淺析智能會議管理系統的設計與實現

文｜薄輝 張小杰

在大型企業發展過程中，企業發展從國內的重組兼并轉向了海外市場，“走出去”成為了未來發展的趨勢，部分企業已經成為了國家“一帶一路”建設的排頭兵。隨著公司業務的不斷拓展，對外交流和研討的增加，各類型會議數量逐漸增加，而會議室資源越發緊張。因此為進一步提高會議管理信息化工作水平，建立一套全集團統一的會議管理平臺，支持會議預約、會議顯示屏、會議評價、會議電子材料管理及會場智能管理等功能，實現會議全生命周期管理，串聯線上線下，集成信息系統，達到便捷、高效、安全的會議管理。

一、會議管理現狀

會議管理主要包括幾部分內容：會議內容，參加人員及時間地點的安排；現場會議室的確定，投影儀，需要的文件；現場會議桌簽的擺放；現場茶水準備；會議資料整理。大部分企業應對上述內容還處于傳統模式之中，辦公室預約還停留在傳統的手工登記方式，工作人員要應對來自電話、面詢、即時通訊等多渠道的問詢，不僅被消耗大量的精力和時間，還有可能面臨登記錯誤和因為會議的臨時取消，信息不對稱，而造成的會議室資源的閑置。同時，由于缺乏信息化手段的支撐，會議室預訂、會議室資源管理、會議信息和會議材料的電子化、會議信息實時顯示、會議效果評價等問題無法解決。

二、實現目標及挑戰

構建智能會議管理系統，進一步提高企業會議管理信息化工作水平，節省成本，提升效率，同時響應國家提出的科學發展和低碳環保的要求和倡議，應開發建設智能會議管理系統，從會議資料電子化出發，在會議過程中使用電子文檔的方式，減少紙張的使用，倡導低碳會議，同時解決對會議資料的管理過程，提高會議效率。

系統設計應滿足以下原則：

安全性：整個平臺網絡架構要求確保系統的安全，將系統所受到的外來破壞降低到最低限度。

先進性和成熟性：采用國際上成熟的、先進的、具有多廠商廣泛支持的硬件技術來實現，保證整體架構在未來幾年內不落后。

可靠性和穩定性：系統方案必須具有較高的可靠性，關鍵設備關鍵部件應有冗余配置和容錯功能，提供各種故障的快速恢復保證，整個系統應有災難恢復功能。

易于實施、管理與維護：整個系統架構必須具有良好的可實施性與可管理性，同時還要具有較佳的易維護性。

具有較好的可擴展性：具有良好的可擴展性。整個系統架構中的關鍵設備應具有在線升級的能力，其他設備也應具有平滑升級的能力。以適應將來工程規模拓展的需要。

三、系統設計方案

本項目的建設內容包括智能會議管理系統和系統集成服務。其中智能會議管理系統由智能會議管理系統后臺、智能會議管理系統移動端、會議效果評價子系統、會議情況統計分析子系統、會議席次圖生成子系統以及會議資源管理子系統組成；系統還應與辦公系統、即時通訊和會議信息實時顯示終端，提供并預留與其他業務系統集成的標準接口方案。

據悉，采氣三廠在9月初就開始編制冬季保供方案，倒排生產計劃，產量精細到井口，管理下沉一級，廠領導輪流到作業區蹲點，協調生產部署；地質、開發技術干部進駐班組，制定產能提速、老井增產措施，確保每一口井通暢“吐氣”。

項目建設內容主要內容包括會議室智能管理系統、會議智能管理移動端、會議效果評價子系統、會議信息實時顯示終端集成等多個功能模塊。

四、系統技術方案

（一）系統總體框架

結合本項目的實際需求，系統總體框架如下：

基礎支撐層：提供系統運行所需的軟硬件環境，包括網絡系統、系統存儲、安全設備、支撐軟件平臺、服務器等，保障系統穩定運行。

數據層：建立會議室庫、會議材料庫、評價庫、基礎數據庫等。系統還需實現與單位OA等信息系統和企業微信進行對接。

應用支撐層：支撐層負責為應用產品提供底層的業務服務能力，包括報表引擎、移動門戶引擎、智能表單、系統管理等。

應用層：應用層是對業務平臺的業務服務能力進行的封裝、匯聚和整合，融合后將以各種應用產品的形態面向最終受眾。應用層是在支撐層基礎上搭建的業務功能模塊，通過業務服務層提供的支撐，定制實現不同業務功能模塊的需求。包括提供會議室管理、智能會議管理、會議效果評價、會議情況分析、會議席次圖生成、會議信息實時顯示等應用系統功能服務。

