高校檔案信息化建設現狀及提升策略探索

文/上海電力大學 付婧嬌

檔案發展的歷史悠久，從原始社會開始，人們以原始記事方法形成記錄，如結繩、刻契、編貝等。到奴隸社會出現了石刻、泥板、草紙、羊皮紙、木簡等載體形式的檔案。到了封建社會，隨著造紙術的發明，出現了紙質檔案。紙張的出現使得檔案的數量急劇增加，對檔案工作、檔案機構、檔案人員和檔案學理論都產生了極大的影響和推動。

到20世紀，隨著時代的發展進步，科技元素的應用，檔案載體發生了第二次變革，新的檔案載體開始出現，大量電子文件和音視頻文件產生，檔案工作和現代科技的結合，推動了檔案載體的二次變革，也推動著檔案工作逐步“走向依法管理、走向開放、走向現代化”。

“大學是國家最進步力量的先驅”（R·V·加西亞）；大學是“人類社會有史以來最能促進社會變革的機構”（西奧多）。高等學校應該代表著一個國家科技發展的前沿，高校檔案管理應當適應時代發展的浪潮，可如今國內普通高校檔案信息化建設滯后的現象普遍存在，加快推進高校檔案信息化建設成為高校檔案工作的重點。

一、高校檔案信息化建設的背景

（一）科技引領發展，利用需求增長。首先，隨著計算機技術、網絡技術、多媒體技術以及數據庫技術的發展，人們辦公和生活的方式都發生了巨大的轉變。辦公方式從紙質向電子轉化，業務工作從“線下”向“線上”遷移，各種類型的電子文件大量產生，電子文件歸檔和電子檔案管理、利用成為檔案工作中的重要內容。其次，網絡技術、人工智能和大數據技術的發展使得人們的需求被了解，各種事務可以通過手機端便捷地辦理，人們也需要獲得更加便捷、主動和豐富的檔案利用服務。

（二）法制保駕護航，促進檔案信息化發展?！吨腥A人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）于2020年6月20日修訂通過并自2021年1月1日起施行。新《檔案法》增設檔案信息化建設專章，主要有3方面的內容：一是明確了檔案信息化的責任，規定“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全?！倍敲鞔_電子檔案法律效力，規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定?！比菍n案信息化內容做了具體規定。這是國家第一次從法律高度對檔案信息化建設作出全面系統的規定，第一次明確電子檔案的法律效力和憑證作用，為進一步推動以信息化為核心的檔案管理現代化戰略轉型、加快檔案治理體系現代化進程提供了法治力量?！渡虾Ｊ袡n案條例》于2021年10月28日修訂通過，自2021年12月1日起施行。該條例“第六章檔案信息化建設”共7條，第46條明確“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力?！北臼泄补芾砗头諜C構應當對電子檔案互信互認。對納入本市“一網通辦”平臺的事項，有關公共管理和服務機構應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規范管理，按照電子檔案管理要求及時以電子形式歸檔、備份、移交。除法律、行政法規另有規定外，不再以傳統載體形式歸檔和移交。本市推動機關、人民團體、國有企業事業單位按照電子檔案管理要求，對職務活動中形成的電子文件單獨以電子形式歸檔并移交。這一系列法律法規的出臺，為檔案信息化建設指明了發展方向，提出了發展要求，提供了法制保障。積極推進檔案信息化建設不僅是檔案工作發展的需要，更是高校提升整體信息化水平，實現數字轉型的需要。

二、高校檔案信息化建設現狀及問題

（一）平臺功能不夠完善，建設標準不夠規范。一套功能完善的檔案信息管理系統是檔案信息化建設的有力支撐。筆者通過對上海十二所市屬高校檔案信息系統使用情況進行調研，發現對所使用的檔案管理系統滿意度普遍不高，主要體現在兩方面：第一，檔案信息化應用平臺搭建技術不完善，存在與OA自動化辦公系統和其他業務系統的通信問題、兼容性問題等；在網絡訪問人次數過多時，會出現延遲甚至過載的情況；只有限定終端才登錄系統，無法多終端登錄問題等，導致系統使用體驗不佳。第二，檔案信息化建設的標準規范落實不到位。高校各個職能部門之間信息規范不同，缺乏統一的標準。各個部門之間的數據通用性較低，存在著信息壁壘，軟件兼容性不強。從高校的宏觀角度來看，限制了檔案信息的利用率，“死”檔案無法有效轉化為活信息，不能很好地幫助規范檔案收、管、存、用各個環節，難以落實檔案工作中的各項規章制度。

（二）檔案工作不受重視，資金投入不夠充足。高校往往更加重視教學、科研、學科、學生等處于聚光燈下的中心工作，檔案工作則往往不被重視。部分高校受舊觀念的影響，認為檔案工作是一項收尾性的工作，檔案管理就是妥善地保存檔案，檔案工作做得好不好對學校建設影響不大，因此高校資源往往優先分配給學科建設、教學工作、學生工作等中心工作，導致建設資源分配不均衡，這也是導致高校檔案信息化建設相對滯后的直接原因。

