試論大數據背景下檔案管理體系的構建

過江帆

摘 要：隨著大數據時代的到來，各級檔案部門轉變了檔案信息采集、維護、整合和開發利用的思路，改革了傳統的檔案管理模式，同時在應對大數據背景下檔案資料一體化、檔案數據信息化改革方面遇到了一些挑戰。本文探討了大數據時代檔案管理體系面臨的問題和檔案管理體系建構的最佳策略，以促進我國檔案事業發展。

關鍵詞：大數據時代;體系;構建;檔案管理;策略

大數據技術改變了我們的生產生活方式，催生了更加科學高效的管理模式。在檔案管理體系建設的過程中，如何充分利用大數據技術實現檔案數據的整合、開發與利用，如何在“數據探索”中開啟檔案管理的新視角、審視大數據的應用與實踐，如何實現傳統檔案管理與大數據技術下的檔案管理充分融合，這些問題引發了檔案管理信息化應用領域對大數據方法的廣泛思考與探討，大數據背景下的檔案管理體系構建問題也應運而生。如何在檔案管理領域充分發揮大數據技術的作用，還需要結合檔案管理實際情況，做進一步有針對性的分析。同時，要實現電子文件和電子檔案在同一平臺上的相互轉換，進行文件的在線歸檔和交接，確保檔案文件進入電子系統，也是一項重要課題和任務。

1 大數據背景下檔案管理體系構建之現狀

1.1 大數據技術平臺對接有難度

以文檔集成推動數據集成，一直是當今大數據時代檔案改革的主要方向。通過綜合管理模式提高檔案文件信息資源的利用率，進而可以提高檔案數據的管理效率和轉換效率。如何在檔案管理中加強文件數據的整合，將檔案信息的所有數據全部導入數據庫，設置檔案數據共享窗口，也是檔案與文件整合要開展的主要工作之一。而從平臺軟件和技術標準上，做好與大數據技術平臺的對接，實現檔案文件管理與大數據技術的融合，是推動檔案管理改革的重點和難點，也是重要的突破口。

1.2 檔案管理信息技術發展緩慢

縱觀檔案管理工作的全局，未來發展定位與行業技術改造迫在眉睫。尤其是現在，應充分發揮數據信息的價值，突出大數據技術的優勢，利用集成技術將有價值的檔案與文件按照指定模式進行整合與管理。雖然與國外相比，我國檔案與文獻集成技術發展緩慢，水平較低，但經過長期的實踐和眾多學者的研究，檔案集成技術已經有了很大的完善和提升，許多信息標準化數據格式也已形成，并廣泛應用于電子檔案管理中。檔案管理數字化的理念也被絕大多數檔案管理人員所接受，其內容已基本普及，但檔案集成體系的構建在實際應用中還未達到全面、廣泛與深入。

1.3 檔案管理軟件水平參差不齊

目前，我國已經開發了很多檔案數字化管理相關軟件，不同的研發軟件有不同的效果，專注于不同的服務方向。不同的軟件功能也要求用戶熟悉各種軟件結構，最大限度地發揮各個軟件的優勢。但許多綜合檔案管理軟件偏重于檔案信息的收集和開發，只是針對某個方面、某個環節的管理內容，并沒有一個軟件內容可以保證檔案管理的完整性，造成了技術市場的資源浪費。如何加強檔案集成軟件研究，提高檔案集成軟件質量，使軟件集成工作更加簡單、高效、有價值，是我們應當研究的一個問題。

2 大數據時代檔案管理體系構建面臨的挑戰

大數據時代不僅給我們帶來了便捷的信息處理體驗，也隱藏了一些信息安全隱患。如何確保在大數據檔案管理體系構建當中產生的信息安全問題得到解決，保證各種檔案信息的安全，也是集成大數據技術和系統建設需要考慮的一個重要問題。為保持檔案管理一體化發展中各項功能的穩定性，維護檔案管理一體化的內容質量，應對當前大數據背景下檔案管理體系構建存在的主要挑戰進行分析，以期挖掘問題根源，從而更好地促進檔案數字化管理建設。

