檔案信息化建設助力公立醫院高質量發展

摘 要：十九屆五中全會提出，“十四五”時期經濟社會發展要以提升質量為核心。公立醫院是中國醫療服務體系的主體，公立醫院改革質量將直接影響到群眾能否獲得高品質、安全可靠、高效率的醫療。隨著科技的飛速發展，紙質檔案逐漸向電子檔案過渡，電子檔案的應用極大程度地提高了檔案信息的共享度和利用率，也能有效地保障原始紙質檔案的安全和完整。大數據時代下，如何進一步加強醫院檔案信息化工作成為亟待解決的問題。本文分析當前阻礙公立醫院檔案工作高質量發展的管理理念滯后、保障性制度不完善、信息系統利用率低、專業人才力量薄弱等問題，并提出了相應的對策，旨在促進醫院檔案事業健康有序發展。

關鍵詞：檔案；信息化建設；公立醫院；高質量發展

《中華人民共和國檔案法》第三十五條規定，各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。隨著歷史變遷，那些歷史悠久的公立醫院的紙質檔案已經變得泛黃、損壞嚴重，記載的信息內容模糊不清，影響了檔案信息的完整性。通過將紙質檔案轉化為數字檔案，不但極大地改善了檔案的保管質量，能夠幫助其長期保存，還能有效提高檔案信息的利用率。因此，加快推進醫院檔案信息化建設勢在必行。

1 醫院檔案信息化建設的重要意義

國家衛生健康委體制改革司司長許樹強在2022CHINC上提出：“將信息化全面融入公立醫院高質量發展?！边@是衛生行政部門首次公開使用這一表述，該表述肯定信息化建設之于醫院發展的巨大價值，為醫院的信息化建設指明方向。國務院辦公廳印發的《關于推動公立醫院高質量發展的意見》提出，將信息化全面融入公立醫院高質量發展，強化信息化支撐作用是公立醫院高質量發展的重點任務和建設目標之一。部分醫院已經開始嘗試實施信息化管理，從而有效地改變了傳統的人工管理模式，實現了各項業務流程優化與再造，使得醫院內部各項資源得到合理配置，降低了運營成本，提高了效率。

1.1 加快檔案信息化建設，是提升醫院核心競爭力和服務管理水平的有效手段之一

為了加快推進醫院高質量發展，醫院需要建立健全現代醫院管理體制機制，實現精細化管理模式，這就要求各部門之間相互配合，形成合力。加快檔案信息化建設，是提升醫院核心競爭力和服務管理水平的有效手段之一[1]。通過實施檔案信息化，可以有效地整合和共享檔案信息資源，使其具備系統性、有效性和可共享性，從而拓展檔案資源的應用范圍，讓檔案事業跟上社會信息化發展步伐。

1.2 檔案信息化豐富檢索手段，提高檔案利用效率

通過實現檔案信息化科學管理，可以利用關鍵詞進行檢索查詢，就可以快速準確地找到所需檔案資料，這樣既方便又快捷，大大減少了查找時間，提高了查閱效率；另外，通過建立數據庫，可以隨時隨地調取相關資料，滿足不同用戶需求，真正做到讓檔案活起來，充分發揮出檔案應有的價值。通過構建檔案信息管理平臺，可以打破過去封閉式的管理模式，實現跨區域、跨機構的協同辦公，改變原有各自獨立運行的局面，形成一個統一開放的網絡環境，便于及時獲取最新最全的檔案資料，為領導決策提供強有力的支持，同時也可以全面提升醫院整體形象，擴大知名度和美譽度，樹立良好口碑，創造更高效益。

1.3 實施檔案信息化，可以更好地保存和管理檔案信息資源

眾所周知，紙質檔案容易受到外界因素干擾而出現破損或者遺失現象，尤其是年代較為久遠的紙質檔案，一旦發生意外很難恢復，甚至永遠無法找回。隨著醫院建設和高質量發展的不斷推進，檔案資料需要采取信息化處理，以電子文件的形式進行收藏、管理和利用，以有效避免由于紙張特殊性而導致的管理成本高、使用效率低、原件容易損壞等問題[2]。

2 醫院的檔案信息化建設面臨的挑戰

2.1 檔案管理理念滯后

目前大多數醫院管理者對檔案資源的重要作用和社會價值沒有足夠的認識，大多數管理層將過多的精力放在醫療主營業務上，忽略了檔案管理信息化的重要性和實用性。部分醫院尚未設立專門負責檔案信息化建設的職能部門，或者即使設置了這一部門，但職責權限不夠明確，人員配備不到位，不能完全勝任本職工作，使得該部門形同虛設。一些醫院領導認為檔案管理工作簡單，也就是收、管、存，忽視檔案信息化建設的長遠意義，不愿意花費過多資金用于購買先進設備及軟件開發維護，最終導致檔案信息化建設停滯不前。另外，基層檔案管理人員也受到上級不夠重視的影響，很難正視自己的工作，工作的積極性不高，管理方式陳舊，導致創新動力不足。理念成就結果，先進的管理理念是引領醫院高質量發展的關鍵，落后的管理理念會對整個醫院的檔案事業發展造成嚴重的影響，不利于醫院各項事業的改革和發展。

