ERP 環境下財務信息系統的內部控制與風險管理

段桂艷1 段紅艷2

［1.中準會計師事務所（特殊普通合伙）廣東分所，廣州 510620；2.湖南外貿職業學院，長沙 410001］

引 言

在數字經濟背景下，ERP 快速發展，從最初的生產制造企業擴展到各行各業，ERP 的核心也向著智能化迭代。在ERP 環境下，企業財務會計管理發生了巨大變革。傳統的ERP 應用過程中，其主要的責任就是財務會計、管理會計兩方面的內容。根據目前的發展來看，則更加傾向于通過ERP 系統對交易進行處理，把管理會計的主要功能放置在分析型系統里面，對內部風險管理、內部控制提出了新的挑戰[1]。

一、ERP 系統對財務管理的意義

ERP 系統起源于西方，并且經過了多年的發展，無論是軟件環境還是硬件環境，都要比國內更加優越，尤其是使用環境，包括管理思想等。國內有許多企業在進行經營時選擇實施ERP，并且對該系統的應用抱有非常熱切的希望，認為只要引進了先進的理念，就可以“醫治百病”，希望ERP 系統可以有效地對企業的管理模式（包括業務流程）進行改進，卻沒有考慮該系統在企業運行過程當中是否存在適應性，最終出現“騎虎難下”的現象。相關數據統計，我國從20 世紀80 年代初首次引入MRP Ⅱ，到現在引入ERP，實施成功的效率都非常低。ERP 系統的應用可以為企業帶來管理方面的提升，包括經濟效益的提升，與此同時也會帶來一定的風險。

（一）提高財務信息的準確性

傳統的會計作業系統是較為單一的軟件系統，財務人員需要根據報賬單據進行手工錄入，在數據傳遞和處理方面存在不對稱性和滯后性，無法滿足現代經濟社會發展的需求。ERP 系統的應用，對企業分散的信息和數據進行全面的收集、清洗、儲存和處理，實現了企業資金鏈、信息鏈、實物鏈的同步，提升了企業財務會計的嚴謹性和真實性，是保證企業財務核算價值的有效途徑[2]。

（二）提升財務管理的精細化

ERP系統橫向貫通企業的采購、合同、報賬、資金、核算、人力等流程，縱向實現了跨組織、跨層級、跨系統的信息流轉和共享，通過對管理數據的有效整合，構建業財一體化的大數據超市，為企業經營決策、精細化管理、數據集中分析提供有力支撐[3]。

（三）提高財務管理的效率

在ERP 系統中，各個模塊之間緊密銜接，通過對原始數據信息的核查、轉接和傳遞，可以實現預算管理、現金管理、自動記賬、財務報表生成、往來賬款管理、成本控制等，避免煩瑣的手工操作和人為疏忽的可能性。同時，ERP 系統提供各種報表和分析工具，有助于管理人員開展財務分析、預測和決策。

（四）改變企業的內控環境

ERP 系統對企業財務內部架構進行優化，從高聳式轉向扁平的架構形式，優化了內部控制，使得內部控制工作權責、管控責任和層級更加清晰。為企業管理和內部交流的順利開展奠定基礎，并且能夠對存在的問題進行及時有效的調整和處理，為企業的可持續發展保駕護航[4]。

（五）提高風險防范水平

ERP 系統通過統一和規范業務流程，將管理流程和要求嵌入并固化到系統中，實現前端業務操作標準化，減少末梢環節的自由裁量權，同時通過貫通業財系統實現對關鍵控制點的全面監控，能夠及時發現問題并迅速反饋處理，堵塞管理漏洞，提高風險防范水平[5]。

二、ERP 環境下財務信息系統的發展趨勢

隨著中國經濟的快速發展，越來越多的企業需要高效、精準的管理工具來提升效率。而ERP 系統作為一種全面集成的企業資源管理方案，擁有強大的優勢，成為現代企業管理不可或缺的一部分，也不斷推動財務信息系統的數智化轉型。

