我國檔案工作轉型升級的內涵特征與實踐路徑探析

侯民

摘 要：檔案工作作為記錄、保存和傳承社會歷史文化遺產的關鍵環節，在構建文明社會、弘揚國家文化精神中扮演著不可或缺的角色。隨著社會的不斷發展和信息技術的飛速進步，我國檔案工作正面臨前所未有的重要性和緊迫性。文章從檔案工作的重要性入手，探討其在當代社會的使命與價值，深入研究檔案工作轉型升級的必要性以及轉型升級所面臨的內涵特征和實踐路徑，以期為我國檔案事業的可持續發展提供深刻的理論與實踐支持，推動我國檔案工作在信息時代實現更為全面、高效地發展。

關鍵詞：檔案工作；現代檔案管理制度；檔案服務水平提升；智能化檔案管理系統

中圖分類號：G279.2文獻標識碼：A

檔案工作的重要性不僅體現在對歷史文化的保護與傳承上，還在于其對社會發展的全面促進，檔案作為珍貴的信息資源，是社會記憶的承載者，能夠為學術研究、文化傳承和社會治理提供堅實的依據。隨著數字化時代的到來，檔案工作迎來了更廣闊的發展空間，傳統的檔案管理方式已逐漸顯現出滯后于時代發展的弊端，亟須通過引入先進技術、創新管理模式和完善法治環境等手段，使檔案工作更符合信息化時代的要求。轉型升級檔案工作，提高其管理效能、服務水平和信息化程度，已成為刻不容緩的任務。

一、我國檔案工作轉型升級的內涵特征

1.信息化的推進

信息化的推進使得檔案資源數字化轉型，實現了信息的高效存儲、檢索和傳播，數字化處理后的檔案材料更好地實現了長期保存和傳承，避免了傳統紙質檔案面臨的腐化和滅失等問題，為檔案長期利用提供可行性。信息技術的引入，使得檔案管理從傳統的手工操作轉變為智能化、自動化模式，提高工作效率，確保檔案管理的準確性和安全性。信息系統的應用使得檔案工作更具透明度和規范性，為管理者提供更為科學的數據支持。檔案數字化建設為公眾提供了便捷的檔案查詢和利用途徑，促進檔案資源的廣泛共享，提高服務效率，促使檔案機構更好地回應社會需求，提高檔案的社會影響力。

2.服務功能的提升

服務功能的提升表現為檔案機構在信息獲取與檢索方面的改進，引入先進的信息技術和數據庫系統，檔案機構能夠更高效地組織、存儲和檢索檔案信息，公眾能夠更便捷地獲取所需信息，同時，提高檔案管理效率。服務功能的提升體現在檔案機構更加注重公眾教育和文化傳承，如開展檔案展覽、講座等活動，檔案機構積極參與社會文化生活，為公眾提供更多元的知識服務，加強檔案機構與社會之間的聯系，有助于傳播歷史文化，提升公眾文化素養。服務功能的提升還意味著檔案機構在服務業務上的多樣性，檔案機構逐漸轉變為多功能服務平臺，不僅提供基礎的檔案查詢服務，還開展數字化檔案展示、文化創意產品開發等工作，拓展了檔案服務的領域，更好地滿足社會多層次、多領域的需求。

3.管理模式的創新

檔案機構采用先進的信息技術對檔案資源管理是管理模式創新的一項表現。通過建立數字化檔案管理系統，檔案機構實現對大量檔案信息的集中化管理和高效運營，提升檔案管理的準確性，使得檔案資源的快速檢索和共享成為可能。檔案機構采用扁平化的管理結構，簡化決策流程，使得檔案工作更具靈活性和高效性，強調團隊協作和跨部門合作，以應對檔案工作中多元化、復雜化的挑戰。管理模式的創新還涉及檔案機構與社會各界的緊密合作，利用建立公私合作伙伴關系，檔案機構能夠更好地利用社會資源，推動檔案事業的可持續發展，創新型的合作模式不僅豐富了檔案機構的發展路徑，還更好地滿足了社會對檔案服務的多元需求。

4.保護和利用的平衡

保護和利用的平衡在檔案工作中體現了對檔案資源的雙重關注。保護方面強調對檔案資料的科學保管和有效管理，采用高標準的保管設備設施和先進的防護技術，檔案機構能夠確保檔案材料免受自然災害和人為破壞等風險，建立嚴格的保密機制，有效控制檔案的訪問權限，從而保護其中敏感信息的安全性；利用方面則注重檔案資源的充分開發和合理應用，數字化技術能夠使檔案機構更便捷地提供檔案信息，促進公眾對歷史文化的了解。推動檔案資源的廣泛利用，不僅豐富了社會知識體系，還促進了歷史文化的傳承。建立合理的檔案開放機制，使得檔案信息能夠在合法范圍內得到廣泛傳播和使用。平衡體現在檔案工作的雙向責任，一方面，是對歷史文化遺產的珍視和保護；另一方面，是對社會知識的傳播和共享。

