檔案機構檔案資政服務模式研究

■呂紅蘋

一、引言

隨著習近平總書記對檔案工作作出重要批示以及新修訂的《中華人民共和國檔案法》的實施，檔案資政服務方面的研究開始被關注，作為其核心的決策、渠道、現狀、功能、智庫開始探索并逐步深入，檔案資政的理論研究、實踐探索與未來進路的深度和廣度也在不斷發掘，對于檔案服務模式的研究也開始被關注，其主要涉及服務模式的轉變、挑戰、提升路徑等內容[1]。目前國內學者對檔案資政服務的研究主要立足于檔案資政的基本理論、實踐經驗、保障機制等三方面，首先是基本理論研究，包括檔案資政的概念、功能和意義等[2]；其次是保障機制研究，包含檔案資政的方式和資源建設等[3]；再次是發展策略研究，其中涉及檔案智庫、資源整合[4]等。

二、檔案資政服務模式的解構

（一）檔案資政服務模式的構成要素

1.服務主體

我國檔案館檔案資政服務的主體包括檔案機構和檔案工作者，檔案機構是指以國家綜合性檔案館為主體，同時包括機關企事業單位內部的檔案機構。檔案機構提供檔案資政服務平臺、技術和渠道，檔案工作者是檔案機構檔案資政服務的樞紐，是檔案資政信息的篩選者、數據挖掘技術的運用者、服務策略的實施者和政務信息的傳遞者。因此，檔案工作者需要具備前瞻性的思維能力、系統性的規劃能力和高效的行動力，以此來促進檔案資政服務的發展。首先，對于前瞻性的思維能力，檔案工作人員應及時掌握外部環境，在檔案行業發展的大趨勢和當前政策下，及時做出應對并預測公共決策部門的檔案信息需求；其次，對于系統的規劃能力，檔案工作人員根據公共決策部門的發展方向來策劃檔案資政服務方案，同時，規劃檔案政務信息的篩選、分配、傳遞和反饋工作，處理各項工作之間在人力、物力、財力上的分配問題，促進資政服務流程的循環進行；最后，對于高效的行動力，主要體現在檔案人員的主動性和專業能力。主動性包括主動挖掘館藏信息并對其深化利用，提高對檔案資政信息的識別度和敏銳度，向檔案機構主動爭取資源保障和對檔案資政服務的重視。專業能力是檔案人員高效行動力的支撐，檔案機構可建立職業準入制度，提高準入門檻，促進多層次、多類型的人才培訓和交流。

2.服務對象

服務對象即檔案資政服務的接受者，主要是指公共決策部門，其中主要包括政府機關、事業單位（國有事業單位和研究所）以及國有企業[5]。決策部門所需的信息來源越來越廣泛，除去政府系統所提供的資政信息外，對其他來源的信息需求不斷增長。檔案機構因其文獻檔案的豐富性和原始性，是公共決策信息的來源，也是公共決策系統的有機組成部分。

公共決策部門的決策需求主要分為戰略決策需求和戰術決策需求，戰略決策需求與國家的發展息息相關，且具有引領作用。公共決策部門所面臨的問題有些是長期性的、根本性的，而這部分風險需要根據戰略決策需求來處理。此外，有些問題具有一般性、非根本性特征，可運用戰術決策處理，比如處理普通項目某階段性流程。公共決策部門根據實際決策需求，在以往各方面管理活動中形成的檔案中進行分析和總結經驗，了解國家和各個地區某些重要領域的當前狀態、發展趨勢以及影響因子，以此來促進不同地區的發展方向和速度。同時，他們還需要了解一些國家某些領域的最新的、動態的監測情報，并預測某些領域未來發展趨勢[6]。

決策范圍包括社會生活的各個方面，從政治、法律、經濟、文化到與人們生活等，對經濟發展和人們生活有著重大影響，主要分為戰略決策和戰術決策。決策范圍包括一些具有指導性、限制性的戰略決策，這種決策多以政策的動態形式出現，例如對突發公共事件決策因其緊迫性和破壞性，政府建立了應急管理體系，確立了應急法律體系和機制，以便于緊急狀態下政策的頒布和執行。

