物業管理公司財務管理信息化實踐探索

洪利娜/文

在信息化和全球化的綜合作用下,我國企業開始了傳統管理模式向信息化管理模式轉型,不管是朝陽企業還是傳統企業,都在積極進行轉型實踐。財務管理作為企業運作的核心,在信息化實踐中更要發揮其表率作用,以此為重心向企業其他業務活動輻射,進而實現全企業范圍內的信息化轉型。本文則以物業管理公司為例,著重分析其財務管理信息化活動。物業管理公司是現代服務業中的重要組成,得益于城鎮化建設,以及房地產、建筑行業的日漸活躍,其在服務范圍和業務復雜程度上均有所提升,且客戶對物業管理的質量要求愈發嚴格。在這種情況下,物業管理公司面臨質量提升和成本控制雙重壓力,其要想突破困境,就必須實現轉型,而財務管理信息化是其最好的選擇,但由歷史遺留及其他因素的影響,它在實踐探索中難免遇到諸多阻礙。本文從財務管理信息化的基本特點出發,簡析財務管理信息化的可行性,并結合財務管理信息化過程中的問題,結合物業管理公司實際,提出相應的優化策略,幫助物業管理公司更好地開展財務管理工作,不斷提升其服務質量。

從理論建設上來看,現代企業的財務管理內容不斷擴張,其管理目標也越發復雜化,財務管理信息化是企業謀求高質量財務管理的重要手段,但是我國由于財務信息化的起步較晚,因此該方面的理論建設等也較為欠缺,其對實操的指導性有待考察。本文對財務管理信息化相關內容的分析,希望能夠進一步細化其理論內容,提高理論體系的指導力和約束作用,幫助企業更好地實踐財務管理信息化。從企業實務上來看,對財務管理信息化具體內容的分析,能夠發現其在不同階段存在的具體問題,提出有針對性的優化策略,幫助企業提高財務管理信息化的建設質量。

物業管理公司財務管理信息化特點分析

所謂財務管理信息化,是依托于先進的信息技術和現代化管理手段,以財務信息系統為載體,在實現會計電算化的基礎上,推行網絡財務,進而實現管理數字化,最終實現管理信息化。從物業管理公司財務管理信息化來看,其作為一種全新的財務管理方式,具備以下特點:一是物流、信息流及資金流的同步產生。在信息技術的支持下,經濟業務驅動會計模式,從經營活動中直接產生財務數據,反饋到信息系統上,通過系統量化數據再作用到物流和資金流上,對物業管理公司決策形成支撐。二是財務組織彈性化。在財務管理信息化的作用下,物業管理公司不得再按照傳統刻板的垂直式組織結構進行管理,而是需要根據實際情況下移管理重心,減少中間信息流轉環節,實現扁平化管理,同時加強公司內部的橫向組織溝通,保證信息流轉的暢通無阻,有利于公司財務預測、財務分析及財務控制。三是財務管理的集成化。在物業管理公司現有的信息網基礎上,將信息化建設作為戰略資源加以開發利用,以此實現諸多管理方法的有效集成,如預算管理、成本管理等。

物業管理公司財務管理信息化可行性分析

運行可行性分析

從財務管理信息化運行角度來看,經過長期的應用與發展,物業管理公司已形成了基本的智能化辦公體系,基本的硬件、軟件配置上已經趨于成熟,為財務管理信息化的引進奠定了先決條件。同時,從物業管理公司的信息化需求上來看,尤其是財務管理方面,其要求并不高,一般的計算機配置基本能夠滿足,且物業管理公司產生的數據等復雜度不高,整體運行難度較低,靈活性和敏捷性基本都能滿足。

技術可行性分析

物業管理公司的數據呈現明顯的量大、密集度高、數據更新換代快及零散性強等特點,在其軟硬件基本滿足物業管理企業運行且相關操作人員具有操作經驗的基礎上,物業管理公司在實行后續的行政管理系統、銷售管理系統及成本管理系統時更順利,可在現有的系統基礎上進一步開發,使得物業管理公司不斷向現代企業靠近。

經濟可行性分析

從經濟支出角度來看,物業管理公司的財務管理推進中,其主要費用支出表現在計算機、軟件配置、電力、折舊費用、維護費用等方面,還包括初期的系統研發、學習等,對物業管理公司來說,完全可以承擔。由于物業管理公司的財務活動較為直接,因此將其體現在財務信息系統上也較為簡單便捷,不需要支出額外的系統學習等費用,建設投入成本可控,因此從經濟角度來看,其財務管理信息化建設可行。

