煤礦企業檔案管理信息化建設對策分析

文/陜西彬長胡家河礦業有限公司 周睿豪

在信息化社會，網絡信息技術在各行各業扮演著至關重要的角色，越來越多的企業開始推進信息化改革，煤礦企業也不例外。因信息化建設經驗不足，煤礦企業檔案管理信息化改革成效不顯著，還無法適應時代發展的需要。因此，分析煤礦企業檔案管理信息化建設具有非常突出的現實意義。

一、煤礦企業檔案管理信息化建設的意義

（一）促進信息交互。煤礦企業檔案管理信息化建設可使以數字資料存儲為主的模式代替以紙質檔案保管為主的模式，暢通檔案信息互聯渠道，便于相關人員在權力范圍內調取、查閱檔案，降低檔案信息的利用難度。同時激活煤礦企業閑置的檔案信息，為檔案資源的開發利用夯實數據基礎。

（二）降低管理成本。傳統煤礦企業檔案管理主要依靠人力，因檔案管理工作內容繁雜，管理人員需要耗費大量的時間、精力，管理成本較高。而推進煤礦企業檔案管理信息化，可以利用自動化系統代替大部分人力，為各部門基礎檔案的整合提供載體，實現基礎文件、檔案的一體化管理，降低人力、物力資源損耗，減低煤礦企業管理成本。

（三）實現自動管理。在現代煤礦企業管理體系中，檔案管理信息化關乎內部管理自動化。推進煤礦檔案管理信息化建設，可以檔案管理信息系統為核心，自動記錄、上傳日常工作內容，自動統計檔案查閱記錄、銷毀記錄、更新記錄，將工作人員從煩瑣、重復的工作中解脫出來，提高管理效率。

二、煤礦企業檔案管理信息化建設現狀

（一）建設制度不完善。當前，我國大多數煤礦企業在檔案管理方面仍然延續著傳統制度，在檔案標準化、規范化開展方面存在極大的缺陷，管理水平無法適應管理信息化建設的需求。加之市場經濟縱深發展過程中煤礦行業內部競爭的加劇，不完善的檔案管理制度不利于檔案信息的利用，無法充分發揮檔案的指導決策作用，影響煤礦企業內部管理實力的增強。

（二）信息化系統缺失。在煤礦企業檔案資源管理現實需求日益增長的背景下，信息化系統的缺失已成為煤礦企業檔案工作的現實情況。煤礦企業檔案類型目前僅有文書類檔案，單一的檔案類型導致檔案信息化長期依賴已有的辦公自動化系統，檔案資料整理、歸檔效率不高。加之已有的辦公自動化系統僅服務于煤礦政務管理，不具備海量數據的結構化利用、科學化編研、安全化存儲能力。

（三）信息化內容不全?？茖W而規范地記錄煤礦企業檔案信息，對煤礦企業快速發展具有非常重要的意義。但是當前煤礦企業檔案信息化管理內容不健全，特別是安全檔案。同時員工健康檔案信息化缺失，未完整記錄員工的健康狀況，或僅針對特定員工的健康狀況進行信息化建檔，未全面落實員工健康檔案信息化要求，影響了健康檔案預防、預測、保健功能，導致大量檔案資源的浪費。

