新時代背景下如何提高小型事業單位檔案管理水平

文/云南省人口和衛生健康宣傳教育中心 王紫荃

近年來，隨著計算機及新媒體的廣泛運用，工作效率的提高，事業單位的業務范圍和業務量與日俱增，檔案管理的體量、規模、內容都在不斷增加。在新時代背景下，隨著網絡技術的迅速發展，大數據、物聯網等新技術的廣泛運用，各行各業興起了網絡化辦公的風潮。檔案管理工作要緊跟時代步伐，積極融入數字化浪潮，提高整體質量和效率，才能更好地為單位服務，為人民服務。筆者所在的云南省人口和衛生健康宣傳教育中心是僅有42人的小型事業單位，現結合單位檔案管理工作現狀，就如何在當前新媒體數字化時代背景下提高檔案管理水平，談一談自己的看法。

一、小型事業單位加強檔案管理的意義及重要性

（一）加強對單位歷史沿革的有效記錄。檔案是直接形成的歷史記錄，是對當下工作、活動內容的記載，是事業單位信息最基礎、最集中的記錄方式，為事業單位今后的發展方向和決策提供最直接的參考資料。通過加強檔案管理，能對事業單位本身的發展情況及發展脈絡進行有效記錄，能理性、生動地展現單位的歷史變遷和發展線索，為后續的決策提供正確依據，有效促進單位發展，更好地為社會服務。

（二）提升檔案管理工作的科學性。檔案管理的科學性體現在檔案的分類、保存、利用等多個方面。在新時代背景下，在科技飛速發展、信息化建設步伐加快的新時期，新型網絡化辦公OA系統逐步替代“紙質化辦公”模式，方便、快捷、有效的電子政務系統應用越來越廣泛，對檔案管理工作提出了新的要求。充分發揮計算機技術的作用，開展信息化檔案管理工作，實現電子化信息儲存的目標，對檔案進行有效的編撰、整理、分析以及儲存和保護，高效率、高質量地完成檔案保存、分類、查詢等相關工作，同時節省人力、物力和時間成本，對促進小型事業單位檔案管理工作的開展具有深遠意義。

（三）有效強化檔案信息傳遞的實效性。隨著事業單位的不斷發展改革，對單位內部的各項管理活動提出了新的要求，很多業務工作及活動的開展需要參考檔案資料來完成，這需要檔案管理部門為各個部門提供有效的查詢服務。紙質檔案雖具有安全性、真實性、直觀性及很強的憑證效力等優點，但也存在工作量大、投入人力物力多、占用空間大、不易查找、損壞無法再生等問題。并且，在通常情況下，其他部門在提出查閱檔案信息時，其需求通常比較急迫，通過傳統方式查找檔案，存在查閱難度大、步驟繁瑣、耗時，還有可能造成檔案損壞或丟失的問題。因此，建設信息化檔案管理體系，能使檔案管理人員快速瀏覽、查閱所需的檔案信息，提升檔案信息的實效性，減少工作量，提高工作效率，減少紙質檔案的查閱次數，更好地保護檔案資料。

（四）有效減少檔案管理成本支出。隨著單位的不斷發展，紙質檔案資料快速增加，在這種情況下，需要使用更多的紙質材料和更大的存放空間，才能將檔案信息全部保存。紙質材料的增加不僅增加購買檔案材料的資金支出、加大管理人員的工作負擔，更占用了大量的辦公空間。因此，建立信息化檔案管理體系，通過大數據技術的運用，可以將檔案保存到數據庫中，在很大程度上減少管理成本的支出。

（五）檔案材料的質量得到有效保護。在傳統的檔案管理模式中，主要通過紙質形式對檔案信息進行有效記載，這種形式不僅會遭受潮濕、蟲害等影響，長時間存放會出現紙張泛黃、字跡模糊的情況。在小型事業單位，檔案管理得不到重視，檔案存放設施不完善，存放空間得不到較好維護，上述情況更易發生。隨著信息化時代的發展，出現了越來越多的聲像、圖紙、文檔等檔案資料。筆者所在單位是一所以開展健康教育、健康科普，以及發布衛生新聞等宣傳工作為主的公益性事業單位。近年來，隨著電子信息技術的發展，視頻、音頻資料以及網絡資料越來越多，過去只有傳統的紙質檔案歸檔方式，聲像資料都是通過U盤和光碟進行歸檔，但這些形式的載體更容易損壞，滿足不了當下需要。通過信息化檔案管理，建立檔案信息數據庫，可以有效地將視頻、音頻等電子類聲像檔案存入其中，對檔案信息進行有效保護。

