基于新檔案法視域下的檔案信息化管理原則及創新路徑

韓曉蕾

（山東省濟寧市兗州區人事考試中心）

國家重新修訂檔案法，旨在促進檔案管理的健康發展，能夠充分利用檔案，為社會主義現代化發展提供支持。特別是在新時代背景下，充分發揮出信息化技術的價值意義重大，而新檔案法的落實，開展檔案信息化管理是新時代下的必然要求，也是推進國家檔案治理現代化的重要基礎，對于打造法治化檔案體系意義重大。在新檔案法視域下，我們要對檔案信息化管理和檔案制度的相關內涵和意義有充分的了解，進一步推進了檔案制度的完善。

一、我國檔案法發展歷程及相關制度

（一）最初形成

在第六屆全國人代會上，正式通過了《檔案法》，這也標志著我國的檔案法從國家治理體系上有了明確的思路，對檔案相關的地位和義務進行了明確，規定了國家檔案的概念范圍，也明確了檔案的權利義務，為檔案管理提供了法律依據。檔案法的創立確定了內部組織系統和基本原則，劃分了檔案機構的體制、職責以及性質，并明確規定了檔案的流程業務，實現了有法可依。

（二）逐步完善

為了滿足時代發展的要求，國家在1996年第一次對《檔案法》進行了修訂，對新形勢下面臨的檔案工作和制度問題進行了改善，明確了檔案轉讓的限制，使國家利益和檔案所有者的利益得到了保障。對檔案館的職責有了明確規定，確?？梢詫⒆陨淼穆毮艹浞职l揮出來，并加強了對檔案部門的行政管理職能，對行政處罰權進行了規定，使檔案行政監督的責任及主體作用得到了明確。在2016年對《檔案法》進行了第二次修訂，對不屬于國家或社會有保存價值的檔案審批事項取消，包含的內容有：個人所有權、集體所有權以及其他等同作用檔案審批的轉讓或出賣，尤其是對贈送或買賣給國外組織的規定進行了嚴格要求，使我國檔案的利益得到有效保障。

（三）重大修改

在2021年正式實施的新的《檔案法》，重新完善了檔案治理能力和治理體系。首先，對檔案信息化法律規定有了明確要求。在提出的檔案信息化建設上，確定了網絡信息技術對檔案管理的重要價值，并加快了對檔案工作的轉型，盡快構建檔案信息化，確定了檔案信息化建設的方法、目標、要求以及責任主體。尤其是對于檔案數字資源共享、建設數字檔案館等要求有了法律依據，也使檔案管理制度更加健全。對檔案開放制度進行了嚴格要求，拓寬了開放渠道和形式，對開發責任追究制度進行了明確，有了更加健全的制度和體系，確保我國檔案信息建設的有序推進。

二、我國檔案制度發展現狀

（一）法律法規日趨完善

在新的《檔案法》中，對檔案收集和保管制度有了更加明確的要求，并對檔案材料的分類標準和適用范圍進行了規定，擴大了檔案收集的范圍。在新的檔案法中，有法律條文明確規定了檔案存放的單位和要求，對管理制度進行了改善優化，實現了合理存放，充分發揮出了檔案的使用價值。

比如，在本次疫情中，疫情檔案起到了非常重要的作用，國家也針對疫情突發事件檔案保管有明確的規定，詳細記錄了檔案的存取、移交等行為，降低了檔案泄露的風險，并制定了應急預案。

（二）檔案制度約束范圍得到拓展

在當前信息化時代下，電子檔案資源也變得越發豐富，開展檔案信息化建設也逐漸加大了投入力度，在近些年取得了非常顯著的成果。而且新的檔案法有了健全的法律法規，對各個層面進行了細致化要求。同時，為了確保檔案信息化建設的順利推進，要求各地方加大對檔案信息化的推進力度，并由技術層面和規范層面出發，規定了電子檔案的高效性應用和安全性存儲。

（三）檔案制度約束力逐漸加強

新檔案法中規定要遵循檔案義務和權利的統一原則，并規定了企事業單位、政黨、國家機關以及公民都有保護檔案的義務，并享有利用檔案的權利。檔案法最初的時候是為了維護檔案的基礎性義務，而新的檔案法中，在法律上明確規定了居民檔案的應用權利，并制定了相關制度。比如，檔案鑒定制度、檔案服務監管制度等，都是為了對檔案應用權利范圍進行明確。