三、煤礦企業檔案管理信息化建設對策

（一）建立健全檔案信息化制度。1.檔案轉換制度。面對檔案信息化建設制度缺失的現狀，煤礦企業應以信息技術為支撐，落實電子檔案單套制管理，全方位推進檔案資源的數字化存量、電子化增量、網絡化利用。在全方位推進檔案資源網絡化的過程中，煤礦企業應進行檔案轉換制度的細化和完善，為基于計算機的歷史檔案電子存儲、檢索和使用提供指導，進而根據檔案信息化、規范化、標準化檢索的要求，將檔案管理制度程序化、量化處理，形成貫穿檔案管理信息化建設全過程的參照。煤礦企業檔案轉換技術需涵蓋數字檔案資源轉換的目的、介質、轉換方式、周期、范圍等內容。煤礦企業數字檔案轉換目的是保護檔案資源，避免數據丟失或遭受病毒攻擊，確保檔案資源管理的可靠和穩定；煤礦企業數字化檔案轉換介質為光盤、硬盤、云端等，各介質需要存入防磁柜，避免灰塵、有害氣體或電磁輻射的干擾；煤礦企業數字化檔案轉換方式為掃描上傳、代理軟件自動調取上傳；煤礦企業數字化檔案轉換周期為一個月；煤礦企業數字化檔案轉換范圍涵蓋企業重要活動事項（經濟、文化等）、具有重要保存價值的文件、反映企業管理活動的內容、與職工或重要設備有關的具有現實意義的數字檔案等。將紙質檔案轉換為電子檔案后，因為電子檔案有易復制、易更改、難保存的特點，極易遭受自然環境、突發事件或人為不當操作的威脅，加之電子文件存儲工具壽命有限、電子檔案讀取設備不斷更新，有時會出現新的檔案讀取設備無法讀取舊工具內電子文檔的情況，影響后續工作的開展。因此，檔案管理人員應注重電子檔案的異地異質備份，優選用于煤礦開采問題的電子檔案，突出重點，將登記備份與煤礦開采檔案數據庫建設有機整合，積極完善虛擬檔案系統并在線備份。煤礦在線檔案備份期間，各崗位職工需要先填寫登記備份表格、數據移交－接收檔案，再加密納入登記備份范圍檔案生成備份加載包，在線（周期備份）或離線（脫機備份）轉移。2.檔案信息化責任制度。在建立健全檔案轉換制度的基礎上，煤礦企業應注重優化現有檔案人員責任制度。在明確檔案管理人員懂技術、會管理、熱心服務的基礎上，從電子化移交文件范圍、時限以及記錄內容、保存形式、檔案資源與其他業務資源對接著手，逐一完善，便于增強檔案管理者的責任意識，使檔案管理者更好地為企業內其他部門服務。檔案管理人員需要對檔案信息化的形成、完善、歸檔保存、備份等整個過程負責，礦資料涵蓋采礦全程形成的與礦有關的文件。同時檔案管理人員每月應當借助計算機或其他數碼設備規范收集、整理、歸檔、查找、利用，作為定稿、草稿、記錄最終修改結果的憑證信息，如借助掃描儀或照相機獲得的靜態圖像文件、采礦期間形成的修改稿以及定稿文件、計算機軟件設計繪制的圖形文件、多媒體制作的多媒體文件、數據庫系統制作的數據文件、網絡接收傳播的文件、自主產權或使用權的程序類文件、音頻設備獲得的聲音文件、視頻設備獲得的影像文件等。除此之外，檔案管理人員應當根據煤礦檔案文件的分類方案、整理方法，按照順序優先選擇檔案保存形式，包括只讀光盤、一次性寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬盤等，避免選擇軟盤、移動硬盤、U盤作為電子文檔的長期保存載體；在檔案資源與其他業務資源對接時，檔案管理人員應認真檢測電子文件，確認檔案載體無劃痕污漬、電子檔案無病毒且文件真實完整、特殊格式版本與操作手冊完整后，填寫對接表格，一式兩份，一份隨檔案移交，另一份由檔案管理部門整理。

（二）建立檔案信息化管理系統。信息化管理系統是煤礦企業檔案管理信息化建設的核心，也是檔案管理由封閉化邁向開放的支撐。因此，煤礦企業應以檔案實體和電子文檔信息科學化管理、檔案信息綜合化利用為導向，引入基于信息安全技術、圖像處理技術、數據壓縮技術、信息存儲技術開發的JAVA Collaboration6軟件，以J2EE框架為基礎，打造企業級數字檔案管理平臺，實現對企業檔案管理全過程的自動化管理，對上移交匯總、對下監督指導。同時選擇無侵入式IOC/AOP模式編程，銜接檔案管理資料內容（礦生產服務數據、檔案數據庫、檔案的信息移動客戶端），滿足基于H5移動端辦公與煤業檔案的協同要求。在此基礎上，依據不同檔案資源的特性，掃描檔案目錄入庫，將檔案內容精準存儲于相應位置，并銜接存儲位置、系統平臺檔案管理模塊索引數據庫，經階梯式目錄索引，實現對不同類型檔案信息資源（文件、音像、圖紙、報表等）的全流程監督，為加快推進檔案資源數字化、檔案服務網絡化提供充足的支持。

根據煤礦檔案信息化管理的需求，在檔案管理系統平臺技術支持下的檔案管理應具備安全性、前瞻性、先進性。同時煤礦企業檔案管理系統需要涵蓋個人借閱檔案、檔案信息查詢、檔案利用記錄、個人檔案查詢、檔案信息維護幾個模塊。其中個人借閱檔案主要基于用戶檔案查詢、信用共享服務，以用戶數據集成為重點，設置系統端檔案借閱審批權限，由煤礦企業檔案分管領導審批借閱申請單，通過借閱申請單，由系統端調取借閱檔案內容并提供給借閱者，全程允許煤礦企業檔案管理人員閱讀、保存、打??；檔案信息查詢主要是在系統端開放關鍵詞查詢頁面，允許檔案管理人員或者其他部門具有檔案查詢權限的人員設置檢索范圍，分層檢索；檔案利用記錄主要是在系統端設置檔案借閱歸還日期提醒、檔案瀏覽統計功能，自動向到了歸還期限但未歸還檔案的人員、檔案管理人員發送提醒，便于檔案管理人員及時催交，快速提高檔案利用效率；個人檔案查詢允許煤礦企業個人進入檔案管理賬戶終端查閱個人信息，并根據收檔要求進行數據的修改、添加或刪除。

