運用PDCA循環提升企業保密工作水平

陳 揚(馬鋼集團公司辦公室 安徽馬鞍山 243000)

在企業經營管理中，保密工作是一項重要的管理內容。隨著經濟全球化伴隨著互聯網信息技術的迅速發展，保密工作也面臨著嚴峻挑戰，產生了許多新情況也提出了新的更高要求。為此，運用PDCA循環管理思路創新保密工作方式方法，對新形勢下提高企業保密工作管理水平，實現企業長遠目標具有重要意義。

1 PDCA循環和企業保密工作現狀分析

1.1 PDCA戴明循環

20世紀20年代，美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)首先提出P(Plan計劃)、D(Do執行)、S(See檢查)研究方法，戴明(W.E.Deming)在休哈特的PDS循環的基礎上進一步提出PDCA循環。他把質量改進的全過程劃為P(Plan計劃)、D(Do實施)、C(Check/Study檢查)、A(Act總結處理)四個階段，形成一個可以持續改進的管理模型，因此PDCA循環也稱為戴明循環或戴明輪。多年來PDCA循環廣泛運用于制造和服務企業進行質量改進，而基于PDCA循環對企業保密工作質量改進方面的研究成果還很少，本文將PDCA循環運用于企業保密工作管理，具有一定的實用性和創新性。

1.2 企業保密工作現狀分析

企業保密工作按保密對象可以分為國家秘密和商業秘密、內部信息(工作秘密)。其中國家秘密是公權，指由國家具有定密權限的機關依法制定下發包含國家的安全和利益等信息的秘密文件或載體，在一定時間內僅限于特定范圍內人員所知悉；而商業秘密是私權，指不為公眾知悉，關系企業安全和利益，依照一定程序確定，可以為企業帶來商業價值的信息、工藝、配方、操作方法等；內部信息是指企業內部處于公開狀態，但公開可能對企業的生產經營帶來影響的信息，如企業電話號碼本、企業內部各項管理制度和企業內部公文等需要對外保密的內部信息等。本文的研究對象主要為企業商業秘密和內部信息方面的保密工作。目前企業所處的保密工作現狀表現在以下幾個方面：

(1)企業保密環境極其嚴峻。一是保密范圍擴大化。在當前更加開放的國際、國內環境中，保密范圍有了許多新變化，如微信、QQ已成為許多企業員工辦公的輔助工具，而此類平臺是開放的公共平臺，在上面傳播的企業信息非常容易泄露。二是保密技術方法專業化。伴隨企業信息化推進和辦公系統的無紙化移動化的普及，使得以往傳統保密方法和手段不適應新形勢下企業保密工作的要求。三是涉密人員管理復雜化。在企業改革發展過程中，人才流動日益頻繁，給涉密人員的管理上增加了難度。

(2)企業員工保密意識淡薄。一是重“有形”輕“無形”，認為保密就是管好涉密文件、載體，保的越多越保險。二是存在“一手硬、一手軟”現象。有些企業領導干部認為保密工作與企業中心工作無關，只要不出事就行，在精力投入、經費保障等方面打折扣。三是存在僥幸心理，有些企業員工認為現在計算機操作系統都是國外公司開發的且留有后門，企業無密可防即使按要求安裝防泄密軟件也是無濟于事。

(3)企業保密基礎工作不扎實。一是企業定密管理制度落實不到位，如在定密的范圍、等級等方面存在拍腦袋定密現象。二是涉密文件處理不及時，如到期該解密的文件還長期鎖在保密文件柜中，不僅影響新文件的查閱，而且也占用了寶貴的公共資源。三是落實保密制度不夠細致，如保密文件沒有按相應的密級進行正確的標注，復印涉密文件未按規定加蓋復印章并編制復印份號，給國家、企業商業秘密的管理以及追究泄密者的法律責任帶來很多困難。

2 運用PDCA循環提高企業保密工作的可行性

將PDCA循環應用到企業保密工作是一種挑戰。一方面兩者的客體不同，另一方面PDCA循環在企業保密工作中的應用沒有可以借鑒的成果。為此，筆者從兩者的目標和思路方面，分析運用PDCA循環提高企業保密工作的可行性。