2.2 基礎設施建設不完善

醫院綜合檔案室作為醫院的重要組成部門，承擔著醫院各類重要門類檔案的管理工作。由于歷史原因，不少醫院存在庫房老舊、硬件條件差、安全隱患突出等現象，已經遠遠不能適應時代發展的潮流，難以保證檔案實體的安全。在推進醫院檔案信息化發展過程中，多數情況下醫院非常重視醫療設備的更新和投入，但對醫院檔案信息化建設的投入不足，導致檔案基礎設施配套不完善，專業檔案軟件配置單一，管理系統功能不健全，信息化技術力量和設備購置資金投入不足，無法適應現代化醫院檔案管理要求。此外，一些老舊的硬件設備老化現象比較明顯，甚至部分設備急需更換新的設備，已經無法滿足開展檔案信息化工作的需求，阻礙了醫院檔案信息化建設的順利開展。

2.3 制度建設不夠完善

當前我國大部分醫院雖然制定了各種規章制度，但大多只注重形式，流于表面，缺乏實際意義。尤其是檔案管理這一塊，基本處于空白狀態，即使有些醫院制定了相應的制度規定，但往往過于籠統，加上缺乏行之有效的監督保障性規定，導致執行效果不佳，難以落實到位。例如，一些科研成果沒有及時歸檔，即使歸檔了，也出現檔案資料記錄不完整、缺失等問題，甚至有些單位根本不知道什么叫檔案管理，只知道把文件材料交到檔案館去存檔。

2.4 復合型人才隊伍匱乏

隨著信息化的發展，網絡已滲透到社會方方面面，因此，檔案人才在檔案管理過程中的作用也發生了巨大變化，不再是簡單的執行者，而成為參與者、組織者和引導者。他們不僅要掌握扎實的檔案理論知識，還必須熟練運用計算機及現代通信技術，才能適應時代發展要求。然而，目前許多醫院仍存在檔案管理人員年齡偏大、學歷較低、技能單一等問題，特別是懂得檔案管理信息化的復合型人才更為稀缺。復合型檔案人才隊伍建設是整個醫院檔案工作高質量發展的關鍵因素，也是快速推進檔案事業蓬勃發展的基礎。在大數據時代，檔案信息化建設人才稀缺的問題逐漸顯現，尤其是既懂得計算機又精通檔案學知識的高端復合型人才更為緊俏，而當前我國大部分醫院檔案從業人員多為兼職，他們大多只掌握基本技能，缺少必要的理論支撐，難以適應新形勢下醫院檔案信息化工作的要求。

總之，檔案信息化建設是一項漫長、復雜和艱巨的任務，涉及多個環節，各個環節環環相扣，任何一個環節出現差錯，都可能給后續環節帶來不可估量的損失，從而影響整體運行效率[3]。因此，我們應該充分認清當下醫院檔案信息化建設所遇到的困難，采取切實有效措施加以解決，以促進醫院檔案事業實現跨越式發展。

3 檔案信息化建設助力公立醫院高質量發展建設的具體措施

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》在“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”章節中明確提出要“實施檔案信息化強基工程，在全國檔案信息化基礎性關鍵性領域開展專項建設，推動檔案信息化固本強基邁上新臺階”。公立醫院要實現高質量發展，就要轉變思想觀念，加強頂層設計，加大人力、物力、財力的投入，科學部署，建立與檔案事業發展規律相符合的工作機制，加快推動醫院檔案信息化建設步伐。

3.1 創新檔案管理方式

為了更好地推進醫院檔案信息化管理，我們必須改變傳統的檔案管理方式。首先，醫院領導要高度重視檔案管理信息化建設，加大人力物力財力投入，配備充足的軟硬件設備，確保檔案信息化建設順利實施；其次，成立專門負責檔案信息化建設的職能科室或小組，明確職責分工，加強溝通協作，統籌規劃檔案信息化建設工作；最后，定期召開會議研究討論檔案信息化建設方案，不斷優化調整，以便最大限度地保證檔案信息化建設的高效有序開展。此外，我們也必須將檔案工作納入我們的整體發展規劃、年度計劃和考核體系，并與業務工作同步進行。為了確保檔案工作能夠順利進行，我們必須為其投入足夠的資金。采用全面的大數據技術，對所有的信息進行精確的整合、分析，從而有效地挖掘出醫院的戰略性資源，為醫院的發展提供有力的支持，以及有效的指導，促使其做出正確的決策。

