膠州市流動人員檔案管理服務工作現狀與對策建議

李晗艷

（山東省青島市膠州市人力資源和社會保障局）

一、流動人員檔案管理服務的目標與對象

（一）流動人員人事檔案管理服務的目標

堅持正確的政治方向，堅持為人民服務，為社會主義服務?？茖W規范的管理數量不斷增加的流動人員人事檔案，大力拓展人事檔案服務范圍，妥善辦理檔案的轉入、轉出、查閱、借閱、開具調檔函和存檔證明等利用業務，加快檔案信息化建設步伐，開啟“公共就業和人才服務”新時代。利用大數據分析等現代科技開發利用海量的檔案信息資源，為現代社會人力資源提供與人事相關的數據和信息支持，促進人才合理流動及資源優化配置，推動社會及經濟的發展。

（二）流動人員人事檔案管理服務的對象

（1）辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案；

（2）與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案；

（3）待業的大中專畢業生的人事檔案；

（4）自費出國留學人員的人事檔案；

（5）外商投資企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案；

（6）外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案；

（7）其他流動人員的人事檔案。

二、膠州市流動人員人事檔案管理服務的現狀與成效

膠州市人力資源和社會保障局檔案中心成立于2009年7月，中心立足自身存檔職能，聚焦發揮“人事人才工作的樞紐、社會保障業務經辦的基石”雙重作用，自成立初期就將統籌人事檔案與業務檔案管理作為自己的核心任務，以“功成不必在我”的精神為人力資源社會保障事業打基礎、做“潛績”。自成立以來連續多年保持省一級檔案管理標準，并多次獲得省、市級先進榮譽稱號。2010-2011年被評為省一級檔案管理先進單位，2015年獲得首批“山東省檔案工作科學化管理示范單位”、青島市事業單位人事管理示范點等榮譽。

除流動人員人事檔案外，中心還收集、整理全局業務檔案，對調令、商調函、工資等歷史性檔案，退休人員（包括退休知青）、城鄉居民檔案，工傷認定、仲裁案卷等進行粘貼、裱糊、整理、編頁碼、制目錄，掃描上傳檔案管理系統等一系列工作，整理出20311卷業務檔案，為社會保障檔案的存儲、查閱、利用奠定了堅實基礎，為老百姓辦理退休、查找和認定工齡提供了極大的便利，贏得群眾廣泛點贊。

（一）黨建引領，強化檔案日常管理

中心堅持抓黨建固本，以黨建統領日常工作，發揮好黨員先鋒模范作用，切實做好檔案接收和庫房整理、查借閱等日常服務，使檔案管理更趨合理化、規范化、科學化，為人事人才工作提供借鑒、參考和憑證。堅持以黨的政策育人，加強工作人員的思想教育，提高工作人員的政治素質。

1.加強規范化建設，提升管理水平

對檔案接收、庫房利用等重要工作建立規范的程序，并嚴格監督落實。在檔案接收方面，完善檔案實體、業務統計表格與山東省公共就業人才服務信息系統三位一體的檔案接收方式，提高檔案接收效率。在庫房利用方面，定期對檔案庫房清點檢查，按照存放檔案情況進行功能劃分，優化庫房存放結構，整理排架，做到庫房的整潔、清爽、有序。2021年完成27013卷人事檔案的庫房調整工作，確保庫房檔案容量與實際承載力相適應，切實消除安全隱患。

2.加強制度化建設，提升服務水平

根據《檔案法》《保密法》《流動人員人事檔案暫行管理規定》等法律法規、政策條例，制定查閱、借閱、接收、轉出等各項規章制度，使群眾辦事有章可循；制作辦事明白紙，讓群眾辦事一目了然。為配合紀檢監察部門調取證據，制定專項辦事制度。年度累計轉出檔案1424卷，累計轉入4897卷；累計查閱檔案6933次。累計辦理其他檔案業務5689件。

3.加強專業化建設，提升隊伍水平

檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，提高檔案管理工作人員的政治素質和專業技能尤為重要。一是定期組織學習研討會，用正反兩方面的典型案例教育督促，以案說法，提高工作人員的責任意識、擔當意識；二是組織業務培訓，定期組織工作人員接受館藏資源、檔案鑒別、檔案整理等專項業務培訓，保證建檔工作的準確規范。

（二）緊貼民心，高效辦理檔案接收

自2019年開始，青島市流動人員人事檔案管理業務全面下放，實行屬地化管理。各區市自行接收未就業的高校畢業生人事檔案，于五個工作日內完成基本信息的審核、采集、補充、上傳系統。每年7月份，流動人員人事檔案接收進入高峰期，日均達200-300本檔案。

為進一步提高工作效率，保障辦事群眾及時辦理查閱、政審、轉出等業務，中心克服人手不足的困難，聚眾智、集眾力，變五日內辦結為即時辦結，實現了檔案人基本信息的即時化采集、精細化維護，做到了檔案接收日事日畢，日清日高。

