石油企業檔案保密工作面臨的挑戰與對策

李芳珍

（中國石化銷售陜西石油分公司）

逐步擴展的石油企業，其涉及的業務范圍越來越廣，石油內部檔案在數量上或者種類上也逐漸增多，之前的石油檔案管理模式及保密模式無法滿足時代發展的需求，因此要逐步改善石油企業的檔案保密工作，更好地服務生產經營和改革發展。

一、石油企業檔案保密工作的意義

在如今信息化背景下，建設信息化企業是義不容辭的義務，石油企業是國有企業的重要組成部分，要密切關注自身的發展，不斷優化檔案信息化管理，更好地發揮自身作用。企業應該將信息資源規劃和統籌工作進行得更好，重視檔案管理工作，開發和利用石油企業信息資源，實現資源共享，同時改革和發展石油企業。

石油檔案管理工作分為檔案工作和保密工作，檔案工作和保密工作實質上關系密切，密不可分。從檔案的安全來講，包括維護檔案安全及維護檔案秘密。檔案工作與企業文化關系密切，作為企業文化的重要部分，體現了企業的精神文化和價值觀，作為企業員工如果只重視檔案工作而不重視保密工作，泄露了企業機密，造成重大損失，對企業的生存和發展會產生危害。只有檔案工作融合保密工作，才能使企業不必要損失降到最低。因此，檔案工作本身的客觀要求就是做好保密工作，檔案保密工作事關國家安全和企業發展利益，事關企業持續健康發展，做好檔案保密工作至關重要。

二、石油企業檔案保密工作的特點

（1）多樣化的保密內容。企業檔案保密工作的內容有國家秘密檔案和企業商業秘密檔案，這是國有企業與其他所有制企業的不同之處。如果企業是研制民用產品的，那么，檔案保密工作的重點就是國家秘密檔案，范圍較窄的涉及國家秘密檔案、相關人員較少，檔案也少，但是責任重大、承擔的風險也大、具有較高的要求。檔案保密工作的主要內容是企業商業秘密，包括企業科研、管理等方面，范圍較寬，數量較多，牽涉面較廣和工作量較大，每一個部門，每一個崗位，每一份檔案都涉及著企業的商業秘密。

（2）廣泛化的保密對象。企業檔案部門不僅承擔檔案管理任務，還擔任著技術圖書及技術資料管理等任務，其中最大的特點是制作技術圖紙、技術文件，流通及管理等。所以，企業檔案管理部門的管理內容有檔案、半現行文件及現行文件，為管理人員、技術人員及操作工人服務，對檔案信息、傳遞、使用及保存進行保密，明顯區別于地方上的綜合性、專業性檔案館。

（3）差異化的保密要求。根據企業檔案的門類，涉及秘密的種類不同，保密的要求也有所不同。依法管理涉及國家秘密的檔案，包括依法定密標密，根據法律進行保管及保護，按照法律對檔案的內容范圍、人員范圍及時間范圍進行限制。對企業的商業機密檔案進行分級管理，與國家秘密不同的是，對企業檔案內容、利用者身份及保密期限相對寬松，部分企業的商業秘密檔案、資料對企業內部人員是公開的，對外并不公開，如果是在不觸犯法律的情況下丟失、泄露商業機密，需受到企業內部制度的處理。

三、石油企業檔案保密工作面臨的挑戰

（一）管理制度不完善

石油企業在對檔案進行管理時，管理制度仍有不完善的、執行不嚴的現象發生，內部的監督制度也并不完善。例如，個別人員為使用方便，獨自保存應該統一集中歸檔和保存的資料，導致缺失。即使負責人層面已經清晰的認識了檔案管理的重要性，但在實際工作中，在進行企業決策時，檔案管理人員卻未參與，導致檔案管理人員對企業發展并沒有及時關注，相關人員工作時并不積極，工作也有許多不足的地方發生[1]。以“科學管理、規范管理、問題導向”為原則，結合新形勢下檔案管理工作實際，對檔案保密工作管理制度與業務標準進行系統梳理，形成規范檔案保密工作管理流程的制度體系。

（二）管理水平和保密意識欠缺

較為復雜的檔案管理工作，對相關崗位人員的能力和資格有了更高要求。部分石油企業檔案管理相關人員的工作能力和業務水平并不足以應付工作，缺乏創新理念。大部分工作人員只是單純的持證上崗，在面對密級高的文件時沒有足夠的水平去應對。在信息時代下，檔案管理人員的能力不能只限于處理紙面檔案和對計算機簡單應用上，還要具備網絡安全能力，及時解決系統漏洞和安全隱患問題的能力。保密檔案的職責不單單是檔案管理人員的，也是文件所有經手人員的，部門里的企業文件被隨意擺放，非必要人員的翻閱導致機密泄露的可能性也是存在的。萬物互聯的時代下，要對任意鏈條節點出現的信息泄露現象的可能性降到最低，所以要加強保密安全意識，清醒認知泄露信息的危害[2]。

