基于移動信息化平臺推進高校治理水平提升的探索與實踐
——以湖北省H高校為例

程寶俊,張會梅

(黃岡師范學院,湖北 黃岡 438000)

近年來,隨著各級各類教育管理信息系統和平臺初步建成,我國高等學校的管理服務信息化水平在全面提高。根據《“十四五”國家信息化規劃》,將重點解決教育數據治理問題,實現以高度數據匯聚為基礎的高水平教育治理,全面推進教育治理體系和治理能力現代化[1]。當前,大數據、人工智能、云計算等信息化建設在各方面產生了深遠的影響,對高等教育和高校管理的積極作用尤為突出。高等學校師生人數較多,管理要求統一,信息的傳達需要廣泛及時。因此,高校管理對信息化提出了較高的要求。然而高校中普遍使用的集成化OA辦公系統僅限于教師內部使用,且多數不便于手機操作;教務系統也主要集中在選課、成績管理等領域,無法滿足學生更多的需要。這些問題都迫使高校需要搭建一個移動的信息平臺,實現教師和學生管理的數字化和智能化。以企業微信為代表的移動信息化平臺正是解決這一問題較為成熟的方案。

企業微信實現了電腦端和手機端的同步操作,能幫助企業連接內部和生態伙伴,并具有國家網絡安全等級保護三級認證,安全性得以保障。在提高應對突發事件處理能力背景下,企業微信的使用對高校內部的教育教學和管理工作到底有著怎樣的影響?大部分學校在使用企業微信時,局限于學校教職工的管理,很少推廣到全體師生,那么企業微信是否可以在全體師生中有效推行?本研究以湖北省H高校的A學院為例,探索企業微信在學院全體師生中的應用、實踐與創新。

一、企業微信在高校管理中的優勢分析

(一)信息安全持久 在高校管理中,企業微信的使用彰顯了信息化的品牌特色。企業微信的通訊錄功能使院內任何人都可以搜索到本院的任何一名師生的聯系方式,實現無障礙溝通。企業微信消息增加了信息閱讀與否的查閱功能,幫助對方及時了解信息的接收情況。電話號碼保存在企業微信里,形成了移動的電話本。與QQ和微信相比,企業微信的通訊內容保存時間更長,通過即時通訊端傳送的文檔、語音、視頻等,在企業微信里可穩定保存三個月以上,有效地保證了網絡信息資源的安全性和持久性。

(二)辦公移動智能 企業微信的審批功能和信息收集功能是實現信息化管理和移動化辦公最強大的功能之一。在A學院企業微信的審批功能中主要設置了學生外出審批、教職工離(返)校審批、畢業生離校登記等。此外,還有日常辦公業務審批,如橫向科研項目立項和結項審批、用章審批、新聞審批等,這些功能可高效、優質地服務于教學、科研和學生管理的全過程。

日程功能可同步于手機系統,通過“日程”和“待辦”板塊在活動之前提醒師生,讓教師辦公智能化,讓學生的學習生活更有條理,減輕大腦的記憶負擔。收集表用于信息采集,實現了快、準、實。企業微信會議可隨時隨地發起和參與在線會議,快速選擇某些部門成員或者群成員加入會議,會議開始后系統電話呼叫,能清晰查看哪些人已經入會,哪些人尚未入會,再針對性地對未入會者進行提醒。此外,在企業微信工作臺還有一個微盤,微盤共享空間內的文件修改可同步編輯和自動保存,滿足多人編輯,實現接力。

(三)家校一體聯動 企業微信實現了家校一體化的全員全過程全方位和信息化育人特色家校聯動功能,實現了學校教師與學生家長的及時溝通。班主任或其他教師只需要在企業微信通訊錄里的“我的客戶”欄中添加學生家長微信,即可實現學校-家長-學生的互通聯動。搜索學生姓名,便可查閱家長的微信、電話等聯系方式,即使更換班主任,也可繼續留存和傳承對應班級學生和家長信息。此外,建立家校聯動群,有利于學校-家長-學生之間的密切和及時交流。