1.分解工序，運作高效化

將接收檔案的程序分解為搬運、拆解快遞袋、清點檔案數量、統一賦碼編號、拆封檔案袋、交叉錄入系統五個環節，每個環節分工到人，責任到人，工作人員密切配合、無縫銜接，穩妥高效地推進檔案接收工作。

2.分類總結，培訓精準化

將工作中的實踐經驗按照各個環節分類總結，細化到每分鐘拆封檔案袋的數量，出現空號廢號順延至下一批檔案，線上線下交叉錄入、相互校驗等具體操作，運用這些經驗培訓相應環節的工作人員，有的放矢，精準到位。

3.分步調度，運籌超前化

面對檔案數量激增，標準化庫房不足的矛盾，中心重點調度五號庫和六號庫，根據往年接收檔案的數量測算所需密集架和空間，超前籌劃布置庫房和檔案分布。局黨組更是深謀遠慮，自2021年初規劃建設半島國際人才港檔案室，充分考慮檔案年增長的需求，開辟面積充足的標準化庫房，目前正在建設中。

（三）緊扣重點，零差錯做好檔案轉遞

檔案工作無小事，每一頁材料、每一份檔案都關系著當事人的前途命運，尤其是在畢業生升學、入伍、公務員事業編考試的政審考察中發揮著重要作用。為了保證每一份寄出的檔案安全抵達用人單位，中心堅持按照流動人員人事檔案管理規定的要求，以機要的形式轉遞檔案，做到檔案轉遞零差錯。

由于機要屬于國家秘密通道，不可控因素較多，為解決用人單位尤其是教師招聘主管單位要求急迫的問題，充分保障檔案人的合法權益，我們堅持兩個“靠前服務”。一是主動縮短服務期限，將十五個工作日內發送的時限縮短到二至三個工作日，靠前做好轉遞服務；二是提前介入，主動聯系用人單位，及時溝通檔案轉遞的要求和時限，取得了良好的溝通效果，緩解了檔案人及其親屬的焦慮，贏得了群眾認可。

（四）拓寬渠道，實現線上線下“一體化”

中心通過對接山東省公共就業人才信息服務系統，以及“青島人才網”“青島人才”微信公眾號等網絡平臺，推進流動人員人事檔案業務“網上辦”“掌上辦”，不受地域和時間限制，實現了群眾辦事“零跑腿”。對線下辦事群眾一次性告知辦理業務所需材料，實現“一次辦好”。通過線下辦理和線上辦理相結合，大大提高了業務辦理效率，方便了群眾辦事。

1.健全完善“24小時不打烊”辦事機制

流動人員人事檔案管理服務基本事項均已實現網上辦事，群眾全天24小時在線申請，中心將網辦事項和現場辦事同等重視，健全網上辦事工作制度，建立網辦專人負責機制，參照現場服務模式，設立AB角，確保網上辦事申請及時響應、按時辦結，真情服務聯通千家萬戶，自運行以來未發生一起因網辦業務超時受理引發的投訴。

2.全面推行告知承諾制和容缺受理方式

流動人員人事檔案轉出等事項全面推行告知承諾制，采取容缺受理方式，先受理，再補缺，一次性告知存在的問題和補救措施，讓群眾感受到“回家”的溫暖。一是接收高校畢業生檔案容缺報到證等關鍵材料。中心對按相關要求轉入的檔案即時接收，即時辦理。同時，對每一份接收的檔案都進行嚴格審核，一旦發現缺失報到證等關鍵材料，當即聯系檔案人告知并要求其及時補充材料。二是辦理檔案查閱（復?。I務容缺委托書等材料。工作開展過程中常常有大學生家長為其代辦查閱（復?。I務，為方便他們辦事，實現“一次辦好”，中心采取先受理電子版委托書的方式為其辦理，容許其過后通過快遞寄送等方式補充紙質原版委托書。

（五）科技賦能，扎實推進信息化建設

檔案工作歷史悠久，可以說是個老行業。它的傳承載體老，工作模式老，應用場景老。但當前就業創業形式愈加靈活、人員流動愈加頻繁、人事檔案應用場景愈加多樣，利用頻率越來越高，這項老工作已經不能適應新需求，亟待大數據、區塊鏈等新技術賦能，刷新這項老工作。自2020年初，檔案中心開始進行信息化建設的探索，充分做好檔案信息化前期準備工作，組織協調人員完成72947卷流動人員人事檔案的清點、合并、信息錄入工作以及2020、2021年度共9485卷高校畢業生檔案的接收錄入工作，成功對接山東省公共就業人才服務信息系統，為檔案信息化奠定堅實基礎。

三、膠州市流動人員人事檔案管理服務工作中存在的問題

（一）檔案內容結構失衡

當前流動人員人事檔案在內容結構上存在嚴重的失衡現象，很多檔案僅是對人員姓名、性別、學歷等基本情況的介紹，而對于工作能力、工作經歷、技術特長等信息涉及較少，這種檔案內容不健全情況的出現，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時，沒能進行資料信息的實時完善。此外，流動人員檔案信息的連續性不強，很多檔案資料難以接續，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況。