（三）基礎設施有待增強

在信息化時代下，多方面因素影響了檔案資源的安全性，包括自然風險、人為風險、軟硬件技術風險等，影響了檔案管理工作的正常運行，使得信息的應用價值和參考價值降低。根據檔案資源信息，難以保證科學合理的決策。如今的管理設施有硬件和軟件組成，盡管部分企業對檔案管理更加重視了，增加了一些基礎設施，但檔案管理水平和檔案管理效率仍有空間，軟件系統需要進一步完善。

（四）保密與利用相沖突

不斷攀升的現階段數字化檔案的需求，使用檔案的人更希望由管理部門提供更加高效的檔案服務，在查閱和研究時更加便捷。另一方面，數字化資料的特點有傳播快、易復制及較廣的傳播范圍，然而石油企業檔案的審批流程既嚴格又漫長，使其不能做到當時借閱[3]。

（五）安全隱患時時存在

數據時代下的檔案管理工作分為內部風險和外部風險。首先，內部風險。檔案管理人員失誤的操作，對檔案資源信息的真實性及全面性產生了損害，影響了檔案資源的應用價值。其次，外部風險。因為缺失的制度影響了檔案管理的進度和質量，檔案資源存在失真、失全的隱患。同時，在現代化背景中，信息技術迅猛發展，使得網絡攻擊技術及數據竊取技術比以往更加先進和隱蔽，在收集和管理檔案資源的過程中存在安全隱患，普遍存在不以人的意志進行轉移的內外部風險。據此，相關單位必須建立檔案風險防控機制，將檔案風險的危害降到最低。就目前來說，部分單位對檔案風險防控機制并未完全建立和運行，檔案保密工作仍存在許多問題。

四、改進石油企業檔案保密工作的對策

（一）強隊伍建機制

現在的檔案管理要建設一個層次性強、技能強，且更多樣的復合型管理人才隊伍。企業要引進人才，壯大檔案管理隊伍，在檔案人員完成海量的檔案管理工作時，對檔案管理做到開拓創新，并攻克研究檔案管理難題，對檔案管理人員開展培訓及專家講座等，提高管理專業技能，解決檔案管理中的問題和難點，進一步完善石油企業檔案管理制度，細化風險管理責任，規范、有效開展檔案保密工作。例如，與國家相關文件要求結合，對保密制度及檔案安全資源違規處罰辦法進行規定，對各部門及工作人員的責任意識、檔案信息保密意識進行加強，從而有效保護檔案資源，在開展檔案保密工作時，可以借用騰訊、華為等項目風險模式進行調整和完善檔案資源安全管理制度、方案、措施，有效管控檔案的風險[4]。同時，將檔案安全納入公司HSSE管理體系，進一步健全人防、物防、技防相結合的檔案安全防范體系，不斷強化庫房、機房等檔案安全基礎設施建設。加強檔案保管、傳輸、數字化、利用服務等環節的安全保密管理，保障檔案實體和信息安全。建立檔案登記、傳閱、借閱、銷毀等有效的檔案管理制度。建立健全公文辦理流程，優化辦事程序，對涉密會議，嚴格審核參會人員范圍、資格，嚴格保密會議資料及會議紀要等。

（二）強化保密管理工作

為了保證檔案安全，密級管理限制是設置石油企業檔案的重要方式之一，深入研究檔案的密級，明確責任和權利，防止出現胡亂鑒定、遺漏鑒定及檔案管理違規事件的發生。例如，某油田公司的對外合作保密項目，檔案管理人員對相關檔案密級及查閱權限不清楚，經征得領導意見后，又同各部門進行討論和分析，明確密級劃分標準，在項目的檔案內設置相應的密級。同時，明確使用層級、保存時間及審批流程。在開展檔案保密工作時，要充分利用大數據、人工智能等先進技術，在先進技術的基礎上，提升檔案保密工作的質量和水平，使檔案信息被竊取、篡改及遺失的風險降到最低。利用云計算技術也可以進行檔案保密工作，備份、存儲及分析運用大量的檔案資源，優化檔案資源的存儲環境及管理效率。在日常管理工作中，利用在線備份技術可以將檔案備份到遠程數據中心，避免出現信息丟失現象。此外，嚴格執行“上網不涉密，涉密不上網”要求，辦公電腦和局域網脫離鏈接，安裝桌面安全系統，定期查毒殺毒，在要害部門設置涉密計算機、保密U盤。

