檔案庫房管理存在的問題及探討

■毛國蘭

一、引言

檔案是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案?！倍鴻n案庫房是各單位專門保存各類檔案的場所，其管理工作做得好與不好將直接影響檔案的安全，庫房安全則檔案安全，所以檔案庫房管理也是檔案管理工作的核心與重點。雖然檔案庫房管理工作看似簡單、容易，實際上專業性強，工作任務繁雜，需要靈活掌握相關的度，才能達到安全且高效的目標。目前，關于檔案庫房管理的計算機技術和現代化管理手段層出不窮，但是某些基層檔案庫房管理在一定程度上還存在著一些問題，不容忽視。

二、庫房管理規章制度問題及建議

規章制度一直是規范人類行為的標尺，也是規范管理的必要手段，檔案庫房管理工作也不例外。但是部分檔案館成立至今幾十年，卻仍舊沒有明確的檔案庫房管理制度，造成庫房管理行為無章可循，管理隨意性較大，規范化較差。

為了讓檔案庫房的各項管理工作有序且高效，建議各級檔案館在國家關于檔案庫房管理方面的法律法規和行業標準大框架下，盡快健全自身的檔案庫房管理相關規章制度體系。對于缺失的檔案庫房規章制度，盡快編制完成；對于不合時宜的檔案庫房規章制度，盡快修訂完善。在完善各項檔案庫房規章制度時，應充分考慮自身實際需要，使其具有切實可行的實際操作性。同時，檔案庫房管理規章制度應針對所涉及的對象形成一個完整的規章制度體系，應包含但不限于工作人員出入庫、檔案出入庫、檔案庫房溫濕度管理、庫房盤查、安全檢查、庫房保潔、應急預案等管理制度。建立和完善檔案庫房管理規章制度，細化庫房管理職責，能讓檔案管理工作有遵循依據。此外，制度、職責上墻，讓檔案工作人員知悉規范的流程，發揮制度的約束作用。

三、溫濕度問題及建議

檔案庫房是保存檔案的基地，也是維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質條件。但是，檔案庫房能否真正起到保護檔案的作用，檔案庫房的溫濕度條件是重要的先決條件之一?！稒n案館建筑設計規范》中規定檔案庫房的最佳溫度是14-24℃，最佳相對濕度是45—60%，并且晝夜溫差不大于±2℃，相對濕度差不大于±5%。只有在最佳的溫濕度條件下，才能既延長檔案壽命又能有效抑制蟲霉的生長。但影響檔案庫房溫濕度的因素有很多方面，故檔案庫房溫濕度很難維持在規定的范圍內。一方面，有些檔案庫房的設計和建筑結構不符合溫濕度控制要求，比如有的檔案庫房沒有設計過渡間，有的門窗密閉性較差，有的檔案庫房墻體未作加厚處理等。另一方面，有的檔案庫房配置了溫濕度自動記錄儀，可以實現檔案庫房溫濕度實時記錄，但是溫濕度自動記錄儀僅僅記錄數據，并不能實時調節和控制溫濕度，造成檔案庫房的溫濕度處于失控狀態。以北京某基層檔案庫房2021年11月—2022年10月（12個月）記錄的溫濕度為例，記錄數據按月統計如表1所示。

表1 2021—2022年溫濕度統計表

由表可見，單從溫度來看，一年中有五個月（5月-9月）溫度不達標，七個月溫度達標；單從相對濕度來看，一年中有九個月相對濕度不達標，三個月（6月中旬-9月中旬）相對濕度達標；綜合溫度和相對濕度來看，一年中沒有一個月是達標的。這樣的溫濕度環境，對于紙質檔案的保存來說，是非常不容樂觀的現狀。

鑒于溫濕度控制對于保存檔案具有極其重要的意義，因此應積極改變現狀。第一，檔案庫房建筑設計不合理的，建議盡量按照《檔案館建筑設計規范》要求進行必要的改造，比如檔案庫房沒有設置過渡間，可以加裝空氣幕或封閉外廊。檔案庫房門窗密閉性差，應提級（至少提高一級）改造等。第二，檔案庫房沒有自動調節溫濕度設備，建議加裝空調，或者按檔案庫房面積大小配置相應規格的除濕設備和加濕設備，并且調節設備應當適時開啟使用，實現溫濕度的合理調控。第三，在檔案庫房外圍可以種植植物，綠色植物不僅能起到降溫降濕作用，還能吸收太陽輻射、紫外線以及吸附灰塵、有害氣體等。

