事業單位檔案數字化建設面臨的問題與措施研究

李雅琳

摘 要：開展檔案管理有助于一個組織更好地在各項業務和工作中妥善保管具有保存價值的歷史記錄，如何科學開展檔案管理是衡量一個組織管理能力的重要標準。21世紀初，中共中央辦公廳、國務院及相關部門陸續發布了一批企事業單位開展檔案管理的規章制度，為我國機關、行政事業單位以及企業開展檔案管理指明了方向。在信息化的浪潮中，我國事業單位檔案類型愈發復雜，管理難度不斷增加，越來越多的地方事業單位提出了建設數字檔案館的目標。以湖北省十堰數字檔案館為例，在《十堰市檔案史志事業發展“十四五”規劃》的指導下，十堰市在數字化檔案館的建設進入了新的階段，但受限于技術和管理條件，在實際建設中依然面臨一系列現實問題。文章圍繞十堰檔案館在數字化建設中存在的問題展開分析，并結合地方實際情況和現有文獻給十堰檔案館建設提出合理建議，助力我國事業單位檔案數字化建設。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化建設；問題及措施

中圖分類號：G273文獻標識碼：A

自《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出以來，我國檔案管理事業進入新的階段，全國的檔案管理工作有了新的要求，尤其是為檔案信息化建設指明了新方向。我國黨政機關、行政事業單位作為檔案管理事業的主體，在檔案信息化建設方面理應走在最前面，不斷提高自身檔案管理的水平和效率。在黨中央、國務院的號召下，十堰市委、市政府聯合印發《十堰市檔案史志事業發展“十四五”規劃》，對全市檔案事業的發展具有重大指導意義。十堰檔案館作為十堰檔案事業的主體單位，從檔案資源整合的角度分析其現有資源優勢和建設現狀。探討十堰檔案館建設面臨的困境與挑戰，有助于其他事業單位借鑒，推動我國檔案事業建設新高度。

一、十堰數字檔案館建設面臨的問題

1．資金所限，基礎配套建設不健全

充足的資金是檔案館開展數字化建設的基本保障，與大多數事業單位一樣，十堰檔案館即便已經過多年的發展和積累，在信息化建設中依然暴露出一些基礎性問題，如硬件條件太差、資源共享程度低等，整體建設和管理水平與東部發達城市市級檔案館依然有差距。分析原因主要有以下兩點：一是保障數字化建設的基礎條件不到位，十堰全市檔案資料近200萬卷，經數字化處理的資料只有不到80萬卷，還有60%左右的檔案資料未展開數字化加工，工作量和難度之大是十堰檔案館現階段的基礎設施難以完成的；二是受限于地方財政撥款，十堰檔案館在項目開展和人才培養方面資金不足，投入不足，產出也不如人意。

2.觀念所困，數字化檔案架構不合理

目前，十堰檔案館對實體檔案的處置手段依然相對傳統，缺乏對新文件和新載體的研究與應用。檔案的數字化處理僅限于紙質資料的掃描手段，其他類型的檔案極少上傳和共享。東部發達城市，如上海等地檔案館早已實現全媒體檔案儲存和展示，十堰檔案館對于電子文件的使用還不太嫻熟，數字化檔案架構不合理影響其后續發展。

3.研究不足，缺乏理論指導

全國事業單位數字化建設還處于探索階段，尚缺乏完善的理論展開指導，且現有的數字檔案研究大多集中在中外架構的對比和模型建設上，缺乏實踐指導意義。十堰檔案館在數字化建設和發展中，除了《電子文件管理暫行辦法》等相關規范性文件以外再無理論展開指導。即便在黨中央和國務院的號召下，近幾年全國的數字圖書館、博物館和史料館如雨后春筍般出現，但其建設和管理模式大都存在差異，各自為政，難以模仿和復制。

4.統籌不足，信息共享困難

十堰檔案館在建設時理論上應當涵蓋十堰市所有方面的信息和資料，但是，由于部門之間的溝通和協調不到位，在檔案和信息共享時因缺乏權限而獲取失敗。一方面，有的部門未意識到數字檔案館建設的重要性；另一方面，在于十堰檔案館現階段無法有效分類所有檔案，部分歸屬模糊、有敏感度的檔案無法上架，數字館依然處于“建設中”和“閉館”狀態。

