事業單位檔案數字化管理的現狀與對策*

于 欣

（中國共產黨興隆縣委員會辦公室）

現階段，我國大多數事業單位都已經靈活運用網絡技術實現了信息數據的快速查詢、閱讀，提高了整體工作效率，但仍然會受到外界多方因素的影響，導致數字化檔案管理存在諸多的問題和不足。在這樣的背景下，管理人員必須正確看待自身工作的重要性，深入分析影響檔案管理工作開展的主要因素，在此基礎上有針對性地提出切實可行的解決策略和措施，通過這樣的方式實現事業單位的可持續發展。

一、檔案數字化的相關概述

所謂檔案數字化，主要是指在檔案管理過程中，利用多元化的方式方法對信息數據進行采集、整合，最終轉化為檔案的過程。值得注意的是，對于紙質檔案的處理通常是采用掃描設備對信息數據進行整合，科學合理的分解紙質檔案原件陣式中的信息元素，再將其直接轉化為電信號，同時將其輸入到計算機中，最終以圖像的形式進行呈現。從一定意義上來講，現階段，紙質檔案的數字化轉換主要有以下兩種模式：一方面，對紙質檔案進行掃描，并通過圖像的方式進行存儲，也可以采用OCR字符識別的方式直接將紙質檔案轉化為文本；另一方面，借助縮微膠片影像或相機拍攝的方式方法，將紙質檔案轉化為數字檔案。通過掃描紙質檔案并將其轉化為數字檔案的方式方法，在經濟成本上更具優勢，操作方式更為便捷，因此，檔案管理人員一旦完成數字化處理之后就應當第一時間對圖像文件進行存儲，通過這樣的方式快速高效地搭建起健全完善的信息數據檔案資料庫，為后期事業單位信息數據的快速檢索奠定良好的基礎。值得注意的是，為了實現這樣的目標任務，事業單位必須與時俱進，根據現實社會發展需求，合理運用現代化技術，有針對性的增加數字化管理體系的建設投入，提高信息化管理的水平質量。

二、事業單位檔案數字化管理的重要現實意義

現代科學技術的飛速發使得人們的日常生活和工作已經發生了翻天覆地的變化，各個行業、各個領域都借助信息技術實現了快速的創新發展，而事業單位是我國得以持續發展的關鍵和基礎，因此必須結合現實情況及工作需求，科學合理的調整優化工作環節、工作步驟及工作內容。對于檔案管理來講，數字化管理模式能夠切實提高管理效率及工作質量，快速實現不同信息數據的搜集、整合、歸納，從而更好的服務于人民群眾。當然，數字化本質上是利用計算機平臺、網絡平臺，結合現代化的先進的技術軟件對傳統的數據信息開展數字化管理。與此同時，事業單位應當根據數據的特征及存儲的實際需求，合理選擇軟件，加強對數據資料的整合分析。另外，檔案管理的數字化使得工作人員不再單純地使用紙筆進行辦公利用，網絡設備、計算機技術減輕了從業人員的整體壓力，不再花費大量的時間精力進行復雜、重復的內容處理，而是利用信息技術快速實現數據的整合、歸納、總結。由此可見，數字化管理是事業單位與時俱進，迎合現代社會發展需求的重要舉措，只有不斷革新優化管理技術管理模式，才能切實提高事業單位的信息化水平。

三、事業單位檔案數字化管理的現狀及面臨的主要問題

從一定意義上來講，隨著現代信息技術的靈活運用，事業單位也對檔案管理人員的專業能力、綜合素質提出了更高的要求和標準?，F階段，雖然大多數工作人員的檔案管理理念都發生了翻天覆地的變化，但在實際工作中，不僅僅要看到工作成果，同時也應當深入分析檔案數字化管理過程中面臨的諸多問題和不足。

（一）缺乏先進的辦公設備設施

現階段，我國大多數事業單位已經逐漸實現了自動化辦公，但仍然有大量的檔案管理設備設施過于陳舊老化，根本無法正常運轉，滿足檔案管理工作的日常需求。由于缺乏先進高效的檔案管理設備設施，使得事業單位在實際管理過程中可能會存在一定的不足和偏差，無法提升檔案搜集整合的效率質量，阻礙了整體工作進度。與此同時，部分較為偏遠的事業單位由于人手不足，內部檔案大量堆積，沒有專業人才對其進行分類整合。值得注意的是，一些安全防護措施根本不達標，缺乏一定的完善性和科學性，上述情況直接造成了事業單位的數字檔案管理工作與國家信息化檔案的實際要求相脫節，無法實現信息資源的快速整合優化。另外，事業單位內部人員檔案檢查工作過于單一，沒有引入先進的現代化的檔案設備設施，導致管理工作的質量效率無法得到有效的保證，同時信息數據的安全性、可靠性也有待提高。在這樣的背景下，辦公設備設施過于老舊會直接影響檔案管理的效率，事業單位必須對其引起足夠的重視，加強科學化管理，積極引入新型設備，這樣才能提高辦公效率及辦公質量。