(四)管理監督并行 企業微信平臺提高管理效率和便捷性的同時,也增加了對過程的監督,如電子化審批強化對審批領域的監督;人臉識別打卡強化了人工簽到的代簽字現象;精準收集表收集信息和審批平臺自動建立的臺賬強化了對審批的過程監督,確保各項數據的精準,信息發布以后的已閱讀功能提升了通知的落實效率,加強了監督;微盤和騰訊樂享等程序的使用都有利于進一步實現信息的公開及民主監督。

二、基于企業微信的二級學院網絡組織架構搭建

在我國,二級學院是大學實行的校、院兩級管理模式中的第二級?；谙到y理論和組織管理思想,高校二級學院是一個半開放的系統,同時具備馬克斯·韋伯提出的理性科層制組織特征[2]和維克提出的松散耦合組織特征[3]。研究者以所在的H高校A學院為例,在企業微信中創新性地搭建了院系、年級、班級、寢室等層次分明、功能完善的學院網絡組織架構,實現了教師與學生之間、學生與學生之間的無障礙溝通。

在學院網絡組織結構中,彼此之間不需要添加好友就能自由聯系。學生的賬號是學號,教師的賬號是工號。利用企業微信“點對點、點對面”的消息推送方式,形成了與傳統架構并存的一種扁平化體系結構,既能通過傳統模式溝通,也能直接互聯互通,提升了交流與管理的效率。添加微信插件后,普通微信也可以收到企業微信的消息,實現了雙重保險。通過扁平化體系,在傳統聯系體系中增加了間隔層次的信息直通,讓信息傳遞更加快速,辦公效率大幅提升。

與此同時,全院的教職工和學生都采用了實名實照,使得師生之間更快更準地相互認識、強化記憶。全院凡有職務的教職工都有清晰明確的職務標注,讓學生更清晰地了解教師崗位身份等信息。此外,還對學生干部身份和每位同學的寢室信息進行了標識,為輔導員、班主任或其他教師了解該學生的個人信息和日常查寢提供了便利。

學生干部加注的標簽實現了同一類型的分組,便于對同一組的干部及時開會和布置相關工作,實現了一鍵選擇一個群體。以2021級學生為例,設置了2021級班長、團支書、安全委員等標簽,打開任何一個標簽,都能看到每個班的擔任該職務的學生信息。

同時,也對個人信息加以安全等級區分,比如家庭地址和父母電話不對外公開,個人電話需要點擊才可顯示,對關鍵隱私信息進行了保護[4],實現了便捷性和安全性的統一。

在組織架構的后臺,設置超級管理員和分級管理員兩類不同權限的管理員。超級管理員具有對系統整體架構管理的權限,分級管理員則具有對自己所負責領域的管理權限。

如上所述,在A學院的組織架構中,可層次清晰地了解每位教職工的職務和分工,亦可掌握每個師生的崗位身份等個人信息,同時對關鍵信息給予保護,便捷性與安全性并存。這一組織架構的搭建使全院的教職工和學生管理形成一個非線性、有序穩定的開放系統。

三、企業微信在高校管理中的實踐

企業微信在高校管理和監督中開展了多項探索和實踐,不僅包含了應對高校突發事件的專項實踐,也包含了高校的其他日常事務管理。

(一)應對突發事件 在疫情防控的專項實踐中實現了“讓數據多跑道,讓人少跑道”[5]。主要體現在外出返校審批、核酸檢測等信息收集,以及健康每日匯報。

1.外出返?？旖輰徟?。在學校閉環管理的大環境下,外出審批是最重要、最關鍵的環節之一,A學院采用的是學生外出審批表。學生外出前填寫申請基本信息,提交后經過班主任、輔導員、院黨委副書記、院黨委書記四個環節的審批,審批過程中可填寫審批意見,所有審批通過后,學生才可外出。這一審批流程做到了及時、快速、明了。特別是非工作日時間,緊急或突發事件,學院可予以迅速處理,提高了辦事和管理服務的效率。