三、檔案信息化管理原則

（一）規范性原則

在開展檔案信息化管理的時候，檔案人員要對數字化應用、軟件開發以及相關的硬件設施有充分的了解，在這一過程中必須遵循相關的法律法規。電子文件在整個運行周期內，不同的構成要素會隨著時間的變化而變化，需要根據不同的對象和個案進行規范化控制。對于電子檔案來說，必須要遵循規范的程序要求，在落實電子檔案管理規范中，其中一項關鍵內容就是電子檔案元數據的管理，要不定期開展記錄和審計工作。

（二）文檔一體標準化原則

作為檔案信息化管理的基本要求，在構建辦公自動化的時候要加強軟硬件設施的投入力度，并整合檔案的收傳及存儲，實現電子檔案與紙質檔案的同步歸檔。對于檔案館來說，要盡快搭建數字化平臺，確保檔案規范性發展，制定健全的標準規范，并利用信息化技術確保檔案在有序運轉，實現規范化、信息化和標準化的發展。

（三）歸檔雙軌制原則

在新檔案法中，對來源和可靠性有非常明確的要求，所有的電子檔案都要經過法定形成者的確認和授權。將紙質檔案轉變為電子檔案的時候，這一過程必須要遵循檔案歸檔的雙軌制原則，按照國家的相關規定要求兩者要同時歸檔保存。

（四）安全與實用性原則

隨著檔案信息化和數字化的深入，管理流程和方式也主要通過計算機完成，因為網絡的開放性，在管理檔案工作的時候可能會受到侵襲，這就需要相關人員加強網絡安全的保障工作，應用先進的保密技術，重點考慮安全保密原則。尤其是對于密級性高的電子檔案，要對內外影響因素充分考慮。除了做好網絡上的安全防護工作之外，對電子檔案的備份、存檔也要嚴格執行國家及地方規定，確保電子檔案的存放不會出現差錯。

（五）人才儲備原則

想要持續發展檔案信息化管理工作，需要有專業技術人才的支持。因此，檔案工作者對于計算機技術、電子文件管理技能、檔案專業知識要不斷學習。各單位也要加大對人才的培養力度，為其提供學習進修的機會，讓檔案人員及時掌握先進的技術和理念，不斷提升他們的綜合素養，樹立正確的價值觀和服務觀。

四、新舊檔案法在信息化建設上的差別

（一）增加了大量的信息化建設內容

在最新修訂的檔案法中，關于檔案信息化建設的內容增加了6條，主要包含的內容為電子文檔的運用和管理，旨在通過網絡技術、信息化技術充分發揮出電子檔案的價值，也為打造數字化檔案提供重要支持。尤其是在當前新形勢下，如果做好電子檔案的管理工作，在新的修訂中有明確指示。當前需要做的是對檔案信息資源利用渠道進行拓展，加大對檔案信息化建設的力度，盡快建立信息化服務平臺。

（二）消除了傳統檔案管理的弊端

在新時代檔案管理工作中，要充分利用信息化技術和互聯網資源，將新舊檔案管理的優勢充分結合起來，為檔案信息化建設發展提供重要支持。并以信息技術為基礎，搭建共享服務平臺，利用平臺為廣大的人民群眾提供健全、優質的檔案管理信息服務，擴展查檔區域，創新檔案管理方式和渠道，滿足用戶的檔案需求。

五、基于新檔案法的檔案信息化創新路徑

隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理和運用已經無法滿足新時代的要求，需要充分利用先進的計算機技術、網絡技術、信息技術等開展檔案信息化管理，豐富檔案內容，充分發揮出檔案的價值。