四、消防管理問題及建議

2018年9月巴西國家博物館，2019年4月法國巴黎圣母院，均在剎那間火光萬丈，造成的文化損失無法用金錢衡量，這也為檔案庫房的消防管理拉響警鐘。當前，由于各級檔案館資金、庫房大小以及重視程度不同，檔案庫房配備的消防設施也大不相同，有的檔案庫房門及緩沖間的門不全是甲級防火門，不符合消防要求；有的檔案庫房還是辦公區域的噴淋滅火系統，一旦發生火災將對紙質檔案會造成不可逆轉的損失。此外，有些檔案館有詳盡的應急預案，卻沒有定期組織檔案庫房應急演練，一旦火災發生，人員心理戰線容易崩潰，無法沉著應戰。

鑒于火災事故極強的毀滅性，建議各級檔案館嚴格按照《檔案館建筑設計規范》《建筑設計防火規范》等相關要求，在檔案庫房里配備完善的消防設施及設備?！稒C關檔案管理規范》(國家檔案局13號令)中第二十條規定：“檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備”[2]。因此，對于不符合要求的庫房門和滅火系統應盡快改造，檔案庫房門統一改為甲級防火門；滅火系統建議盡量改成高壓細水霧滅火系統或潔凈氣體滅火系統，以此減少檔案庫房的消防隱患。此外，建議檔案館定期組織檔案庫房消防應急演練，讓每一位出入庫房的工作人員都熟悉消防設備及設施的安全使用，爭取寶貴的搶救和逃生時間。最后，人、責任心和消防安全意識都是第一位的，只有充分認識到這些才能真正讓高科技且先進的消防設施發揮應有作用，確保檔案庫房的消防安全。

五、職業健康問題及建議

檔案庫房由于溫濕度的特殊要求，一般要求庫房門窗盡可能密閉，再加上為了防治蟲霉而投放殺蟲滅菌產品，這樣，長時間的空氣不流通會直接造成檔案庫房空氣嚴重污染。首先是放射性氣體——氡，氡是一種放射性惰性氣體，在通風條件良好的建筑物中，氡大多隨空氣流動而消散，但如果長期密封門窗，空氣中氡的濃度就會逐漸增加，形成職業健康隱患。其次，大多數檔案上面有粉塵、細菌、霉菌、塵螨等，長期接觸容易引起皮膚瘙癢。為了防治蟲霉而投放的各種殺蟲滅菌產品，也加重了檔案庫房空氣污染程度。最后，還有一些裝修材料散發出來的甲醛、SO2、三苯等，長期密閉造成聚集濃度較高，加重庫內空氣污染。以上種種，對于經常進出庫房的檔案工作人員來說，容易引起皮膚過敏、鼻炎、塵肺病、職業中毒等，嚴重影響其職業健康。

檔案庫房的空氣污染對人體的危害是長期緩慢的、逐漸積淀形成的，具有某些不可逆性，應當引起重視，研究解決辦法。為保障檔案工作人員職業健康，可以從以下方面入手。首先，為了改善檔案庫房的空氣質量，建議盡量做好檔案庫房內外空氣的流通，可以采取開窗通風，但要注意把握時機，只有在室外溫濕度和庫房內溫濕度相差不大，風力較小、空氣清新的情況下，才可以開窗通風，且一般只能小面積通風。其次，條件允許的單位也可以在檔案庫房內安裝新風系統來改善庫房空氣質量。最后，檔案工作人員也要多關注行業動態，進出檔案庫房時主動做好自我防護。這樣，既有利于維持檔案的最佳溫濕度，又有利于檔案工作人員的從業健康。

六、結束語

檔案庫房管理作為檔案管理工作的一個重要環節，需要各單位人力、物力、財力的鼎力相持。倘若涉及建筑或系統改造的經費不能一步到位，建議根據輕重緩急分批次申請經費。檔案庫房是檔案安全的底線保障，只有科學、合理、規范地做好檔案庫房管理工作，才能更好延長各類檔案的保存及使用年限，真正踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的光榮使命。