檔案信息維護需要檔案員借助掃描儀，將科技檔案、文書檔案、音像檔案、會議檔案、照片檔案等不同類別介質檔案轉換為電子檔案信息，并對檔案信息進行分類別編目。編目后的檔案總目錄、卷內目錄、案卷目錄可順次嵌入JC6檔案管理模塊，并在服務器內存儲數據，對接檔案數據、網絡系統。在此基礎上，針對不同操作者可設計不同種類文檔的訪問權限，加密處理重要文檔，并加強防火墻技術，規避非法訪問、病毒入侵。常用的煤礦企業檔案加密技術為Windows資源管理器，單擊開啟程序并選擇附件，選中待加密檔案文件（或文件夾）并單擊文件屬性。在文件屬性欄常規選項卡中選擇“高級”，并選中“加密內容以便保護數據”框，完成NTFS（New Technology File System）分區卷上檔案文件（或文件夾）加密。在加密文件夾時，管理人員應根據需要選擇是否同時加密檔案子文件夾，便于全部文件、子文件夾在添加進文件夾時自動加密。

（三）豐富檔案信息化內容。1.員工健康檔案。員工健康檔案信息化是煤礦企業檔案管理信息化建設的必然趨勢，也是全面掌握員工身體狀況并為其提供高質量服務的關鍵。因此，煤礦企業應注重從企業管理層面入手，樹立正確的信息化意識，強化員工健康檔案信息采集措施，及時調查員工健康狀況，完整記錄各崗位員工健康信息，記錄各種健康因素，如是否有職業病、何時何地采取過何種治療手段、治療后的康復情況等，并對員工健康檔案中的個人隱私信息進行保密。同時建立動態檔案資料更新機制，借助信息化技術隨訪記錄特殊崗位員工的真實健康狀況，縮短檔案更新時間，提高檔案信息管理的時效性，杜絕健康信息盲區，為員工健康檔案應用價值的提高提供依據。在這個基礎上，根據現代煤礦開采模式下的員工架構，將專業知識與思想理論相結合，熟練利用計算機技術與數字化管理方法，在多崗位多部門進修學習，了解一線員工的真實工作情況，關聯分析員工工作內容與健康狀況，為員工健康檔案預測、指導功能的發揮提供依據。2.安全培訓檔案。安全培訓是煤礦企業內部管理的重要內容，安全培訓檔案是煤礦企業檔案管理信息化推進的關鍵。完善的安全培訓檔案可以發現煤礦企業安全培訓管理漏洞并提供改善方案，預先規避培訓工作中存在的多種事故，保障煤礦開采過程安全。從安全培訓檔案信息化的構成來看，可以貫徹權限管理靈活性原則，將檔案管理劃分為員工信息、安全獎懲、隱患信息、工傷事故幾個小模塊。員工信息以樹形結構反映各部門員工之間的關系以及組織變換，并劃分為人事管理、角色管理、用戶管理幾個部分，分別負責煤礦企業全部員工個人信息的查詢與更改、賦予不同用戶權利并變更其行為權利、設定或更改操作系統全部用戶信息等；安全獎懲主要是定期統計煤礦管理期間違規行為、創新行為，為績效獎懲制度的制定提供依據；隱患信息包括潛在的安全隱患、直觀安全隱患等，在登記安全隱患信息的基礎上，統計公示存在隱患的部門、導致隱患的原因、隱患處理措施，為安全培訓方案的制定提供依據；工傷事故主要是記錄培訓前后煤礦工傷事故的發生率、處理情況，并記錄月度煤礦工傷事故的發生比例、傷亡人數、事故發生原因，將數據提交至管理方，為煤礦安全培訓分析安全質量問題的解決方案提供依據。

四、總結

綜上所述，檔案是煤礦企業歷史發展狀況和經營數據的記錄，有助于煤礦企業管理人員了解過去、掌握現在和預測將來。煤礦企業檔案信息化建設可以暢通信息交互渠道，減少管理成本，促進檔案管理的自動化進程。因此，面對當前檔案管理信息化建設存在的問題，煤礦企業檔案管理者應持續完善檔案管理信息化制度，升級檔案管理信息化工具，豐富檔案管理信息化內容，為檔案管理信息化的推進提供充足的動力。