二、我國檔案工作轉型升級的實踐路徑

1.建立現代檔案管理制度

建立現代檔案管理制度意味著要對檔案工作的規章制度做系統性、科學性地構建，還要明確其定位、職責和權責關系，形成合理的管理體系，提高檔案工作的規范性和透明度。制度的建立不僅有助于改變檔案管理行為，還為其提供了明確的法律依據，使得檔案工作在法治軌道上運行?，F代檔案管理制度的建立還需要注重技術創新和信息化手段的運用，建設先進的數字化檔案管理系統，實現檔案信息的集中化存儲和管理，提高檔案的檢索效率，為檔案工作提供科技支持，助推檔案工作實現智能化和自動化管理。人員的培訓和素質的提升也是建立現代檔案管理制度的重點，制訂培訓計劃，提升檔案管理人員的專業素養和信息化應用能力，使其適應新時代檔案工作的要求，培訓不僅包括技術層面的知識傳授，還關注檔案管理理念的更新和檔案人員綜合素質的提升。

2.加強檔案信息化建設

檔案信息化建設體現在建立完善的數字化檔案管理系統上，引入先進的數據庫和信息存儲技術，檔案機構能夠更加高效地對檔案資源分類、存儲和檢索，數字化檔案的建設提高了檔案數據的可管理性，使其信息更容易被獲取和利用。加強檔案信息化建設需要關注數據質量和安全性，完善的數據質量管理機制能夠確保檔案信息的準確性和完整性。采取有效的信息安全措施，可以保護檔案數據免受損壞、丟失或被惡意攻擊，確保檔案信息的可靠性和保密性。檔案信息化建設還強調開放共享，建立開放式的信息平臺，實現檔案資源的在線查詢和共享。此外，還應提高檔案服務的便捷性，促進檔案機構與社會各界的互動與合作，實現檔案信息的廣泛傳播和利用。

3.提高檔案服務水平

提高檔案服務水平需要加強服務體系的構建，檔案機構應建立多層次和多領域的服務網絡，更好地覆蓋不同用戶群體和服務領域，建設多元化的服務平臺，以滿足不同需求，推動檔案服務向更廣泛、更深入的方向發展。服務水平的提高需要結合服務效能的提高，通過引入先進的信息技術，構建高效的檔案查詢與檢索系統，使用戶能夠更快捷、準確地獲取所需檔案信息。實施智能化服務工具，提供個性化和定制化的服務體驗，能夠更好地滿足用戶的特定需求。加強公眾教育與推廣也是提高檔案服務水平的手段，通過舉辦檔案知識普及活動、開展培訓課程等方式，提高公眾對檔案服務的認知度，使其更好地理解和利用檔案資源，有益于增進公眾對檔案服務的信任度，推動檔案機構與社會的緊密互動。因此，不斷改進服務體系、提高服務效能以及加強公眾教育，檔案機構能夠更好地履行其社會職能，為社會提供更為優質、便捷的檔案服務。

4.加強檔案人才隊伍建設

加強檔案人才隊伍建設，強調專業化和多元化培養，檔案工作的現代化人才要求具備跨學科的知識結構，既有深厚的檔案學專業知識，也需要了解相關領域的新技術、新方法。因此，培養計劃應綜合考慮多方面的知識要求，確保人才具備全面、專業的素養。建設檔案管理人才隊伍需要注重實踐能力的培養，在實際工作中培養人才具備解決實際問題的能力，如實際操作中的案例分析、模擬項目等內容，都可以有效提高人才的實際應用水平，使其更好地適應檔案工作的現實需求。同時，還應根據不同層次、不同領域的需求，制訂靈活多樣的培養計劃，為不同崗位的人才提供個性化的發展路徑。建立健全人才評價機制，激發人才的創新潛力，推動整個隊伍的高質量發展。檔案人才隊伍建設還需注重國際視野和跨文化溝通能力，隨著信息化時代的來臨，檔案工作不再局限于國內范圍，培養具有國際視野的人才，能夠更好地在國際交流合作中發揮作用，是提高檔案工作水平的必要路徑之一。

