醫院檔案管理與檔案升級工作探究

鄧繼紅

摘 要：在信息技術快速發展的數字化時代，醫療領域的檔案管理也隨之發生了深刻的變革。傳統的紙質檔案管理系統逐漸顯得滯后，難以滿足當代醫療管理的需求。數字化時代的醫療檔案，標志著醫療信息管理進入一個全新的階段。數字化醫療檔案以電子形式存儲患者的健康信息，包括病歷、診斷結果和醫囑等，尤其是特殊患者病例，實現了信息的高效管理和共享。這一轉變不僅提高了醫療服務的質量和效率，還給醫務人員提供了更便捷、可靠的工作依據。數字醫療檔案不僅是技術進步的體現，還是醫療體系向更加智能、協同和以患者為中心發展的重要標志。

關鍵詞：檔案管理；管理系統；隱私與安全保障

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、醫院檔案管理的現狀

傳統檔案管理方式在數字化時代面臨著一系列問題與挑戰，這些問題不僅限制了醫療信息的高效流轉，還增加了醫院管理的成本和復雜性。

1.信息難以共享

傳統的紙質檔案管理系統導致醫療信息難以迅速在醫院內、醫院間或跨地域之間共享，限制影響了醫療服務的協同性，使得醫務人員難以獲取更加全面、廣泛的患者信息。

2.存儲空間與成本問題

大量的紙質檔案需要占用大量的存儲空間，增加了醫院的存儲成本。此外，紙質檔案的存儲容量有限，可能導致信息丟失或不完整。

3.信息安全風險

紙質檔案容易受到各種威脅，包括保管人員專業水平、存儲庫房環境以及自然災害等事件，容易導致信息損失或被泄露。此外，紙質檔案在傳遞過程中也容易遭到非法獲取。

4.效率低下

手動查找、整理和管理紙質檔案需要大量的時間和人力資源。醫務人員可能花費大量時間在翻閱、分類和整理檔案上，從而影響了工作的效率。

5.更新和追蹤困難

在傳統檔案管理中，更新和追蹤患者信息相對煩瑣，容易出現信息更新不及時，導致醫務人員獲取的信息不夠準確和實時。

二、檔案管理信息化的優勢

引入信息化檔案管理系統帶來了一系列優勢，顯著提升了醫療信息管理的效率和質量。信息化檔案管理的優勢有效解決了傳統檔案管理方式存在的問題，為醫院提供了更為高效、安全和可持續的檔案管理解決方案。

1.數據共享與協同性

信息化檔案管理系統實現了數據的共享和協同。醫務人員能夠在不同部門和地點實時傳遞和獲取患者信息，促進了醫療服務的協同性?；颊咴诓煌t療機構就診時，醫生可以更容易地獲取其完整的就診記錄，提高了綜合醫療服務的水平及診斷率。

2.空間與成本節省

電子檔案的存儲成本相對較低，且不占用實體空間，解決了紙質檔案的存儲問題。醫院能夠有效利用數字化存儲空間，降低了存儲成本。此外，電子檔案的備份和恢復更加便捷，降低了因信息丟失或損壞引起的額外成本。

3.信息安全性提升

采用數字化手段實行數據備份和加密，提高了醫療信息的安全性。信息化檔案管理系統能夠設定不同層級的權限，保護患者隱私，降低信息被泄露的風險。醫院能夠更好地應對信息安全挑戰，保障患者隱私權。

4.提高工作效率

信息化檔案管理系統實現了智能化的檢索和整理，減輕了醫務人員的工作負擔。醫務人員能夠迅速獲取患者信息，提高了工作效率。此外，系統還能夠提供自動化的報告和分析工具，輔助醫生做出更準確的診斷和治療決策。

5.提高醫療服務質量

信息化檔案管理系統使醫生能夠更全面、準確地了解患者病歷，有助于提高醫療服務的質量。醫生可以更好地制定個性化的治療方案，提高了醫療決策的科學性和針對性。

6.支持大規模數據分析

信息化檔案管理系統支持大規模的數據綜合分析。醫院能夠從檔案中提取大數據，展開趨勢分析、研究和預測，有助于更好地了解患者的健康狀況，提高了醫院的運營和管理水平。

三、檔案管理升級的需求與動機

數字化時代的醫療檔案管理正日益凸顯其優勢，因此，檔案管理升級成為醫療機構迫切需要面對的任務。通過對檔案管理升級的需求和動機展開深入研究，可以為醫院提供明確的指導，推動醫療信息管理體系更好地適應數字化時代的要求。

1.技術的發展對檔案管理的影響

在信息技術迅猛發展的背景下，新興技術對醫療檔案管理提出了全新的要求和挑戰。電子病歷、醫療信息系統等技術工具的廣泛應用，使得醫療機構面臨著更高效、更安全以及更智能的檔案管理需求。