3.服務內容

服務內容即檔案工作人員通過開發利用檔案信息進行專業化信息服務，將以往和最新的數據轉化為檔案信息，不斷發掘檔案信息資源并與實際信息結合，形成檔案資源，并向公共決策部門提供服務。檔案機構通過四種方式提供服務，首先，檔案咨詢服務，檔案機構根據實際需求為公共決策部門提供咨詢服務，例如檔案管理工作方面的指導，檔案內部管理系統的使用方針；其次，檔案需求服務，檔案機構在以往公共決策部門提供反饋的基礎上，了解公共決策部門的需求，確定基本服務策略，在內部館藏文獻中找到符合需求的檔案信息，把不規則的、多主題的檔案文獻資源轉化為有規律的專題檔案，為公共決策部門提供必要的信息服務，在此過程中檔案機構主動告知公共決策部門且不斷改進信息服務的方法和手段[7]。再次，檔案協作服務，檔案機構合理利用和協調各個單位的資源，與各類信息服務部門聯合起來，研究和開發檔案信息內容，為公共決策部門提供更為全面的檔案信息。最后，檔案網上服務，檔案機構通過網絡信息平臺來進行檔案網上服務，深度挖掘館藏資源，通過電子郵件、在線咨詢、視頻播放等形式向公共決策部門提供服務，最大程度上實現檔案信息資源的政務共享[8]。

4.服務策略

檔案資政服務的策略包括服務的主動性服務和服務手段的現代化。主動性服務是指檔案機構以當前公共決策部門的實際需求為準，預測各種檔案信息的價值，為決策部門積極提供檔案資政服務方式。檔案機構通過積極編研政務資料、不斷豐富并挖掘館藏資源、加快建設并適應檔案資政的信息服務體系、借鑒社會服務部門的經驗并設計流暢科學的服務流程、提高檔案工作者的綜合素質等方面來開展主動性服務。

對于服務手段的現代化的技術較為多樣化，檔案機構在傳統檔案服務的基礎上更加智能化。首先，在技術層面，檔案機構借助物聯網、移動互聯網、云計算、大數據等技術充分挖掘現有的文獻資源，利用物聯網收集技術、云計算處理數據、移動互聯網傳輸技術、大數據挖掘技術。檔案機構在關注不同公共決策部門不同的決策需求、提高資政服務的精確性和共享性的同時，在一定范圍內建立檔案資政資源服務的共享網絡，向公共決策部門提供更智慧化、便捷化的服務。其次，在途徑層面，檔案機構積極交流各檔案部門的經驗、設計科學合理的服務規范，充分利用內外部的技術和智力資源，從根本上提高檔案資政的服務質量。

（二）檔案資政服務模式的要素結構

檔案資政服務模式的要素結構的四個要素是一個整體性的綜合服務系統，各個要素之間既相互獨立，又相互依存，具有系統性和獨立性。具體如圖1所示。

圖1 .檔案資政服務模式結構

從整體來看，檔案資政服務模式的資源整合和開發利用功能和輔助決策功能貫穿于檔案資政服務模式的各個環節，為公共決策的制定提供支持和服務，推動檔案資政服務能力的提升。在這個整體中，檔案機構根據主動服務和現代化手段向公共決策部門提供服務策略，以進行多樣化的服務。在這個過程中，服務策略和服務內容深度融合，服務于檔案資政全程。

從個體關系來看，作為檔案機構的服務主體是檔案資政服務的提供者，是服務模式的起點，是整個過程運行的重要依托者；檔案資政服務模式的功能是其他要素的源動力，貫穿于各個要素運行的過程中。服務策略是在整體功能的基礎上，與實際結合形成的服務手段，與服務內容相輔相成，決定著服務內容的表現形式，是采取一種或多種檔案服務形式、高效提供檔案服務的關鍵。服務內容在上一層次的影響下，提供著檔案咨詢、需求、協作和網上服務，是檔案資政服務模式體現的重要一步，連接著上一層次的策略，承擔著對檔案的儲備資源以不同形式表現出來的任務，是檔案資政服務模式的核心和實現檔案資政服務目標的重要路徑，是檔案儲備資源輸出的重要保障。服務對象是公共決策部門，是服務的接受者，是檔案資政服務模式中的最后一環和關鍵主體，是檔案資政服務的實用性和滿意度的重要反饋者。

