數字化轉型背景下國企檔案工作定位與思路研究

趙琳 李超 張舒

摘 要：檔案數據是國企數據治理的主要對象，隨著國有企業數字化轉型進入加速期，檔案工作也迎來創新發展機遇。國企檔案工作應以國企數字化轉型為著力點，數據要素價值釋放為核心，結合國企混合制改革的市場背景和政治屬性，重新定位工作重點，并從策略、組織、技術三層思路實現轉型升級。

關鍵詞：數字化轉型；國企檔案工作；檔案數據

國有企業是中國特色社會主義的重要支柱[1]，既是社會經濟發展的引擎，也是政府干預經濟的重要手段[2]。近年來，《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等文件相繼發布，國企亟需實現數字化轉型，以提升管理與服務效能，通過檔案工作全面數字化升級應對高質量數據治理和創新思維的挑戰。

國企檔案工作盡管在電子文件歸檔和檔案科技成果轉化等方面已取得了較為顯著的成果，但仍存在檔案部門職能定位過時、未能融入企業日常運營、檔案資源構成復雜及管理困難、檔案價值未被充分利用等問題。如何把握國企數字化轉型與檔案事業“十四五”發展規劃方向，突破國企檔案工作的瓶頸，拓展檔案工作邊界，是本文的重要命題。

一、 國企檔案工作新特征

1. 數據資源層面：檔案數據是國企的主數據

檔案是已經結束使用并存儲歸集、有歷史價值的文件、資料或信息，具有歷史憑證價值和情報信息價值。[3]數據通常是用于分析、處理和決策的動態原始信息。從載體角度來看，有價值的數據是檔案的重要來源，檔案是對數據更高層次的組織和管理。從價值實現角度來看，基于時效性和價值性，檔案是數據要素的重要組成部分。因此，國企數字化轉型對于數字技術的運用、賦能經營業務發展的需求中，檔案與數據將長期并存往復，形成“檔案數據”，即“檔案數據化”[4]和“數據檔案化”[5]。

主數據（Master Data）是指企業各個信息系統之間高度共享的基礎數據，與記錄企業業務活動和交易的數據相比，主數據相對穩定且具有極高的業務價值，可跨越各個部門進行重復利用，是企業跨部門共享和重復利用唯一、權威的基準數據來源。[6]從經濟屬性來講，國企檔案數據反映了企業的戰略、運營、供應鏈等日常管理信息與競爭情報，是國有資產的有效管理工具。從政治屬性來看，國企作為國家意志和政策的具體執行者，其檔案數據是國家戰略的實施載體，是國企公共職能的履行證明和高度規范性的體現。隨著國企不斷發展和社會主義市場經濟深入推進，檔案數據將成為國企主數據。

當前，國企檔案工作還面臨一些問題，如檔案數據量大且復雜，檔案部門設施設備不齊全，且尚未制定或更新完善相關制度，一些國企仍保留手工目錄輸入、利用的方式等。[7]因此，如何優質高效地采集和更新檔案數據，是國企檔案工作在數字化轉型中的重要命題。

2. 數據治理層面：檔案數據治理是國企數據治理的主要方面

國企數字化轉型緊緊圍繞“技術”及“價值”兩方面進行數據治理，檔案數據治理通過技術手段挖掘數據價值，賦能企業發展。從路徑和目標來看，檔案數據治理與國企數據治理是一致的。因此，開展國企數字化轉型下的數據治理，可以為“檔案數據化”提供技術支持，為“數據檔案化”提供數據交換平臺、數據標準，實現檔案數據的資源化及要素化整合。

國企檔案數據包含了政策性任務的執行記錄、評估報告和相關政策文件，因此，高效的數據治理一定程度上能幫助國企精準理解和應對政策負擔。以環保性政策任務為例，國企內部需要收集和處理包括政策文件、執行計劃、執行結果評估報告等在內的大量檔案數據。通過對這些數據的治理和分析，國企可以有針對性地調整其政策執行策略，以降低政策負擔并提高執行效率，實現政策目標和商業目標的有機結合。

3. 數據驅動層面：檔案資源開發與知識賦能相統一

筆者將使用DIKW（數據—信息—知識—智慧）模型（如圖1），來論證國企數字化轉型背景下檔案利用的發展方向，DIKW模型是表示知識體系的理論模型，它描述了數據、信息、知識、智慧的遞進關系。[8]在該模型中，通過利用數據治理工具，實現國企檔案向檔案數據資源與數據要素的轉化，進而完成檔案信息化演變。

檔案利用與知識賦能在DIKW模型中是一個級聯的過程，檔案利用是知識賦能的前提。通過對檔案數據資源的深入挖掘，能為國企更準確地把握、洞察行業競爭態勢提供知識支持，從而優化業務運營、提升國企公共服務水平等。在采集、整理、提取和分析檔案數據資源的過程中，不僅要使其變得更有組織性和易于解析，以提升國企決策、業務改進和信息控制的水平，更要發揮檔案數據對政策響應的引導作用。