2.醫院運營中的檔案管理升級需求

醫院運營中的檔案管理直接關系到醫療服務的質量和效率。醫院應深入研究運營中存在的檔案管理問題，包括患者信息共享難題、醫生診斷的時效性等，從而分析為什么醫院迫切需要為檔案升級，以滿足日益增長的醫療服務需求。

3.安全與隱私考慮

隨著醫療信息數字化的推進，安全與隱私問題成為醫院檔案管理升級中至關重要的動機。醫院應探討傳統檔案管理方式存在的信息被泄露、數據安全等問題以及數字化檔案管理是如何提供更全面、更可控的安全性與隱私保障的。通過詳細分析這些動機，有助于更好地理解醫院為何需要為檔案管理升級以及升級后能夠實現的潛在優勢。

四、醫院檔案管理系統的選擇與實施

數字化時代醫療檔案管理的關鍵在于選擇合適的系統并成功實施，通過對醫院檔案管理系統選擇、實施和培訓的全面研究，可以為醫院提供具體的操作指南，幫助其在數字化時代更好地管理和運用醫療檔案信息。

1.系統選擇的關鍵因素

在選擇醫院檔案管理系統時，需要考慮多方面的因素，并詳細分析關鍵的選擇因素，包括但不限于系統的安全性、靈活性及成本效益等。在選擇醫院檔案管理系統時，需要綜合考慮多個關鍵因素，以確保選擇的系統能夠滿足醫院的需求并能順利實施。系統的功能完備性是選擇的首要考慮因素，醫院檔案管理系統應具備完整的功能模塊，包括患者信息錄入、電子病歷管理、影像存儲與管理以及醫囑管理等。系統的功能應該覆蓋醫院各個部門的需求，確保實現全面的信息化管理。

系統的易用性對于醫務人員的工作效率至關重要，選擇的系統應該具有直觀的界面設計，操作簡便，減少人員培訓的時間和成本，良好的用戶體驗將有助于醫務人員更好地利用系統開展工作。數據安全是醫院檔案管理系統中最為重要的考慮因素之一，選擇的系統必須有強大的數據安全措施，包括數據加密、權限控制、安全審計等功能，以確?；颊咝畔⒉皇艿椒欠ㄔL問和被泄露。醫院檔案管理系統應具備良好的擴展性和兼容性，以適應醫院未來的發展需求。系統應該能夠方便地與其他醫療信息系統、設備設施形成集成，確保信息的無縫流通，提高整個醫療信息化系統的協同性。選擇醫院檔案管理系統時，需要充分考慮系統的成本效益，系統的實施和維護成本應在醫院可承受范圍之內，并根據系統提供的功能和性能來評估成本效益比。全面的成本分析將幫助醫院做出明智的決策。醫院檔案管理系統必須符合相關法規和合規性要求，特別是患者隱私保護、醫療信息安全等方面的法規。選擇的系統應該能夠幫助醫院合規運作，避免可能的法律風險。通過全面了解這些因素，醫院可以更明智地選擇適合自身需求的檔案管理系統。

2.實施過程中的挑戰與解決方案

醫院檔案管理系統的實施過程中可能面臨一系列挑戰，包括技術、組織文化以及員工培訓等方面的問題。深入研究這些挑戰，并提供相應的解決方案，能夠幫助醫院順利推進檔案管理系統的實施階段。

3. 系統培訓與應用

檔案管理系統的成功運作不僅依賴系統本身的功能，還需要醫院員工熟練掌握系統的使用。應重點討論系統培訓的重要性以及如何設計和實施有效的培訓計劃，確保醫務人員能夠充分利用系統提供的功能，提高工作效率。

五、醫院檔案數字化過程中的隱私與安全保障

數字化醫院檔案是一項敏感的工作，需要綜合考慮患者隱私、信息安全以及權限管理等方面的問題。通過深入研究隱私與安全保障方面的問題，醫院能夠更好地制定合理的政策和措施，確保數字化檔案管理既能高效運作，又能充分保障患者隱私和信息安全。

1.患者隱私保護的法律法規

數字化醫院檔案管理涉及患者個人隱私，因此，必須遵循相關的法律法規?？梢栽敿毺接懕Ｗo患者隱私的法規，包括但不限于《個人信息保護法》《醫療隱私法》等，以確保醫院在數字化過程中合法合規地處理患者信息。

