基于現代醫院管理制度的智慧檔案管理模式分析

王軍凱

摘 要：基于現代醫院管理制度實施智慧檔案管理模式是目前檔案管理工作創新改革主導方向。文章簡要分析了該模式的應用可行性，并圍繞現有局限性提出改進建議，通過加強智慧平臺建設、拓展智能服務設計、強化人才力量保障和更新檔案管理制度等路徑，確?，F行模式合乎現代化管理的要求，為醫院檔案數據的高度挖掘給予明確指引，夯實檔案數字化管理基礎。

關鍵詞：現代醫院管理制度；醫院智慧檔案管理；檔案管理制度；智慧平臺

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

現代醫院管理制度屬于中國特色基本醫療衛生制度的關鍵部分，以人民健康為管理基礎，以公益性價值為發展根本，以管辦、政事分開為指導要素，力求打造高效運行、科學管理、權責分明的現代化管理體系。在該背景下推行醫院智慧檔案管理模式，具體依托檔案管理數字化轉型開創新格局，以期在深化管理職能的前提下提升檔案管理的便捷性，有效提升檔案管理智慧服務質量。

一、基于現代醫院管理制度的智慧檔案管理模式的可行性

1.促進檔案資源高效利用

在現代醫院管理制度“以人民健康為本”“將社會效益置于首位”“分類指導管理”等要求下實施醫院智慧檔案管理模式，有利于提高檔案資源的利用率。以結核病檔案為例，基于該模式能實現醫療數據業務系統的連接共享，致使肺結核診斷影像、治療醫囑以及回訪情況，均完整保存于智慧平臺內，以數字化信息系統確保綜合檔案信息得以有效傳播，無論是個案還是流行性疾病特征，均可依附此模式得以快速總結，為疾病防治、疾病新療法研究給予便捷化數據挖掘服務，可供有關人員高效利用所需檔案資源。

2.推進信息化管理改革

醫院在現代化發展背景下，除了在診療設施上有所升級創新外，其醫院管理途徑、管理方法也開始趨于信息化方向轉變。而實施醫院智慧檔案管理模式，能依靠智慧管理系統運行流程，為醫院其余業務的信息化轉型提供參考助力。經過對檔案管理模式的有效改革，可以借助新模式積攢豐富的改革經驗，加快醫院改革速度。

3.維護檔案數據存儲安全

結核病醫院在檔案管理過程中，所保存的結核防治檔案以及患者病歷檔案、職工檔案、科技檔案等，早期多以紙質資料為主，其保存年限有限，且容易受外在潮濕、干燥、鼠害蟲咬等干擾降低完整度，危及檔案存儲的安全。而新模式指引下針對醫院檔案資料實施智慧管理服務，多以電子檔案系統予以保管，且存儲形式為收錄影像文本的磁盤、U盤為主，更易提升檔案數據的安全性。并且，在后續反復查閱檔案時，很少引起數據破損問題。由此表明，醫院智慧檔案管理模式確實是合乎現代醫院管理制度要求的可行性保障。

二、基于現代醫院管理制度的智慧檔案管理模式的局限性

在現代醫院管理制度背景下推行智慧檔案管理模式，應先探索影響因素。就現有新模式實施結果分析，能夠意識到當前醫院在檔案管理模式創新改革方面仍有不足，要想達到預期效果應突破現有束縛。

1.檔案數據低效利用

醫院檔案屬于醫院發展的重要產物，不但具備指引性作用，而且可以根據檔案記載內容實現“知古鑒今”，從既往病例診治結果及科技成果中評估現有發展質量。在現行模式指導下醫院檔案數據整體利用率不高，且多數醫院僅將檔案管理片面識別為“數據整理記錄”，而忽視了數據利用價值，長此以往，容易在長期“不啟用檔案”行為中增加數據損失的可能性，繼而延緩醫院壯大發展的速度。檔案數據能否得以高效利用是實施新模式應用成效的衡量標準。

2.檔案管理缺乏創新性

醫院檔案數據復雜且類別繁多，而目前所應用的檔案管理模式不具備創新特色，導致檔案服務單調，且檔案管理者也很難為醫院人員提供便捷的指導服務。在當前醫院檔案管理工作中尚未創造有利的創新條件，各項檔案管理服務沒有滿足“分類指導管理”的現代化管理需求，應注重檔案管理服務模塊的創新設計。

