數字化技術在綜合檔案管理信息化中的應用

摘 要：數字化技術在綜合檔案管理信息化中的應用具有效率高、檢索快，便于提取和利用的優勢，但也面臨一些問題，主要是電子文件管理不規范、檔案信息資源收集不全面、檔案信息安全保障和人才保障不足等。為改善這一現狀，應合理配備信息化建設相關軟硬件，加強檔案信息規范化管理，同時在安全保障和人才支持方面進行優化。

關鍵詞：數字化技術;綜合檔案;信息化管理

數字技術的不斷發展，為各行各業發展進步帶來了諸多便利條件。同樣，數字信息技術在綜合檔案管理中的廣泛應用，對于提升檔案管理質量，促進檔案事業發展起著積極作用。新形勢下有必要對數字技術在綜合檔案管理信息化中的應用相關問題進行研究，提升綜合檔案信息化管理水平，更好地發揮綜合檔案在輔助決策、資源開發等方面的特殊功能和作用。

1 數字技術在綜合檔案管理信息化中應用的必要性

數字技術在綜合檔案管理中的應用，能夠使不同載體檔案資源轉變成為數字檔案資源，借助計算機系統，既能夠實現數字化存儲、管理和利用，也能實現數字檔案信息資源共享，進一步提升綜合檔案管理水平，有利于提高檔案資源的利用效率。

1.1 適應綜合檔案管理信息化的顯著特征

綜合檔案包含單位日常工作形成的各類有價值的文件材料和有關信息資料，不僅能夠為單位各項決策和活動提供檔案信息支持，也是單位發展的重要歷史見證。隨著數字信息技術的不斷發展，綜合檔案也呈現了數字化特征。因此，新時代有必要給予綜合檔案管理信息化建設足夠的重視，充分認識到數字化信息技術對于綜合檔案管理產生的深刻影響。一是載體新。綜合檔案涉及文書檔案、科技檔案等眾多檔案類型，范圍非常廣。傳統檔案主要依靠紙質載體，能夠直接閱讀，而數字化背景下綜合檔案的載體成為了光盤和磁盤，這些檔案方便存儲、攜帶和管理，能夠滿足檔案資料快速查詢需求[1 ]。二是共享性。信息化背景下綜合檔案存儲到計算機系統之后，形成專門的數據庫，通過系統與系統之間的集成對接，使綜合檔案信息具有共享可能，不僅方便檔案信息查詢，也能形成更大規模的綜合檔案信息資源庫，提煉出更有價值的綜合檔案信息。此外，共享性也使檔案資源利用開發突破時空限制，避免紙質檔案在借閱和傳遞過程中的損毀、丟失問題，保護檔案實體安全。三是時效性。數字信息技術在綜合檔案管理中的運用，可使使用者借助計算機系統對所需要的檔案信息進行快速檢索，有效節省查詢時間，為用戶獲取檔案信息資源提供更多便利。

1.2 數字技術有助于提升綜合檔案管理效率

新時代對于綜合檔案管理提出新的要求。采用數字技術管理綜合檔案，有助于達到這種要求，提升其管理效率。一方面，數字化技術的運用可以提升綜合檔案管理和使用效率，為綜合檔案科學利用開發提供了更為全面的技術支撐。另一方面，數字化技術運用可實現綜合檔案管理由傳統的封閉式管理向開放式管理轉變。傳統的綜合檔案管理主要以紙質作為載體，在使用和利用過程中主要以前往綜合檔案室實地調檔與查閱方式進行。而基于大數據、云計算、人工智能等技術，用戶完全可以不受時間、空間的限制，通過網絡系統對所需檔案信息進行檢索，在線瀏覽檔案信息，足不出戶完成檔案的查閱利用。同時也有效地解決了傳統檔案管理人員重復性工作的弊端，有助于實現綜合檔案管理人力資源的合理利用和節省。

2 數字技術在綜合檔案管理信息化中應用面臨的問題

數字技術優勢在于能夠提升綜合檔案管理效率，解決綜合檔案管理過程中的技術難題，推動綜合檔案管理信息化發展。但目前部分檔案管理部門在數字化技術與綜合檔案管理信息化融合過程中還存在電子信息提交與管理不規范、檔案信息資源收集不全面等問題，直接影響檔案管理工作的發展。

2.1 電子文件管理不規范

在辦公自動化背景下，各個單位形成了大量電子文件，而這些電子文件是綜合檔案室（館）收集的主要對象，是綜合檔案管理的重要基礎。但目前由于各個單位業務管理系統、電子文件檔案管理系統和辦公系統等分系統的不兼容，所生成的電子文件技術標準并不統一，很多單位的業務系統和檔案管理系統都是委托第三方技術公司開發，且缺少統一的信息化規劃和標準，因此業務系統與檔案管理系統之間很容易出現不兼容問題，無法實現業務系統與檔案管理系統之間的數據轉換和信息交換，這對電子文件收集歸檔提出了新的挑戰。另外，部分單位只注重紙質文件的保存，沒有實現電子文件與紙質文件的同步管理，也很容易造成電子文件和電子信息的遺漏。同時，應及時完成紙質檔案的數字化掃描工作，補充數字檔案資源庫，便于對電子文件和電子信息進行綜合開發和利用。