物業管理公司財務管理信息化中的問題

財務管理信息化基礎工作仍存在瑕疵

盡管物業管理公司的財務管理信息化正在不斷完善,但是始終沒有取得較大的突破與進展,其存在的問題暴露得越發明顯。首先,物業管理公司現有的財務管理基礎工作仍有待改進。在財務轉型的理念沖擊下,物業管理公司的財務工作也在積極轉型,從傳統模式下的會計核算積極向新時期的財務管理轉換,要求公司必須創新財務模式,但從物業管理公司實質來看,其財務轉型進展緩慢,反而降低了企業的財務管理質量和水平,作為財務管理信息化的基礎,只有落實好該項工作,才能為信息化及時提供準確、有效的數據,但目前物業管理公司的財務工作仍須完善。其次,系統間的數據接口亟待擴充。物業管理公司的財務管理系統與業務管理并軌而行,二者間分部門運轉,聯合性不強,無法實現信息的實時交互。另外,物業管理公司的財務軟件本身就存在一定的數據零散、功能碎片化問題,多個分散的財務軟件會產生大量的財務數據,但物業管理公司始終未形成財務信息庫,且數據間的規格、參數等不統一,很多財務數據難以在不同的財務軟件上實現共享。

財務管理具體活動問題

除了基礎上的系統運營和財務職能,在物業管理公司具體的財務活動處理上也存在一定弊端,阻礙了企業財務管理信息化建設的步伐。第一,物業管理公司現有的財務會計管理流程紊亂。目前,物業管理公司尚未形成針對財務管理信息化應用與發展的管理制度和組織框架,依舊沿用傳統的財務管理模式,但財務管理信息化下財務系統的加入與運行,意味著財務及相關人員的職能和崗位需要重新劃分,可物業管理公司目前這項工作推進并不順利,這不利于財務管理信息化的下沉,威脅了財務系統的安全性與穩定性,可能出現越權處理或輪空管理行為。第二,財務預算管理缺失。物業管理公司還存在財務信息透明度不高的缺陷,主要表現在預算上。一方面,物業管理公司的預算形式較為粗放,部分物業管理公司甚至未完善要求的預算程序展開,且預算管理周期長,從編制到上報、審核,再到后續執行,時間較長,所以預算數據就較為籠統,在預算執行中缺乏實際指導作用。另一方面,物業管理公司的預算執行和監督力度不夠。一來資金收支隨意性較大,資金利用率不高,且閑散資金和不必要開支較多。二來資金監督力度不夠,沒有完全按照預算編制執行,降低了預算管理效益,當然很大一部分原因也是前期預算編制質量無法保障。

線上數據融合問題

除財務基礎工作和具體財務活動上存在弊端外,物業管理公司財務管理信息化最主要的推進阻礙表現在線上數據處理上。其一,數據冗余嚴重。物業管理公司系統未發揮聯合作用,沒有生成統一標準,數據類型、編碼和命名等都不一致,數據冗雜,融合效益低,對物業管理公司的儲備要求高,降低了財務處理的工作效率,這在上文也簡單提到。其二,數據可靠性不能滿足。物業管理公司在數據質量監管和數據評價方面的工作不到位,沒有指定嚴格的數據業務規格,數據缺乏一致性與準確性標準,數據產生時的可靠性不足,且無法進行回溯管理,其對決策等起到的支持作用尚存疑。其三,數據安全風險可控性差。物業管理公司對數據的敏感度較低,沒有做好用戶數據的分類工作,而是依靠信息系統自主分類,很容易造成數據丟失,影響后續物業管理公司的持續運行。

物業管理公司財務管理信息化實踐策略

提升財務信息化的準備性

要想使財務管理信息化建設滿足物業管理公司的要求,就必須從財務基礎工作優化做起,做好財務信息化的準備工作。首先,優化物業管理公司的管理制度與流程,構建合理規范及實用性強的規章制度,全面梳理公司現有的制度流程,按照不同崗位要求重新明確其工作任務,保證管理流程和業務流程相匹配,控制流程亢余,避免管理留白,尤其是財務工作流程,最好在財務管理信息化的指導下,重新劃分工作模塊,保證線上財務信息化與線下財務工作處理上的兼容性,使財務管理信息化逐步與企業工作流程深度嵌套。其次,做好企業數據的標準化建設工作。在財務管理信息化實踐過程中,信息數據化是物業管理公司應滿足的最基本形式,實現數據的分級分類、統一記錄及轉碼化,能夠有效消除不同數據間的屬性差異,為物業管理公司科學分析提供基礎。一來物業管理公司要構建信息資源數據中心,保證數據的可靠性、持續性、發展性及實用性;二要明確并實施數據標準,規范物業管理公司管理,從生產部門到財務部門,都必須制訂標準化內容,同時在應用過程中不斷修訂完善,及時補充,使其與物業管理公司發展要求相協調。