但檔案數據向知識演變的過程存在一定的瓶頸，由于國企內部長期存在“重形式、輕利用” [9]的檔案工作理念，缺乏有效的檔案數字化工具和平臺，以及統一的標準和規范，導致檔案數據完整性、質量以及價值釋放存在問題。因此，實現檔案數據知識賦能是國企數字化轉型過程中在組織、技術層面的一大挑戰。

二、 數字化轉型背景下國企檔案工作定位

1. 延續傳統的檔案管理職能

我國《檔案法》明確規定：反映國有企業事業單位主要研發、建設、生產、經營和服務活動，以及維護國有企業事業單位權益和職工權益的材料應當納入歸檔范圍。[10]這一法律規定明確了我國國企檔案工作必須延續傳統的檔案管理職能，包括國企各類文件、資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，還包括維護國企檔案的完整性、安全性和歷史價值，以確保國企檔案得到合法使用。這要求國企檔案部門不僅要關注檔案的保管和使用，還要積極配合國家政策，提高國企檔案管理水平，確保檔案數據在國企數字化轉型中得到充分利用。

2. 國企競爭情報中心

近年來，壟斷行業的準入管制放松，民營企業參與競爭[11]，國企競爭環境逐漸復雜。而相較于民營企業，國企檔案部門有長時間的業務積累，且與國家大政方針緊密相關，對企業的業務和管理有深入的理解和認知，利用好檔案數據資源以提供更加具有敏感性和預見性的競爭情報，將成為國企在新一輪改革中維護自身競爭優勢的關鍵環節。

隨著國企數字化轉型推進，檔案數據化利用程度加大，信息技術的使用愈加深入，具有商業機密性質或競爭利用價值的敏感檔案，以及數據分析結果中國企內部評估信息，將成為國企競爭情報的重要來源。因此，檔案部門需緊跟數字化轉型的步伐，擴展其服務領域，深化對多學科的理解和融合，以更好地服務于國企發展目標和國家政策導向。

3. 知識服務集成中心

隨著數字化轉型進程加快，國企在混改過程中放開行業準入并破除行政性壟斷[12]，使國企在運營模式、管理方式和政策執行等方面需要創新改革，這需要國企在策略制定和執行等方面有更為多元化的知識支持。而國企特有的政治屬性使檔案部門在處理檔案數據時，能夠在政策解讀、合規風險防控等方面提供更有深度的知識服務。

國企檔案部門由于管理基礎條件落后，主要是被動地接受和保管各類文件和資料。而隨著國企數字化轉型的推進，檔案部門的工作越來越多地涉及數據收集、處理、分析，甚至決策支持等方面。這意味著檔案部門要借助信息化技術和管理模式集成知識服務，拓展檔案數據的整合范圍、深化國企內知識的共享共建，逐漸從單一的檔案管理，轉變為積極的知識服務。

三、 數字化轉型背景下國企檔案工作思路

1. 策略層面：主動融入國企數字化轉型工作，開展檔案數據協同治理

《國有企業數字化轉型調研報告（2022年）》指出：數字化轉型必須首先推進組織和管理的數字化轉型。[13]隨著數字化運營在國企中的重要性日益增強，數據治理的角色變得尤為關鍵，而檔案部門作為國企基礎管理部門和保存企業歷史文件和信息的重要部門，應積極主動融入國企數字化轉型工作，開展檔案數據治理。檔案部門應了解國企數字化轉型目標和規劃，將檔案數據治理納入國企數據治理的主要部分，尤其是在數據分類分級和數據共享開放等環節，應將檔案數據元素納入其中。同時，檔案歸檔、鑒定、利用等業務與國企數據治理工作需要有機結合，構建由國資監管機構、檔案行政機構、國有企業和政府行政部門等參與的國企檔案監督、管理、利用體系。在國企數據安全管理框架下，提高檔案數據質量、保障數據安全，確保數據的準確性、一致性、時效性和完整性，推動檔案數據在企業內外部的合法流動。

2. 組織層面：成立國企知識服務專班，延伸檔案管理部門職能

隨著數字化轉型，傳統的檔案管理員已經無法承擔數據領域的管理與利用。因此建議延伸檔案管理部門職能，在檔案管理部門中成立知識服務專班，為國企提供檔案管理指導服務和綜合性人才培養，同時也為國企提供檔案數字化建設等方面的技術支持。具體體現在以下幾方面：

一是解決人員能力不足與培養周期長的難題。在國企混合所有制改革和行業準入放開的背景下，往往面臨著檔案管理和國企業務脫節的問題，而復合型人才更是稀缺且培養周期長，因此，國企檔案部門成立知識服務專班是非常必要的。

專班需要提升國企檔案工作人員檔案管理與信息技術的綜合能力，培養能串聯整個國企檔案管理鏈及數字化管理鏈的全面性人才。服務團隊應針對國企在政策、保密、歷史存檔等方面的特殊需求，提供定制化的檔案數據管理模式，以將檔案工作更好地融入國企數字化業務流程中。

二是應對復雜商業環境下對各類競爭情報的需求。近年來，國企通過混合所有制改革引入民營資本和競爭因素，導致國企的競爭環境更加復雜。在這種情況下，獲得準確的信息對于國企保持競爭力和做出明智決策至關重要。

