公共部門電子檔案安全與效益的平衡之道

李曉

摘 要：受網絡信息技術支持和管理等因素的影響，公共部門需要維護好電子檔案的安全，保障檔案信息數據的真實、可靠;同時，電子檔案參與公共服務需注重效益和水平的提升，更好地為社會服務。在效益與安全之間，公共部門需做好兩者的平衡，兼顧檔案安全和檔案管理效益的提升。

關鍵詞：公共部門;電子檔案;安全管理;社會效益

大數據、云計算、人工智能技術的不斷發展，對公共部門電子檔案管理產生了深刻影響，公共部門電子檔案數量迅猛增加，電子檔案信息化建設逐步加快，相應地也產生了一系列電子檔案安全管理和開發利用問題。而保障檔案安全是公共部門開展檔案管理工作，向公眾提供檔案服務的重要前提。公共部門在電子檔案管理過程中應將信息安全理念貫穿全過程，并結合電子檔案管理實際，從制度機制、資金、人才、管理方式等多個方面推出有針對性的辦法和措施，實現對電子檔案信息安全管理，電子檔案安全與效益的平衡[1 ]。

1 新時代公共部門檔案管理的顯著特征

新時代，公共部門受到信息技術變革影響，電子檔案管理出現了諸多新特征，電子檔案智能化、多元化、便捷化成為了未來電子檔案管理的重要方向。為了保證公共部門電子檔案信息安全，有必要明確公共部門檔案管理的諸多特征。

1.1 資源多元化

隨著網絡信息技術的發展，公共部門電子檔案呈現出資源多元化特征。當前，公共部門所收集管理的電子檔案包含文書、科研、專業、人事等類檔案。從載體上看，有網頁信息檔案、音像檔案、社交媒體檔案等。這些檔案信息資源都是公共部門電子檔案收集管理的對象。對這些檔案信息資源的收集整理，能為檔案智能化和信息化建設提供扎實的檔案基礎。電子檔案門類和載體越來越多元化，對公共部門電子檔案管理提出了新的要求，需要公共部門樹立新的管理思維，采用新的管理模式，實現對多種電子檔案信息資源的有效管理，提升電子檔案信息資源利用效率。

1.2 感知更全面

大數據、人工智能技術與公共部門電子檔案管理的深度融合，進一步提升了公共部門智能檔案的感知能力。公共部門注重電子檔案管理，加強了對檔案管理人員的教育培訓，進一步提升了他們的信息素養和數據感知能力，在電子檔案管理過程中能夠通過大數據、云計算、人工智能等多種技術的運用，對電子信息進行全面感知，在數據識別過程中拓展了電子檔案數據信息的廣度和深度，并結合公眾需求形成了具有重要參考價值的檔案信息編研成果，既展現出了新時期電子智慧檔案管理的優勢，也為未來公共部門電子檔案管理指明了方向。

1.3 綜合處置能力較強

公共部門電子檔案管理是一項復雜的系統工程，既要做好基礎保障，也要從理論和技術層面對電子檔案安全和效益問題進行探討，更好地展現出公共部門電子檔案的優勢和特點。要想實現這一目標，就需要公共部門檔案管理人員具備相應的綜合處置能力，既能夠通過現代信息技術的運用，實現對電子檔案信息資源的全面深入開發，保障電子檔案社會效益，又能結合電子管理的特點，制定更為嚴密的安全措施，保障電子檔案信息安全，為后續檔案信息資源開發利用奠定堅實基礎。

2 公共部門電子檔案安全與效益平衡面臨的困境

隨著網絡信息技術的不斷發展，公共部門電子檔案管理效率有了很大提升，同時也面臨著如何保持安全與效益平衡的現實困境。

2.1 檔案公共服務覆蓋范圍與實際需求存在差距

新時代，公共部門在檔案信息服務過程中受到制度機制限制，對于市場經濟發展過程中成長起來的各種非公有制經濟主體、民間社會組織和各類互聯網企業，檔案公共服務需求表現出了消極怠工現象，服務水平已經明顯落后于時代發展需求。盡管當前國家要求公共部門擴大電子檔案服務范圍，有效地回應社會組織和廣大人民群眾對于公共檔案信息資源的合理訴求。但部分公共部門在檔案信息服務過程中主動服務意識不強，并沒有將廣大人民群眾和社會組織對于檔案公共服務訴求作為主要工作方向。加之各地區公共部門在檔案公共服務系統建設方面還比較落后，公共檔案信息化建設參差不齊，檔案信息資源共享水平和層次較低，限制了公共部門檔案信息服務范圍的擴大，也難以對收集上來的檔案信息資源進行系統整合和開發，無法積極回應廣大人民群眾和社會組織對于公共檔案的實際需求，客觀上導致了檔案公共服務覆蓋范圍與實際需求存在著不匹配問題，在一定程度上弱化了公共部門電子檔案的服務功能，無法更好地展現公共部門電子檔案信息的公益效益和社會擔當[2 ]。