（三）信息安全風險意識有待提高。檔案信息安全是檔案信息化建設工作的底線和生命線，檔案工作人員要時刻繃緊信息安全這根弦。在實際工作中主要存在以下三個方面的風險：第一，人員操作失誤導致的檔案信息損失。在檔案工作中，可能會因為不專業的操作導致檔案的誤刪或者安全意識的不足，導致計算機通過U盤感染木馬。第二，檔案系統設備老化、故障以及洪水、火災等不可抗力都可能造成檔案數據的丟失。第三，易遭受網絡攻擊。信息化建設的目的是拓寬服務的形式與功能，這意味信息化建設發展的過程中要不斷開放檔案利用的權限，同時提高了檔案信息安全的風險系數。近年來，高校網絡安全事件頻頻發生，如2022年4月西北工業大學郵件系統遭到境外的網絡攻擊，多份重要電子文件被盜。檔案信息化中的安全問題對于高校、社會、國家具有重要意義，不容忽視。

（四）人才隊伍不夠健全，獎懲機制不夠完善。目前，高校檔案工作人員文科專業居多，既懂信息技術又懂檔案業務的復合型人才相對缺乏。由于檔案人員對檔案信息化建設的理解不夠深刻、全面，檔案人員知識體系的更新趕不上時代發展和技術更迭的步伐，因此不能很好地推動檔案信息化建設，從而導致檔案信息化建設滯后。個別高校缺少健全的人才激勵機制，導致檔案工作人員存在消極、懈怠的工作狀態。

三、提升高校檔案信息化建設水平的探索

基于上述對目前高校信息化建設的現狀和存在問題的分析，如何解決日益增長的檔案信息和有限的保管條件之間的矛盾，如何解決日益迫切的信息共享需求和檔案信息安全之間的矛盾，適應社會發展和智慧校園建設的要求，實現檔案資源共享，增強檔案信息資源保管和服務學校、社會的能力，筆者認為可從以下幾個方向開展工作。

（一）利用科技賦能，建設規范化、標準化的檔案信息管理平臺。做好檔案信息化建設的第一要務是做好檔案信息的規范化。從目前的檔案信息化建設規范來看，可參照的規范標準有《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）、《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號）、《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《電子文件歸檔與電子文件管理規范》（GB/T 18894-2016）等，這些規范化標準為檔案信息化建設提供了重要的依據。各高校應該根據自身情況，制訂完善的符合校情的檔案管理規章制度，并將其固化到管理平臺中，以規范檔案收管存用的各個環節。檔案信息化建設應當與學校信息化建設整體推進、協調發展。檔案信息管理平臺要與OA自動化辦公管理系統以及其他各個業務系統銜接，實現一鍵歸檔，檔案信息資源便捷共享，更好地發揮檔案價值。

（二）強化思想意識，加大資金投入。想加快高校檔案信息化建設的速度，首要任務是讓校領導、相關部門領導和工作人員從思想上重視高校檔案信息化建設工作。高校管理者需要深刻認識到檔案信息化建設是學校信息化建設的核心組成部分，而非可有可無的部分。要認識到檔案事業發展對學校事業發展的影響力和推動力，在學校能力范圍內給予檔案工作充足的資金和政策支持?！坝袨椴庞形弧?，高校檔案部門要改變末位思想，數立“先行思維”，挖掘檔案資源的價值，主動作為，主動服務學校中心工作，讓學校領導看到檔案工作的價值，讓廣大師生切身感受到檔案資源的價值，提高檔案工作在高校工作中的價值和地位。

（三）提高安全意識，增強安全防護。檔案安全是檔案工作的生命線，檔案信息安全是檔案信息化建設的重點工作。保證檔案安全可從如下幾個方面入手：第一，立足政治和業務，提高人員素質。檔案管理人員對于檔案安全負有重要責任。檔案工作人員不僅要提高業務工作能力，降低工作失誤，更要堅定政治信念，恪守檔案保密法律法規。第二，嚴格設置管理人員的操作權限，并做好數據備份，避免因操作失誤導致信息流失。有條件的高?？梢栽诋惖亟n案數據備份中心，防止當地發生不可抗力而導致檔案損毀。第三，構建安全可靠的檔案信息化網絡體系。堅持涉密信息不上網、上網信息不涉密的原則，積極搭建防火墻等安全防護系統，對檔案利用權限實行分級管理，建全檔案信息安全管理規章制度。

（四）重視人才培養，健全激勵機制。人才是工作的第一推動力，高校檔案部門要優化人員隊伍結構。從知識體系上，既要有檔案專業、文史專業的人員，又要有懂信息技術、計算機技術的人員；從年齡層次上，盡量要考慮到老中青結構層次，為檔案信息化建設提供持續動力。高校要建立完善相關工作的獎懲機制，要對檔案工作進行考核，對工作成果優異的人員或部門進行褒獎鼓勵，工作懈怠的進行懲戒警示，充分調動檔案工作者的積極性與創造性，為高校檔案信息化建設提供助力。

四、結語

檔案信息化建設是新時代大勢所趨，是機遇，也是挑戰。高校應當重視檔案信息化建設工作與學校整體工作的協調發展，加大資金投入和政策支持，建立健全檔案工作機制體制，注重檔案業務人才隊伍建設，有效利用科技賦能，通過檔案信息化建設提高學校檔案管理水平，發揮檔案在高校發展中的價值，更好地服務廣大師生、校友和社會。