（三）檔案資政服務模式的功能

1.資源整合和開發利用

隨著檔案資政服務的研究不斷深入和研究范圍的不斷擴大，檔案信息量不斷增多、種類復雜、數據真實性要求變高、服務需求不斷提高，檔案資政服務模式下資源整合和開發利用功能產生了重要的作用。第一，從部門合作層面看，檔案資政服務模式促進了多部門間的通力合作，不同層級間的檔案機構跨館合作，以公共決策部門需求為導向，挖掘、聚合、重組檔案信息，成為新的政務信息，確保向公共決策部門提供檔案信息。第二，從資源整合層面看，檔案資政模式可以有計劃、分階段、分步驟促進檔案資源整合、部署資源整合框架，形成覆蓋全國、統籌利用的數據整合平臺，構建全國政務檔案信息資源的內部共享體系，實現跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務的協同管理和政務信息共享服務。檔案資政模式的不斷運行加速了檔案資源的智能化檢索，促進了聯合開發和異地檔案資源的整合，數據庫中包含的內容可供公共決策部門進行在線全文閱讀，節約了大量的人力成本和時間成本。同時數據之間的關聯使得政務檔案資源打破了傳統的館藏形式，它通過互聯網之間進行瀏覽和分享，深挖政務檔案資源間的關系，進而促進有共同點的政務檔案資源間的高度融合，甚至產生新的信息，進一步滿足公共決策部門的檔案需求。第三，從數據開發層面看，檔案資政服務模式的運行會進行檔案資政信息的情報檢索，捕捉潛在的可用資源的有效途徑，以此來提高檔案資政信息的準確性和政務檔案的利用率，并且在反復搜索利用的基礎上得到此前呈現出的數據，并以這些數據的內在特征作為依據，重新有針對性的提取并開發出新的數據，以此來向公共決策部門推送新的政務信息數據，擴大政務檔案信息的查找范圍。

2.輔助決策

輔助決策即根據檔案資政的服務需求，將檔案信息資源轉化為知識，向公共決策部門提供知識參考。首先，在信息決策系統上，統一檔案資政信息的基礎操作流程，建立智能輔助決策系統，構建基于知識圖譜技術的智能創新圖譜中心，梳理不同政務檔案之間的有效關聯并且發現其內在的規律和知識，實現信息、知識的高度聚合和充分傳遞與共享，為檔案資政服務提供一種新的進路。其次，在信息加工上，梳理、總結公共決策部門的常規性行政檔案得出規律性的信息，對檔案歷史信息、案例信息和方針政策信息進行加工、整理和提煉，形成具有參考作用的決策知識，提出警示和危機參考，促進公共決策部門做出高質量決策。最后，在信息推送上，運用主動性、引導性的信息推送方式促進檔案信息的高效利用，在當前信息化的前提下進行有針對性的檔案信息服務，使檔案資政服務與公共決策有效融合。

三、檔案資政服務模式類型分析

檔案資政服務模式在全國范圍內有著一定的發展，檔案資政服務模式不同于傳統的檔案服務模式，具有明確的服務主體。目前檔案資政服務模式主要按四種不同標準進行分類：一是提供檔案資政服務的主體不同，二是服務的對象不同，三是服務方式不同，四是服務技術不同。筆者以服務方式不同為標準，對檔案資政服務模式的類型進行研究。