石油企業要加強對重點人員及關鍵敏感崗位人員的保密培訓，對關鍵敏感崗位人員上崗審查、保密教育，定期簽訂保密協議。定期將保密工作、相關法規制度、政策、文件納入黨委中心組學習內容，熟悉《保密法》，觀看保密教育錄像片，通報重大泄密事件及處理決定，通過集中授課、播放宣傳片等形式對關鍵崗位人員進行保密教育。石油企業要完善用印審批手續管理，防范用印風險，確保用印安全、規范。嚴格網絡辦公、視頻音頻會議保密管理，加強涉密文件閉環管理，做好信息公開保密審查，嚴防失泄密風險。建立常態化工作機制，及時清理離職離崗人員所涉各類信息系統的賬戶及權限。各崗位人員要增強做好保密工作的責任感和使命感，克服“無密可?！薄氨Ｃ芘c我無關”等思想，樹立“保密就是保國家安全、保企業發展、促個人成長、促家庭幸?！钡纫庾R。

（三）加大投入基礎設施

重視檔案管理工作的第一步要考慮好是否有足夠的經費支持，現代企業的發展需求是否與檔案管理部門的基礎設施相符。石油企業庫房的建設要至少滿足5年以上的檔案保管，同時要優化檔案庫房環境，加大投入消防安全設備，提高實體檔案的安全性。加大投入軟件，對檔案管理實際情況不斷研究，完善檔案管理功能，與市場環境結合，不斷完善后續要求，強化系統安全防御功能，保證系統內檔案信息的安全。在信息時代，對于企業來說，領導要高度重視檔案管理工作，相關的管理團隊更要重視。從國有企業的石油企業角度看，要達到高產油效率和高經濟效益，首先要滿足民眾和企業的需求，使檔案的重要性得以明確并進行有效利用。因此，要足夠重視檔案管理工作，采用科學化的信息管理模式，建立數據信息庫，通過大數據技術分析檔案信息，了解企業中存在的問題，并按照生產需求及時對產量、產能等數值進行合理調整，使用更加合理的生產方式，提升生產效率，從而整體推動企業的發展和調整結構。除此之外，加大對檔案管理的資金投入，提供充足的經費，對信息化建設起到推動作用，使管理效率逐步提高。石油企業可以研究推廣即時通訊工具，防止使用外部即時通訊工具造成的失泄密隱患。

（四）二次利用相關檔案

激發檔案相關人員的潛力，整理、收集、保存并利用檔案，使其能夠貫徹管理的全過程。另一方面，檔案管理人員要從以往的管理型轉換為研究型，將原有檔案進行重新歸檔，發掘其中隱藏的資源，使石油企業獲得更新的數據，做到企業低投入、高收益。通過數字化技術轉化原始實體檔案，使其存儲于磁盤、軟件等載體，在檔案資料的完整性、真實性及清晰度得以保證的基礎上，進行數字化轉變，保證檔案使用的過程更加便捷和高效。同時，將數字檔案元數據的標準進行制定，在收集和管理檔案中減少重復、遺漏等現象，使數字檔案更加精準、真實，并對數字檔案進行歸檔和信息保密。例如，技術人員對涉密檔案信息系統首先進行設置，培養技術人員具有高度的保密意識，讓這部分人員轉換、傳輸及管理檔案數據工作，在應用數字化檔案中，不斷強化系統防御安全性能，利用信息安全技術、多重密碼技術、網絡監控技術等將數字檔案的安全防護級別不斷增強[5]。

（五）保障檔案信息安全

以往的檔案管理模式，相關管理人員根據檔案使用者的需求進行被動式的服務，館藏檔案的變化情況往往不會主動了解，在進行業務服務的提供時，檔案管理部門的數據會被大量積累，例如，檔案用戶信息，利用檔案需求等，企業利用構建的一體化數據分析，內容有檔案文本信息，數據信息及文件歷史信息，推到檔案使用者面前，包括企業的領導或職工，對檔案潛在的價值作用進行相對準確的預測，對檔案信息的價值進行充分發揮，將全新的檔案信息給領導和職工，關于崗位職責的信息也能及時推送，由以往的被動式服務轉化成主動推送式服務。除此之外，在進行信息推送時，檔案密級屬性及密件管理要求的因素也要進行充分考慮，對關鍵詞和標題等細節做到具體的密級確定檔案的使用年限，使檔案信息的安全性得到保證，避免高密信息的泄露現象發生。檔案員要負責各自管理活動中產生的各項檔案資料的搜集、整理、歸檔、移交工作，包括文字、圖表、紙質檔案，實物聲像檔案、獎旗、獎杯、證書、照片、光盤等資料。

五、結論

在信息化的時代中，對數字化檔案信息的建立更加快捷，采用的管理標準更加統一，規范檔案管理流程，實現閉環管理，提升檔案管理的整體效率與質量，對人事管理工作也有重要影響，方便了檔案管理工作的同時也為此帶來了挑戰，對此，要與時代特征和檔案管理工作相結合，將管理制度健全完善，做好檔案保密工作。