2.1 企業保密工作追求的目標與PDCA循環相符

PDCA周而復始的循環和持續改進的管理模式，不僅在質量管理工作中可以運用，同樣也適合企業保密工作管理。針對上述保密工作所面臨的形勢，分析保密工作存在的問題和不足，運用PDCA循環，制定企業保密工作管理流程。在克服孤立看待保密工作各個環節的基礎上，增加系統性和可操作性，通過不斷解決完善保密工作中的不足和漏洞，為實現企業長遠目標提供有力支撐。

2.2 企業保密工作的思路可以借鑒PDCA循環

運用PDCA循環提高企業保密工作水平，不僅具有邏輯上的一致性和方法上的可行性，而且還能夠促進企業保密工作，朝著聯系緊密、配合有力，具有階梯式前進方式持續改進，整個PDCA循環的企業保密工作管理過程見下表1所示：

3 運用PDCA循環提高企業保密工作的執行過程

3.1 制定企業保密工作目標(Plan)

第一步，全面深入查找企業保密工作中的問題和缺項，引入PDCA循環管理思路，提出企業保密工作目標并制定工作計劃。即P(計劃)階段，其步驟：

(1)剖析企業保密工作現狀，對照企業保密工作要求，全面診斷各個環節存在的問題。如保密范圍，不僅要對日常涉密文件的擬寫、印制、傳遞、攜帶、承辦、使用、移交和銷毀等環節逐一進行排查；還要對涉密的日常辦公設備，如復印機、計算機、傳真機等使用情況進行保密排查。

(2)分析產生泄密或可能泄密的各種原因，可用的方法很多，如因果圖又稱魚刺圖，是一種表示結果與可能的原因之間關系的圖表。具體見下圖1所示：

圖1 基于PDCA循環的企業保密工作框架圖

表1 泄密渠道分析

(3)堅持從嚴治密，強化問題導向。對保密工作中查找出的問題進行歸納總結，確立下一循環保密工作重點項目。比如企業每年都要根據國家和上級部門有關保密工作新的規定和要求，結合企業發展戰略中有關保密事項和日常保密工作中存在的問題，制定下一年度企業保密工作目標。

(4)企業根據確立的下一循環保密工作目標，制訂整改計劃和措施，不斷提高保密工作水平，維護國家利益和企業利益。

3.2 實施保密工作計劃(Do)

第二步為D(實施)階段，即按照制訂的企業保密工作計劃加以執行。企業保密工作不能僅靠保密部門和涉密人員，需要企業各部門相互協同，按照年度制定的保密工作計劃有序推進。如企業領導干部要帶頭落實保密工作責任制；大力支持企業保密防護能力的提升，選派專業人員加強計算機和網絡安全保密工作管理；要重視企業保密要害部門的建設投入，配齊“三鐵一器”(鐵門、鐵窗、報警器)基本防護設施，并根據要害部門涉密級別加配無線電干擾器、視頻干擾器和防電磁泄露等設備；嚴格遵守互聯網的計算機在涉密場所嚴禁使用音頻、視頻設備和無線互聯設備的有關規定等，將保密工作貫穿于企業各項工作之中，做到常抓不懈，一刻也不放松。

3.3 對保密工作計劃檢查(Check)

第三步為C(檢查)階段。開展保密工作檢查，對于促進企業保密工作計劃執行，發現和解決保密工作中存在的問題，維護企業正常、穩定發展具有重要作用。要糾正對保密檢查認為是“一陣風”、“找岔子”的思想偏差，科學制定保密檢查的內容、方法、流程和標準，不搞“花架子”，確保保密檢查工作落到實處并取得良好效果。

3.4 對檢查結果實行處理(Act)

第四步為A(總結、處理)階段分為兩個過程：

(1)將本次PDCA循環中已經解決的問題進行總結，好的經驗和成果以制度形式固定下來，不適合的及時修訂。比如對企業保密工作具體方法的總結，要從保密制度的建立，保密等級的分類和保密信息的規范管理入手，總結成功的經驗，反省失誤不足，不斷找出需要改進的項目和問題。

