大數據時代檔案信息化管理面臨的問題與挑戰

彭 桃

高州市不動產登記中心(高州市不動產檔案館) 廣東 茂名 525200

一、引言

檔案信息化管理的目標是實現信息資源共享,提高服務質量,促進政府與社會之間的良性互動。隨著信息技術和網絡技術在各個領域廣泛應用以及大數據時代的到來。電子檔案作為一種新型數字化文件形式被廣泛應用于各行各業、各類業務部門及相關行業中,但同時也帶來了一系列新問題:如何利用大數據分析得出有效結論并及時采取相應措施解決當前存在的各種信息安全隱患,是我們面臨的最大挑戰之一。

二、大數據時代檔案管理的技術特征

大數據時代的到來,給檔案管理工作帶來了新一輪變革,如何應對這種變化是當前檔案管理面臨的首要問題,在傳統意義上來說,互聯網技術發展為數字化檔案館建設提供了一個更有效、更高效地方法,本文將對大數據時代下影響著人們社會生活方式以及價值觀念轉變過程中產生重要作用及挑戰進行分析,同時也指出我國各級政府應繼續探索出一套符合社會主義現代化要求與行之有效的檔案管理模式,實現信息資源共享。

大數據時代,檔案管理技術的發展已經進入了一個新階段,從傳統紙質化、人工檢索到網絡化、云存儲和移動互聯網等都在不斷地更新。隨著計算機信息技術以及數據庫系統對社會各方面產生越來越多高深層次影響,這些信息通過各種手段進行收集與分析處理后,形成的大量數據成為人類工作生活中不可缺少且重要有用的資源之一,大數據時代檔案管理工作不僅需要利用先進技術來實現信息化管理。

三、大數據時代檔案管理模式面臨的問題

(一)需要加強對檔案信息化建設管理的重視

檔案信息化管理的核心是信息安全,其主要措施包括:建立完善的數據庫、網絡技術以及電子文件,為數據存儲提供有效保障,首先要提高工作人員對大數據相關知識了解程度。在實際情況中發現很多人并不是不懂計算機方面專業術語和操作規程等,還有一些人員甚至連最基礎性工作都沒有掌握過,其次就是檔案信息化管理人才培養機制不夠健全,導致其不能及時更新信息內容與系統功能等等問題的出現,這也就使得檔案部門無法適應新時期社會發展需要。

大數據時代的來臨,檔案信息化管理也需要順應新時期信息傳播特點,建立起適應于大數據環境下的數字化檔案館。因此必須借助云計算、物聯網等技術手段構建一個開放性平臺。在這個平臺中可以實現資源共享和互聯互通功能,通過網絡連接方式將各個部門之間聯系起來以達到共同協作促進發展,利用互聯網技術對用戶進行分類并記錄下來的檔案信息也是一種重要途徑之一,這不僅有利于提高工作效率還能使管理更加科學合理化。

(二)需要建立健全更加完善的管理體制

隨著大數據時代的到來,檔案信息化管理面臨著新一輪挑戰,在實際工作中,要建立健全更加完善的管理體制。首先是對傳統紙質化信息進行整理、分類處理。其次是加強對電子文件和電子版存檔等新型載體存儲技術以及網絡傳輸技術應用水平提升,再者就是利用現代數字信息技術實現多部門間協同辦公與資源共享,最后一點則是從根本上解決檔案信息化的問題,即在數據收集方面要充分運用多種手段來提高工作效率并降低成本費用。

檔案信息化管理的工作主要是通過對數據信息進行全面挖掘、分析和整理,從而建立起一個更加完善,更為科學,能夠滿足社會發展需求的大數據庫。在這個時代背景下要進一步提高工作人員對電子信息技術認識水平以及自身能力,另外還需要不斷加強與其他相關部門之間合作交流力度,以及相互協作配合程度等方面,來實現管理工作高效完成目標任務,還要不斷健全檔案信息化管理體制機制建設工作內容、規范制度體系和標準流程等等方面進行完善,從而使檔案信息能夠更加全面有效地傳遞給社會公眾。

建立健全檔案管理的體制,是實現大數據時代對檔案事業發展要求不可缺少的一個重要環節。首先要明確不同崗位、部門之間相互制約與聯系,其次在制度上必須做到職責分明,例如:負責收集和保管電子文件,負責處理紙質文件及其他相關信息,并及時向上級單位反饋、匯報情況等等都需要有相應制度來保證其順利進行以及完成效果等,使大數據時代下檔案事業能夠有序發展的一個重要保障就是建立健全完善的管理體制對于實現檔案信息化具有一定意義。