2.2 電子檔案資源共建共享面臨信息安全風險

部分公共部門在電子檔案管理過程中對電子檔案信息安全重視不足，在共建共享過程中容易出現檔案信息泄漏風險，影響了公共部門電子檔案信息安全。一是電子檔案信息資源容易受到信息系統環境影響。電子檔案管理過程中應不斷引進現代信息技術，實現對電子檔案管理方式方法的轉型升級，但也從客觀上加劇了電子檔案對信息技術的依賴。特別是很多年代久遠的電子檔案存在著兼容性沖突問題，一旦對這些電子檔案信息資源處置不當，很容易造成內容丟失，破壞電子檔案的完整性和系統性。二是電子檔案數據存儲存在安全風險。公共部門在傳統紙質檔案管理過程中只要確保紙質實體檔案安全及監管，就能保證檔案信息安全，可能出現的風險點也較少，而電子檔案很多都存儲到網絡空間和系統上，在共建共享理念下需要對電子檔案信息資源進行傳輸、存儲和利用。但如果檔案系統存在安全漏洞，在傳輸、利用過程中易遭到黑客和不法分子的技術入侵，造成部分檔案信息資源丟失，影響公共部門電子檔案信息服務，損害國家和集體利益。

2.3 公共部門電子檔案存在“重管理、輕開發”問題

當前部分公共部門更加注重檔案的內在管理，并沒有結合公眾需求和其他單位的需要，對電子檔案信息資源進行開發。也沒有認真地對公共部門的電子檔案信息資源進行仔細甄別，將有價值的、不涉密的檔案信息資源整合公開，對其進行系統開發和利用，在一定程度上弱化了公共部門電子檔案服務能力和服務強度。還有部分公共部門在電子檔案管理過程中缺乏對電子檔案的效益認知，只注重電子檔案的安全管理，這種缺乏均衡性的管理思路，很容易讓有價值的電子檔案信息資源被束之高閣，無法在國民經濟和社會發展中貢獻自身力量。

3 公共部門電子檔案安全與效益的平衡策略

新時代，公共部門應該更好地履行公共職責，加強對電子檔案信息資源的開發利用，更好地滿足廣大人民群眾和各類社會組織對其電子檔案信息資源的需求，更好地發揮電子檔案信息資源的公益屬性和社會效益。同時，應進一步加強電子檔案安全管理工作，提升電子檔案安全管理水平，兼顧安全與效益。

3.1 改革檔案公共服務方式

為進一步提升公共部門電子檔案服務質量，有必要對電子檔案公共服務方式進行改革和創新，主動適應新時代發展要求。一方面，樹立主動服務理念。公共部門應深刻認識電子檔案公共服務的現實意義，廣泛地征求廣大人民群眾和社會組織的意見建議，進一步采用網絡信息技術，搭建公共部門電子檔案服務平臺，豐富電子檔案服務平臺功能，為廣大人民群眾和社會組織提供更為多元化的電子檔案信息服務。應打破傳統的服務時空限制，提升電子檔案公共服務覆蓋范圍，實現電子檔案公共服務效率和效益雙贏。另一方面，構建更為多元化的公共服務方式。應在傳統檔案信息服務的基礎上，通過微博、微信等新媒體平臺，對公共電子檔案信息內容進行廣泛宣傳，進一步提升社會公眾和社會組織對于公共部門電子檔案的認知。同時加大對電子檔案信息資源的開發，結合中心工作和社會公眾需，形成有針對性的檔案信息服務內容，進一步提升公共部門電子檔案服務競爭力[3 ]。

3.2 采用電子檔案管理新技術

為更好地兼顧公共部門電子檔案安全與效益，有必要引進運用現代電子檔案管理技術，提升公共部門電子檔案管理效能和安全屬性。應采用區塊鏈技術，充分利用區塊鏈技術可追溯性和不可篡改性特征，將其作為公務部門電子檔案管理的重要手段和方式。存儲到區塊鏈上的電子檔案內容，無論是內容變動還是傳遞，都需要整個平臺的其他節點確認，相應地也就確保了區塊鏈電子檔案信息的安全，相關人員無法故意對相關數據進行修改。同時要利用時間戳和哈希指針技術優勢，實現對電子檔案信息數據整個周期的全程追溯，全面、公開、透明地展現電子檔案在生成和變動過程中的所有節點，實現“牽一發而動全身”，有效地降低電子檔案數據存儲風險。同時通過加密協議也能有效地防止電子檔案在共建共享過程中遭到外部網絡攻擊的可能性。

