流動人員人事檔案管理工作之我見

文·朱靜

改革開放四十年，為適應市場經濟變化，民營企業迅猛發展壯大，部分國有企事業單位陸續改制。社會快速發展帶動非公有制企業就職人員大幅度上升，同時也打破了傳統就業的格局，改變了新一代人不拘泥于一個企業工作一生的就業觀念，頻繁更換工作崗位成為常態。各種綜合因素造成了流動人員數量不斷上升且流動性增強，使得管理這部分流動人員人事檔案的難度增加。在中小型非公有企業一心求經營發展的背景下，對檔案重要性和檔案管理政策缺乏清醒認識，且無明確規章制度對其行為進行嚴格制約，難免在檔案管理方面出現投機取巧、鉆漏洞、違規保管檔案等亂象，致使流動人員人事檔案使用者和管理者身份嚴重錯位，需要引起檔案管理部門和公共就業人才服務部門的高度重視。

一、存在的問題

（一）檔案存放管理不規范

目前，大部分中小型民營企業對檔案重要性、檔案管理政策認識不夠，沒有按照檔案管理規定統一進行職工人事檔案托管，也沒有按照相關規定為員工辦理檔案轉遞手續。受上述因素影響極易導致兩種情況出現：一是職工入職后，企業沒有或者拒絕按照相關規定辦理檔案轉移手續；二是職工離職時，企業將檔案轉遞給了無檔案保管權限的單位或個人保管，導致企業職工原有檔案與新增檔案材料相分離，職工各工作期間的檔案材料分散保管，一個職工有兩份、三份甚至更多的檔案分散存放在全國多個地方的不同單位，嚴重違背了檔案集中統一管理的原則，給檔案管理工作帶來極大的困擾。

（二）檔案材料齊全歸集難度大

人事檔案的內容要全面客觀反映一個人的真實情況，這就要求用人單位人力資源部門及時收集員工學習和工作過程中形成的歸檔材料。目前，一方面企業對職工人事檔案管理工作不夠重視，新形成的檔案材料無法及時歸檔；另一方面，隨著OA辦公自動化的普及和應用，一些規模較大的公司逐步用電子勞動合同、電子文書等替代了原來的紙質勞動合同和紙質文書，但與此同時，電子檔案數據庫的建設與辦公自動化、電子文件的普遍應用相比卻相對滯后，導致電子檔案收集更加困難。

（三）數字化檔案資源數據庫建設滯后

建設流動人員人事檔案資源數據庫需要投入大量的資金，一方面要配備高速、安全的網絡系統平臺、大容量的存儲服務器和容災備份一體機等專業設備，另一方面要培訓一定數量的專業技術人員?？梢哉f，中小民營企業是沒有建設人事檔案資源數據庫能力的，甚至一些大型非公有企業對這項工作也只是處在探索之中。流動人員人事檔案數字化管理程度低的現狀，客觀的加大了檔案管理工作的難度，阻礙了流動人員人事檔案服務信息化進程。

（四）檔案利用的全程網辦服務不夠普及

建立安全可信、標準互認的電子檔案資源數據庫，不僅能夠實現檔案借查閱、出具相關證明等利用服務一網通辦、全程網辦，而且能夠極大地方便群眾辦事和提高工作效率。部分省級和地級市的政府所屬公共就業和人才服務部門已經著手開展流動人員人事檔案數字化工作，逐步將業務經辦電子簽章納入到服務流程，并嘗試建立規范標準的電子檔案資源數據庫，但縣（市、區）一級由于電子簽章、防偽驗真技術普及使用率不高、工作人員信息管理系統使用不熟練、對檔案利用信息數據安全有所顧慮等原因，大部分服務事項仍然需要服務對象到窗口現場辦理，出具紙質文書、加蓋紅章辦理相關手續。檔案數字化進度慢和電子簽章、防偽驗真等信息安全技術運用不足，以檔案為基礎的相關利用服務在很大程度上還難以全面實現全程網辦、一網通辦和跨省通辦。