3.管理人才能力一般

結核病醫院在發展中多以結核病診療技術水平以及患者滿意度的提升為重點，導致人才配備側重于診療項目，忽視了對檔案管理專職人才的培養與選拔。醫院內部擔負檔案管理工作的人員也多屬于醫務部、后勤部等在職人員兼任，通常很少有時間外出參與檔案管理培訓活動，本身對檔案管理內容的認知度不高，導致醫院檔案管理工作缺少人才保障。人才力量的缺失將限制新模式的有力推進，違背了現代醫院管理制度的規定。

4.制度內容缺少時效性

醫院智慧檔案管理模式作為檔案管理新模式，在推進階段還需針對原有檔案管理制度內容予以更新，當前，常將工作重心放在信息系統引進、平臺搭建等部分，未能與時俱進，忽視了新制度的完善和補充，不利于新模式取得理想效果。

據此，醫院檔案管理工作中應以上述多項不足為出發點予以針對性改進，為新模式的廣泛運用與推進帶來助力。

三、基于現代醫院管理制度的智慧檔案管理模式的完善路徑

1.加強智慧平臺建設

為支撐醫院智慧檔案管理模式，應以智慧平臺為著力點充分實現數字化轉型。一方面，醫院可以直接引進“智慧醫院數字醫院電子健康檔案服務平臺”“智慧檔案管理系統”“醫院智慧管理平臺”等既有研發平臺，并從其他醫院實際運用中汲取經驗；另一方面，還可聯合科技單位自主研發智慧平臺，以便在智慧醫院管理平臺助力下盡快完成檔案數據智慧管理、智慧服務轉變任務。其中，較為關鍵的是應針對醫院檔案文件實施歸檔處理和數據利用優化設計。正如，利用醫院電子檔案數據時，檔案管理人員可以采用平臺交互功能篩選數據，隨即以云數據形式予以傳輸，以便增加數據采集的便捷性。

在智慧平臺建設階段，具體需要運用層級設計思想，以管理層→基礎層→應用層順序逐步完善。在管理層中可以建立多檔案一體化管理架構，即實現檔案管理專屬機構、疾病防控中心和檔案信息管理部等多主體的聯合管理，繼而擴大檔案數據共享范圍?；A層則需要依附云技術建設電子檔案管理系統，該系統可同云計算平臺、網絡服務器、醫療期刊管理系統以及計算機設施服務平臺，共同搭建完整的基礎服務層級，檔案管理人員可隨時根據檔案獲取需求，以互聯網系統實現線上傳送，甚至能建立個性化服務模塊，為更多檔案使用者帶來高效利用檔案數據的契機。所謂應用層為數字檔案庫，如醫院歷代領導、學科建設、機構沿革及人才庫等，將豐富多樣的醫院檔案納入檔案庫內，并根據期刊、圖書、情報等加以分類，同時，依靠電子掃描儀等工具將新檔案隨時收錄于電子檔案系統內。隨著智慧平臺的日益完善，醫院智慧檔案管理模式也將得到充分落實，檔案管理者能夠通過新模式，賦予檔案數據使用者滿意的指導服務，從根本上實現醫院檔案資料的充分流轉和利用，助力醫院得以良性發展。

2.智能服務拓展設計

醫院檔案管理工作中推行新模式是為了達成分類管理的目的，避免因管理不到位影響檔案數據利用效果，無形中鞏固了檔案管理在醫院發展中的重要地位。關于新模式的有力推進，考慮到部分醫院搭建智慧平臺時投入經費不足或者在外在環境上缺乏實踐性，還可以采用智能服務拓展設計方式減輕數字化轉型負擔，此處指的是以微信公眾平臺充當智慧管理載體，可就該平臺服務模塊的延伸強化智慧管理功能，具體涵蓋以下幾項服務模塊：

（1）科研檔案

結核病醫院在其發展階段，常通過開展科研活動提升診療服務質量或是研究新療法，建立標準化診療路徑。因此，在科研項目運作及科研活動舉辦期間所形成的科研成果、結核病課題規劃報告、結核病歷史科研過程文件以及醫院所持專利權科研作品等，均可依靠某信公眾平臺中該模塊予以收錄、查閱和傳送，甚至可直接關注微信公眾號實時獲取科研檔案數據。

（2）病歷檔案

結核病醫院常收治大量的結核病患者，因其病程、病癥和年齡等均存在差異，且部分個案還具有臨床代表性價值，所以，針對每一位入院診治患者，都需要規范化整理病歷檔案，并對該服務模塊設定查閱分享權限，以免因外人私自更改檔案信息違背檔案真實性的原則。另外，為促使病歷檔案得以安全保存，需為其設立保密小組和監督小組，核實檔案數據查閱者權限范圍后準予進入此模塊下載檔案。

