鐵路企業檔案管理中存在的主要問題及解決對策

文·陳晨

伴隨著新時期檔案工作的新要求和鐵路建設的高速發展，鐵路企業檔案不僅僅是保存鐵路歷史變遷、見證鐵路發展歷程的依據，更重要的是要助力鐵路項目高質高速建設、鐵路品牌建立和文化傳播。加強檔案資源和信息化建設，通過對鐵路檔案的優質保存和高效利用，能方便鐵路企業經營管理、減少或者避免營運和建設單位容易出現的差錯，更能夠通過中國鐵路企業壯大過程的歷史脈絡建立鐵路核心品牌，將中國高鐵這張傳向世界的亮麗名片打造得更有歷史和文化內涵。對比鐵路建設的快速發展，鐵路檔案工作進展的速度過于緩慢，嚴重影響檔案的收藏和各項服務功能。本文主要探討鐵路企業檔案管理工作中存在的共性及個性問題，并提出相關建議，力求讓檔案工作逐漸跟上鐵路事業快速發展的腳步。

一、新時期鐵路企業檔案管理工作亟待解決的主要問題

（一）檔案統一管理制度缺乏

鐵路企業檔案主要包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、專門檔案、實物檔案等，每一個門類都對應著鐵路一個或多個系統的工作。目前，由于缺乏自上而下統一的標準規范，或者說不能嚴格按照統一的標準規范收集、整理、保存檔案，每一個集團公司、基層單位、工程建設指揮部，作為獨立的個體，收發文數量和格式、施工文件的類目和收集方式、聲音圖像等資料的篩選和保存，都不完全一致。鐵路建設速度越快，文件資料形成的就越多，對于不參與企業經營、工程建設全過程的檔案管理人員來說，多是憑經驗和對此項工作的重視程度判定是否需要歸檔，需要保存多長時間。制度上的不健全不統一，導致鐵路企業文件資料歸檔不完整、標準不一致、格式不兼容、保存年限與其相應的社會價值不匹配等情況普遍存在。

（二）鐵路檔案數字化建設進度緩慢

鐵路檔案資料存儲量大、年代久遠、形式多樣、保存分散，全部實現鐵路檔案的數字化存在很大難度，從檔案資料的數字化處理，到軟硬件設施的配備，以及信息化技術的選擇運用，都需要大量人力、物力、財力支持。檔案工作在每個企業系統中都屬于小眾專業，經費投入上嚴重不足，無法聘用高質量專業團隊設計檔案管理系統，檔案管理人員文化素質偏低、業務技能單一、對新技術的領悟能力、接受能力不強，面對數字化檔案管理模式有畏難情緒，讓鐵路檔案數字化建設步履艱難、進展緩慢。目前，鐵路檔案數字化整體比例不高，以中國鐵路濟南局集團有限公司為例，自2009年全面推廣使用檔案管理信息系統以來，通過和公文管理信息系統的對接融合，至2016年已經基本實現全部增量檔案的電子化，極大方便了檔案資源的收集、整理、保管和利用。截至2020年，在全局管轄的65個基層單位中有45個單位通過檔案管理信息系統順利開展了檔案數字化工作，通過網上辦公的方式完成了檔案的電子化存儲和利用。但是在往年檔案資料的存量數字化方面進展相對緩慢，運輸業和非運輸業單位對歷年文書、會計和聲像檔案的存儲利用率不到五分之一。辦公地點不固定的建設指揮部、局域網絡傳輸不方便的合資公司、經歷機構撤并整合的其他單位檔案數字化工作基本處于停滯狀態。

二、新時期鐵路企業檔案管理工作改進的建議

（一）創新鐵路企業檔案管理制度

1.要通過調研，結合鐵路檔案管理工作實際，全面盤查鐵路系統內部檔案管理存在的問題及根源，進一步建立完善檔案統一管理需要的規范標準。去年濟南局集團公司檔案館根據國鐵集團的要求，制定并發布了文件材料歸檔范圍和保管期限實施辦法的通知，充分吸取各個業務部門的意見建議，對不同專業的文件材料歸檔范圍進行了詳細界定、保管期限進行了明確規定，指導建檔工作并取得了良好的效果。

2.要針對鐵路行業工作分散性的特點，將分散在各個車間、工程建設指揮部的檔案資源進行合理整合。以耗時長、數量多的鐵路工程建設項目檔案為例，每公里鐵路建設形成的工程檔案可達上百卷之多，建設時間橫跨數年之久，整個建設工期內90%以上都是紙質檔案，工程施工期間缺乏專業的檔案人員管理、不具備相應的存放條件，項目竣工后的一到兩年內通過專項集中突擊整理或者雇用專業檔案整理公司整理完成，來滿足項目竣工驗收的要求。這樣，不僅存在檔案資料形成過程中不完整難以察覺的問題，也存在后補資料需要編造、涉密資料容易泄密等弊端。對此，最好的解決方式就是對檔案資料進行實時性收集，通過統一的網絡化檔案管理平臺、便攜的終端硬件設備和進行系統培訓的檔案管理人員，將需要保存的檔案及時、準確地輸入上傳到檔案管理系統中，整個施工過程的實時記錄信息在項目竣工的同時形成一套完整的、符合竣工驗收標準的電子化項目檔案，直接打印歸檔紙質檔案即可。這種檔案收集方式，可以實時定位項目所在的位置和當時發生的情況，無遺漏地記錄工程建設的每一個環節，可以有效地降低檔案丟失的風險，便于集中管理和統一維護。統一的標準制度約束統一的信息化平臺，統一的信息化平臺造就標準化的檔案資料，既利于保存又利于調閱。

（二）加快鐵路企業檔案數字化進度

按照“整體規劃、提高效率、保障安全”的原則，推進鐵路企業檔案數字化建設步伐。整體規劃，是要統籌考慮資金、人員、軟硬件設備、現代化技術、檔案文件掃描、處理及數據管理等多方面內容，起步之前就做好規劃，減少重復勞動；提高效率，是在檔案文件前期處理階段和掃描質檢階段，利用制度約束和獎懲措施，規范操作人員的行為，激發操作人員積極性，確保工作質量，提高工作效率；保障安全，既包括檔案資料的實體安全，也包含工作期間的勞動安全和后期的數據安全，保障紙質檔案的安全性和電子數據的保密性。在此基礎上，全面推進鐵路企業檔案數字化的進程。