案是否需要歸檔，歸檔時通過支撐網絡化系統運行的數據庫進行存儲，并根據檔案類型和業務劃分進行分類編目，以實現更高效的網絡化利用。歸檔后的電子檔案可以對分類目錄、保管期限、保密級別和開放范圍進行配置，當對檔案進行申請、查詢、下載、打印、共享等操作時，系統自動記錄操作人員、當前時間和檔案信息生成使用記錄，方便查詢與追溯，真正意義上實現了檔案全生命周期動態管理。

5.4 多措并舉，打造完善的檔案安全防護體系

針對“互聯網+政務服務”下社會廣泛關注的信息安全問題，日照市住建局多措并舉，打造了完善的檔案安全防護體系。

首先，在硬件和網絡基礎環境層面，日照市維修資金智慧管理系統依托政務云資源建設，能夠在網絡安全、應用安全、數據安全等方面提供充足的基礎保障。其次，在業務應用層面，系統采用人臉識別技術驗證業主身份的真實性與合法性，涉及業主意愿表決的信息使用電子簽章技術防止數據篡改，所有檔案信息均通過權限管理和加密算法合理控制開放利用范圍，在提供便捷、公開、透明的維修資金服務的同時，保護企業和居民的隱私安全。

6 結論

日照市住宅專項維修資金檔案電子化管理順應了“互聯網+政務服務”的服務型政府建設趨勢，為推動跨部門業務協同、優化行政資源配置、強化監督權力運行、提升政府公共服務能力提供了有效支撐。既為當前常態化疫情防控形勢下如何做優服務工作提供了樣板，也為主管部門政務服務改革提供了有益參考。

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