（3）運營檔案

醫院運營中主要通過診療項目保持基本效益，還需配備信息化硬件設備設施改造醫院環境，兼顧醫院整改工程、資產審計、薪資管理等事項。此時，均可在運營檔案服務模塊內添加審計類、財務類、施工類綜合檔案，并保管好每個檔案的原始資料，繼而實現年度透明化展示，運用醫院檔案打造公正的運營環境。

（4）學術檔案

結核病醫院中多包含經驗豐富且技法嫻熟的教授專家人員，因此，還需妥善保管學術研究檔案，特別是專家會診報告、學術交流資料等。經過在某信公眾平臺增設智慧檔案管理服務模塊，即可加速數字化轉型，促使新模式在完備條件下及早為檔案管理者所用。

3.強化人才力量保障

醫院智慧檔案管理模式的應用，除了需要得到上述軟件系統保障外，還應進一步強化管理人才力量。檔案管理工作雖然依靠某信公眾平臺、智慧管理系統能夠獲得便捷化的管理服務，但并非完全離得開人力，且新模式只是以達成高效管理為目的。醫院負責人在新模式導向下需以提升檔案管理人員的智慧檔案管理技能為創新重點，包括為檔案管理者組織實訓課程和培訓指導活動。

例如，可以借鑒云南昆明醫療機構培訓經驗。2023年，共計為16個州醫院及疾控中心工作人員開設“結核病信息化管理培訓班”，共有46名人員參訓，以線上指導與線下學習結合形式給予信息化管理技能培訓服務，以結核病病歷檔案為管理重點，促使參訓人員知曉信息化管理流程之余，也對結核病健康監測等知識點產生了深刻理解，最終為降低當地結核病發病率帶來了積極影響。同時，各醫院檔案管理者從中也能充分了解檔案管理數字化轉型策略。此外，還需加強檔案管理制度化與信息化意識的改善。比如，鄭州市第六人民醫院在2023年開辦了“強化檔案意識——打造精細化管理”思想教育活動，針對30多名檔案管理者，以“自主學習”“常態化培訓”為培訓重點，便于在履行常規檔案管理工作職責的基礎上主動學習新模式應用技巧，繼而逐步增強醫院智慧檔案管理模式人才保障力量。

4.更新檔案管理制度

現代醫院管理制度背景下要求檔案管理工作深度落實權責分明、高效運行相關要求。隨著新模式的逐步推進，還需對現行檔案管理制度予以更新，這一點是促使智慧檔案管理過程趨于規范化、制度化發展的關鍵依據，值得引起重視。

在通常情況下，針對與新模式相對應的新制度，具體可以出具傳統檔案數字化標準規范、電子文件歸檔管理條例以及智慧平臺建設管理辦法等關聯制度，還需增設場地布局、軟件設計、電子文件歸檔程序使用標準以及電子檔案遷移與轉換規定等明確規定。另外，為助力新模式得以順利運用，理應結合上述提到的平臺建設、功能模塊拓展等細節，補充數據庫建立、檔案掃描和數字化科研成果檢驗等內容，只有檔案管理制度能為智慧檔案管理模式的應用帶來可靠指引，才能促進結核病醫院數字化轉型，使之盡快完善檔案管理創新的條件。

關于檔案管理新制度的確立，應緊跟醫院智慧檔案管理模式應用流程加以更新。例如，智慧檔案庫建設制度，此制度中主要對智慧檔案庫的建設背景、建設目標、建設步驟和建設保障提出了具體要求。即建設步驟部分涵蓋了：（1）立項規劃。成立項目組→提出預算→布置建設任務→編制實施方案；（2）設施配備。購進平臺硬件設備、安裝軟件系統；（3）檔案整理。清點和登記、歸檔、粘貼標簽、輸入編號；（4）數字化轉換。整理紙質檔案后建立電子檔案；（5）信息掃描收錄。分類管理，錄入檔案流轉記錄及基礎信息；（6）檔案維護和調閱。用戶登錄系統后找到指定檔案后按規下載，并界定傳閱權限等多項規定。經由檔案管理新制度的支持，新模式將達到預期效果，提升智慧管理服務的質量。

四、結論

綜上所述，基于現代醫院管理制度完善醫院智慧檔案管理模式，其可行性體現在檔案資源高效利用、推進信息化管理改革、維護檔案數據存儲安全上，應確立優化方向，從智慧平臺建設、智慧服務拓展、人才力量保障和更新檔案管理制度等方面著手，確保完善后的醫院檔案管理工作在新模式指導下，能逐步提升管理有效性，為醫院檔案數據共享和醫院業務延伸提供助力。

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（作者單位：鞍山市結核病醫院）