為滿足“閉環”要求,在企業微信平臺還增加了銷假程序。學生外出辦事結束進校后在企業微信平臺及時進行銷假。新學期學生返校前,先在企業微信審批端填寫到校申請審批表。學生填寫的基本信息可以根據需要靈活設置,還可設置上傳附件。提交后須經過班主任、輔導員、院黨委書記的審批,通過后方可返校。畢業班的同學增設論文指導教師審批環節,通過多個環節的審批使得疫情防控得到了更好的保障,同時也讓相關教師都了解到這位學生的行程動態,增加了學院對學生的關心和關懷。

在外出銷假和返校報到的同時,師生根據實際情況可以在“添加備注”處添加文字、圖片等附件。還能對特定的審批事項“發起討論”,做到科學民主數字化管理。

2.疫情防控信息收集。企業微信中的收集表除了用于師生的基本信息采集以外,也常被用于核酸檢測統計、疫苗接種等專項統計。此外,外地返回人員信息收集、中高風險地區返回人員信息收集等各類排查工作同樣可通過企業微信收集表得以快速完成。各類信息收集完成后,可以便捷清晰地導出核酸采樣等各類信息的詳細情況,也可以對未填者進行及時精準地提醒。因此,企業微信收集表的使用讓疫情防控信息收集工作的效率得到了顯著提高,同時大大減輕了管理者的負擔。

每周例行的線上晚檢查是定時循環模式,到了設定的時間,企業微信會自動提醒學生填寫,并實現了同一個表格的循環使用,收集的結果在同一個EXCEL表里,更方便地建立工作臺賬。

此外,在收集表里還設有投票、接龍等端口實現民主投票、報名接龍等功能。還有類似于收集表且支持多人同時編輯的在線文檔,其自動保存功能避免了文檔的丟失。

3.問題及時匯報。通過問題上報功能,能滿足疫情防控等突發事件的很多統計需求。在系統中,除了基本信息的填寫,還可針對不同的群體設置不同的表格,上報方式也可靈活選擇。亦可設置提醒時間和可查看完整上報結果的人員。

在匯報端口,有日報、周報、月報等分欄,可根據需要進行設置。通過收集學生日報加強對學生的身體狀況、心理狀態、家庭情況、學業壓力等方面的了解,如發現問題可及時關注積極應對,也能方便快捷地建立臺賬。實施了班長、團支書每日對全班學生的情況進行日報,班主任每月對全班整體情況進行月報,匯報對象為年級輔導員。年級輔導員每周對全年級情況進行周報,匯報對象為黨委副書記。

(二)高校日常管理

1.人臉識別準確打卡。企業微信打卡可以設置指定群體、指定時間、指定地點進行打卡。一次性的打卡或者循環往復的打卡;循環周期靈活設置為每天重復或者是每周、每月重復;設置普通打卡或者結合人臉識別的打卡。其中,人臉識別打卡避免了個別學生請室友登錄自己賬號代打卡這一問題,對打卡的真實性進行了有效的監督。這項功能不僅用于寢室打卡,也用于日常上課中的考勤,極大地提高了課堂考勤的精準性[6]。而且打卡堅持實事求是的原則,對于實際到了教室上課但忘記打卡的同學,提供“打卡補卡”機會。

2.通知公告傳遞溫馨。通過企業微信發布的信息,不用等學生回復“收到”,在發出通知后可自動顯示多少學生已經收到消息,也可查看哪些學生已經閱讀消息,哪些學生尚未閱讀消息。然后精準地向沒有及時收到消息的同學進行點對點提醒。啟用帶簽字回執功能的通知,確保每個學生都能收到溫馨提醒,且實現無紙化電子簽名,更快速地把關愛傳遞給每一個學生。這一過程不僅節約了時間,提高了效率,更節約了紙張。