（一）檔案編研

檔案編研是指檔案工作者通過整理檔案機構的各種資料和文獻，按一定的專題編輯成書，向公共決策部門提供真實、權威、客觀的信息。當前檔案編研工作存在三個方面的問題，首先，檔案內容和來源的多樣化增加了檔案工作的負擔，由于程序繁瑣和各方面條件的限制、案卷數量龐大；其次，檔案資政編研成果的載體形式單一，其載體形式主要由紙質材料構成，匯編形式主要包括年鑒匯編、文件匯編和大事記等；再次，檔案工作者自身素質的不足，政務檔案編研人才隊伍專業性的落后和能力的欠缺，在編研工作中能否熟練的掌握并運用現代化的技術是值得商榷的。

對于這部分不足，首先，編研工作由獨立編研逐漸轉變為多元合作編研，檔案機構在開展政務信息編研工作時可由原來的獨立編研調整為合作編研，積極與外部圖書館、企事業單位、科研院所合作[9]，完成檔案資政信息的多路徑獲取，以多渠道的獲取方式減輕編研政務檔案的工作量。其次，利用新媒體平臺展現公共決策部門所需的編研成果，以現代化的方式展現編研成果，例如，檔案機構利用微博、微信、專門的APP向公共決策部門呈現出多樣化的載體形式。再次，建設規范化管理的檔案編研隊伍，完善檔案編研隊伍的專業化培訓，培養多層次、多類型的政務檔案編研人才，逐步跟上現代化檔案資政信息的編研工作的步伐。

（二）撰寫檔案資政報告

檔案資政報告是指以歷史為依據，向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關詢問的公文，并針對管理和決策的某個方面的問題向公共決策部門提供書面建議[10]。其中，檔案機構撰寫檔案資政報告的規范性和重視程度、檔案機構是否有針對性的撰寫檔案資政報告、檔案資政報告是否具有時效性這三個維度需要檔案機構有一定的發力。

首先，從源頭上制定一系列的標準和規范來完善檔案資政報告的撰寫流程，在此標準的基礎上分階段、有序的分配檔案資政報告中查找、篩選、編撰、移交的各個環節，構建與公共決策部門相適應的檔案資政報告撰寫流程。其次，找準檔案資政方向，及時了解公共決策部門的中心工作和決策者關注的重大問題，有針對性的撰寫檔案資政報告，提高檔案人員對中央有關文件、省委經濟會議和政府工作報告的核心思想的領略。再次，檔案人員應認清形勢、了解社會熱點，公共決策部門每個時間段都有不同的工作重心，檔案信息需求側重點也會隨之改變，在此基礎上迅速做出反應、組織檔案人員編寫檔案資政報告。

（三）建立檔案智庫

檔案機構智庫是指檔案機構利用館藏檔案優勢、信息資源優勢、專業技術優勢，對知識、思想和技術研發生產，從而向公共決策部門提供專業決策咨詢服務的檔案服務機構。檔案智庫作為一種專業性智庫，是以涉及檔案領域的戰略問題和公共政策為主要研究對象的研究咨詢機構。當前檔案智庫的發展存在著高質量檔案資政智庫和研究成果數量較少、檔案智庫參與公共決策咨詢缺乏系統性路徑、管理方式和人才骨干相當欠缺等三個維度的不足。

首先，制定資政智庫建設的政策性文件，進一步明確檔案資政智庫的定位、功能、指導思想和保障條件，為檔案資政智庫建設提供政策基礎，檔案機構根據有關政策性條例和實際狀況建立高質量檔案智庫。根據檔案資政智庫建設的實際需求，各級檔案機構加大智庫人員在編制、經費、辦公設備方面的保障，激勵智庫人員研究成果的產出。其次，各級檔案機構資政智庫為傳達資政信息建立專門的報送渠道，確立檔案資政智庫的對接機構和有關人員，設立檔案資政信息向上傳遞的郵箱、公文信箱和審批流程，同時公共決策部門向智庫提供反饋信息，促進資政流程的高效傳遞和研究成果的產出。再次，爭取各類社會信息資源，建立多類型、專業化的人才培訓基地，促進政策研究人才與檔案智庫人才的交流，利用政策研究人才的視角參與檔案資政智庫的管理，引進高素質的政策研究人才加入到檔案智庫的建設研究。