2.1 檔案管理的信息種類多、體量大

檔案文件最突出的數據信息是非結構化數據。非結構化數據的信息內容復雜，沒有既定的特殊規則，數據量也很大。因此，在檔案文件的綜合處理中，如果對復雜數據的處理條理不夠，就會造成綜合結構混亂。所以，在檔案整合過程中，應注意對這些繁瑣信息重新進行分類、規范處理，建立非結構化數據庫。如果數據量過大，還會影響應用數據庫的運行以及文檔集成結構中的基本計算。檔案管理中的信息量大、種類多，文件集成中的檔案管理軟件技術要求較高，這也是檔案集成技術實現升級的一大難題。同時，檔案管理數據化技術不僅要對這些復雜的數據進行存儲和處理，還要建立能夠篩選關鍵詞的數據庫和數據信息查詢系統。一般數據庫若要突出檢索功能和檢索速度，還應在數據庫中加入層次化機制。數據庫中數據信息的分類和處理，無疑加劇了建立綜合數據庫的難度。在滿足復雜信息導入的基礎上，建立信息分級篩選結構，提供信息存儲平臺，方便用戶存儲和檢索檔案信息，從而可以豐富用戶檔案文件一體化體驗。

2.2 文件存儲信息安全風險凸顯

大數據時代，數據信息的使用將更加廣泛，內容將更加復雜。隨著數據使用范圍的擴大，檔案文件綜合數據也存在一定的信息安全隱患。如何區分普通用戶和特殊用戶，如何保護機密文件信息，如何防止檔案信息被濫用，都需要在檔案數字化管理的綜合技術建設中有所體現。如果用戶隨意使用文件中的信息，也會導致文件結構中某些信息的泄露或文件的任意使用，造成一定的不利影響。因此，在綜合平臺建設和檔案大數據平臺的組成中，應注意設置標準化的防火墻和權限。傳統的檔案信息其內容大多以紙質文件呈現，信息泄露可通過單一方式杜絕。但在數據信息平臺下，在使用便捷的同時，加大了信息泄露風險。如果平臺窗口沒有得到很好的保護，文件信息可能被黑客破解，導致重要的文件內容無法安全保存。此外，在文件用戶的分類和要求上，還要注意用戶的身份差異。一些高度機密的內容只能在獲得高級許可的情況下使用。同時，用戶下載的文件內容如有修改或增減，應及時上傳并做好記錄。

2.3 檔案管理人員的素質有待提高

從檔案資料一體化的技術要求和平臺建設的質量要求中我們不難看出，當前對檔案管理人員技術水平的要求比傳統檔案管理階段更高、更嚴。尤其是檔案文件整合中數據的安全使用，需要管理者必須通過技術關。但是，很多檔案管理人員并不專業，有的甚至達不到基本的專業水準。受從業人員的技術限制，檔案資料一體化平臺的發展勢必也會受到影響。通用文件集成技術需要對系統中的用戶進行檢索和分類，不同的用戶需要有不同的使用權限。高級檢索可以實現管理信息的更正和刪除，中間檢索可以實現文檔內容的全文檢索，管理者則擁有用戶的管理權限，可以及時查看每個用戶的使用情況。有些平臺為了保證文檔集成的使用順序，還會強調用戶的使用步驟。所以，只有檔案管理人員充分了解如何操作和使用檔案管理平臺，才能在平臺檔案信息的使用出現問題時及時發現，既能保證用戶的權限行使能按照使用規則進行，也能及時處理檔案信息數據整合及利用中出現的問題。

3 大數據背景下構建檔案管理體系的相關對策

綜合以上對大數據檔案管理體系構建中存在相關挑戰的分析，我們可以看出檔案管理數字化進程緩慢的主要原因有很多，這也是大數據時代背景下檔案與文獻融合、檔案管理改革受到制約的主要因素。無論是信息時代的技術集成，還是復雜數據內容中的數據導入導出，檔案文件的集成內容都需要在打破傳統檔案信息化的基礎上，對數據技術進行引入和再創新。但要實現這一目標，還面臨一些問題，其中比較突出的是檔案文件集成軟件的設計問題。目前已經設計了與很多檔案文件集成相關的軟件，每個軟件都有不同的側重點，但是沒有一個軟件可以完全解決與檔案文件集成相關的所有問題。這也導致整合進程無法快速推進，造成檔案數字化管理整合水平始終無法再上臺階。隨著大數據相關技術、產品、應用和標準的不斷發展，檔案管理理應形成包括數據資源、開源平臺與工具、數據基礎設施、數據分析、數據應用等多板塊構成的檔案大數據生態系統，并持續發展和不斷完善?，F結合當前檔案管理實際及大數據技術的發展，討論相應的解決方案，力圖改善當前數字化檔案管理的局限性。

