人事檔案數字化管理面臨的現狀與對策探析

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摘 要：檔案數字化是數字檔案建設的基礎，科技的飛速發展給人們的生活和工作帶來了便利。人事檔案工作應同樣緊跟時代步伐。人事檔案信息資料對于行政事業單位人力資源管理和發展有著十分重要的參考價值，在此背景下將數字化技術應用于人事檔案管理中是大勢所趨，不僅改變了檔案的載體，使資料的獲取更加方便快捷，還提升了單位人事檔案信息管理的質量。文章就人事檔案信息化、數字化管理面臨的現狀與對策為主線，根據單位工作實際和平時存放調閱檔案資料遇到和發現的情況，與人事部門檔案管理人員展開交流，就該問題提供自己的看法，希望為數字化背景下人事檔案信息管理提供有益的見解。

關鍵詞：數字化；人事檔案；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人事檔案數字化就是將紙質檔案信息通過掃描錄入的方式儲存到計算機，并依據不同的類型和特征建立相關的搜索庫，不僅節約了儲存的空間，還能夠有效保障相關資料的安全性。同時，人事檔案數字化也將相關人員從大量的重復性工作量中解放出來，集中精力去解決行政事業單位人力資源管理中面臨的現實問題。檔案管理數字化是21世紀完善人力資源架構、提高相關部門工作管理的重要途徑，本文以人事檔案數字化管理為研究的主題，就單位人事檔案管理的現狀提出相關的對策，希望為檔案數字化管理順利開展貢獻力量。

一、人事檔案管理的現狀

首先，就當下人事檔案管理的現狀來看，面臨的問題就是創新。相關人員要在日常的工作中不斷總結經驗，應用新的技術與管理方式使人事檔案管理更為高效、便捷。人事檔案對于每位干部職工都是十分重要的，記錄了干部職工的學歷、工資待遇、職稱、家庭成員、考核及獎懲等多方面的信息內容。但是，就實際情況來看，一些單位仍然采取傳統的檔案管理方式，其弊端就是年代久遠的紙質檔案經常會出現丟失、破損的現象，當單位需要這些檔案時會出現不能使用或找不到的情況，從而阻礙某項工作的開展。另外，紙質版的人事檔案十分不利于查找使用，每當干部職工要使用檔案時，檔案管理人員往往要開始尋找，費時費力。

其次，從工作效率的角度來看，無論運用哪一種管理方式都需要依靠人工。相關工作人員的工作量也在增加，每當出現檔案調動或變動時傳統的管理方式就會加重管理人員的工作壓力，而且過大的工作量會使相關人員在工作的過程中注意力不集中，從而出現一系列的失誤，如檔案調動錯誤、相關資料填寫錯誤等，一旦出現這種問題就可能導致員工自身的權益受損。

最后，從檔案管理的角度來看，相關管理人員必須保護人事檔案，嚴格按照相關的規定，但部分人員在工作的過程中有時會存在得過且過、責任意識不強的表現，導致檔案管理工作無法順利開展。

二、人事檔案數字化的內容和優勢

人事檔案數字化就是將紙質版的資料儲存到計算機中方便后續的查閱管理， 這只是人事檔案數字化一個粗略的概括，實踐過程中人事檔案數字化涉及多個方面、多個維度。

首先，要將傳統的紙質版檔案轉化為數字化檔案，并將數字化的檔案儲存在一定的介質上，如光盤、U盤或者硬盤等保證數字化信息長期保存與使用的便捷性；其次，人事檔案信息儲存于資料庫中，為相關管理者的使用和讀取帶來了極大的便利性。另外，人事資料經常面臨多個部門的協調使用，一般情況下，單位會建立信息管理系統，利用大數據及網絡技術實現人事檔案信息的管理和共享服務，當其他部門在使用時可以通過網絡申請權限或獲取密碼，以實現多個部門共同使用。最后，根據單位人事檔案管理的標準和要求，就現有的人事檔案信息劃分不同層次的目錄，方便使用人員查詢和搜索信息，也極大地減輕了檔案管理人員的工作壓力。一系列數字化手段的應用，使人事管理工作變得更加智能化、現代化，人事檔案資源對行政事業單位的人才評價也起到了更大的作用。

就現有的應用情況來看，人事檔案數字化管理的優勢主要體現在以下幾個方面：

首先，是能夠提高工作的效率。傳統紙質檔案管理涉及檔案調動與修改都要提前與管理人員協商，管理人員進入檔案庫尋找，單位規模大但檔案室人員數量不多，檔案的調動與修改耗費的時間就長。但是，使用人事檔案數字化管理，相關管理人員只需要在計算機中搜索和查閱，依據相關的系統和功能完成修改和調度工作，不僅提高了工作的效率，還能夠使單位人事檔案管理朝著更加高層次的目標邁進。