2.2 檔案信息資源收集不齊全

檔案信息收集是綜合檔案管理的重要步驟，也是后續檔案信息資源開發利用的重要前提。檔案信息收集就是從眾多材料中進行篩選，按照應收盡收的原則，將應當保存的檔案信息資源進行收集，匯總至檔案系統之中，并按照分類對這些檔案信息資源進行有效保存。但目前在綜合檔案信息收集過程中還存在一些問題。一方面，由于檔案管理部門對于相關制度的制定與落實并未到位，從組織管理上制約檔案收集工作的順利開展。另一方面，檔案管理部門與相關部門在檔案信息資源收集方面沒有形成有效協同，在具體檔案信息收集工作落實過程中還存在著收集時間滯后、收集范圍不齊全、職責落實不到位等現實困境，也在一定程度上影響了檔案信息資源收集的全面性和系統性。

2.3 數字化檔案安全性保障措施不到位

隨著數字技術在綜合檔案管理信息化中的不斷運用，綜合檔案數字化特征越來越明顯。從數字化檔案安全管理工作角度看，部分單位在綜合檔案信息化管理過程中只看到了數字技術的優勢，沒有看到數字技術的缺點，沒有形成相應的數字化檔案安全管理制度機制，在檔案利用、開發、傳輸、共享過程中，沒有對重要的檔案信息資源進行加密等嚴格管理，一旦遭受電子病毒或黑客攻擊，很容易造成數字檔案信息的泄漏或丟失，數字化檔案的安全管理面臨著巨大的風險。一是數字化檔案的存儲、管理、利用、開發都需要依賴一定的硬件設施和軟件系統，而這些硬件設施和軟件系統需要及時的得到更新和維護，一旦設備和軟硬件老化或損毀，會直接造成重要的綜合檔案信息丟失。加之當前數字化技術迅猛發展，新舊系統之間很容易出現數據格式不兼容，無法讀取問題，也在一定程度上威脅了數字化檔案信息安全[2 ]。二是相應的保障措施落實不到位。雖然部分單位針對綜合檔案信息化管理出臺了相應的制度機制，但在落實過程中部分檔案管理人員、信息技術保障人員存在著工作疏忽，很多非常重要的安全管理制度并沒有真正落地，綜合檔案管理信息化工作開展過程中還存在著工作隨意等問題。

2.4 綜合檔案工作專業人才不足

數字技術具有非常強的專業屬性，要想實現數字技術在綜合檔案管理信息化中的廣泛應用，就需要專業人才參與。目前很多單位的檔案管理人才雖然是科班出身，對于檔案管理相關知識和技術較為熟悉，但是對于數字技術相對陌生，因此現有的綜合檔案管理人才具有較為明顯的不足，難以將現代數字技術順利地運用到綜合檔案管理之中，也無法圍繞綜合檔案管理信息化的具體需求開展相關技術性工作。此外，部分單位對于綜合檔案管理工作重視不足，沒有對外引進優秀的專業人才，而是從單位內部進行人員調配，將部分非專業人員調到綜合檔案管理部門，客觀地造成了綜合檔案工作專業人才不足問題，導致綜合檔案信息化建設舉步維艱。

3 數字化技術在綜合檔案管理信息化中的應用策略

新形勢下，我們應采取措施，更好地發揮數字化技術在綜合檔案管理信息化建設中的作用，為綜合檔案管理信息化提供更為扎實的制度、設備、技術、人才等保障。

3.1 合理配備信息化建設相關軟硬件

將數字化技術廣泛應用于綜合檔案管理信息化，有助于促進檔案信息資源共享，提升綜合檔案信息管理效率，實現綜合檔案管理的特殊價值和作用。在綜合檔案管理信息化建設過程中，一是應合理配置綜合檔案信息化建設所需要的硬件設施[3 ]。應重視綜合檔案管理信息化所需要的硬件設施配備工作，確保所采購的設備符合數字化技術運用的相關要求，同時避免采購的硬件設備成本過高，造成浪費。加強對所采購硬件設備的集中統一管理，充分發揮其作用。二是應完善綜合檔案信息化建設所需要的軟件系統。硬件設備是基礎，軟件系統是工具，只有二者配合，才能為數字化技術提供大展拳腳的平臺和載體。檔案管理部門應按照檔案信息化建設的總體部署，加強與第三方專業技術公司的合作，開發專門的綜合檔案管理系統，并實現與辦公系統、財務管理系統等業務系統的對接，提升綜合檔案管理系統的兼容性，通過系統間的集成開發，建好數字檔案資源庫，為檔案信息資源開發利用和共享奠定堅實基礎。應注重硬件設備和軟件系統更新維護，保證資金、人才需求，使檔案信息化相關軟硬件建設得到有效保障。