用戶層：用戶層，為最終表現層，為其提供服務。

體系層：運行管理機制貫穿于以上這幾層，提供全面完備的運行管理?？v向兩部分分別為安全保障、相關法律政策法規以及系統接口，在法律政策法規的指導下，形成安全保障，成為整個系統的支撐框架。

（二）系統建設需求與要求

本系統采用B/S結構，在技術架構上采用J2EE多層架構體系，以JAVA作為開發語言。在開發過程中采用成熟的組件技術，系統接口采用先進的RESTful風格，預留豐富的接口。確保系統架構先進、系統穩健，數據交互方便。

基于Web的B/S結構應用系統開發已經成為一種趨勢，采用Web模式后，輕松實現網絡化操作，這樣就使系統操作瀏覽、信息生成、數據傳輸整理和信息發布變得十分容易。Web系統可伸縮性的特點使得它既可以應用于Intranet，也可以應用于Internet。除此之外，應用Web體系和開放協議標準，增強了系統的可操作性、可移植性和可擴展性；所有維護工作均集中在服務器端，增強了系統的可維護性和數據一致性，大大減輕系統維護的工作量。

適用多層次分布式應用模型，采用基于組件的方式來設計、開發、組裝和部署企業應用系統，以及基于可擴展標記語言（XML）的數據交換、統一的安全模式和靈活的事務控制。憑借這些技術，不但可以面對快速變化的市場提供嶄新的解決方案。而且，開發出來的是與平臺無關的J2EE組件的解決方案，它不依賴于某個特定廠商提供的產品或者API。這意味著不管是開發商還是最終用戶都有最大的自由去選擇那些更能滿足他們業務或技術需求的產品或組件，不但有利于降低信息系統擁有成本，也有利于適用快速變化的市場需求。

Restful風格的API是一種軟件架構風格，設計風格而不是標準，只是提供了一組設計原則和約束條件。它主要用于客戶端和服務器交互類的軟件?；谶@個風格設計的軟件可以更簡潔，更有層次，更易于實現緩存等機制。。

應以穩定、安全為首要原則，服務器由于對并發性、持續性運行要求較高，操作系統的穩定性非常重要，應結合所選擇的應用軟件選擇相對健壯的操作系統，使用Linux操作系統，基于Linux操作系統穩定可靠、故障率非常低、幾乎不會被病毒和惡意代碼感染和破壞、運行速度非?？?、具有多任務、多用戶的能力。

一方面要考慮基礎數據的管理，因為會議管理系統的主要數據是會議室信息數據、會議材料信息、組織機構數據、權限數據等數據，因此選擇的數據庫軟件平臺要有較好的基礎數據管理的能力；另外要考慮數據庫軟件平臺的安全運行，需要數據庫軟件平臺具有可靠的系統恢復和數據恢復的能力，并可以提供及時有效的技術支持。系統采用目前主流的Mysql數據庫。

部署在公司機房，進行統一管理與維護，網絡規劃為服務器區、外網移動辦公區域和異地備份區域，分別以不同顏色進行區分。

從系統未來的業務需求，及用戶數量、使用頻率、辦件數量綜合考慮，在系統部署方案上，采用比較成熟的負載均衡方案，應用服務器和數據庫服務器都采用可伸縮的部署方式。應用服務器的負載均衡采用Nginx作為代理，后端部署多臺應用服務器（以目前的用戶訪問量，建議兩臺即可）。應用服務器包含：一臺Nginx負載均衡服務器和兩臺應用服務器。數據服務器負責業務數據和附件數據的存儲，包含一臺數據庫服務器。移動辦公為移動端提供服務，需要單獨部署一臺服務器。備份服務器，考慮到系統安全性，有條件最好建立異地備份服務器，對數據庫和用戶文件進行定期冷備份。

五、結語

建設智能會議管理系統，可有效提升企業會議室相關資源利用率，提升工作效率，實現會前有預約，會中有管理，會后有評價的全生命周期的閉環式管理。但是管理的提升不僅是信息系統功能的完善，還應加強管理制度建設，讓信息化和管理相互促進，共同發展。