新形勢下如何做好地勘單位會計檔案信息化

文/湖南省遙感地質調查監測所 段穎群

我國的地勘體制在相當長的一段時間內基本上沿用了蘇聯的計劃經濟模式。自20世紀90年代，地勘單位開始正式改革，經過近30年的推進，國家層面的地勘行業實施屬地化管理，事企分離，加快產業轉型。而地質會計檔案作為地質產業發展的成果結晶，反映了單位在社會變革、經濟發展水平等方面的真實情況，是服務社會大眾的關鍵憑據。地勘單位會計檔案的信息化建設是一項相當重要的工作，利用信息化管理檔案，將有效提升檔案的使用率。

一、地勘單位會計檔案信息化建設的重要性

會計檔案信息化建設，就是指運用科學的管理體制和方法，通過計算機、掃描儀、光盤、刻錄機、互聯網和數據庫等軟硬件設備，建立便捷、高效的檔案管理信息化系統，接收、統計、歸檔、檢索和借閱會計檔案資料。自2019年1月1日起，《政府會計準則制度》在行政事業單位實行，新的《政府會計準則制度》要求采用“雙分錄”“雙報表”形式，在對會計核算提出更高要求的同時，還可以全面反映出一個單位的財務狀況和預算執行情況。財政部、國家檔案局于2020年3月聯合發布了《關于規范電子會計憑證入賬歸檔的通知》，明確規定電子會計檔案可以不再用紙質形式保管，電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等的法律效力。

目前，湖南省各地勘單位都根據本單位的實際情況，統籌安排財務信息化建設，在這一趨勢下，傳統的會計檔案管理模式顯然已無法滿足現階段地勘單位的業務需求。地勘單位的財務信息化建設需要在兩個方面加大完善力度：一是在制度建設方面，建立健全財務管理辦法，完善會計信息化管理制度；二是在技術手段方面，與供應商合作，逐步加強單位的軟硬件設備，設置全面科學的核算系統，完善會計應用系統中的總賬、報表、收付款合同、資產等模塊，構建可供單位內各部門資源共享的信息化平臺。通過統一的會計檔案信息化平臺，各職能部門可以查詢共享不涉密的財務數據，進一步提高會計檔案管理資源的利用效率，推動地勘單位高質量、可持續發展。因此，新形勢下提高地勘單位會計檔案管理水平的主要手段就是要加快會計檔案的信息化建設。

二、地勘單位會計檔案信息化建設的優勢及挑戰

（一）地勘單位會計檔案信息化的優勢。一是會計檔案的形成直接通過計算機的辦公軟件來完成。會計憑證、會計報表、賬簿的錄入和修改都需要利用計算機的財務軟件，在會計檔案資料形成及利用過程中，信息技術已彰顯出其特有的優勢。電子化、信息化的應用進一步簡化會計制單的流程，提高財務工作的精度、速度。二是會計檔案的保管和利用一定程度上依賴信息化。會計檔案資料除了紙質檔案外，還需要將當年所形成的財務報告、報表等，經計算機技術存儲至移動硬盤、光盤、U盤等介質，不僅占用的空間縮小，而且可通過計算機實現無限次讀取應用。三是自2020年起，財政部發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確真實的電子會計憑證和紙質會計憑證具有同等的法律效力，從法律層面保障了會計電子檔案和紙質檔案的統一性。