(三)需要建立更加健全的信息化平臺

檔案信息化管理的發展,需要建立更加健全完善的數據平臺,實現信息資源共享。在大數據時代背景下進行檔案管理工作時,不僅要依靠先進技術手段和工具設備來完成工作任務量,還要注重發揮互聯網、云計算等現代信息技術對電子文件及其他相關資料存儲與處理方式帶來極大便利性,以促進數字化檔案館建設過程中電子辦公系統應用的發展,使其更加適應于社會信息化的要求,更好地實現檔案資源共享利用價值最大化。

大數據時代下,檔案信息化管理的工作量越來越多,對其進行有效利用是非常有必要的。首先要建立起完善、健全檔案信息平臺。通過不斷地更新和升級相關技術標準與規范要求,以及數據庫系統等方面都需要進一步加強建設,其次要構建出一個更加全面、準確可靠且具有可操作性特點數據庫體系,來處理各類復雜龐大數據信息,最后就是在大數據時代下,還應該積極探索新思路和方法來進行檔案信息化管理的創新工作。

(四)需要更加完善的檔案安全防護體系

大數據時代下,檔案信息的安全也成為人們關注的問題,而檔案信息化管理中,由于其具有一定規模和數量、種類繁多以及具有較強流動性等特征,因此如何加強對網絡環境進行有效保護是非常重要且必須要解決的問題之一。但是在當前階段我國相關法律法規還不完善情況之下仍然存在一些漏洞之處有待于填補:首先就是針對大數據時代背景下信息犯罪案件不斷增加這一現象的處理力度,其次就是檔案信息化管理工作人員缺乏相應專業知識,對于計算機技術掌握不夠熟練。[1]

大數據時代下,檔案管理的工作重點也發生了很大轉變,從手工操作逐漸到自動檢索、決策輔助等多種功能。在這樣信息量爆炸和技術更新速度極快的情況之下,如何能夠更好地應對新時期檔案數字化管理工作中遇到問題是每一個從事檔案館工作人員必須要面對且需要解決的話題之一,首先就是建立起完善一套安全防護體系,其次便是構建出完整有效的內部控制制度以及風險防范系統,從而保障工作開展過程當中不會出現任何漏洞與缺陷。

四、大數據時代下檔案信息化管理優勢及面臨的挑戰

檔案信息化管理是為了實現信息共享,促進社會發展,所以要不斷提高大數據時代的安全度,目前我國政府已經建立了一些大型數據庫、電子政務平臺以及云存儲技術和應用系統等來支撐著我國大數據時代下的數字化建設進程,但是在這些數據庫中仍然存在大量分散分布式異構網絡應用場景、大量通用服務提供不足,以及缺乏專業人才等等問題,而這就要求檔案信息管理部門要不斷完善信息化基礎設施,提高檔案業務處理能力。

大數據時代的到來,使得信息傳播變得更快,也更加容易被人們所接受。在信息化技術快速發展下形成了很多新平臺。例如:云計算、移動設備等都為檔案管理提供了很大幫助和支持,數字化辦公成為趨勢之一,電子文件取代紙質資料是未來檔案館建設方向的必然要求,以及重要措施與手段等等都是為了適應大數據時代檔案管理工作提出的全新需求而出現,因此,要想更好地發揮其作用必須不斷完善信息化平臺系統。[2]

五、大數據時代下檔案信息化管理的對策

(一)運用大數據思維構建數字檔案資源庫

大數據時代下,數字檔案資源庫的構建,能夠在數字化管理中,發揮其應有作用,首先應加強對各類電子文件進行分類處理,對于各種類型、大小不一且具有明顯區別性和關聯度較高的文檔,可以通過分析整理出來,其次是要建立一個專門用于存儲檔案信息資料以及檢索相關信息資料體系建設工作中去,最后還應結合大數據時代特征及發展趨勢,構建相應功能模塊來滿足用戶需求,實現數字化管理與傳統紙質材料的有機融合。

數字化檔案信息庫是實現對檔案信息化管理的有效手段,利用大數據思維構建數字檔案館,可以從以下幾方面來進行應對,首先要建立一個以數據庫為基礎、以云計算技術和互聯網技術為支撐的電子文件存儲平臺,將紙質文檔轉化成網絡資源數據儲存到系統中去,可在任意時間段內通過移動終端或電腦等設備訪問用戶信息,其次是建立檔案信息化管理規范標準體系,使各部門之間能夠相互協調與配合,形成數字化檔案館建設標準化規范制度。[3]

