清單制度在探究企業員工工作效率提升中的啟示

常明珠 張斐然 惠超博 信世豪 陳芝棋

摘?要：我國多數小微企業存在員工工作效率不高且缺乏科學的員工培訓制度和管理體制的問題，嚴重影響了我國小微企業的發展與經營水平的提升。小組成員對此進行了深入研究，目前阻礙企業員工工作效率提升的原因有：記憶和注意力謬誤;排斥清單。歸納現有學術理論方法并基于實踐不斷創新，得出撰寫清單的基本原則有：權力下放;簡單至上;持續改善。將清單貫徹在小微企業之中的方法為：嚴格的崗前培訓;企業管理者先于員工使用清單;在企業內樹立榜樣。

關鍵詞：清單制度;工作效率;小微企業

中圖分類號：F272.92???文獻標識碼：A?文章編號：1005-6432（2022）16-0122-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.16.122

1?緒論

1.1?研究背景

目前我國多數小微企業存在員工工作效率較低、工作流程不嚴謹、錯誤率高的問題，原因在于小微企業缺乏一整套嚴謹的員工培訓流程以及嚴格的管理制度，在技術崗位中更加強調經驗優先。然而根據小組成員的調查分析顯示，即使是經驗豐富的老員工也會因為大意疏忽等原因出現錯誤，導致企業受到一定的經濟損失，而利用清單嚴格執行的企業員工，其出錯率只有靠經驗執行任務的員工的12%。

1.2?研究方法

文章采用了文獻調查法及對比實驗法，細致研讀了阿圖·葛文德先生所著《清單革命》一書及數篇企業管理、清單執行的學術論文，總結文獻內的優質理論方案，將理論方案應用于合作小微企業當中，對比應用前后的員工工作效率和企業工作氛圍，并結合實際對理論方案進行修改，整理出最適合我國小微企業的員工工作效率提升對策，旨在改善我國小微企業現有狀態，提高經濟收益，促進我國市場經濟的持續穩定發展。

2?阻礙企業員工工作效率提升的原因

2.1?記憶和注意力謬誤

根據小組成員調查分析可得，我國多數小微企業缺乏對員工工作的專業培訓，并且其理念仍然停留于20世紀80年代所倡導的經驗優先，認為只要經驗達到了一定的水平，就無須按照清單以及工作流程操作，因為多數經驗豐富的員工認為清單的內容已經牢牢地刻在了腦子里。但根據調查，一些小的不起眼的錯誤往往會發生在經驗豐富的員工身上，畢竟現代企業之中高科技儀器以及處理復雜的經營問題所需要的流程和步驟很多，員工很容易因為緊張或者狀態不佳而遺漏檢查某個小問題，小問題導致日后企業出現經營風險的概率是25%，企業很可能會因為25%的風險概率破產或出現重大危機。

擁有豐富的經驗雖然在某種程度上較新員工更有優勢，但是每位專家都非萬能，無法在每次工作時都能清晰記憶每個工作步驟，故而經驗優先的道理在現如今復雜的市場環境中并不能完全適用。

波音公司曾生產了一款299型轟炸機去做飛行實驗，請了當時飛行技術最好的飛行員，而飛機剛飛行十分鐘左右，飛機便撞向地面，當時人們只是在批評該型飛機質量不過關等，而調研組在調查的過程中發現，是因為飛行員在起飛的過程之中沒有按步驟解鎖升降舵和方向舵的自動鎖定，而飛機的質量本身并沒有什么問題，該飛行員過于信任自身的飛行技術，導致出現了非常低級的錯誤，之后每名飛行員在駕駛該型飛機時都會嚴格按照清單執行，最后該型飛機在第二次世界大戰中發揮了重大的作用?？v使是經驗豐富的員工嚴格對照清單執行，其工作效率也必然會超過以往。

2.2?排斥清單

在受調查的600名擁有豐富經驗的員工之中，503名認為自身在工作的過程之中無須清單輔助，并且503名員工中有481名認為倘若在工作之中為其輔以清單，便認為是對其工作的不信任和人生中的恥辱。很多專業人士認為利用清單會顯得自身如同沒有工作經驗一樣，會讓其他員工喪失對自身個人英雄主義的期望。

經驗優先的理念在我國一直盛行，在改革開放以前技術復雜度不高、項目規模不大的情況下，該理念可以有助于快速高效的執行工作，但是在如今的環境之下，該理念不再適用。

3?撰寫清單的基本原則

3.1?權力下放

清單革命的意義在于將過去自上而下的管理思想變更為自下而上的方式，利用清單讓每一位員工清楚自身的權力邊界，應該為企業做一些什么。

卡特里娜颶風在美國席卷時，民眾受災遲遲無法獲得政府的援助物資，因為美國政府是一種自上而下的管理體制，基層官員都在等待上級部門發號施令，因為救援物資長時間未發放至民眾手中，致使出現大量的搶劫、打砸事件，而在救援之中表現得最好的是沃爾瑪公司，因為公司內每位員工都擁有各自的清單，清楚自身的工作范圍，并且公司允許員工在遇到突發情況時做超出自身級別的決定，是典型的權力下放案例，在整個救援過程之中，沃爾瑪共運送2498個集裝箱的救援物資，并為災民和指揮中心捐贈了價值達350萬美元的物資，所以多數災民認為是沃爾瑪公司拯救了他們，而并非美國政府，原因就在于沃爾瑪擁有清單，而政府沒有清單，一個是自上而下的管理體系，一個是自下而上的管理體系。