（二）地勘單位會計檔案信息化的挑戰。1.會計檔案保管不夠規范。大多數地勘單位的財務部門沒有設置專職的會計檔案管理人員，多數由會計甚至出納兼任。同時，由于會計檔案的特殊性，部分地勘單位存放財務部門管理的會計檔案，沒有按照《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令〔2015〕第79號）規定及時移交給單位檔案室保管，而是放在財務部門由財務人員自己保存管理；還有部分單位可能并沒有專業的檔案管理人員，文書檔案、科技檔案和會計檔案一并存放，沒有根據檔案類型加以區分保管。除此之外，移動硬盤、U盤、光盤等電子存儲介質在保管中也極容易因為劃痕、損壞、潮濕等因素，而導致電子檔案無法正常使用。2.缺少先進的設備和技術支撐。由于歷史原因，地勘單位傳統的檔案管理方法和技術都比較落后，信息數據庫的內容比較簡單，而地勘單位會計信息化建設又需要現代新興技術作為支撐，因此缺少必要的技術設備和網絡技術支持，導致地勘單位會計檔案信息化建設進程緩慢，影響檔案信息的管理和運轉。3.檔案管理人員素質有待提高。隨著地勘單位的轉型升級，對會計檔案的管理提出了全新的技術要求，不僅需要專門從事會計檔案管理和保管相關工作，還需要負責管理信息系統的日常維護和信息咨詢工作。因此，地勘單位的會計檔案保管人員要進一步優化和完善自身的業務素質，除了需要積極滿足財會方面的基礎需求外，還需要擁有一定的互聯網技術和信息技術?，F階段而言，大多數地勘單位的會計檔案管理人員綜合素質相對較低，主要體現在低學歷人員、非檔案管理專業人員較多，專業檔案管理人員較少，同時具備檔案管理水平和計算機操作能力的人員更少，這一現實矛盾導致無法滿足會計檔案信息化管理的需求。

三、建設地勘單位會計檔案信息化的需求分析

（一）會計檔案信息化建設的特點分析。會計檔案信息化管理的特點不同于傳統紙質會計檔案管理模式，主要包括以下幾個方面：第一，存儲介質的多樣性。除了將傳統意義的會計檔案進行存檔外，還可以把會計數據儲存在移動硬盤、光盤和U盤等介質內，存儲介質的范圍進一步擴大。第二，系統配置的科學性。電子會計文檔有別于紙質檔案，需要通過計算機的硬件和軟件才能進行查閱和利用，因此需要完善相匹配的軟硬件環境。第三，檔案利用的效率性。對會計檔案采取信息化管理模式，有利于便捷、快速地對會計信息調用借閱，縮短查閱時間，檔案利用率大大提升。第四，檔案信息化的復雜性。會計檔案信息化管理系統不同于其他檔案信息化系統，將財務核算系統、報銷系統、票據管理系統等囊括其中，讓報銷環節、入賬環節以及查詢環節等涉及的各類檔案信息全部電子化、透明化，這也使得會計檔案信息化建設更復雜。

（二）會計檔案信息化建設的可行性分析。當前，隨著地勘單位的合并轉型，業務類型的增多，導致需要歸檔和保存的會計資料大量增加，會計檔案管理工作的難度增大。應建立專門的會計檔案信息化系統，保證檔案讀取和匹配檢索的高效性；運用有效的加密技術，加強檔案用戶的權限管理，提高會計檔案數據的安全性和可靠性。這些信息技術方面的保障，對于會計檔案信息化建設的順利實施起到良好的推動作用。

四、地勘單位會計檔案管理信息化的措施

隨著大數據時代的來臨，檔案管理向信息化、數字化、規范化的建設方向發展，會計檔案的收集、存儲、整理、歸檔、傳送、檢索、查閱等多個環節的工作效率大幅提高，如何采用專業有效的措施顯得尤為必要。

（一）轉變地勘單位會計檔案管理思維。長期以來，個別地勘單位的領導者和管理者均不重視會計檔案管理工作，認為會計檔案管理就是做好紙質文件的保存和歸檔，技術含量不高，缺乏對檔案工作重要性的正確認識。因此，會計檔案的信息化建設首先要得到管理者的重視，單位的領導層和管理層應轉變舊思想、舊觀念。信息技術的應用與現代化的檔案管理方式是時代發展的必然趨勢，不僅要在思想上與時代接軌，還要加大對會計檔案管理設備設施的投入力度，將會計檔案信息化建設納入內控體系信息化建設中，確保有效落實，這樣才能為地勘單位會計檔案的信息化建設奠定基礎，提高地勘單位財務管理水平，推動財務管理健康有序地發展。