(二)依據信息化建設理順檔案管理制度

檔案管理制度是實現檔案信息化和提高工作質量的重要保障,而科學、合理地制定并有效實施相關規劃則,有利于促進大數據時代下的檔案館信息服務與建設,首先要建立起健全完善且行之有效的規章體系,其次,還要有嚴格規范化。對相關文件進行定期或不定期審查審核以確保文檔內容符合要求,同時還應加強內部控制制度管理力度,以及檔案管理人員責任心和業務素質水平等方面,保證各項工作都能按計劃、有序地開展并達到預期目標。

在大數據時代,檔案信息化管理制度的建立是非常必要的,因為它不僅可以促進社會發展和進步、提高政府工作效率。所以要制定出合理完善的規章制度。首先需要明確的是檔案管理工作中每個人應該承擔起哪些責任,其次就是確定每一個工作人員應履行什么樣任務,以及他們各自所負責完成何種成果等一系列問題,都必須在大數據時代下進行解決并提出相應解決方案與對策以供參考借鑒,從而為相關人員提供有價值的理論依據和實踐指導作用。[4]

(三)滿足管理和服務需求構建信息化平臺

大數據時代的到來,對檔案信息化管理提出了更高要求。在大背景下,建立符合自身發展特點和需求的現代化檔案信息管理系統,是實現其功能有效發揮所必須具備的。通過利用云計算技術、數據庫分析等相關工具將數字化存儲方式轉化為可視化形式顯示出來,借助互聯網平臺構建一個完善安全可靠又高效快捷地辦公系統已成為必然趨勢之一,同時也可以根據不同用戶對數據內容進行分類,便于檢索查找并及時更新信息資源的使用和管理需求。

大數據時代,檔案信息化管理的主要目的就是為了實現對信息資源利用最大化,從而使其更好地為社會服務。因此需要建立一個完善且高效地數據庫管理系統,在這個系統中要有明確的目標和發展方向并根據實際情況進行調整和改進,同時也應該將數據庫技術應用到各個領域當中去以滿足不同行業、地區以及人群對于大數據時代所提出新要求,為檔案管理提供更多可能性與可行性建議,通過對信息資源的分類整理,實現信息共享化以及數字化處理等功能。

(四)適應新的信息傳輸特點加強信息安全

大數據時代,檔案信息的傳播方式和范圍都有了很大程度上的擴大,同時也給人們帶來了很多新問題。在這個過程中就需要我們及時地解決這些問題。首先要加強對網絡安全技術、云存儲以及虛擬化密碼等方面知識進行系統培訓。其次就是提高工作人員自身素質水平與職業素養,再者是建立健全相關法律法規制度來保障檔案信息數據的安全性和可靠性,最后還應該完善法律體系并制定相應標準,為實現大數據時代檔案信息化建設提供強有力支撐。[5]

大數據時代下,檔案信息的傳輸方式發生了很大變化,傳統紙質媒介、數字化載體以及以電子符號為介質等都已經被現代信息技術所取代,在新時期下的檔案信息化管理中要充分利用云技術和網絡技術,對大數據進行有效的收集與分析處理是實現檔案資源共享性、開放性及高效可用型目標必要條件之一,對大數據庫信息的存儲方式也應該做出相應調整,通過加密手段來保證其安全可靠,從而保障用戶隱私以及財產等方面得到最大程度上保護。

大數據時代是一個以云計算為基礎的信息社會,在這個信息化發展迅速,技術更新頻繁且復雜的時期下檔案信息系統也要與時俱進。因此必須加強對信息安全問題和風險管理方面重視程度不斷提高,此外為了保證大數據環境中檔案工作能夠順利進行、確保其有效實施和實現以及保證工作人員自身利益不受損害等目標都需要有一個強有力保障措施來解決。所以我們應采取多種手段防范,以最大限度地保護好個人隱私權為前提條件,

六、總結

大數據時代的到來,給檔案信息化管理工作帶來了新機遇,同時也為其發展提供了一個難得的機會。在這一背景下本文從實際出發提出了解決問題措施。首先對大數據理論進行分析和研究,其次針對當前檔案館主要是以紙質載體為主體、人工手段為輔來實現檔案信息管理,以及利用工作中存在著不足之處提出解決方法并制定相關應對策略,最后結合大數據時代特點,針對如何更好地運用數字化技術提高其服務水平的對策進行了探討分析。