（一）相關部門要加強重視

檔案管理人員要緊跟時代發展的步伐，對檔案先進的管理經驗和技術有充分的了解，對自身工作的重要性有正確的認識，嚴格按照國家的法律法規和地方的規定要求開展檔案管理。相關單位也要對人員的信息化意識培育多加關注，定期開展檔案工作指導，讓其樹立良好的信息化意識?？梢酝ㄟ^舉辦信息化講座、思想教育大會的方式提升管理人員的檔案信息化建設意識，并使他們的服務能力和專業水平得到提升。相關部門也要對檔案信息管理軟件的開發利用多加關注，為實現單位辦公自動化系統與檔案信息化平臺的融合提供重要支持。

（二）打好信息化建設基礎

首先要做的是對工作標準進行統一，嚴格按照相關的法律法規學習檔案相關知識，對國內外的檔案信息化發展現狀有充分的了解，為規劃電子檔案管理內容提供支持。其次，按照計劃以及實際情況開展數字化檔案建設，使檔案使用效率得到提升。最后，對檔案室信息化設備設施進行健全，合理布置檔案室辦公區域，為確保檔案信息化建設的順利推進奠定良好的基礎。檔案人員在開展工作的時候，要貫徹落實《全國檔案信息化建設實施綱要》中的要求，結合新的檔案法明確電子檔案的適用范圍和要求，積極學習先進的信息技術，在檔案管理工作中融入進來，提高檔案的使用效率。

（三）健全檔案信息安全保障體系

想要確保數字化檔案資源的網絡安全問題，首先需要做的是對檔案源頭做好把控工作，對整個環節加強管理，制定健全的檔案信息安全保障體系。實際在開展工作時，要對電子檔案的存儲備份、歸檔、查閱以及修改全程進行監管記錄，并對存儲環境和設施不斷進行改進。其次是定期對檔案人員開展培訓工作，讓他們及時了解檔案安全設備的應用、安全保密知識以及法制條例，杜絕出現檔案買賣、泄密、失密事件。

（四）加大檔案人才培養力度

在信息化時代背景下，對于檔案信息化建設來說人才是最為核心的組成部分，對檔案管理質量和水平有直接影響。要求檔案機構要加強對人才的培養力度，根據新檔案法的指導要求，培養復合型檔案管理人員。在舉辦培訓活動的時候，可以通過舉行檔案信息化操作比賽、安全知識競賽等多樣化方式，激發出檔案人員的工作和學習熱情，不斷提升他們的綜合素養，也對檔案隊伍結構的優化有非常顯著的效果。如果單位業務部門比較多，需要管理的檔案內容繁雜，需要增加專兼職檔案人員，并安排相應人員到業務部門進行鍛煉，這樣對于檔案生成機制有一定的了解，可以為檔案信息化的推進提供技術支持。

（五）完善安全保密及監管機制

對于檔案信息化建設管理工作，政府部門要結合當地的發展情況，從法律法規層面制定健全的監管機制和安全保密制度。以此監管檔案人員的政治思想覺悟、技術能力，盡可能減少潛在安全風險對檔案信息系統帶來威脅。要積極引進先進的防火墻、安全防護技術，做好異地保存、數據備份工作，確保檔案得到妥善保護。

六、檔案信息化建設未來展望

在2019年修訂2020年1月正式實施的《中華人民共和國檔案法》中，對于檔案信息化建設的未來發展路徑有了明確指示。但由于我國的檔案信息化發展時間較短，實際在落實的時候出現了很多問題，需要根據新檔案法的規定要求制訂科學的管理目標，提升檔案人員的信息管理意識和信息化水平，加強信息化管理。各地方要結合自身的發展現狀，推行數字檔案館的建設工作，實現數字化檔案管理，這也未來檔案事業的重要發展指明了方向。

七、結束語

綜上所述，對于新修訂的檔案法，主要目的是滿足新時代的發展要求，三次修訂都是為了對檔案工作制度進行改進優化。實際在落實新《檔案法》的時候，要根據實際要求進一步細化規范要求，積極推動檔案制度建設，加強對檔案信息化建設的力度。充分利用先進技術和理念，確保檔案信息化建設的有序推進，充分發揮出檔案信息化的價值，不斷提高單位的管理水平，也為我國實現檔案治理能力現代化奠定堅實的基礎。

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信息化管理是指以信息化帶動工業化，實現企業管理現代化的過程，它是將現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合企業內外部資源，提高企業效率和效益、增強企業競爭力的過程。

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。