5.安全考慮，信息安全亟待加強

網絡安全是信息化時代的熱點問題，對于檔案資料龐雜的市級檔案館而言，信息安全尤為重要。就目前而言，十堰檔案數字館的客觀環境并不理想，數字館中不少關乎國家和公民安全的信息，一旦被泄露或濫用極容易造成惡劣的社會影響。近年來，我國一些重要的單位和機構頻頻遭受境外網絡攻擊，十堰檔案館的網絡攻擊應對能力并不強，一旦遭遇非法入侵可能遭受巨大損失。網絡安全是阻礙十堰檔案館數字化建設的重要因素。

二、十堰檔案館建設的現有條件

1.領導重視支持

自《十堰市檔案史志事業發展“十四五”規劃》發布以來，湖北省及十堰市黨政領導將十堰檔案館數字化建設作為一項重要的市政建設項目。2022年以來，湖北省委省政府、十堰市委市政府、湖北省檔案局、湖北省檔案館等領導先后考察十堰數字檔案館建設情況，地方政府累計撥款近2000萬元用于館內各項建設。十堰市委市政府也曾多次就十堰檔案館建設問題在黨組會議上展開專項討論。南水北調中線水源公司、湖北醫學院等十堰市首批省級數字檔案館（室）試點單位先后將數字檔案館建設納入各自單位的長期建設規劃中。

2.穩步推進實施

就十堰檔案館及全市檔案管理事業發展對數字化建設的需求，湖北省、十堰市先后投入專項經費用于館內軟硬件設備設施建設，推動館內基礎設備設施提檔升級。例如，十堰檔案館機房服務器升級工程以及館藏檔案數字化格式統一工作（根據相關要求將文本、圖像及其他媒體形式以規范形式實施管理和存儲）、數字檔案管理系統全面升級工程等。

3.賦能利用開發

基于發展需要，十堰檔案館在市委市政府支持下逐步引進新技術、新手段對館藏資料開展數字化管理。市政府辦引進QCR文字識別功能，能夠實現跨門類檔案檢索，極大地優化了館藏檔案的查找和檢索流程。另外，十堰檔案館數字檔案館建設項目已經處于實施階段，系統建設分為配套軟硬件部分、工具軟件部分以及應用系統部分，十堰數字檔案館應用系統建設，如圖1所示。

三、十堰檔案館數字化建設措施

1.強化檔案基礎建設

加強十堰檔案館基礎建設的關鍵在于爭取上級政府領導的支持，關鍵路徑是將開發利用檔案資源以促進經濟社會發展作為十堰檔案館數字化建設的目標，只有使上級領導意識到該項目的重要性及其對經濟社會發展的促進作用，才可能最大程度地解決現階段的基礎建設滯后問題。高標準、高要求的建設目標勢必需要更加豐富的資金和人才資源，在此基礎上升級檔案館的配套設備設施。在政府撥款的支持下，十堰檔案館先后升級了館內軟硬件設備設施，市委市政府要求各部門積極協作，提供資源用于館內建設。各黨政機關、事業單位充分重視自身的基礎建設，檔案室必須配置防磁柜、監控系統等基礎設備設施。同時，根據檔案管理的相關規定結合自身內部管理條件制定本單位檔案管理規章，保障檔案的可流動性和安全性。

2.優化數字化檔案管理模式

相對于傳統的檔案管理模式，數字檔案館服務的范圍更加廣泛，服務的對象也更加多元化。因此，用戶對檔案資源的使用傾向也更加具有差異性。以大學生為例，他們需要從大量繁雜的檔案資源中發掘有價值的信息，并重組這些碎片化的信息，以解決其在學習中遇到的問題。在此背景下，十堰檔案館數字化建設過程中應考慮數字化檔案應具有多種形式和載體，而不僅僅是文字和圖片，為數字化館藏的建設提供更多的方案，在構架上應當依托內容管理和大數據挖掘技術滿足用戶的使用需求，從而為受眾提供更加個性化的體驗。隨著科學技術的進步與發展，人們的日常工作和生活越來越依賴電子技術，這一社會現狀將成為指引十堰及其他地區數字檔案館建設的重要方向。