3.微盤共享服務師生。企業微信還有微盤資源共享空間?？臻g內可設置教師微盤、全員共享常用模板、全員共享照片、常用軟件和教輔資源等。把全院師生平時舉辦或參加活動的照片、教育教學的常用模板、學校日常管理文件、師生工作學習中常用的軟件在微盤實現共享,最大程度地服務于師生。微盤共享的照片保持原圖像素,不會降低畫質。A學院企業微信共享照片空間內存儲了歷年各大比賽、活動等照片,可最快速、最清晰地供全院師生查看。微盤的使用還可在不同的群體里設置專項共享,比如某一個班的專項共享微盤文件夾。此外,企業微信還附帶著一個網絡U盤功能,即自己的文件上傳至“我的文件”以實現快捷保存,需要時直接從“我的文件”發送給其他人或轉到其他共享文件夾。同時,雙擊文件后可隨時修改,自動更新保存,微盤顯示修改文件的時間和更新者姓名。

4.會議備忘上課直播。會議備忘和上課直播極大地減輕師生的記憶負擔,增強了育人實效。通過會議功能可實現快速會議或預定會議,或無線投屏到智能設備上。企業微信在預定會議時,可精準快速地選擇參與人,如添加A學院通訊錄結構下的某個部門或者某個群或者是彼此組合。到了預定的會議時間系統會自動給每個參會成員打電話,備忘提醒;對于沒有及時參會的成員,手動一鍵呼叫再次通知。特殊情形下也能直接快速召開會議,添加參與人后可直接批量呼叫,通知相關人員進入網上會議室。企業微信會議功能的使用不僅保證了一般線上會議的效果,還作為一個精準的會議備忘錄,助力工作更高效開展。

上課直播功能可自動錄制授課內容并保存于系統,且支持回放,學生可反復視聽。

除了以上功能,心理咨詢、緩考申請、休學、復學、調課、物資領用、會議室預定、公章使用等都可以通過企業微信工作臺進行操作。物資領用在申請端登記物資的名稱、數量,針對不同類型的物資設有不同的審核人,審核時在網上簽字確認后等待審批,審批結束后可快速到倉庫領取相應物品,或由辦公室派人送貨上門;會議室預定統一由黨政辦主任審核;公章使用采取類似審核方式。這些審批流程都有效地減少了人員線下接觸的持續時間和次數,也節約了蓋章時間,減少了紙質簽字表的使用,提高了辦公效率[7]。

此外,嵌入第三方程序騰訊樂享,實現在內網中發布消息,推送給每一位師生,確?！安宦┮蝗恕?。在騰訊樂享里,共享知識庫可發布學校的各項規章制度,還可發布活動通告,評獎評優以及處分的公示等。

綜上所述,企業微信既在高校疫情防控中起到了舉足輕重的作用,也為高校其他方面的日常管理提供了便利,更為高校管理積累了信息化經驗,改變了師生傳統的思維習慣。還有利于進一步實現信息的公開及民主監督。

四、實踐滿意度調查分析

在運用企業微信提升二級學院治理水平的探索實踐活動之初,部分教職工和學生對微信和QQ的刻板印象導致對企業微信存在不信任,但隨著企業微信功能的升級及其給高校日常管理和服務帶來的便利,A學院教職工和學生在企業微信中的參與度達到了100%。為詳細了解師生滿意度情況,2022年,以A學院在校師生為對象進行了線上問卷調查。受訪師生共297人,其中班主任占比9%,研究生占比8%,其余學生分布在本科四個年級,實現了受訪對象的多層次、全覆蓋。

所有受訪師生都安裝了企業微信APP,其中94.6%的師生安裝了企業微信插件。在所有受訪者中95.7%的師生都對企業微信的使用表示滿意,僅有4.3%的人不滿意,其中3.96%的師生對其不滿意的原因是企業微信并未涵蓋學校師生管理的全部內容。