其次，是能夠提供更多有價值的人力資源信息。隨著社會的不斷發展，單位的用人標準也在不斷完善，不再依靠某一條件展開人員篩選，而是依托相關的技術來分析人才的信息，深入挖掘其潛在的應用價值，為后續人員調動提供有效的支持。當前，人才競爭激烈，一旦將人才吸納到單位，只有根據其自身特點將其安排在合適的崗位才能實現其價值的最大化，而開展數字化人事檔案管理能夠使單位依據人才特點建立各崗位所需要的人才模型，并以此模型開展針對化的培訓和練習，為人力資源應用提供更多依據。

三、人事檔案數字化管理存在的問題

1.面臨數據丟失或者損壞的現象

人事檔案管理是單位一項重要的工作，直接涉及職工的成長經歷、工資待遇、職稱、家庭成員、考核以及獎懲等多方面的關鍵環節，雖然信息化的儲存手段相對比紙質版更具安全性，但同樣也面臨著數據丟失或者損壞的現象。一般情況下，人事檔案管理主要儲存在硬盤或U盤上，即便當今電子產品的技術已經發展得較為完善，但仍然存在不穩定性，如電腦遭到攻擊導致文件損壞、儲存介質受到溫度、磨損等多方面的因素不能正常使用等，一旦出現這些問題，相關的人事檔案信息就有可能丟失，不僅影響信息資源管理的完整性，還增加了單位管理的難度，加之現有市場上儲存介質類型多樣，質量參差不齊，雖然有的單位在這方面會投入較多的成本，購入質量相對可靠的介質，但是也不能做到百分百保證在工作運行的過程中不會出現問題。

2.計算機軟件更新速度快

隨著社會不斷發展，計算機軟件層出不窮且更新的速度較快，社會競爭日益激烈，也刺激信息軟件供應商不斷完善、細化軟件功能，而每一次的細化與完善都涉及更新應用，更新的過程中就可能對數據的儲存造成影響。

目前，各類人事檔案資料管理的軟件被廣泛應用到行政事業單位人事檔案管理工作中，不僅增加了人事檔案管理工作的專業性，還有效突破了信息孤島的情況，促進信息的協調使用和共享。所以，許多單位會借助相關的應用推動檔案管理工作的專業化和便捷化。但是，由于不同軟件供應商之間的競爭激烈，研發的軟件之間不能兼容，或者是軟件在升級的過程中某些原有的功能不能正常使用，造成部分數據缺失，有些軟件在經過升級之后甚至不能與計算機原有的硬盤匹配，不僅影響了計算機的運行速度，在打開人事檔案時，還需要下載其他更多不規范的軟件來輔助，增加了人事檔案管理的安全隱患。

3.人事檔案信息容易被泄密

信息技術的不斷發展為人們的工作生活提供了更多的便利，但面臨更多信息被泄露的風險，人事檔案信息管理工作不僅關系到單位整體管理工作的進展，還涉及干部職工的個人信息與隱私，如工資福利、職稱、家庭成員以及考核等，這些信息一旦被泄露就可能會影響干部職工自身的利益，這也是數字化檔案管理面臨的主要問題之一。人事檔案信息被泄露的原因主要有以下兩個方面：首先，電腦中存在病毒、不良軟件或者密碼信息安全等級較低被黑客攻擊，導致相關的信息被泄露；其次，管理人員自身的網絡安全意識比較淡薄，在傳遞信息和管理的過程中，沒有將員工重要信息隱藏或者設置，從而在無意間泄露了單位的人事信息。

4.檔案管理人員信息素養還有待提升

傳統的人事檔案管理模式是對紙質檔案實行管理和保存，雖然工作量大，但是卻較為簡單，而數字化背景下的檔案管理，對相關人員的信息素養提出了較高的要求，相關人員不僅要具備專業的檔案管理知識，依據單位的規章和制度對檔案展開管理和分析，還要具備較高的信息素養，滿足單位人事管理中對于檔案工作的要求，維護信息安全，并在人事變動時更新并完善檔案信息。雖然部分單位認識到這個問題的關鍵性，對相關人員開展有針對性的培訓，但是由于重視度不夠，仍然不能滿足信息化檔案管理工作的要求。