3.2 加快檔案信息化基礎設施建設步伐

為了實現檔案的現代化管理，我們可以分幾個步驟進行：一是要做好頂層設計，結合醫院自身特點和實際需要，制訂切實可行的總體目標和階段性目標，分步驟、分層次逐步完成，首先配置先進的軟硬件設備，建立一個安全可靠的數據庫，配備相應的硬件設施，如服務器、存儲器、掃描儀、打印機、復印機等，然后再開發應用程序，搭建起一套完整的檔案信息管理平臺，最終建成集電子文檔收集整理、查詢利用、統計分析、備份恢復等于一體的檔案信息服務中心，這樣才能保證檔案信息化建設的正常運行；二是要強化安全防護意識，為了提升檔案信息安全性，要嚴格按照國家標準采購符合要求的硬件設備，避免因操作不當引起不必要的損失，防止泄密事件發生，同時，還應加強防火墻設置，安裝殺毒軟件，定期升級病毒庫，做好備份工作；三是要合理布局，科學設置，充分利用現有條件，減少重復投資，提高利用率，并且建立安全可靠的儲存空間，加強對光盤等儲存載體的保護與管理，以確保檔案的安全性和完整性；四是我們需要保障檔案庫房配備必要的溫濕度監測調控系統、門禁識別系統、電子巡查等安全防范系統，以防止人為原因引發的火災事故；五是要建立長效機制，充分調動各方面的積極性，共同努力推動檔案信息化建設向縱深方向發展。

3.3 培養復合型檔案管理人才，提升檔案智力支撐能力

從《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中可以看出，培育檔案現代化管理人才是檔案信息化建設的重要手段。為了充分發掘公立醫院檔案事業的潛力，我們應該積極引進具有信息、醫學、檔案專業背景的復合型檔案管理人才，并對他們進行系統化的專業培訓，以提升他們的技術能力、增強他們的業務素養、提高他們的實際工作技能[4]。此外，我們還應該完善激勵機制，建立一個公平、合理的人才評價體系，摒棄“旁系列”的觀念，將醫、藥、護、技等各個領域的人員都視為同等重要，以更好地發揮他們的潛力，為公立醫院的發展做出貢獻。通過提升檔案專業技術人員的職業認可度和自豪感，我們可以建立一個更加完善的結構，并且提高他們的素質。此外，為了提高檔案管理人才的綜合能力，我們應該鼓勵他們積極探索新的工作技巧，并且定期與同事溝通，通過崗位調整來提高檔案管理人才的綜合素養。

3.4 加強醫院信息檔案的規范化管理，構建全方位立體化的監督管理模式

隨著社會經濟的飛速發展以及科學技術的日新月異，各種類型的信息呈爆炸式增長趨勢，這就使得檔案管理工作日趨復雜。因此，我們有必要采取一定的手段來應對這一變化，即制定相關法律法規，健全監督制度，形成良好的內部環境。一方面，我們應該健全內部控制制度，規范各項流程，做到有章可循，有規可依，從源頭杜絕違規行為的產生；另一方面，我們應當借助外部監督手段，引入社會公眾參與監管，形成內外部聯合監督機制，及時發現存在的漏洞和不足之處，并采取針對性改進措施，使醫院檔案管理工作能夠始終處于良性循環狀態中。

結語

檔案現代化管理是檔案事業發展的必然趨勢。醫院作為醫療衛生服務的提供者，致力于為患者打造智慧醫院，改善醫療服務，而檔案信息化建設正是完成這一使命不可缺少的步驟。通過推進檔案工作實現數字化轉型，讓人民群眾少跑腿、讓檔案數據多跑路，打造智慧檔案，提供智慧服務，進一步推動公立醫院智慧管理領域改革，真正意義上實現智慧醫院。這對我國衛生事業的長足進步有著十分重大的現實意義。

參考文獻

[1]鄭晨.探索檔案信息化對醫院檔案管理優化的作用及意義[J].蘭臺內外，2023（04）：4-6.

[2]張立美，于長海.醫療機構人事檔案信息化建設與作用發揮研究[J].中國衛生標準管理，2023，14（02）：10-14.

[3]余杰，張文華.醫院檔案信息化建設研究[J].黑龍江檔案，2022（06）：251-253.

[4]紀新建，黃煥峰.醫院檔案信息化管理分析研究[J].蘭臺內外，2022（36）：30-32.

作者簡介：黃玲，大學學歷，南寧市紅十字會醫院檔案室館員，研究方向：檔案管理。