勇做團隊作戰的急先鋒
——開展檔案數字資源歸集共享試點工作的幾點做法

朱寶生 周友泉/紹興市上虞區檔案館

按照習近平總書記關于檔案工作“三個走向”重要批示精神，一年來，紹興市上虞區檔案館統一思想，統籌兼顧，扎實開展省檔案數字資源歸集共享試點工作，已向省檔案數據共享中心平臺歸集婚姻、出生醫學證明、土地承包、山林延包、移民、知青、公證、不動產等民生檔案全文數據135.7萬件、開放檔案13.2萬件、疫情防控和脫貧攻堅專題檔案數據2.6萬件、音視頻檔案7.1萬件，公開出版的編研成果數據20條，網上展廳數據5條，鎮館之寶數據2條等，得到省檔案館的充分肯定。我們通過強化“四力”，較好地完成了試點任務。

1 放下顧慮，統一思想，強化試點推進定力

1.1 提高站位，充分認識試點工作的重要性。在省檔案館提出檔案數字資源歸集共享試點計劃后，紹興市上虞區檔案館充分認識到數據歸集共享既是落實數字化改革“制度重塑、流程再造”“打破壁壘、一貫到底”“共建共享、服務民生”要求，實現全省檔案工作一盤棋發展的需要，也是提升地區檔案數字化水平的重要機遇。為此，在紹興市檔案局、檔案館的支持下，主動提出試點申請，成為6家試點單位之一。

1.2 形成合力，通過多種形式宣傳試點意義。確定試點后，在區分管領導的協調下，得到改革辦、財政局、大數據中心等部門在資金、項目和技術上的大力配合。同時，檔案館內部也多次召開專題會議，統一思想，明確數據歸集共享工作不是做不做的問題，而是怎么做，怎么做得好的問題。全館上下形成了強大的試點合力。

1.3 落實責任，形成層層負責、分工精細的責任機制。在充分認識試點工作意義的同時，我們將數據歸集工作作為一項持續的、長期的業務工作進行通盤考慮，形成了館長抓總、分管副館長具體負責、信息技術科具體實施、各科室協調配合的共享數據歸集長效機制，建立了信息技術科科長提出申請、分管副館長審核、館長審批同意后由數據中心管理員上傳省平臺的數據歸集流程。通過明確的責任、完善機制，扎實推進檔案數據共享歸集工作。

2 守好底線，確保安全，強化數據清洗能力

2.1 科學把握數據數量、質量和安全之間的關系。數據的數量、質量和安全是數據歸集共享的一個核心問題。數據量少，就形不成檔案大數據，利用效果就差；數據質量差，會出現數據無法利用或利用錯誤的問題，共享效果就差；數據涉密或涉敏，就會引發數據安全事故。為此，在試點過程中堅持全量數據歸集和全量數據質檢同步推進，數據共享歸集和數據安全兩條腿齊步邁進的原則，既做到歸集的數據就是可用的數據，又做到共享的數據就是安全的數據。

2.2 科學制定數據上傳的實施計劃。為確保試點任務能按時高效完成，注重把牢數據上傳節奏，嚴格按照試點工作時間節點，做到計劃先行，按步推進，形成《浙江省檔案數據共享中心數據匯交臺賬》，明確歸集數據的類別、名稱、館藏數量、平臺上傳數量以及詳情說明，確保試點工作底數清、情況明、問題準、措施實。一是摸清底數，確定歸集檔案的門類、全文數字化情況；二是細化歸集檔案的條目數量、全文數量；三是科學篩選，確定歸集數據的優先級別；四是分批上傳，確保質量好、條目著錄齊全、OCR識別正確率高的數據優先上傳。

2.3 科學做好上傳數據的安全檢測。這次歸集的開放檔案數據涵蓋了各個歷史時期的館藏檔案，涉及大量的文書檔案，由于早期檔案數字化掃描質量較差，開放審核標準不統一，審核結果為開放的文書檔案中可能存在不宜共享的數據。對于數據中可能存在涉密、涉敏問題，采用人機結合的方式，對擬上傳的檔案數據進行涉密、涉敏自查。一方面向區保密辦購買專用涉密文件檢測工具，通過軟件工具進行涉密檢測；另一方面專門落實2名員工，對檔案數據進行人工檢測。通過兩次篩查，確保了上傳數據的安全可靠。