（二）檔案管理標準缺乏科學性、有效性

從一定意義上來講，越來越多的事業單位已經充分地意識到數字化檔案管理的重要現實意義，也采取了一定的策略措施建設信息化工程，但從整體上來講，部分從業人員根本沒有全面詳細的了解事業單位數字化檔案管理的發展現狀、發展程度以及應當達到的管理效果。與此同時，事業單位沒有根據自身發展的實際需求制定出切實可行的、科學合理的數字化檔案管理標準，使得檔案管理工作在流程、步驟、環節上都存在一定的差異，尤其是檔案的編號、最終歸檔等環節存在諸多問題，無法實現連續性、科學性。

（三）缺乏足夠的安全管理意識

雖然現代信息技術及互聯網技術能夠切實提高檔案管理工作的效率質量，但長期以來，互聯網安全問題一直受到大眾的普遍關注，一旦受到黑客或病毒的攻擊感染，互聯網系統就會出現漏洞，而以互聯網技術為前提和基礎的檔案數字化管理也會面臨諸多的問題和風險，直接影響數據信息的安全性、可靠性。與此同時，現階段的檔案管理人員大多不是專業出身，缺乏必要的、專業的計算機知識，沒有梳理信息檔案管理的安全意識，導致在諸多環節檔案的管理均存在信息泄露的風險。

（四）管理人員的專業能力、綜合素質有待提高

檔案管理人員的專業性、高素質、高水平是確保事業單位檔案數字化管理工作有序開展的前提和基礎?，F代科學技術的飛速發展使得檔案管理工作的標準性、規范性不斷提高，事業單位在這樣的背景下應當嚴格按照數字檔案管理的實際要求及單位發展的現狀，有針對性的提高檔案管理人員的專業能力及綜合素質，搭建起健全完善、高素質、高水平的數字化檔案管理團隊，通過這樣的方式從多個方面、多個角度切實滿足檔案管理工作的實際要求。但據調查顯示，目前受多方因素的影響，事業單位在檔案數字化管理過程中對于人才的培養并沒有引起足夠的重視，專業人才嚴重不足，內部人員的更新十分滯后，現有的管理人員在專業能力上根本無法滿足實際管理需求，直接阻礙了事業單位的進一步發展創新。

（五）數字化檢索效率低下

據調查顯示，目前我國部分事業單位在進行單人信息的檢索時仍然采用人工檢索的方式，沒有全面貫徹落實計算機檢索處理，這樣的錯誤思路和錯誤方法導致單位內部信息檢索速度較慢，缺乏一定的準確性和科學性，同時也增加了工作人員的壓力，工作量顯著增加，導致檔案數字化建設缺乏現實意義。

四、提高事業單位檔案數字化管理效率的主要策略措施

（一）積極引進先進的、現代化數字檔案管理設備設施

不僅僅是事業單位，當前社會中所有的企事業單位都積極引入了數字檔案管理模式，購置了相應的現代化設備設施，而這一行為受到了大眾的廣泛關注和認可，其在一定程度上為人們的日常生活和工作提供了便利，同時也為數字化檔案管理的快速推廣奠定了良好的基礎，提供了發展契機。從一定意義上來講，事業單位的檔案管理工作不同于一般企業，其涉及到的內容是多元化的，在必要時需要同時處理多個復雜的信息數據，社會新聞、時事熱點、群眾反映內容都是事業單位檔案管理的主要內容，因此其面臨的信息數據是龐大的、海量的。在這樣的背景下，積極引入現代化先進的大型數字化管理設備信息系統是現階段解決上述問題的關鍵所在。為了切實提高整體工作效率，確保檔案管理的安全性、可靠性，事業單位應當基于國家相關法律法規，結合自身發展的實際需求，靈活利用資源優勢，搭建起現代化的、高效的數字檔案管理信息系統，對單位內部及外部的數據信息高效的整合優化，有效把控關鍵信息的存儲點安全，這樣的檔案管理方式能夠營造出良好積極和諧的工作環境、工作氛圍，同時促進事業單位檔案管理工作有序開展。