對于請假審批功能,97.6%的學生希望通過企業微信來請假,因為電子審批既方便快捷又環保。但仍有2.4%的人更希望用紙質審批表來請假。從整體上看,企業微信的請假審批功能已經得到了絕大部分同學的認可,企業微信請假只是一種途徑,日常生活中師生之間還需加強溝通,增進需求分析。同時對于審批細節的開發有待進一步完善,力爭讓受眾的體驗效果更佳。

針對企業微信帶來的便捷性,調查結果顯示,“網上審批節約時間”占比最大,其帶來的高效便捷性非常直觀。從受訪者所在年級來看,隨著在校時間的增加,學生越來越重視“人人互通互聯”。相較于其他年級,大一新生對實現“人人互通互聯”功能的關注相對較少,這是因為大一是新生身份轉變適應期,隨著學年的增長,學生對實現互通互聯的需求和重視程度會逐漸提高。今后可為新生提供使用手冊及說明,便于新生更好地使用企業微信。結果還顯示,學生班主任對于企業微信帶來的四項便捷功能都有較高的認同,這是由于班主任在學生管理中,與傳統方式相比較,較大程度地提高了工作效率。

從調查結果可見,師生最喜歡的企業微信功能主要包括請假審批、通知回執、電話會議、微盤、收集表、日程和待辦、打卡、通訊錄八大功能。其中請假審批功能占比明顯高于其他,這與前面的分析結果一致。占比略低于請假審批功能的是通知回執功能和收集表格功能,這兩大功能涵蓋了絕大多數的班級事務管理。其中,研究生受訪者更喜歡收集表格功能,這是由于研究生群體的大部分學習時間可自由安排,更趨向于自我管理,所以班級事務主要依靠企業微信的收集表格功能輔助完成。微盤功能基于其共享性、便捷性也比較受學生青睞。

在下一步改進方向的調查結果中,主要包括拓展更多功能、簡化審批程序、加強培訓指導、定制更多線上程序等。學生對“某些審批事項希望能夠簡化程序”的建議占比最多,簡化流程及時間仍是今后的努力方向之一。第二是“擴展更多功能”,企業微信目前確實還有許多功能值得探索,同時,如何便捷高效地與學校的實際事務相結合還有待研究。第三是“加強指導和培訓”,尤其對于大一新生來說,在入學時進行相應的培訓能有效地讓新生快速融入。第四是“根據業務需求定制更多線上程序”,這不僅是今后企業微信功能的開發和創新點,也是這一平臺助力學校更多事務的必然要求。

五、結論與展望

研究者通過在H高校運用企業微信推進高校治理水平提升的探索和實踐,不僅讓疫情防控等突發事件處理工作取得了顯著的成效,審批平臺、信息收集和填報平臺等體制機制的構建也實現了管理的信息化和智能化,大大提高了辦事和管理服務的效率。此外,企業微信中電子審批平臺的運用、通知公告的發布和網簽等不僅節約了時間,提高了效率,更節約了紙張。企業微信中電子審批簽字避免了代簽、漏簽等現象的發生,推動了監督工作的自動化和常態化,提高了監督的廣度和準度。

在高速發展的信息化時代,在運用企業微信、釘釘、Welink等移動信息化平臺提升高校治理水平的探索與實踐中,還必須實現以下目標:第一,進一步提升系統的穩定性。防止某一時間段大量用戶的聚集性登錄或同時使用某個功能端口時造成的系統崩潰、無法進入。第二,進一步提升信息的安全性。信息化的過程也可能導致用戶私密信息被惡意泄露,使用戶自身的信息處于不安全的狀態,輕則影響個人的生活,重則會影響社會安全甚至國家安全。第三,進一步發揮企業微信的監督作用。既包含應對突發事件過程中的各項監督,也包含其他方面的監督。比如對“微腐敗”的預防和監督。第四,繼續嵌入第三方程序。未來爭取讓每位學生都能在企業微信平臺擁有自己的動態成長簡歷,建立“家校企”聯動,吸納用人單位在客戶端查看學生求職簡歷等。為保障就業這一最大民生問題提供支持。