3.3 完善電子檔案管理制度機制

隨著大數據、云計算與公共部門電子檔案管理的深度融合，為進一步提升公共部門電子檔案管理質量，更好地服務廣大人民群眾，有必要制定更為嚴格的電子檔案管理制度機制，為電子檔案管理工作和相關服務工作開展提供扎實的制度依據。要聘請相關專家學者，廣泛地邀請公共部門電子檔案參與主體，對電子檔案管理制度機制建設的相關問題進行探討，通過集思廣益的方式，進一步提升電子檔案管理制度機制的科學性和系統性[4 ]。一是對制度機制重新進行梳理和完善。隨著網絡信息技術的不斷發展，電子檔案管理也出現了很多新情況、新特征，如果公共部門在電子檔案管理過程中依然沿用傳統的管理制度，勢必會影響公共部門電子檔案管理質量。為此，公共部門有必要對原有的電子檔案管理制度機制重新進行梳理，對于已經落后于時代發展的電子檔案管理機制及時廢止，對于在公共部門電子檔案管理過程中出現的新問題、新情況仔細研究，并形成有針對性的管理制度機制，進一步提升公共管理部門的電子檔案管理質量。二是加大電子檔案管理制度機制的落實力度。將電子檔案管理制度機制落實與獎勵機制有機結合，充分發揮獎勵機制的引導作用。對于在電子檔案管理過程中表現突出，落實制度堅決徹底的檔案管理人員應給予一定的嘉獎，充分發揮其模范帶頭作用，在公共部門內部形成落實電子檔案管理制度機制的良好氛圍，進一步發揮制度機制的引導性功能和約束性作用[5 ]。

3.4 加強電子檔案管理人才隊伍建設

無論是公共部門電子檔案管理，還是電子檔案信息服務，都需要電子檔案管理人員的具體參與?？梢哉f，電子檔案管理人員能力素質高低直接決定了公共部門電子檔案管理質量和服務能力。因此，新形勢下公共部門在電子檔案管理過程中有必要將電子檔案管理人才隊伍建設作為重要方面。一是公共部門應充分認識電子檔案管理人才隊伍建設的重要性。結合公共部門電子檔案管理實際需要廣納賢士，通過政府統一考試和公共部門社會招考相結合方式，將優秀的電子檔案管理人才吸納到檔案管理部門，充實公共部門電子檔案管理隊伍，進一步提升公共部門電子檔案服務能力和水平。二是針對新進入的電子檔案人員進行系統的崗前培訓。很多新招進的電子檔案管理人才雖然對電子信息技術和檔案專業比較熟悉，但缺乏相應的檔案安全意識、主動服務意識和具體工作經驗，因此，應對這些人員進行相對系統的崗前培訓。培訓內容既要涉及當前公共部門電子檔案服務特點、服務內容和服務規律，也要涉及公共部門電子檔案安全管理，提升這些人員的安全意識、保密意識、服務意識和創新意識。三是完善電子檔案管理部門的日常教育培訓。公共部門應制定電子檔案管理人才培訓計劃，細化培訓方案，優化培訓流程，提升電子檔案管理人才培訓效果。同時給予電子檔案管理人才培訓必要的經費支持和組織保障，進一步提升電子檔案管理人才的綜合能力和素質，更好地投身到公共部門電子檔案管理和服務之中。應充分發揮人才優勢，實現對電子檔案信息資源的合理開發利用，更好地體現出公共部門電子檔案的優勢和價值。

總之，新形勢下，公共部門在電子檔案管理過程中應充分認識現代信息技術對電子檔案管理產生的深刻影響，從公共部門的公益屬性出發，結合社會公眾和社會組織對于公共部門電子檔案的實際需要，對服務方式、服務內容、服務手段進行創新和完善，進一步提升檔案信息服務的針對性和有效性，提高其社會效益。同時重視公共部門電子檔案安全工作，強化有關部門及人員的安全意識，主動將安全制度貫穿到檔案管理工作始終，確保公共部門電子檔案信息安全，實現電子檔案管理安全與效益雙贏。

參考文獻：

[1]何思源，劉越男.政務云環境中的檔案安全保障生態模型與策略研究[J].圖書館論壇，2021（7）：10.

[2]王紅敏，謝志成.建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究[J].中國檔案，2021（3）：2.

[3]錢秀芳.區塊鏈技術在高校檔案管理中的應用探討[J].檔案與建設，2020（5）：4.

[4]阮奠英.論檔案管理中的電子檔案管理[J].教育研究，2021（6）：29—30.

[5]吳啟瑞.檔案管理發展中電子檔案的現狀與分析[J].黑龍江檔案，2021（4）：2.

（作者單位：山東省臨沂市城市建設勘察測繪院）