（二）創設健全完善的檔案數字化管理制度

管理制度的建設是數字化管理工作能夠穩步推進的重要基礎，也是一切檔案管理工作開展的依據。在這樣的背景下，事業單位應當充分立足于自身實際需求，結合現代信息技術的優勢價值，搭建起健全完善的檔案數字化管理制度，從真正意義上實現管理工作的與時俱進。第一，相關從業人員要按照國家相關制度及規范操作條例嚴格進行檔案數據的收集、整理、歸檔、錄入，確保每一環節、每一步驟都符合國家實際要求，實現檔案的統一管理，從源頭上對數據的真實性、可靠性進行把關；第二，檔案的調閱也應當遵循相關制度規范，盡可能減少信息泄露、信息篡改，息遺失等問題的發生。由此可見，數字化檔案管理制度的建設必須與單位的實際情況相符合，這樣才能實現管理的科學、合理、高效，提高事業單位的管理水平及管理質量。

（三）有針對性地加大檔案數字化建設的資金投入

檔案管理數字化系統的建設并不是一蹴而就的，事業單位必須投入大量的人力、物力、資金資源才能保證系統的正常運行。在這樣的背景下，數字化管理系統并不是按照統一的標準和要求進行建設的，而是要根據自身發展的現狀及希望達到的效果進行建設，相關的管理人員必須深入分析數字化技術及現代信息設備應用面臨的不足和困境，在此基礎上編制出高效的、科學的、合理的數字化管理方案及管理計劃，加大對先進技術的投入力度，通過這樣的方式為事業單位檔案數字化管理的有效開展夯實基礎。根據相關的實踐調查研究我們可以看出，現階段我國檔案數字化管理的設備設施主要分為軟件及硬件兩個主要模塊：一方面，對于軟件設備來講，事業單位在對其進行研究和使用時，首先應當考慮系統的兼容性；另一方面，對于硬件設備設施來講，則應當與時俱進，適當增加設備更新的投入力度，定期對已使用設備進行維護保養，這樣才能有效延長其使用壽命，提高管理水平。

（四）切實提高管理人員的專業能力及綜合素質

根據上文我們可以看出，檔案管理工作人員的專業能力、綜合素質直接影響著管理的質量和管理水平，尤其是對于數字化體系的建設來講，一方面，事業單位應當加大對在職人員的培訓力度，采用多元化的、高效的培訓模式、培訓方法，提升檔案管理工作人員的綜合能力，有效明確自身的發展優勢，確保培訓內容的科學性、合理性、全面性、實用性。例如，事業單位應當定期組織開展視頻會議、向內部人員發放學習手冊，以此普及檔案數字化管理的相關，內容形式、重點難點、技能技巧及注意事項等等。與此同時，在培訓過程中，應當有針對性地加入信息技術應用技能的培訓內容，使得管理人員在掌握扎實檔案管理相關內容的基礎上切實提高自身的信息技術運用能力，以此為檔案管理的高效開展提供可靠的人力資源。另一方面，事業單位應當對外積極引進高素質、高水平的檔案管理人才，為檔案管理團隊注入新鮮血液，切實提升數字化檔案管理隊伍的專業能力、文化程度。值得注意的是，在實際工作中，事業單位應當根據人才的結構及發展需要制定出切實可行的人員考核機制，定期對檔案管理人員的專業能力、綜合素質、技能水平進行考核評價，以此調動工作人員的積極性和主動性，實現檔案管理團隊素質的有效提升。

（五）提高檔案管理安全管理意識，建立保密制度

一方面，事業單位要根據自身發展需求加強檔案管理體系、網絡安全的建設力度，優化網絡體系及管理模式，有針對性的安裝殺毒軟件、防火墻，明確人員的訪問權限，通過這樣的方式確保信息數據的安全性、可靠性；另一方面，事業單位應當定期組織開展管理系統的軟硬件設備設施檢查維護工作，及時發現潛在的安全問題，并第一時間進行更新完善，以此提高檔案的利用效率。

（六）有效實現辦公系統和檔案管理系統的連接

眾所周知，事業單位的檔案管理工作本質上是為了更好地服務于日常辦公工作，因此，應當做好辦公系統與檔案管理系統之間的有效連接，在檔案管理模塊增設資料查詢功能，以此實現信息的快速檢索。同時，優化完善資源管理模式及管理手段，一方面，事業單位相關檔案管理人員應當基于歸檔、文檔一體化工作、檔案鑒定、保密管理、網絡安全等制度入手分析，切實提高數字化檔案管理系統的效率及質量；另一方面，事業單位所涉及到的檔案信息具有一定的保密性和特殊性，因此必須采用切實可行的策略手段，加強保護力度，這樣才能最大限度地發揮出信息資源的價值作用。

五、結束語

綜上所述，事業單位在進行檔案數字化管理過程中應當積極引進先進的、現代化數字檔案管理設備設施，創設健全完善的檔案數字化管理制度，有針對性地加大檔案數字化建設的資金投入，切實提高管理人員的專業能力及綜合素質，提高檔案管理安全管理意識，建立保密制度，有效實現辦公系統和檔案管理系統的連接。