5.完善檔案法治環境

完善檔案法治環境需要建立明確的法規框架，制定相關法律法規，規范檔案工作的各項活動，明確檔案的收集、整理、保存、開放等方面的法律責任和義務。此外，法規的定期修訂與更新也是確保法治環境適應時代變遷的重要手段，以保持法規的及時性和有效性。建設檔案法治環境需要加強檔案管理人員法治觀念的培養，通過強調法治理念，推動檔案工作在法治框架內的有序運行。培養從業人員的法治觀念，使其在檔案管理和服務中更加注重工作的合規性，防范潛在的法律風險。完善檔案法治環境還需要提高法律服務水平，建立健全法律咨詢體系，使檔案機構能夠在法律問題處理中及時尋求專業意見，規避潛在的法律風險。還應注重法律教育，提高從業人員對法律法規的理解與遵守的水平，保障檔案法治環境有效運行。以某數字檔案館為例，其展現了完善檔案法治環境的實踐路徑。為適應數字化時代，該檔案館全面升級法治環境，確保數字檔案的有效管理和服務。制定相關法規，明確數字檔案的采集、存儲和利用等方面的法律規范，法規框架為數字檔案提供了明確的法律支持，規范各類數字檔案的管理和使用。檔案館還組織培訓和教育活動，推動檔案工作人員形成法治思維，加深對法律法規的理解。為了提高法律服務水平，還建立了專業的法律咨詢體系，檔案管理人員可以及時獲取法律專業意見，規避潛在的法律風險，為數字檔案的安全管理提供了有力支持。該數字檔案館的案例表明，完善法治環境是數字檔案管理持續健康開展的關鍵路徑，通過法規框架、法治理念和法律服務水平的全面提升，為檔案工作提供了有益的借鑒。

三、我國檔案工作轉型升級面臨的挑戰與對策

1.轉型升級過程中面臨的挑戰

首先，技術挑戰是轉型升級過程中的一大難題。隨著信息技術的快速發展，檔案工作需要適應數字化時代的需求，但在技術更新換代的同時，面臨著系統整合、數據安全等方面的技術難題，保障檔案數字化的穩定性和安全性，確保信息系統的兼容性與協同性是當前需要重點關注的技術挑戰。傳統的管理模式可能難以適應新的工作需求。因此，需要建立更加靈活、高效的管理機制，人才培養、組織結構優化及團隊協作等管理方面的挑戰需要系統而全面的策略來解決；其次，法治環境的變革也是一個值得注意的挑戰。檔案工作在數字化時代需要更加明確的法規和制度來規范和支持，需要對檔案法治環境做出相應的調整和完善，以適應檔案工作新形勢下的法律需求。為了應對這些挑戰，檔案工作可以采取綜合性的對策，包括持續投入研究和開發新技術、優化管理機制以及積極參與法規的制定和修訂，以適應新的工作要求，確保檔案工作在轉型升級過程中能夠穩健有序地推進。我國檔案工作在面對多方面挑戰的同時，通過針對性的對策有望實現更為順利的轉型升級。

2.針對性的對策建議

（1）技術方面。檔案機構可以建立專業的技術團隊，加強技術研究和創新，積極引入新技術，如人工智能、大數據分析等，建設智能化檔案管理系統。同時，加強對技術人才的培養和引進，提高檔案從業人員對新技術的適應能力，推動檔案數字化和智能化水平的提高。還要注重信息安全問題，建立健全信息安全管理體系，確保數字檔案的安全性和穩定性。

（2）管理方面。深化檔案機構的管理模式創新，推動檔案機構向扁平化管理結構過渡，簡化決策流程，提高管理效率。加強人才隊伍建設，注重跨學科知識培養，培養具備多方面素養的檔案從業人員。建立靈活、高效的團隊協作機制，推動組織文化的創新和升級，以適應管理模式的變革。建立學科交叉的團隊合作機制，強化檔案工作中的團隊協同與創新，應對新的管理挑戰，定期評估管理體系，發現問題及時調整，確保管理機制的靈活性和適應性。

（3）法治環境方面。檔案機構應積極參與法律法規的制定和修訂，為檔案工作提供更明確的法律依據，加強對法律法規執行的監督機制，確保能夠得到有效貫徹。加強對國際檔案法的學習和借鑒，使我國的法治環境更加符合國際標準。利用科學、合理的對策，應對我國檔案工作在轉型升級過程中的各類挑戰，推動檔案事業向更高水平發展。

四、結語

綜上所述，在我國檔案工作轉型升級的過程中面臨著多層次、復雜性的挑戰。這一過程不僅是技術和管理的變革，還是對傳統檔案工作模式的全面顛覆與創新。從檔案的數字化、智能化到管理體制的扁平化、法治環境的國際化，每一步都是檔案事業走向現代化的必經之路。檔案事業的現代化發展不僅是行業內部的轉型，還是服務社會、推動文化傳承與發展的重要力量。在未來的發展中，需要不斷總結經驗、吸取教訓，借鑒國際先進經驗，保持開放的思維，以更寬廣的視野、更高水平的標準，推動我國檔案工作在全球范圍內更好地融入國際檔案大家庭，為豐富我國文化、服務社會發展作出更為積極的貢獻。檔案工作的轉型升級不僅是一場變革，還是攜手前行的契機，期待著一個更加數字化、智能化、開放共享的檔案新時代的到來。

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作者單位：鄄城縣交通運輸綜合服務中心