（二）構建會計檔案信息化標準體系。建設會計檔案信息化處理平臺，實現業務系統與財務管理數字化處理平臺深度聯系，對會計檔案進行全生命周期的管理，更好地滿足會計檔案從生成、采集、分類、整理、歸檔到移交、管理、鑒定、處置、保存、利用、開發、信息共享等多元化訴求，在保證會計檔案信息完整性、真實性的基礎之上，進一步提升會計檔案信息管理質量。以某地勘單位的實踐為例，構建會計檔案信息化標準體系可以從會計檔案的特點出發，按功能、文件格式、歸檔范圍進行分類，比如分為憑證區、賬簿區、報表區、報告資料區等，根據年份和案卷號編碼，依次錄入數據庫。在一體化平臺上，設置檔案收集歸檔、借閱、查詢利用等模塊，從電子憑證錄入、紙質檔案掃描、會計報表編制等環節開始，對接用友軟件，實現兼容管理，進行數據加工整理、收集存儲，再將業務形成的信息分類轉化為電子檔案。采用人工或者自動形式，發送歸檔指令，對于未處理完成的檔案反饋結果，歸集到未完成任務類。根據用戶對檔案的需求，在借閱模塊中設置借閱條件、查詢和歸還時間、檔案復印和下載所需管理員和各級負責人的審批流程。通過在單位官網開設會計檔案子網或者子欄目、完善檔案卷宗和目錄索引數據庫等形式，在局域網的范圍內建立會計檔案信息共享平臺，對用戶按級別設置不同的查閱權限，使擁有權限的用戶能快速檢索到檔案，實現相關職能部門和業務部門的信息共享和反饋交流，這不僅能減輕檔案管理人員的工作負擔和任務量，還能提高部門人員之間的溝通效率。

由于會計檔案的特殊性，在辦理交接、傳遞、查詢利用時，可在信息化平臺系統中加裝數據加密、數字印章、數字簽名、數字水印等技術，確保會計檔案信息的真實性、完整性和保密性。

（三）加強會計檔案信息化的安全保障。首先，要有效協調會計人員、檔案人員、相關業務人員等在會計檔案管理中的角色、職責、權限。在信息化環境中，會計檔案客體呈現出復雜化趨勢，要針對不同種類的會計檔案數據資源及其載體采取有效的安全管控措施，在業務系統、會計核算系統、會計檔案系統之間的數據管理與控制環節中，協調好相關人員的權利和職責，便于會計檔案管理工作依規展開、按章操作，提升會計檔案管理的科學性、有效性和安全性。其次，安全性是會計檔案信息化建設的重中之重。會計檔案的安全管理是保障檔案信息化建設得以順利實施的前提基礎，包括信息安全、數據安全、管理安全等多個方面。信息安全要求利用現代信息技術做好對檔案內容的保密，防止丟失、泄密現象發生；數據安全需要防止會計檔案數據被破壞、篡改、非法復制下載、病毒攻擊、硬件毀損等；管理安全則要做好交接全過程監控、出入庫登記、定期查驗等。為此，應對檔案信息化安全管理，可采取設置局域網限制訪問權限，定期病毒查殺防止被黑客攻擊，異地異質數據交叉備份、防磁等措施來保證檔案的安全；與專業技術單位、企業合作，由專業機構對涉密會計資料加強安全保密管理，根據保密程度設置密級，并根據密級進行分層次管理，設置訪問調閱權限。

（四）建設高素質的復合型人才隊伍。由于地勘單位的會計信息處理軟件、檔案存儲介質、數據庫保密系統等愈加先進，對高素質“復合型”人才的需求增大，因此，地勘單位應加強對檔案管理人員的教育培訓，重視對檔案管理人員的培育工作，重點加強數字化、信息化技術的專業教育，采取崗前培訓、外送培訓、進修學習、網絡學習等多種方式，幫助檔案管理人員不斷提高專業知識水平，熟練掌握相關技能技術，不僅具備豐富的現代檔案管理知識，還能透徹了解相關的計算機技術、信息技術以及通信技術。只有這樣，才能真正實現檔案管理人員從傳統保管員到信息綜合員的轉變，建設一支高素質、業務精的“復合型”人才隊伍，從而勝任新時期地勘單位的檔案管理工作。

五、結語

在信息技術高速發展的背景下，地勘單位加快會計檔案信息化建設已刻不容緩。但這是一項長期的工程，需要得到人力、財力、物力、技術等多方面的支持。結合地勘單位會計檔案管理工作，依據信息時代的實際需求，基于會計檔案信息化的發展趨勢和特點，以信息技術為支撐，以人才培育為根基，以風險防控為保障，建立符合地勘單位實際情況的會計檔案信息化管理模式，為推進地勘單位會計檔案管理工作有序、高效地發展起到積極作用。