（一）向體驗管理方向發展

近年來，遠程辦公、在線學習等數字化模式，加速滲透到生產生活的各方面，用戶、客戶、員工的個性化管理需求不斷增強。根據德勤研究報告，56%的用戶希望虛擬服務的體驗更加人性化。2023 年，華為Mate ERP 發布，其擁有智能化、靈活性、擴展性強等優勢，在面對處理多種業務類型、多種語言、多個國家的稅務規定等方面，能夠輕松應對。財務信息系統作為企業財務管理的核心應用，可結合企業的業務發展、技術進步，不斷打造“實體+數字化”的定制化體驗，將不同的業務場景、不同的會計準則進行規模定制和交叉融合，為客戶、管理層、員工提供一流、高效、穩定的支撐[6]。

（二）向技術普眾方向發展

新技術的快速發展和政策的驅動促使企業數字化轉型進程加快，而財務信息系統受企業政策影響和開發周期限制，無法快速響應業務需求，出現“先進”的業務系統與“落后”的財務系統倒掛現象。隨著機器人流程自動化（RPA）、組裝式應用、低代碼平臺等技術的誕生，帶來了全新的業務響應模式，也大大降低了財務實操的難度。在財務管理數智化轉型過程中，財務信息系統可嵌入便捷技術工具，使其快速對接業務流程，從而促進業務、財務與IT 融合[7]。

（三）向人工智能方向發展

1956 年，達特茅斯會議首次提出“人工智能”的概念。幾十年來，人類對人工智能不斷探索。2015 年德勤在財務領域率先推出RPA，應用于大量重復規則化的財務業務中。2022 年2 月，國資委發布《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》（國資發財評規〔2022〕23號），提出主動運用人工智能等新技術，充分發揮財務作為天然數據中心的優勢，推動財務管理從信息化向數字化、智能化轉型，努力成為企業數字化轉型的先行者、引領者、推動者。2022 年11 月，ChatGPT 誕生，展現了通用人工智能為眾多行業賦能的巨大潛力，人機共生的智能化財務時代已經到來。

三、ERP 環境下財務管理的風險

（一）數據安全風險

ERP 系統中涉及公司財務、財產和其他生產關鍵數據的存儲和傳輸，可能存在導致數據泄露、數據丟失、數據被篡改或者未經授權的訪問等潛在風險。如果數據不加密或未采用恰當的防范措施，被人竊取或篡改，則會給企業帶來不可預測的損失和風險。

（二）業務流程風險

在傳統的財務管理模式下，一般都是以手工的方式進行財務控制的，但是ERP 系統的出現卻能夠對原有的財務運作模式進行改變，同時整體的財務控制流程也會隨著ERP 系統的應用而出現一定的變化。因此，如果在應用ERP 系統時沒有考慮財務控制環節，包括相應的方法，或對其進行不當的定制或配置，就會不可避免地存在內部財務控制缺失的風險[8]。

（三）合規風險

合規性，即業務流程、財務流程應符合國家法律法規、方針政策及內部控制制度等要求，隨著ERP 技術的發展，財務管理可能面臨財務數據記錄完整性、及時性、可查詢性、持久性等風險。企業在財務系統建設過程中，要嚴格遵守合規性，根據標準操作流程開展信息的生成、處理、記錄，使信息流與業務流匹配，并能夠真實、完整、準確地反映其過程。

（四）財務信息失真風險

在ERP 環境下，財務信息系統需要通過接口實時或定期從ERP 系統獲取數據源，但隨著ERP 容納業務范圍的擴大，各種非結構化數據需依賴一線業務人員的手工錄入，間接將財務處理壓力轉移到業務前端。而且數據的唯一性，使得前端一旦出現錄入差錯，將嚴重影響后續環節的真實性、可靠性，造成財務信息失真風險。

（五）業財融合不足風險

一些企業在經營過程當中，會把重點全部放在經營效益方面，把財務跟業務當成兩個獨立的部分來對待。在財務信息化建設的過程當中，如果二者之間的關聯性非常低，那么各個功能就會存在相應的漏洞，包括數據傳輸和共享程度不夠充分，這樣做就會導致企業的管理層跟各種財務信息方面的數據產生分割現象，無法為企業的發展提供可靠的參考。

（六）專業人才缺乏風險

ERP 系統的實施需要較高的成本，其先進性、復雜性等特點對企業財務人員的綜合素質要求較高。財務人員不僅要具備一定的操作能力和電腦專業知識，而且要對數字化管理手段有充分的認識，否則難以合理地應用先進的技術提升工作效率，甚至出現抵觸情緒[9]。