(2)對本次PCDA循環中沒有解決的問題，進行收集整理并制定措施，填入下一輪PCDA循環中，開始新的循環來解決。

4 使用PDCA循環提升企業保密工作建議

企業要在保密工作中運用好PDCA循環，除了要抓好企業保密工作的基礎性環節，比如平時的保密教育和培訓，還要采取以下措施，為PDCA循環的順利實施創造條件。

4.1 加強保密宣傳教育，建立企業全員保密意識

由于企業保密工作具有隱蔽性，在平時的生產經營中不宜體現出來，導致企業內部員工甚至領導干部常常忽視，產生麻痹思想，因此必須加強保密工作的宣傳教育。一是要在員工進入企業的那一刻，樹立保守企業秘密的意識，在員工的勞動合同中就加入相關保密條款，成為企業與員工共同約定的契約準則。二是要加大對保密意義的宣傳，保密的目的是為了保國家安全、保企業進步、保家庭幸福、保個人前途；保密是為了在一定時間內將特定的消息傳遞到特定范圍內人員所知悉，不能擅自擴大信息的知悉范圍，企業中每一個人無論是否從事保密工作都與保密息息相關。三是要做好保密知識的普及。伴隨著以移動互聯網引領的信息技術革命，保密工作也需要與時俱進，加強新技術領域保密知識的培訓。有些人在使用新工具時常常忽視保密工作，如在微信、QQ等公開平臺上傳遞涉密信息，在手機上拍攝儲存涉密資料等，這些泄秘行為，后果非常嚴重。四是要提高警惕加強防范。當前世界正處于百年未有之大變局，境內外情報機構和敵對勢力對我國的竊密、滲透、策反活動越來越猖獗，保密工作面臨的形勢越發嚴峻，企業內每個人都要保持高度警惕，牢固樹立保密意識，筑牢保密思想防線，尤其關鍵崗位的涉密人員一定要簽訂保密協議，定期培訓檢查，防止因管理不到位給黨和國家，企業個人造成重大損失。

4.2 加強保密制度建設，促進企業保密工作落到實處

企業要加強保密法規建設，不斷完善管理制度和工作機制，把保密工作納入常態化、規范化、制度化科學管理軌道。一是加強《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》的學習貫徹，提高企業在保密工作的法制化。二是結合保密相關的法律法規和企業管理實際情況，建立和完善企業自身的保密工作制度和規定，讓企業保密制度既符合黨和國家的保密工作方針，又能具體指導企業保密工作的實施，形成有效的保密制度族。三是抓好制度落實，加大監督考核力度，使企業各項保密工作制度能夠在企業全體員工中內化于心、外化于行，把保密工作真正落到實處。

4.3 加大技術投入經費，筑牢企業保密工作堅固屏障

當前科學技術的迅速迭代，各種高科技竊密手段層出不窮，為確保保密裝備的高科技性、可靠性、安全性和實用性，企業各級管理者和有關部門在保密技術裝備所需投入資金上必須給予支持，以改善保密條件，添置、更新和完善保密設備，提高防御技術，筑牢堅固屏障。

4.4 建設一支素質過硬的保密工作隊伍

人才隊伍建設是做好保密工作的根本保證。新形勢下為了適應企業保密工作新要求，必須加強保密隊伍人才的培養，加強政治理論、政策法規、信息技術和現代化辦公方法等與保密工作有關的業務知識培訓，努力建設一支復合型、學習型、創新型的高素質保密隊伍。

總之，企業保密工作不是一蹴而就的，運用PDCA每循環一次，都將提高企業的保密管理水平和工作效率,更好地服務于企業經營管理。本文認為，由于企業在資源配置和業務類型上的不同，運用PDCA循環所發現的問題，提出的解決策略也不盡相同。希望企業在運用PDCA循環這一模式提升保密工作水平時，能夠結合自身實際，做到與時俱進，實現持續優化發展。