二、小型事業單位檔案管理工作現狀及困難

（一）無專職檔案管理人員，信息化檔案管理人才匱乏。小型事業單位不僅單位小、人員少，單位內設機構數量也少，大多無專門的檔案管理部門，檔案管理人員往往需身兼數職，工作量大且繁雜，專業性不強，對檔案工作不重視，或精力不夠、責任心不強，致使檔案資料漏存或遺失，在查閱利用檔案的時候，面對如山的檔案資料，可能出現偷懶懈怠、不愿查閱或敷衍了事的情況。在新時代，檔案管理人員的專業技術知識和專業能力對檔案管理的效果起決定性的作用，檔案管理人員不僅要有傳統檔案管理經驗，還要有信息化時代電子檔案管理思維和意識，具備一定的數字化技術使用能力和創新能力。但從當前小型事業單位的情況來看，大多數檔案管理人員素質不高，運用計算機水平不夠，對于電子信息化檔案的應用和管理能力不足，信息化檔案管理人才匱乏，嚴重拖延了檔案信息化管理的進程，導致存儲檔案和查閱利用檔案的效率不高。

（二）檔案管理工作得不到應有的重視，檔案信息化的積極性難以提高，缺乏創新，發展緩慢。檔案是管理性、政治性、服務性的工作，不會直接產生物質財富和提升業務水平，都是間接性輔助業務發展，因此在小型事業單位中，領導們對檔案管理工作的意義認識不夠，對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理的價值認識不到位，檔案管理人員疲于應付各項工作，無力對檔案工作進行升級和更新，甚至部分單位還是沿用過去老舊的檔案管理模式。在信息化技術高速發展的今天，當下傳統的檔案管理工作模式適應不了文書檔案的大幅增加和其他音像、電子等新型檔案種類的日益增多。

（三）對檔案的價值運用不充分，信息化管理能力不足。目前，大部分小型事業單位在檔案管理方面依舊采取庫房管理的方式，缺乏信息化管理模式建設，信息化檔案的使用程度有限，沒有形成較好的檔案資源共享，不利于對檔案資源的多維度開發和高效利用。在查詢方面，依然是傳統的手工查詢方式，不僅耗費大量人力物力，還容易導致查詢出現偏差，致使檔案使用效率降低，沒有體現檔案管理的實際價值。以筆者所在單位為例，雖有電子化的檔案管理系統，但在歸檔時，系統里只能錄入檔案材料的標題、時間、類型等信息，沒有存入檔案材料的具體內容，查閱時依然比較困難，沒有實際發揮出電子檔案便利、高效、共享的作用。

（四）檔案管理的數字系統開發尚未完全成熟。信息化檔案管理體系建立的目的是更加方便管理和存取檔案，但現在沒有一個比較成熟權威的電子檔案管理系統適用于大多數單位和集體，相關規范和具體要求不完整，大多數單位都是獨自開發適合自己的檔案管理系統。對于小型事業單位來說，在不受重視和經費少的情況下，很難做到自己開發電子檔案管理系統。市場上售賣的檔案管理系統質量和設計參差不齊，價格有高有低，很難找到一款適合自身的電子檔案管理系統?，F在的《紙質檔案數字化規范》雖對紙質檔案數字化提供了技術指導，但未對檔案數字化流程、掃描模式及分辨率等做出統一規定，對沒有經驗的小型事業單位來說，自己開展檔案數字化工作，有一定難度。

（五）難以克服信息化電子檔案本身存在的問題。由于小型事業單位缺乏電子檔案系統的研發能力，因此對信息化電子檔案本身存在的困難難以克服。第一，信息化檔案管理是一把雙刃劍，在享受便利性、快捷性的同時，也存在檔案信息容易泄露的風險，如果沒有對網絡和電子檔案嚴格管理，檔案中的保密材料很容易遭到不法分子的盜取和泄露。第二，電子檔案的長期保存較難。在當前形勢下，信息化水平發展速度越來越快，計算機軟件等技術更新換代快，用于管理存放電子檔案的檔案軟件系統一般5年后就趨于淘汰，而檔案資料的保存期限基本都是5年以上，甚至永久，超過了普通計算機數據的保存周期。第三，電子檔案數據形態復雜。在當前形勢下，檔案的種類越來越多，文書、照片、錄像、錄音、音頻、視頻、圖片、畫冊等各類專業電子檔案，其元數據和數字對象格式各不相同，數據形態復雜，各類檔案的重要性和保存要求也存在差異，對保存要求較高。