3 主動求教，提升業務，強化處置應變能力

3.1 堅持多問，主動求解。通過網絡和系統平臺向省檔案館歸集數據，由省檔案館通過統一平臺主動為社會群眾提供檔案數據，對于各地檔案館都是首次，在全國也屬于先行先試，碰到問題屬于正常情況。為此，在試點過程中，堅持實事求是，遇到問題想辦法主動求解。碰到標準把握不準、系統操作不順、上傳數據異常等問題，一方面加強與其他試點單位聯系，共同探討解決辦法；另一方面主動向省館領導和技術專家咨詢請教，提供技術幫助。

3.2 科學篩選，穩步推進。檔案數據歸集的源頭是館藏檔案數據，而館藏檔案數據存在質量不一的問題，為解決好這一問題，必須做好擬歸集檔案數據的甄別和篩選。如在編研成果數據歸集中，初步篩選的編研成果有118種，這些編研成果質量不一，價值不一，有些編研成果在組織文字材料時比較麻煩。為此，根據實際，確定以公開出版為標準，階段性歸集20種編研成果，在“浙里檔案”展示時，取得了較好的視覺效果。

3.3 綜合研判，提升業務。業務標準、業務規范是數據歸集工作的保障。如在傳統載體檔案移交接收中，我們完善了移交接收辦法，在實體檔案移交接收中前置檔案數字化成果移交，將檔案數字化成果檢查置于檔案實體檢查之前，為今后的數據歸集工作積累了豐富的檔案數字化資源。為確保開放檔案數據歸集的數量和質量，我們按照最新的檔案開放審核辦法，舉辦了專題業務培訓，組織全館力量重新對1949-1989年之間開放檔案進行復核，系統性地解決了較早時期檔案開放審核工作中存在的以卷為單位審核所帶來的問題，保證了開放檔案數字資源歸集的質量。

4 統籌兼顧，數字賦能，強化數據匯集實力

4.1 搶抓機遇，加快形成數字檔案資源體系。牢牢抓住試點機遇，統籌兼顧，快速推進檔案數字化改革，搶抓檔案數字資源建設。實施350萬頁的檔案登記備份數字化成果采集，進一步完善17種針對性較強、實用性較高的檔案專題數據庫，加大行政權力事項電子檔案和電子公文檔案的接收力度，開展公共資源交易中心建設工程電子招投標文件的在線歸檔，快速形成了適合數字化改革需要的數字檔案資源體系。

4.2 深耕細作，提高檔案AI輔助開放審核組件功能。為提高館藏檔案開放審核效率，在完成省檔案局“兩組件一應用”試點建設的基礎上，繼續優化檔案AI輔助開放審核組件，形成開放審核流程標準，建立檔案館和檔案形成單位線上聯審通道，開發檔案開放審核數據跑道，通過AI輔助提高檔案開放審核效率，完成了館藏滿25年共150萬件檔案的開放審核工作。

4.3 放眼未來，不斷夯實檔案數字資源歸集共享基礎。在全力完成試點任務的基礎上，科學謀劃數字化改革項目，夯實檔案數字資源歸集共享基礎。一是加快對館藏利用頻率高的民生檔案歷史數據的清洗工作，分批次推進民生檔案數據庫目錄字段校對、補充和完善，建立利用價值更高的檔案專題數據庫。二是實施區不動產業務系統電子文件歸檔和管理國家級試點，推進智慧檔案綜合政務服務系統與業務部門自建系統的歸檔功能對接，加快推進區無紙化辦公系統電子公文歸檔進程，扎實做好政務服務事項電子化歸檔，不斷提高電子檔案在館藏檔案資源中的比重。三是抓好智慧檔案綜合政務服務系統的升級改造，加快設備更新換代和系統用戶向行政村、社區的延伸覆蓋，不斷優化系統功能。

下一步，紹興市上虞區檔案館將繼續按照省檔案館的統一部署和要求，真抓實干，奮勇爭先，匯集更多、更好、更強的檔案數字資源，為“浙里檔案”增光添彩。

紹興市上虞區檔案館業務系統