3.1 樹立“大檔案”數字化理念

大數據具有海量性、多樣性、時效性及可變性等特征，需要可伸縮的計算體系結構以支持其存儲、處理和分析。為盡快發揮檔案文件一體化的優勢，檔案從業人員必須樹立起“大檔案”理念，并據此重新認識其工作內容和職責。一般來說，“大檔案”的概念也指檔案與文件的集成技術，在檔案綜合管理中構建綜合存儲平臺。目前設計比較突出的軟件是行程數據庫。這種非結構化數據庫最顯著的優點是可以跨平臺存儲大數據，通過二進制數據形式實現數據對象的各種導入和存儲。這種數據庫不會過分強調對象數據的大小，可以自行完成文本提取工作，即可以獨立搜索文件內容信息。因此，它的檢索功能非常強大。在“大檔案”理念的指導下，可實現檔案、文件完整的統一存儲，實現文檔一體化管理。

3.2 實現檔案集成管理

在檔案與文件的整合中，應強調檔案的集成管理，還應進一步完善文件的集成存儲平臺。在檔案信息的采集中，不僅應統一采集流程，還應有數據導入窗口。做好對信息的統一采集和管理，便于后續的數據分類處理和數據信息的篩選。在集中的數據文件管理要求中，數據的使用應更加統一。當文件管理員檢查數據時，他們可以快速找出問題所在。此外，檔案集中管理整合檔案和文件信息處理的多個部門，整合與檔案和信息內容相關的多個平臺，可最大程度地簡化檔案處理流程，使檔案處理更加有效、方便、簡單，突出數字化檔案管理的理念和意義。

3.3 完善網絡安全體系

作為檔案管理最重要方面的就是網絡檔案管理系統的安全性，它直接影響檔案信息的使用及其安全。在文件安全系統的設置中，可以在文件集成軟件中設置系統權限機制。通過設計一套完整的安全管理機制，完善系統的安全防護體系，在文件管理安全信息出現問題時及時予以保護，確保用戶在檔案內容使用過程中操作正確。在trip數據庫（非關系型全文檢索系統）中還應設立分級機制，通過對用戶的識別及對訪問權限和訪問內容的調查，完成檔案文件一體化的數據處理監督。同時，還要定期展開對數據化檔案管理系統的防火墻檢查，確保在使用期間的信息安全。此外，對于一些非法用戶，應設置訪問權限，以防止復制和保存重要文件，防止數據丟失。

3.4 提高從業人員職業素養

檔案工作者技術水平的高低直接影響檔案文件集成技術的質量和內容。因此，提高檔案管理人員的綜合素質，既是提升檔案行業整體工作水平的重要舉措，也是大數據時代發展的迫切要求。一是檔案管理行業組織應積極開展各類培訓與學術會議，引導檔案人員轉變觀念，進行系統的知識更新與繼續教育，進一步優化檔案從業人員的知識結構與技術能力;二是把好檔案管理人員準入關，對從業人員進行嚴格的篩選與考核，提高檔案從業人員資質水平;三是為檔案從業人員建立科學的績效考核與職稱評級方案，營造良好的成長環境，使基層檔案人員能夠享受正常的職稱評聘待遇，為檔案從業人員提供各類崗位培訓的機會;四是及時引進與更新檔案管理設備與技術，讓從業人員能跟上時代的發展，具有開闊的視野與創新的理念及工作技術手段。

大數據為人類探知客觀規律、改造自然與社會提供了新手段，同時也為經濟社會變革提供了重要動因。借助大數據技術的應用與發展，也為檔案部門及工作人員提供了全新的思維和工作方式。因此，在大數據時代檔案管理體系構建的研究中，針對檔案管理難度高、信息量大、種類繁多、類型復雜，以及檔案信息安全風險、檔案管理者技術能力不足等諸多問題，我們必須樹立“大檔案”數字化理念，從充分發揮大數據時代數據信息的價值入手，建立專業隊伍，突出技術優勢，加強集成模式的創新研究，構建數字一體化的管理體系。國內正在開發和應用的trip數據庫，實現了檔案管理中的數據化處理以及檔案與文獻資源的整合，將穩步推進我國檔案信息化管理進程。當前，我國檔案管理工作的效率亟待提高，從系統更新到軟件開發、信息整合等方面均有待加強和改進。為使檔案管理工作也能跟上大數據時代的發展步伐，今后我們必須在檔案管理的轉型發展、提高信息利用效率與質量、加強平臺信息交流、檔案數字管理一體化等方面，進行更為深入的研究，多維度、多角度地展現大數據技術在檔案管理和使用中的突出作用，推動檔案管理信息化進程，實現新時代檔案數據化管理的改革與創新，更好地發揮檔案和檔案部門對經濟和社會發展的促進作用。

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（作者單位：江西省精神病醫院）