三、小型事業單位檔案管理發展的優化措施

（一）培養數字化檔案運用高素質人才。小型事業單位引進高素質檔案管理人才的機會有限，在這種情況下，應將重點放在對已有人員的培養上，建立健全管理長效培訓機制，對檔案管理人員加大培訓力度，加強檔案政策和法規的學習，提高人員素質，定期開展相關檔案知識培訓，特別是數字化檔案知識的培訓，加強理論知識的學習，提升專業技能，保障檔案管理工作人員的培訓經費和科研經費。同時，檔案管理人員應抱有崇高的使命感，緊跟時代所需，不斷增強自身學習能力，不僅要掌握檔案管理的專業技能和基礎知識，對自己單位檔案工作本身的特點和要求有全面的認知和理解，不斷豐富檔案管理經驗，更要與時俱進掌握相關的計算機知識，滿足檔案管理數字化方面的要求，培養創新思維，持續提升檔案管理水平。還要研究建立適合檔案管理人員的激勵措施和機制，為其發揮作用創造良好環境。

（二）建立信息化檔案和紙質檔案雙重管理體系。對于小型事業單位來說，在投入和管理不足的情況下，相比電子檔案易損毀和建立維護成本較高而言，紙質檔案作為原始憑證具有穩定性。因此，建立信息化數字檔案和紙質檔案并存的管理體系，對小型事業單位來說，既能最大限度減少人力、物力、財力支出，又能提高檔案管理工作效率，提高事業單位經營和管理效率，更具實際性。檔案管理人員要提高紙質檔案和電子檔案的關聯性，促進兩者并存共同發展。一是在日常工作中，借助各種電子設備，如掃描儀、照相機等，將紙質檔案轉化為電子檔案，提高檔案的查閱使用效率。但為防止電子檔案出故障易丟失，需及時將電子檔案轉化為紙質檔案進行保存，降低檔案丟失幾率。二是健全電子檔案和紙質檔案管理制度，對工作流程和工作責任進行明確規定，建立電子檔案歸檔制度，明確電子檔案的歸檔格式，制定電子檔案的著錄標準和轉換格式標準，將紙質檔案與電子檔案相關聯，健全檔案歸檔、檔案查閱制度，提高檔案管理質量。嚴格檔案審閱和管理制度，如電腦和檔案系統密碼設置和管理，查閱審批規定等。還要完善監督制度，可根據單位運行特點和出現的問題，完善檔案監督制度，既要監督檔案管理工作人員，形成約束作用，又要從外部對單位檔案工作進行整體監督，形成監督合力，促進規范化運行。

（三）建立有助于自身發展的檔案管理模式。不同事業單位的實際管理情況不同，盲目學習其他優秀單位的管理模式，而不適合自身的管理模式，可能會適得其反。以筆者所在的單位為例，因該單位的主要業務工作是宣傳健康知識和健康生活模式，所以宣傳材料（包括音頻、視頻、宣傳海報、宣傳圖冊、小折頁等各種載體）較多，盲目學習其他單位以文書檔案為主的存檔模式，是不適合自身需要和發展的。因此，要結合自身實際，在實踐中不斷探索適合自身發展的檔案管理模式，構建開發適合自身的電子檔案管理系統，并在實際管理中進行修改和完善，從而實現檔案助推單位發展的目的。

（四）加大投入，著力構建信息化檔案管理平臺。小型事業單位要充分認識到檔案信息化建設的必要性和緊迫性，加大人力、物力、財力的投入，積極為檔案管理部門引進必要的軟硬件設備，大力構建檔案管理一體化系統。一是對檔案信息進行合理類型劃分和資源整合。二是開發或購買符合本單位存儲要求的檔案管理系統，確保檔案資料保存的完整性和安全性，以及查詢使用的便利性和快捷性。三是做好電子檔案系統的安全工作。首先，在系統搭建時，就要完備安全配置，如權限配置、安全警告系統等；其次，要安排專人定期對電腦進行檢查，如防火墻、殺毒軟件的更新，填補程序漏洞等，確保檔案系統既不泄密、又不遺失檔案資料。四是加強紙質檔案的保管設施建設。一方面，對檔案室進行擴建；另一方面，對檔案室進行溫度和濕度的控制、防火防盜設施的配備和保障，保證紙質檔案材料的安全性。

四、結語

綜上所述，小型事業單位的檔案管理工作雖然存在諸多問題和困難，有些甚至檔案管理工作人員自身也難以克服，但是檔案工作在單位的長遠發展中占有舉足輕重的地位，需要充分認識到檔案管理工作的重要性。新形勢下，電子技術的發展為檔案管理工作帶來了機遇，隨著建設智慧檔案館理念的提出，對檔案管理工作也提出了新的要求。因此，小型事業單位更需要加大對檔案工作的投入，培養檔案管理高素質人才，開發適合自身發展的電子檔案管理系統，建立紙質檔案和數字化檔案統一且規范化的管理體系，提高檔案管理和利用效率，重新激發檔案工作的活力，助力單位發展越來越好。