四、檔案資政服務模式創新發展的對策建議

（一）創造技術平臺

創造技術平臺涉及建立檔案智慧管理平臺和檔案智庫合作平臺。首先，智慧管理平臺通過大數據、物聯網、云計算技術，對檔案政務信息整合、挖掘并進行智能化管理，從中解析信息、提取信息，向公共決策部門提供更全面的政務信息共享服務。在智慧檔案管理工作中，通過對各類檔案中的信息處理與感知，為公共決策部門提供智慧管理、智慧決策和信息支撐。檔案機構利用該平臺擴大線下檔案資政服務的自助范圍，加強公共基礎部門自助查閱、自助搜索等服務，同時推送動態定制式服務。

其次，檔案智庫合作是指以同一區域、研究主題或行業性質為依據，多個檔案機構之間或與外部機構協同合作，如館際合作、校企合作、館企合作等，基于此建立更廣泛的區域性、國際性合作，實現不同機構的資源聯通、數據共享與知識交流，利用綜合性資金、智力與技術支持，充分發揮合作機構內各項資源優勢，深層次 的挖掘檔案政務信息，共同致力于檔案資政服務的發展，如中國社會科學院和上海市人們政府共同創建的上海研究院[11]。檔案機構間與外部機構進行信息交流并充分挖掘檔案信息，擴大信息獲取與分析的范圍，促進內外部機構間的合作、檔案政務信息的共享與利用和異地查檔、跨館服務等。

（二）建立信息資源合作體系

信息資源合作體系是指建立不同檔案機構之間的各種合作、協作、協調關系，利用各種技術、方法和途徑，開展共同揭示、共同建設和共同利用信息資源，以最大限度的滿足公共決策部門的信息需求的全部活動。信息資源是開展檔案資政服務的基石，在合作化的基礎上不斷提高檔案資政服務的效率和質量。根據合作范圍和規模的大小，包括檔案機構與高校之間的戰略合作、不同層級之間檔案館之間的合作以及同一區域內檔案機構之間的合作。例如浙江省檔案館與中國人民大學信息資源管理學院簽訂全面戰略合作協議，南昌市檔案局、市檔案館與市城建檔案館聯合交流合作，長三角地區之間檔案館之間簽署的合作協議。

首先，加強館際交流合作，搭建檔案信息共享平臺。采取區域內檔案館際交流、不同區域內檔案館際交流，具體合作方式涉及共同承擔研究項目、檔案信息資源數據庫異地存儲，檔案政務信息復印件甚至原件等交互使用等。檔案機構間相互交流，實現檔案政務信息資源的共享和雙贏，其次，檔案機構間互相指導和進步。樹立國家檔案政務資源建設的大局觀，與當地檔案機構建立政務信息聯系和交流的渠道和平臺，加快檔案資政信息的傳遞效率。對檔案資政工作較為欠缺的檔案機構提供具象化的指導和扶持，以局部檔案資政服務的良好發展推進整體檔案資政服務體系的建立。

（三）加強政府機構的信息需求分析

信息需求分析是指對公共決策部門所需的信息內容、信息范圍進行統計分析，針對這政府機構面臨的關鍵問題和熱點問題，主動提供服務，促使最終決策的形成。分析公共決策部門的信息需求是檔案資政服務合作的出發點和歸宿，它對檔案機構所提供的服務內容和策略有很重要的影響。首先，建立信息反饋機制。與公共決策部門的領導建立聯系，征詢公共決策部門人員的意見，匯總后不斷改進。同時在檔案機構內部建立較穩定的信息咨詢隊伍，了解公共決策部門的需求和意見，點對點的做好各項信息咨詢服務；其次，挖掘信息需求。利用現代化信息手段開展定制服務，跟蹤和分析公共決策部門的信息需求，對公共決策部門的信息需求進行細分并預測其潛在需求，充分挖掘內部信息間的聯系掌握和分析公共決策內部信息部門與其他信息服務機構的信息服務合作，借此分析公共決策部門的實際信息需求；再次，加大服務力度。提供主動服務、知識服務，深入分析檔案內容，提煉核心檔案信息，引導公共決策部門利用檔案機構的信息服務。