加強財務管理和核算規范

財務管理信息化在物業管理公司的實踐最終還是要落到具體的執行人員身上,提高財務人員素質和操作水平、加強財務管理和核算規范是物業管理公司在財務管理信息化中必須重視的另一內容。首先,要不斷提升物業管理公司財務人員的綜合素質和業務能力,使之深刻認識到自身在財務管理信息化建設中扮演的角色,明確物業管理公司從業標準,加強后續管理,培養儲備人才,通過內部孵化和外部招聘雙重模式全面提升物業管理公司的財務管理信息化水平。其次,要不斷提升物業管理公司員工的計算機操作水平,尤其是財務人員的操作能力,這對財務管理信息化起決定性作用。一來可通過績效激勵、獎懲制度等達到激發職員自主學習的目的,幫助其豐富自身知識體系,突破原有方法知識的局限性,提高操作熟練度;二可通過專家講解、培訓,以此幫助其不斷提升財務軟件的處理能力,幫助財務人員從處理型會計向管理型會計轉型,提高公司高端人才的儲備量。

經營決策提供信息的支持

在物業管理公司財務信息化基礎工作已經完善和有重組財務人員支撐的情況下,物業管理公司還要進一步保證線上數據質量和數據安全等工作,為物業管理公司經營決策提供有力的信息支持。首先,構建數據質量管理體系,公司必須明確數據質量要求,可對數據質量構建相應的考核指標,從及時性、真實性、一致性、完整性及數據執行效率等方面對數據質量加以考核,不斷促進數據質量提升,在數據的不同階段對數據質量進行優化改進,從分析數據質量問題,到制訂數據質量提升計劃,從業務和技術兩個角度進行分析,以此保證物業管理公司執行經營決策過程中的數據支撐有力。其次,構建數據安全管理體系,根據數據的不同類型和部門間不同的需求,對數據安全進行分析,按照相應標準對業務數據進行安全維護,基于法律法規和隱私的基礎要求,遵循行業標準,從核心數據、關鍵數據、內部數據及公眾數據四方面,劃分數據的敏感性和重要性,繼而展開針對性的管理優化。另外,可在財務管理信息系統上進行數據訪問授權,對使用數據的主體進行定義,確定不同的責任主體只能在自己需求的數據范圍內瀏覽,同時按照數據的分級分類賦予其特有權限,充分考慮數據的安全等級,強調重要信息數據的保護力度,其具體管控內容見表1。

表1 物業管理公司數據授權規則

物業管理公司的財務管理信息化,不僅是提升內部管理質量、形成數據標準化管理的重要手段,更是其適應現代經濟市場、為業主等提供高質量服務的關鍵舉措,通過本文對相關內容的分析,發現物業管理公司的財務管理信息化在以下方面還存在問題:企業財務管理信息化基礎工作不到位,如硬件建設、軟件投入等,不利于后續信息化工作的開展;具體的財務活動不規范,無法幫助財務管理信息化提供標準的工作流程;由于系統差異等,線上數據融合還存在很大問題。結合物業管理公司實踐,參考先進企業的做法,也從以下方面提出了相應的優化建議:強調企業財務信息化的基礎準備工作,明確數據標準和相應的管理制度等,奠定財務信息化基礎;培養專業性的財務人才,強調其業務處理能力,將財務信息化不斷下沉到公司實踐中去;明確線上數據的治理標準,不斷提升其數據質量,并做好安全管理,明確授權范圍,為企業經營決策、戰略目標確定等提供堅實的數據基礎。當然,本文也存在不足之處,如闡述主體是物業管理公司,對其他行業、領域等的指導作用有待考察,且受筆者實務經驗缺乏和主觀意識的影響,提出的部分觀點和策略還需要實踐驗證,未來筆者會加強該方面的學習,力求提出更具實踐價值的優化策略,幫助物業管理公司有效推進財務管理信息化建設,更好地踐行其社會服務及商業價值。但就目前物業管理公司財務管理信息化的推進情況來看,未來還有很大的發展空間。