當一家企業能夠完美的利用清單，才能實現權力的下放，是一種管理思想的轉變。

3.2?簡單至上

在編寫企業員工清單時需要牢記簡單至上，因為設立清單的初始目的就是能夠使工作更加清晰明確、簡便可行，萬不能事無巨細地將所有事情填寫在清單之上，需要將工作之中的關鍵點全部寫上即可，并且描述語句一定是簡單且每位員工都清楚的術語，優秀的工作清單應是每句不超過二十個字，讓員工在對照清單完成工作時能夠十分明確。

抓住關鍵點，就能做到簡單而有效的方法。制作清單時需要不斷地觀察整個流程，觀察哪個部分是最為重要的，能夠產生決定性作用的事物。

3.3?持續改善

在制定清單時的市場環境以及設備技術不會始終不出現改變，并且最初制定的清單也并非最符合員工工作習慣的，需要每一位員工以及管理者隨時能夠根據需要改變工作清單，并且所發生的改變不能違背權力下放和簡單至上兩大原則，在工作之中也會發現更多值得改進的地方，將其添加至清單之中，倘若一直固守初始清單，清單對企業員工工作效率的提升效果也不能達到最高水平。

4?如何將清單貫徹在小微企業之中

4.1?嚴格的崗前培訓

根據小組成員的調查顯示，我國小微企業管理者缺乏對崗前培訓的正確認識，認為在工作之中也能磨礪員工的個人工作能力，并且也因為崗前培訓會使企業投入一定的資金，為了節約經營成本也會刪除或簡化崗前培訓，這是極其嚴重的錯誤。在實際工作之中磨礪員工，其出錯時所耗費的成本仍然是企業的資金，而且出錯也會導致企業殘次品數量增加或項目跟進速度過慢。據統計，經歷崗前培訓的員工出錯率只有未經過崗前培訓員工的1/5，所以應當將資金投入到更有益的崗前培訓當中而非讓員工在工作之中試錯。

在崗前培訓當中應當將清單執行理念貫徹到每一位新員工心中，員工在剛入職之時是最為謙虛、學習能力最強的時候，倘若在員工入職一段時間后培養其清單工作的能力，難免會因為員工對自身經驗的信任而輕視工作清單，并且在培訓的內容之中課程應當設置為企業經營理念15%、清單工作流程55%、員工認真的工作態度30%，小組成員在調查中曾經遇見崗前培訓全程培養員工對企業經營理念和創始人經營過程的認知學習，實際上雖然這樣的培訓能夠提升員工對待企業的認同度，但是工作效率的提升更多地應當依靠嚴謹的工作流程。

4.2?企業管理者先于員工使用清單

在很多小微企業之中，由于管理者缺乏一定的管理學習背景，管理者對如何科學管理缺乏足夠的認知，在企業之中執行某項規定時，僅要求員工執行，自身不予遵守，造成極其惡劣的影響，使員工心中存在不公平的感受，甚至認為管理者是在剝削利用員工，所以管理者需要在公司內率先嚴格遵守清單制度，為員工做出榜樣，并且更加自律也是有助于企業未來的長足發展。任何時候管理者都是企業發展的決策者及重要分析人員，每日認真完成工作是有益的，絕非目前社會上所倡導的管理者就能放松，一切交予員工處理的思想。

管理者嚴格遵守清單制度也能拉近與員工之間的距離，建立更多的認同感，有助于提升企業內部的人際和工作氛圍，真正將工匠精神貫徹到企業內的每一個部分。

4.3?在企業內樹立榜樣

樹立榜樣可以增加被表揚者的社會榮譽感，并且可以加快企業內部其余員工的清單學習速度，但是在企業內部樹立榜樣絕非推崇個人英雄主義，兩者有實質性的差別，個人英雄主義更加推崇一人解決問題，而樹立榜樣是將公司內貫徹清單制度較好的員工的經驗介紹于他人學習，后者是建立在團隊合作之上的，因為現如今的知識、環境等因素的復雜性，僅靠一人是無法全然掌握的。

例如曾經的建筑業只需找到某個建筑專家就能指揮工人建設，而現如今的建筑建設包含水、管道、結構、電路等多方面知識，很難找到懂得所有知識的專家。在其他行業都是如此，更加強調團隊合作，并且如果是新合作的團隊，團隊在執行工作之前需要進行簡單的自我介紹，需要每個人都能熟悉對方，因為在新團隊遇見問題時，常常有不敢說和管理者不讓說的現象存在，在正式工作之前增加團隊的交流次數，清楚每一位成員的工作經歷與優勢所在是很有必要的。

5?總結

清單可以減少工作的失誤，為客戶帶來更好的服務，并且清單思想是適合各行各業的，利用此方法改善現有的工作狀況，提高員工工作效率，減少失誤，從而提高公司的整體經營水平。

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[作者簡介]常明珠（2001—），女，陜西商洛人，延安大學經濟與管理學院，研究方向：會計學;張斐然（2000—），男，上海人，上海第二工業大學智能制造與控制工程學院，研究方向：機械電子工程;惠超博（2002—），男，陜西渭南人，延安大學化學與化工學院，研究方向：應用化學;信世豪（2001—），男，山東淄博人，寶雞文理學院電子電氣工程學院，研究方向：電氣工程及其自動化;陳芝棋（2001—），男，安徽安慶人，寶雞文理學院政法學院，研究方向：思想政治教育。