3.2 加強電子文件管理

電子文件管理是檔案形成的重要基礎。在推進綜合檔案管理信息化進程中，有必要將加強電子檔案管理作為重要前置條件。一方面，檔案管理部門應與業務部門和其他生成電子文件相關部門加強溝通和協調，廣泛宣傳電子文件規范化、科學化管理的重要性，要求電子文件生成部門在電子文件形成過程中遵守檔案管理部門所提出的各項要求和意見建議，確保電子文件的內容和格式符合檔案收集的相關要求。另一方面，檔案管理部門也應與電子文件生成部門就相關電子文件收集和交接問題進行對接，進一步明確電子文件的收集范圍、分級分類、保管期限、元數據標準等，商討電子文件的歸檔原則及歸檔方式，確保有價值的電子文件信息能夠及時歸檔。檔案管理部門也要對電子文件管理出現的問題進行研究和總結，始終堅持動態化管理原則，對更新的數字化技術、綜合檔案信息化管理的系統更新情況向電子文件生成部門進行通報，盡量減少人為因素、技術因素等方面的不良影響。

3.3 加強綜合檔案安全管理

綜合檔案信息系統安全，直接影響檔案信息的安全。同時，綜合檔案來源范圍廣，有些檔案信息資源可以對外公開共享，有些則涉及到單位切身利益或員工的個人隱私，應做好相關的安全保密工作，切實保障綜合檔案信息安全。為保證檔案安全，應綜合施策。一是綜合檔案管理部門有關領導及人員應強化安全管理意識，既要充分認識數字信息技術對推動檔案信息化產生的積極促進作用，也要了解數字化技術的雙刃劍屬性，在工作中結合數字技術特點對檔案管理人員開展安全意識教育，要求相關人員在綜合檔案管理工作過程中遵守安全管理制度，落實國家關于綜合檔案安全管理的相關法律法規，強化安全責任落實。二是為綜合檔案管理打造安全的軟硬件環境。從硬件安全角度看，應選擇高質量的文件存儲介質，所選購的設備符合安全保密要求，保障硬件安全和數字檔案信息能夠長期安全保存。從軟件安全方面看，應合理設置分級權限和密碼管理，配備必要的殺毒軟件，防止外部病毒入侵，定期對系統進行殺毒、維護和升級，加強和落實檔案信息系統備份及檔案信息備份工作。

3.4 培養高素質綜合檔案管理人才

無論是數字信息技術運用，還是綜合檔案管理信息化的推進，都需要高素質的檔案管理人才參與。隨著網絡信息技術的不斷發展，對于綜合檔案管理人員的技術能力和技術水平提出了更高要求。如果綜合檔案管理人員只了解檔案管理的相關知識，只具備傳統檔案管理人員的基本素質，就很難在綜合檔案管理信息化中發揮應有作用。為此，一方面，綜合檔案管理部門應適應時代發展趨勢，對外吸收一批高素質的數字化檔案管理人才，充實檔案信息化建設人才隊伍。這些人既要具備檔案管理經驗，也要具備先進的數字信息素養，能夠緊跟綜合檔案管理信息化建設需求不斷地做出調整，不斷地更新自身知識結構、業務能力和專業知識，滿足新時代檔案管理信息化建設需要。另一方面，也要加大對管理人才的綜合培養，按照傳統綜合檔案管理模式向數字化檔案管理模式轉變的要求，將數字化管理相關知識作為培訓重點，進一步提升檔案管理人員的信息化素養，使他們能將數字技術運用到綜合檔案管理各個流程之中，提升檔案管理信息化水平。

總之，數字化技術運用到綜合檔案信息化建設之中具有其必要性和必然性，所形成的數字化綜合檔案有助于提升檔案管理效率，更好地服務單位發展。但目前數字化技術在綜合檔案信息化建設過程中能夠發揮的作用還十分有限，既有人為因素，也有技術因素。我們應采取有針對性策略，提升綜合檔案信息化水平，實現綜合檔案信息資源的合理開發和利用，為各項工作開展提供精準的綜合檔案信息服務。

參考文獻：

[1]楊靜.試論事業單位如何全面實現綜合檔案數字化管理[J].蘭臺內外，2021（20）：7—9.

[2]蔣冠.國家綜合檔案館數字檔案資源服務質量維度研究[J].中國檔案，2020（10）：74.

[3]馮湘君.國家綜合檔案館數字檔案資源建設理念探析[J].檔案學通訊，2017（03）：56—60.

作者簡介：黃思思，大學學歷，中國科學院物理研究所館員，研究方向：檔案信息化管理。