知識服務專班培養出的“檔案+技術”綜合型人才，能夠靈活地運用各種數字化工具和技術，通過對檔案數據的挖掘和分析，提供有關市場、技術、政策和競爭對手等方面的情報，幫助國企領導層和各業務部門做出更為明智的決策。同時，專班應提供政策解讀和建議，幫助國企在政策變動下正確應對，對接國企與政府的聯系。

三是實現國企業務、技術、知識的融合。專班人才既要具備檔案與數字化雙重專業素養，又要深諳國企運營機制和政策導向，在保證業務流程順暢的前提下，通過技術手段提高業務效率，并利用知識管理系統整合國企的知識資源和技術資源。再利用信息化手段將國企內各個部門、各個環節和各個系統連接起來，實現與政府部門的互聯共享，打通企業生產經營的各個環節，促進業務、技術、知識的融合，提升業務效率和企業績效，實現國企檔案經濟價值和社會價值的最大化。

3. 技術層面：構建檔案數據治理及歸集平臺

國企檔案數據蘊含重要業務信息，具有敏感性，而當前國企檔案數據分散存儲在不同的系統和部門[14]，存在存儲方式不統一、查詢困難等問題。為加強檔案數據安全性，方便國企在數字化轉型過程中高效利用檔案數據，基于數據驅動的設計理念，并結合API管理、云計算等信息技術，筆者建立了一套以用戶為中心、全方位考慮國企特征和需求的綜合性平臺（見圖2）。在構建這一平臺時，充分考慮了以下幾個關鍵要素：

用戶體驗：考慮到國企業務的多樣性和用戶群體的廣泛性，設計定制化界面，根據不同的用戶角色和權限，提供了各類易于操作的交互方式。

業務需求：國企的業務范圍廣泛且復雜，因此平臺開發了針對檔案數據的自動分類、標記、搜索和統計等功能，旨在提高檔案數據的管理效率，支持國企的日常運營和決策。

數據安全：國企檔案數據包含大量敏感信息，其安全性對國企運營和數據價值的實現至關重要。因此，平臺設立了嚴謹的數據調用策略和流程，確保數據的有效性、完整性和安全性。

技術前瞻性：國企的業務環境和需求不斷變化，需要平臺具備持續創新和升級的能力。借助云計算、大數據、人工智能等前沿科技，使平臺具備良好的擴展性和前瞻性。

總的來說，該模型深度適應了國企的特點，尤其是業務的復雜性和檔案數據的龐大性。它強調各部門之間的協作和互動，旨在實現數據的全面收集、整理和共享，最終形成一個可用于協同管理的國企檔案資源綜合數據庫。

四、 結語

國企檔案工作改革迫在眉睫，是國企在數字社會應對當前經濟形勢、實現現代化運營和可持續發展的必然趨勢。筆者認為檔案數據是企業的主數據，檔案數據治理是數據的主要方面，檔案資源開發與知識賦能相統一，檔案工作除了傳統檔案職能管理之外，還應是企業競爭情報中心和知識服務集成中心。在工作思路層面，需從主動融入國企數字化轉型工作、成立企業知識服務專班和構建檔案數據歸集平臺三個方面進行研究，以優化和提升單位檔案工作服務質量和效率。

*本文系2021年度江蘇省檔案科技項目“以服務高質量發展為目標的開發區檔案數據治理研究”（項目編號：2021-4）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]劉戒驕.關于國有企業存在依據的新思考[J].經濟管理，2016，38（10）：1-13.

[2]黃速建，余菁.國有企業的性質、目標與社會責任[J].中國工業經濟，2006（2）：68-76

[3]任越.從觀念到理論——檔案雙元價值論的演變軌跡研究[J].檔案學研究，2012（1）：30-34.

[4]周林興，崔云萍.大數據視域下檔案數據質量控制實現路徑探析[J].檔案學通訊，2022（3）：39-47

[5]周娟娟，李澤鋒，葉丹云.檔案數據長期保存模型構建研究[J].北京檔案，2022（10）：10-14.

[6]談錦鋒，王陽飛，梁蕊，等.淺談“兩化”融合背景下企業的主數據管理[J].信息技術與信息化，2019（5）：209-212.

[7][9]張珍珠.新時代如何提升國企檔案管理工作水平[J].黑龍江檔案，2022（3）：218-220.

[8]中國信息通信研究院.數據要素白皮書（2022年）[r/OL].[2023-02-06].http：//www.caict.ac.cn/kxyj/qwfb/ bps/202301/t20230107_413788.htm.

[10]中華人民共和國檔案法[EB/OL].[2022-08-08]. http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4f6452a420a97ccf 2d3217f6292.shtml.

[11]陶勇.國企改革軌跡中的邏輯與對策[J].產業創新研究，2023（8）：4-6.

[12][13]牛福蓮，陳維宣.國有企業數字化轉型調研報告（2022）[r].北京：騰訊研究院，2022.

[14]金波，陳堅，李佳男，等.大數據時代檔案數據資源整合探究[J].檔案與建設，2022（9）：18-23.