房地產檔案管理存在的問題及其優化措施

文/毛萍

隨著經濟的發展，房地產產權交易更加活躍，成交量越來越多，房地產檔案的利用更加頻繁，因此必須要做好針對房地產檔案所進行的管理工作。但就目前來看，房地產檔案管理還存在諸多有待解決的問題。本文在分析房地產檔案管理問題的基礎上，提出了行之有效的優化措施

在城市建設與管理的過程中，房地產檔案是非常重要的部分，其不但是確認房地產產權的重要依據，同時還是關鍵的檔案信息源。隨著經濟的發展，房地產企業對房地產檔案資料的管理有了更高的重視程度，但由于缺乏足夠的管理人員，再加上管理能力較差，導致檔案管理工作無法達到預期目標。有鑒于此，如何才能夠最大程度地發揮房地產檔案資料管理的作用，是實現房地產行業長遠發展的關鍵所在。

一、房地產檔案管理的重要性

隨著我國經濟發展速度的加快，當前房地產行業受到了越來越高的重視，在對房地產進行開發的整個過程中，往往會產生各種文檔資料，如施工過程中各個環節的記錄、工程項目竣工階段的驗收資料等，這些文檔資料能夠反映出房地產項目各方面的實際情況，是房地產項目中不可缺少的重要部分[1]。具體而言，在房地產項目竣工驗收的過程中，必須要具有完整的房地產檔案資料，倘若相關資料缺乏真實性，不但會導致竣工驗收難以順利進行，還將會對房地產項目的質量造成直接影響。此外，房地產檔案本身也有著極其關鍵的價值，真實且完整的房地產檔案，可以為房地產項目的開發和建設提供充分指導，并且還能夠為其他同類項目提供參考。房地產檔案管理的具體情況可見表1所示：

表1 房地產檔案管理的具體情況

二、房地產檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理意識薄弱

許多房地產企業在項目施工建設的過程中，都未真正意識到房地產檔案管理對于房地產項目的重要意義，大都只想盡快地完成項目，缺乏對檔案管理的重視，因此不會在此方面給予太多的投入。在檔案資料的管理中，信息技術的應用發揮了很大的作用，但對房地產檔案資料的管理并沒有認識到這一點，所應用的信息技術較為落后，也沒有大范圍地對其進行普及，使得檔案管理缺乏信息化[2]。在進行房地產項目開發時，企業更愿意把資金投入到項目的建設中，而忽視檔案管理，使得許多檔案資料遺失，對整個房地產項目的開發與建設造成了負面影響。

2.檔案管理質量有待提升

在對房地產項目檔案資料進行管理時不深入，對檔案資料的收集往往不夠完整，造成大量檔案資料文件的缺失。此外，部分隱蔽的項目得不到有效的記錄，在此情況下，檔案資料記錄文件也就無法準確、具體地體現出項目的實際質量，影響了檔案資料的質量。對此，國家出臺了相關的項目檔案管理規定，并通過相關的規范性文件來制定標準，如《城市房地產權屬檔案管理辦法》《建設工程文件歸檔規范》等，但企業對制度的落實不夠，大都只是簡單地學習制度，不會在實際項目中嚴格執行，因此限制了檔案管理工作效果的發揮。

3.檔案管理人員業務水平有待提高

檔案管理人員業務能力的高低決定著房地產檔案管理工作的整體水平。許多檔案管理人員都未經過專業培訓，業務素質與專業技能較差。與此同時，在開展房地產項目的過程中，通常不會安排專門的人員來負責檔案資料的管理，對檔案管理人員不夠重視。此外，雖然近年來科學技術的發展速度越來越快，但能夠熟練掌握相關計算機技術的人員并不多，這就對檔案管理的信息化、數字化發展造成了阻礙，一些工作人員在管理檔案時習慣于以人工的方式開展工作，不但缺乏對各種先進技術的應用，并且效率也相對較低，容易影響到后期對檔案的查閱。

三、房地產項目檔案管理的優化措施

1.提高對房地產檔案管理的重視

在開展房地產項目時，相關企業一定要充分意識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理對房地產項目的積極作用，加大對檔案管理的投入力度，將其作為一項重要工作來進行[3]。在進行房地產項目的歸檔工作時，應整理好相關的合同、委托書、檢測方案等資料，因為要進行歸檔的資料數量較多，所以需要在檔案管理當中投入更多的資金，保證此項工作的開展可以具有更加充足的資金支持，從而為檔案管理的信息化與自動化發展提供更好的條件，進一步提高管理的效果。在進行管理時采取自動化的技術，建立房地產檔案管理平臺，通過此平臺來實現對檔案管理效率的提高。（見圖1）

圖1 房地產檔案管理平臺管理過程

2.提高房地產檔案管理的質量

對房地產項目而言，房地產檔案管理有著非常重要的參考價值，所以，在對房地產項目檔案資料實施管理時，必須要嚴格根據有關的標準與規范，不但要管理好檔案資料，還需要收集更多有價值的檔案資料，從而有效地提高房地產檔案管理的質量。在房地產項目竣工后，會產生相應的竣工圖紙，通過竣工圖紙可以對房地產項目的實際情況有一定的了解，這也是房地產項目建設中的重要內容。所以，一定要重視對竣工圖紙的驗收和整理工作，保證做到完整歸檔，從而給后續項目的施工提供幫助。

3.做好對房地產檔案管理人員的培訓

在對房地產項目檔案資料進行管理時，要保證相關管理人員具有較高的專業素養，能夠做到對于檔案資料的高效管理，提高檔案資料的準確性與可靠性[4]。因此，要加大培訓力度，通過有效的培訓來強化相關工作人員的專業能力水平，使其掌握足夠的計算機技術，并在之后的工作中能夠更多地運用先進技術，從而實現房地產檔案管理的信息化發展。

綜上所述，對房地產項目資料檔案進行管理是非常重要的一項工作，良好的房地產檔案管理不但可以為房地產企業今后的決策提供科學依據，還能夠使其更好地對后續項目進行開發，幫助其實現更高的經濟效益，因此，必須要高度重視房地產檔案管理工作。