四、優化人事檔案數字化信息管理的策略

1.選擇適當的儲存載體

信息化時代背景下，人事檔案資料管理已經不需要依靠傳統的紙張記錄，而是出現了各式各樣新型的載體，如U盤、硬盤以及計算器儲存等，人事檔案資料作為行政事業單位的重要信息，單位在采購新型載體時一定要注意規格、型號以及使用的注意事項，盡量選擇一些知名的生產廠家，對于重要的檔案資料可以備份多份儲存在不同的載體中，必要時也可將資料打印成紙質版并留存，防止當某一個載體出現問題時，導致相關的資料全部丟失，從而影響單位正常的信息獲取和使用。

同時，要注意放置儲存載體的條件，盡量不要將其靠近溫度過高或接近火源的地方。儲存單位信息的載體必須存放在專門的抽屜或者柜子里，并增加一系列的防護措施，防止介質被偷竊或丟失。

2.選擇穩定的計算機系統

當前，行政事業單位的人事檔案資料大多依賴計算機存儲，在選擇計算機系統時，就要考慮系統的安全性與穩定性。在日常工作中經常會遇到計算機系統頻繁的更新換代，雖然能夠提高運行的流暢度，但是卻存在損害系統資料的可能，為預防該類現象的發生，可以在系統更新之前將相關的資料導出并保存，升級完畢之后再重新傳輸到計算機當中，確保檔案資料的準確性。除此之外，在選擇計算機系統時還要注意系統的兼容性，防止人事檔案信息資料在調取或使用的過程中電腦頻繁發生卡頓或其他問題。

3.重視人事檔案管理的安全性

數字化檔案管理系統具有方便、快捷的特點，但同樣也面臨著諸多安全問題，人事檔案管理人員應該將信息安全作為檔案管理工作的重心。單位應該將信息安全管理作為工作的重要內容，將管理人員的工作和職責掛鉤，只要涉及人事檔案的調動管理或查閱分享都應該制作相關的記錄表，一旦出現信息被泄露就能快速定位發現原因，從而開展有針對性的補救措施。

同時，對于儲存重要資料的電腦系統和文件應該設置專有的密碼，防止被其他人無意間瀏覽到重要信息，在信息傳輸的過程中也應該對重要的數據加密，防止被黑客或不法人員盜取數據。

在人員管理方面，要定時對相關的管理人員開展安全教育培訓，將信息安全理念作為單位發展的理念不斷貫徹在具體的工作過程中，始終將信息數據的安全管理當作長期的工作對待。對于一般的信息管理需要實施日常備份，而重要的信息數據應該通過紙質版的形式保存，盡量減少信息在網絡上的傳輸，提高重要信息的安全性。

4.提高檔案管理人員的綜合素質

數字化、信息技術的不斷普及有效推動了檔案管理的高效性和安全性，但同時也使從事檔案工作的人員面臨更多的挑戰，相關管理人員除具備基本的人事檔案管理知識之外，還要具備利用計算機準確識別檔案信息的能力。

時至今日，有越來越多的行政事業單位將人事檔案資料轉化為數據儲存，并利用相關的軟件識別整理，但計算機的不穩定性要求相關人員具備一定的安全管理意識，持續提高自身操作計算機的技能，使檔案管理更為標準化。單位在安排檔案管理崗位人員時應該滿足人事檔案管理的基本要求，并能夠依據明確的制度不斷總結自身的工作，將檔案管理人員的安全意識、工作態度納入考核，使其在工作的過程中盡量避免因為不當操作引起人事檔案管理的相關問題。

五、總結

數字化、信息化是人事檔案管理的重要發展方向，合理的利用信息技術不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率，還極大地便利了各類相關資料的查詢和使用。但是，科技發展是一把雙刃劍，提高工作便捷性的同時，也使相關管理人員在參與工作的過程中面臨更多的問題，如檔案信息儲存介質損壞、計算機系統的兼容性和協調性不足等，依據這些情況，應該選擇適合的介質和應用系統，在不斷實踐的過程中，提高檔案管理人員信息安全管理的意識，增強信息管理工作的安全性，從多方面出發，保障人事檔案管理工作到達新的高度。

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（作者單位：1.伊金霍洛旗人力資源綜合服務中心；

2.伊金霍洛旗紅慶河鎮黨群服務中心；

3.伊金霍洛旗蘇布爾嘎鎮綜合行政執法局；

4.烏審旗委決策咨詢服務中心；

5.伊金霍洛旗蘇布爾嘎鎮黨群服務中心。）