3.建立檔案數字化轉型指導標準

國家檔案局先后發布《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》，為我國數字檔案館的建設和發展提供了模板，根據各地經濟、檔案管理實際情況的差異，需要在標準的指導下細化實際工作。十堰檔案館數字化建設早在2009年便已啟動，已經走過14年歷程。在最初的起步階段，相關負責人想將該項目與十堰電子政務相結合?，F在看來該方向是可行的且已初見成效。在探索過程中，十堰數字檔案館進一步依托電子政務系統向市民推送信息，并積極拓寬資源渠道開發利用現有資源。通過訪問相關網站可以發現，十堰數字檔案館在十堰市工商服務網站、農業信息資源網站和便民服務網站中均有進入渠道，通過多種方式與十堰市企事業單位及市民實現交互。在尚無完善、科學理論指導的基礎下，十堰完全可以自行摸索出一條數字檔案館建設的指南和標準，即在電子政務系統的支持下開展“三網一庫”，即市局域網、檔案系統廣域網、社會公眾網以及檔案數字資源庫建設。在現有條件下，十堰檔案館還可以與圖書館、高校、工會等單位展開合作，在部分單位試點，選擇性開放部分權限，建立基于不同渠道、載體的檔案接收平臺，為服務對象提供“一站式”檔案資料查閱服務，提升服務質量。

4.建立電子檔案共享應用平臺

受限于技術、管理和政策因素，事業單位檔案的接收和歸檔往往會因為信息差而在業務開展過程中出現一系列問題，不但是數字檔案館面臨的問題，而且是檔案館長期以來的共性問題。對于十堰數字檔案館而言，可以從兩個方面優化，提高歸檔和檔案接收的效率。一是從政策層面入手。根據不同檔案資料的類目和數據標準展開規范，檔案在接收后不需要專門的轉碼操作即可直接入庫和使用?；凇逗笔w檔文件整理實施細則》制定適合十堰檔案接收和歸檔的執行標準，對立卷改革工作分類指導；二是從技術方面入手?；谌袡n案管理和事業單位檔案管理工作特點構建一套電子政務數據平臺，以此平臺設計和引進辦公軟件，減少不同軟件之間的壁壘，統一技術標準，提高檔案接收、傳輸和管理效率，并減少傳輸過程中造成的數據損壞和數據漏傳問題。

5.加強檔案數據保護

檔案數據安全責任重大，必須由專人負責，對此上級主管部門可專門成立一個安全管理領導機構。首先，要嚴格落實和完善安全管理制度，在數字化系統維護、網絡實時安全監測等關鍵領域實行嚴格審查。十堰檔案館可以與公安機關密切配合，嚴厲打擊針對數字檔案破壞、竊取的行為；其次，加強有關人員的安全培訓和審查，對涉及檔案數字化處理、加工、傳輸和存儲等環節的工作人員開展保密培訓并簽訂保密協議，增強其責任意識和安全意識，并根據當前及下一階段的建設需求在技術上設置保密權限，減少安全訪問過程中的技術漏洞。同時，還需要制定嚴格的檔案數據容災備份制度，既要加強檔案館機房、庫房等重要場所的防災減災能力，還要根據不同類目檔案的重要性展開多重備份。十堰市早在數字檔案館籌劃初期就提出了檔案數據多重備份的目標，現在更是將其作為檔案數據保護的重要措施，未來也將投入更多的資源和資金。

近年來，我國多地數字博物館、展覽館開始提倡數據異地備份，將本單位重要檔案資料以簽訂協議的方式在其他地區存儲備份。十堰數字檔案館與陜西省漢中檔案館簽訂戰略合作協議，兩館分別通過異地備份的方式開展檔案保護，在一定程度上推動了檔案資源的保護和交流。

6.加強檔案人才培訓

人力資源是檔案事業的重要資源，尤其是十堰檔案館數字化建設的關鍵時期，人才隊伍建設極為重要。檔案人才的培養和吸納應當圍繞專業性、職業操守、安全意識、協作能力以及網絡技術等方面深入探索?？晒┻x擇的方式包括但不限于政企合作、校企合作、組織檔案業務培訓班以及組織開展檔案論文研討等方式，目的在于激發檔案從業人員研究的積極性和專業性，推動全市乃至全國檔案事業人才隊伍綜合素質全面提升。

四、結語

基于事業單位檔案資料保密性較強、類目繁多、數量龐雜的特點，數字化是此類單位檔案管理發展的未來方向。本文以十堰檔案館數字化建設為切入點，分析了其數字化發展過程中在基礎設備設施建設、構架、理論等方面存在的問題和弊端，結合其現階段的優勢提出可行的解決措施。通過分析可以發現，以十堰檔案館為代表的事業單位檔案管理工作面臨很多共性問題，是當前我國檔案事業發展存在的現實問題。以十堰檔案館數字化建設為突破口，分析現狀、探討對策，在理論指導、網絡安全、技術支撐等方面，為政府機關、企事業單位檔案管理和改革工作提供借鑒，推動我國檔案管理工作邁向新階段。

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作者單位：臨沂市園林環衛保障服務中心