2.數字化檔案的信息安全管理措施

在數字化檔案管理過程中，信息安全至關重要。深入研究數字化檔案所需的信息安全措施，包括數據加密、網絡安全、防火墻等技術手段以及定期的安全審計和風險評估，確?；颊咝畔⒉皇艿綈阂夤艋虮恍孤?。數字化醫院檔案管理涉及大量敏感信息，為確?；颊唠[私和醫療信息的安全性，必須采取一系列嚴密的信息安全措施。所有存儲在系統中的敏感數據，包括患者個人信息和醫療記錄，應該采用強大的數據加密算法加密，確保即使在數據傳輸或存儲過程中，未經授權的訪問者無法直接閱讀或獲取患者信息。建立完善的訪問控制和權限管理系統，確保只有經過授權的醫務人員才能訪問特定的患者信息。權限應該分層設定，根據醫務人員的職責和需求設置不同的權限級別，避免信息被未授權人員訪問。此外，還應實施安全審計和監控機制，記錄所有系統訪問和操作的日志，有助于追蹤任何潛在的安全威脅或非法訪問，及時發現和阻止安全漏洞。在數字化檔案管理系統中，建立強大的防火墻系統，保護網絡免受未經授權的訪問和惡意攻擊。實施網絡安全策略，包括入侵檢測系統（IDS）和入侵防御系統（IPS），定期開展網絡安全審查。建立定期的數據備份機制，并確保備份數據的安全性。制訂災難恢復計劃，以便在發生數據丟失、損壞或其他緊急情況時能夠快速有效地恢復系統。及時更新系統和相關軟件，確保系統始終具備最新的安全性補丁和防護措施。定期開展系統維護，檢查系統的安全性能，及時修復潛在的漏洞。

3.不同層級人員的權限管理

為了保障患者隱私和醫療信息的安全，醫院檔案系統需要實施嚴格的權限管理制度。醫生作為醫療團隊的核心成員，通常需要具有較高的權限。他們可能需要訪問和修改患者的電子病歷、開具醫囑以及查看實驗室結果等。然而，即使是醫生，也應該根據其專業領域和具體職責分配適當的權限，以防止濫用敏感信息的風險。

護士在醫院日常運作中扮演著重要的角色，但他們的權限可能不同于醫生。護士可能需要訪問患者的基本信息、執行醫囑以及記錄護理措施等，應確保他們的權限與其實際工作職責相符，并限制對敏感信息的過度訪問。系統管理員負責配置和管理整個數字檔案系統，他們可能需要具有最高級別的權限，以便開展系統設置、用戶管理和安全審計等任務。然而，管理員權限也需要謹慎賦予，以防止濫用權利和系統的非法操作。前臺接待人員可能需要訪問患者的預約信息、基本檔案等，但不應該具有過多的敏感信息的修改權限。權限管理應該確保前臺接待人員可以完成日常工作的同時，不會泄露患者的隱私。技術支持人員可能需要訪問系統日志、實施故障排除等操作，但他們不應該有權訪問患者的詳細醫療信息，權限應該根據其職責和任務來細化。權限管理不是一次性的任務，而應該是一個動態的過程。醫院應該定期審查和更新不同層級人員的權限，確保其權限與實際工作需要相匹配，并及時調整權限以適應變化的工作要求。

參考文獻：

[1]王紹鋒，張桂金.基于數字化檔案管理系統的醫院檔案管理探討[J].現代醫院，2023，23（11）：1743-1745.

[2]朱 穎，李 慧.互聯網背景下醫院職工健康檔案管理信息化的路徑分析 [J].互聯網周刊，2023（22）：44-46.

[3]郭丹丹.人才流動背景下醫院人事檔案管理增效研究 [J].中國標準化，2023（22）：230-233.

[4]于夢醒.醫院人事檔案管理中應用數字化管理有效路徑探析[J].蘭臺內外，2023（32）：4-6.

[5]吳玉萍，林凱航，廖寶劍.關于優化醫院科研檔案管理及開發利用的思考——以廣東某三甲醫院為例[J].蘭臺內外，2023（32）：43-45.

[6]李慶華.數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用分析 [J]. 辦公自動化，2023，28（22）：47-49.

[7]劉 鵬.大數據技術在醫院檔案管理中的應用研究[J].蘭臺世界，2023（11）：90-92.

[8]馮丹丹.關于醫院臨床教學檔案的特點及規范化管理的思考[J].蘭臺內外，2023（31）：55-57.

[9]張 軒.醫院檔案管理與檔案升級工作探究[J].蘭臺內外，2023（31）：43-45.

[10]李成朋.推進數字化戰略轉型升級背景下的檔案管理規范建設──以大型公立醫院為例[J].檔案管理，2023（05）：108-109+112.

[11]向 楊，余 飛，侯 暢等.醫院檔案管理創新升級 助推縣級公立醫院高質量發展[J].中國農村衛生，2022，14 （09）：18-20.

[12]熊家瑛.醫院檔案管理與檔案升級工作研究[J].蘭臺內外，2020（14）：31-33.

[13]夏啟芝.創新檔案管理服務醫院發展——開展檔案達標升級的工作經驗體會[J].中醫藥管理雜志，2017，25（01）：170-171.

[14]趙莉娟.醫院檔案管理與檔案升級工作策略探析[J].中國衛生產業，2015，12（24）：86-88.

[15]劉英霞，楊志濱，王澤蓓.以檔案達標升級為契機 提高醫院檔案管理水平[J].辦公室業務，2014（19）：189.

（作者單位：聊城市中醫醫院）