（二）檔案信息化建設尚待加強

流動人員人事檔案管理還存在信息不完善、數據庫不完整、信息調取利用便利性低、信息不能共享與關聯等不足之處。此外，諸如掃描儀等信息化設備較為落后，缺乏有效的管理系統，難以實現信息的充分利用，制約了流動人員人事檔案管理工作的高效開展。

（三）檔案信息資源開發利用不充分

當前，流動人口人事檔案利用都是以事實性利用為主，很少會進行知識性利用，研究性利用更是少之又少。大部分檔案利用都是以查閱方式為主，采用傳統服務思維，缺乏科學管理系統，缺乏深層次開發利用。

四、流動人員檔案管理服務工作的對策建議

（一）提升檔案材料收集整理的精度，優化檔案內容

一是建立完善的流動人員檔案信息收集網絡，實現定時、定向的信息收集，并采取動態跟蹤方式對資料收集進行補充完善。二是與各企業單位、人才市場達成人事檔案管理協議，以契約的方式保證材料的及時歸檔。三是建立誠信檔案與技能檔案，對人員的專業技能水平、職業操守、個人品質等信息進行收集整理，提高檔案利用價值。

（二）加快檔案信息化建設的進度，實現現代化管理

對流動人員人事檔案進行基本信息錄入、紙質檔案掃描、圖像處理、數據存儲備份等檔案數字化加工工作，使流動人員人事檔案逐步與省、部級人事人才管理信息系統相銜接，實現更大范圍的信息共享和檔案業務全程網辦，確保群眾辦事“零跑腿”。

一是按照國家規范統一人事檔案數字建設標準，統一檔案基礎信息采集規范，統一采集項目、統一指標體系、統一代碼，即時開展檔案基礎信息采集工作。二是開展檔案掃描工作，建立數字檔案資源庫，為檔案“一窗式辦理”提供基礎。三是加強檔案信息應用和共享，充分利用檔案管理服務信息系統形成的數據資源，強化檔案數據資源與政務數據資源的融合利用，實現與人事人才、社會保障等業務信息共享，推動與公安、工商、教育等部門資源數據互認。

檔案信息化建設必將更好地實現：（1）檔案管理更加智能。利用信息系統能夠隨時隨地、及時、準確地查詢人員的檔案信息，減少人工失誤。（2）工作效率進一步提升。減少紙質檔案流轉、壓縮存放空間、減少人工成本、為簡化優化服務提供便利。（3）管理決策水平有力提高。為人事人才精準服務提供依據，有效適應不斷變化的外部環境。

（三）增強檔案信息開發利用的力度，全面提升服務水平

檔案中心目前管理的流動人員檔案中，主體為未就業的高校畢業生及中專畢業生，數量為5萬左右，是一個相當可觀的數字。通過加強信息化建設，充分利用這一巨大的人才資源，全面掌握流動人員的數量、結構、專業、分布、流向、業績等情況，定期統計分析，將更好地服務于大中專畢業生就業、地方產業發展和高技能人才培養，為強化本地“六穩”“六?！惫ぷ魈峁祿?。對于膠州市經濟社會高質量發展意義重大。

（四）搭建人才供需平臺，實現人才與企事業單位有效對接

檔案中心要搭建好平臺，一方面，完善好人才數據庫，將人事檔案中反映個人年齡、專長、知識水平、工作經歷等個性化的信息分類梳理，利用大數據分析等現代科技手段，整合形成信息完備、分類精細、準確規范的人才數據庫。另一方面，搜集企事業單位的用人需求，整理成用人需求信息數據庫。在此基礎上，將人才數據庫和用人需求信息數據庫對接，進行數據變化的比對，以比對后的數據為支撐，挖掘數據價值，進行橫向、縱向比對分析，實現更為精準的人才流動來源去向、人才流動行業企業分析等，總結經驗、發現規律、預測趨勢，更好地為人才就業的科學決策服務。

（五）探索流動人員檔案跨區域共享路徑，進一步拓寬人才供需廣度

根據青島市“跨省通辦”“全省通辦”等未來工作部署，確定流動人員人事檔案共享的合作省市和區域，建立人才檔案信息共享合作關系，實現跨區域的人才信息共享，為人才的就業開辟更廣闊的空間，為膠州市招才引智工作提供更有力的智力支持。

五、研究結論

借助檔案信息化建設，膠州市人力資源和社會保障局檔案信息服務中心將有力地提升政府治理能力，積極融入社會發展新潮流，滿足人民群眾對檔案服務日漸提高的需求，積極加強技術應用，把大數據、云計算、互聯網+思維和具體業務相結合，多領域探索實施。樹立數據驅動的思維，打破時間、空間、技術壁壘，將數據分析融入流動人員人事檔案管理服務工作的全周期中，扎實推進檔案工作重點任務，長效推動檔案服務數字化轉型，實現個性化、精確化、智能化的檔案管理服務，穩步提升檔案工作水平和群眾滿意度。