四、ERP 環境下財務信息系統內部控制及風險管理措施

（一）構建與ERP 系統相適應的財務管理系統

對于財務管理系統而言，其目標是為企業提供準確、實時和可視的財務數據，以便決策制定者可以做出明智的決策。在建立財務管理系統之前，一是要了解企業的財務管理需求，選用安全、成熟的軟件服務商；二是要選擇適當的ERP 集成模式，可以基于面向服務的體系結構（SOA）來構建有力的集成框架，實現ERP 系統與財務管理系統的無縫集成；三是設計財務管理系統的架構，確定從數據輸入至數據輸出的各項流程，并創建應用程序接口（API），實現ERP 系統與財務管理系統的同步和互通能力；四是確定系統安全策略，通過選擇適當的加密算法和權限管理方式，確保數據的安全性；五是要具備界面友好和易用性的特點，要充分考慮用戶的使用習慣和體驗，盡可能地簡化界面和操作，提升系統的易用性和用戶滿意度。

（二）完善ERP 環境下的企業內部控制環境

內部控制環境是企業內部控制的重要組成部分，企業要想加強財務信息系統內部控制及風險管理的目標，就必須完善和改進企業內部控制環境。①針對ERP 的使用，建立與企業業務相符的、科學的內部控制制度，為ERP 環境下財務信息管理系統的良好、可持續運行提供制度保障，確保操作的合規性及有效性。②明確管理權限，根據不同崗位的職責和授權，合理設置不同崗位權限，防止審核、審批等環節出現錯誤，確保運營和管理的高效性和公平性。③嚴格保密管理，建立完善的保密措施，在數據的處理過程中要重視安全性、可靠性原則，采用科學合理的財務信息安全管理手段，確保數據的安全性和完整性。④加強組織協調，通過與各部門之間的溝通和信息共享，提高內部協同效率。⑤在整個企業的日常運行過程中，不斷完善財務內部控制體系，融合現代化的模式和手段進行企業財務會計體系的優化[10]。

（三）強化財務系統數智化應用

財務系統掌握著企業從業務經營到管理決策的大量核心數據，是連接企業管理層和一線業務人員各個層級的樞紐。在ERP 環境下，通過強化數智化應用，將財務的職能從后端支撐向前端戰略引領推進，形成一套財務支撐體系，助力財務服務及管理的提升。一是打造統一服務入口，將分散功能模塊集中，便捷用戶使用和查詢；二是加深連接，持續深化財務系統與各業務系統的融合，有力支撐業務發展；三是增強能力，充分運用新技術、新工具，實現業務智能報賬、業務電子審批、財務智能審核、資金自動支付、電子檔案歸檔全流程數智化；四是搭建數據中臺，打通業財數據端到端價值鏈，為經營分析、管理決策提供數據支持。

（四）建立內控風險閉環管理機制

《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》指出，采用信息化、數字化手段，建立風險量化評估模型和動態監測預警機制，實現風險“早發現、早預警、早處置”。依托ERP 系統數據，企業要想發揮數智化技術優勢，就必須充分考慮管理現狀和未來要求，設計并上線風險預警模型，建立一套流程科學、功能有效、手段先進的內控風險管理閉環機制，實現事前風險預警、事中跟蹤監測、事后回顧評價的全過程財務風險管理能力。

結 語

綜上所述，在展開財務管理轉型的過程當中，因為財務業務一體化本身非常的緊密，傳統的會計業務在展開時，其某些核心性的要素需要進行淡化，并且隨著流程進行重組。ERP 系統在應用時的具體質量，在很大程度上取決于財務人員對整個系統的操作性，包括對各個關鍵點的把握，否則在應用該系統時很容易面對大量的信息，卻不知道應該如何去做，反而降低了整體的工作效率，造成ERP 的浪費。

隨著數字經濟的發展和科技的不斷突破，尤其是華為MateERP、ChatGPT 的問世，為ERP 智能化、財務智能化帶來了全新的機遇，也為企業內部控制和風險管理帶來了全新的挑戰。我們要在迎接人機共生的智能化財務時代的同時，充分考慮組織分工、流程機制、信息傳輸、風險防控、內部控制等問題，使得財務管理能夠更加科學、有效、穩健和安全，不斷提高企業的經濟效益和社會效益。