二、措施建議

（一）明確權責義務，實行流動人員人事檔案集約化管理。目前流動人員人事檔案管理服務出現問題的根源在于沒有明確各類單位在檔案管理服務方面的角色定位、權責義務，造成了流動人員人事檔案存管不規范的現狀，進一步影響檔案數字化信息化工作的開展。因此，一方面流動人員人事檔案管理部門應會同有關部門共同研究新情況，制定規范性文件，進一步明確各類單位在流動人員人事檔案方面的角色定位、權責義務，讓職責義務法定化、制度化；另一方面探索建設區域性大型流動人員人事檔案庫房，全面摸排流動人員人事檔案存管情況，分類處置，將實體檔案統一管理，尤其要將現存于無人事檔案管理權限單位中的檔案按照一定的程序分批審查，逐步收歸公共就業人才服務部門集中存管，進一步規范檔案管理服務流程。此外，積極主動對各級非公有制企業以及社會組織進行政策宣傳與業務指導，加大監督檢查力度，及時糾正管理服務不規范行為。

（二）科學制定檔案材料收集歸檔制度，創造性地開展歸檔材料收集補充工作。隨著人員流動性顯著增強，人的經歷更加豐富，不僅參加工作的單位和地點不固定，而且更換工作的頻次也在增加。由于各地方、各單位的規章制度和辦事流程并不完全一致，形成的檔案材料標準不一、樣式不同。這就要求我們必須對流動人員人事檔案材料的類型種類樣式等進行重新梳理，科學制定檔案材料收集歸檔制度，創造性地開展歸檔材料收集補充工作。另外，電子檔案的使用需要較高的防偽驗真標準和數據存儲傳輸安全標準，因此還要同步制定行之有效的電子檔案歸檔制度，進一步規范電子檔案材料的歸檔流程、歸檔時間、移交人歸檔人等辦事環節和工作流程，使新形成的電子檔案材料也能夠及時歸檔，確保檔案的齊全完整性和真實有效性。

（三）依托省級流動人員人事檔案“兩臺一庫”，對接全國檔案管理服務平臺，全面實現檔案信息化數字化管理。按照《山東省人力資源和社會保障廳關于開展流動人員人事檔案信息化便民服務創新提升行動打造“一點通”服務品牌的通知》精神，各地市要圍繞流動人員人事檔案管理服務提質增效,聚焦流動人員人事檔案管理服務短板,進一步完善全省流動人員人事檔案業務經辦平臺、網上辦事平臺和基礎信息數據庫,推進流動人員人事檔案基礎信息共享應用。全省范圍內實現流動人員人事檔案主要管理服務事項“一點存檔、多點服務”“全省通辦”, 提供“打包辦”配套服務,適時與全國檔案管理服務運行平臺對接,實現“跨省通辦”。建設流動人員人事檔案大數據展示平臺,具備對流動人員數量、結構、分布、流向等開展統計分析能力。濟寧市本級按照上級有關要求，2020年度投入45萬元完成了全部2.98萬份在庫流動人員人事檔案基礎信息采集和規范化整理工作，2021年度作為全省流動人員人事檔案數字化項目試點投入30萬元完成了新增1200份檔案的基礎信息采集和規范化整理工作以及5000份檔案的數字化掃描。下一步，將按照工作計劃分批分次于2025年底前，完成全部庫存檔案的數字化掃描工作。強化檔案數據資源與政務服務數據資源的關聯共享、分析利用，與就業創業、勞動關系、人事人才、社會保障等政務服務事項實現數據共享對接，為實現流動人員人事檔案管理工作高質量發展打下堅實基礎。

（四）秉持管理利用服務和信息安全并重原則,全過程保障檔案和檔案信息數據安全。優化營商環境，讓數據多跑路群眾少跑腿、足不出戶辦理檔案業務、提供檔案借查閱和依據檔案記載出具有關證明等利用服務，是信息大數據時代對檔案工作者提出的新的更高要求。在全程網辦條件下，如何保證依據檔案記載提供的相關證明和檔案查借閱利用服務信息的準確性、真實性，內容不被篡改、偽造，是擺在檔案管理部門和檔案工作者面前的一個不得不慎重考慮的問題。既要提供檔案管理線上服務又要確保檔案信息數據使用安全，就必須將電子簽章、二維碼驗證、審批留痕、日志審查等防偽驗真技術手段納入服務全流程，在保障檔案信息數據安全使用的前提下，真正實現“一點存檔、多點服務”。