關于事業單位財務人員審核原始憑證的思考

鄒文鯤

（作者單位：安徽省懷洪新河河道管理局安徽省淮水北調工程管理中心）

安徽省懷洪新河河道管理局（安徽省淮水北調工程管理中心）是公益一類事業單位，下轄七個基層單位。在實施會計集中核算后，基層單位不再保留財務人員，而是設立報賬員負責所在單位的財務工作，自制工資表、收集各類票據、填制報銷審批單等，并定期報送給財務科審核。財務人員需要仔細審查每一筆交易，確保其合規性和準確性，這給財務人員的審核帶來了不小的壓力[1]。為了提高財務人員審核憑證的效率和準確性，本文主要針對會計集中核算背景下，事業單位財務人員如何高效準確地審核原始憑證展開討論。

一、原始憑證不夠準確的原因

（一）報賬員掌握財務知識有限

財務報銷流程涉及多方面內容，要求報賬員具備較高的財務素養。但報賬員并非財務出身，他們對財務規定和流程的理解存在偏差，這種信息不對稱現象，可能會導致報銷過程中產生誤差，進而影響整個財務工作的準確性和效率。以醫療費報銷審核為例，職工在提交報銷申請時，可能會填寫住院費發票的總金額，但實際上正確的填法應該是只填寫能夠報銷的自費部分對應的金額，統籌部分對應的金額已經由國家報銷過，報賬員在審核時卻未明確指出填寫內容的錯誤，出現這一問題就是因為報賬員沒能完全掌握財務的報銷規定。

（二）報賬員責任心不夠

原始憑證沒有按照填制要求正確填制，或沒有對收集來的外部憑證進行初審，這很可能導致憑證內容不完整或錯誤，或原始憑證附件明細與報銷內容不符。如職工報銷的藥費明細中，含有不屬于藥品的醫療器械、保健品和食品，報銷內容不準確，違反了單位的報銷政策，導致財務數據失真，還可能會引發其他職工效仿。

（三）單位內控不嚴

會計集中核算后經濟業務一律反饋至財務科，但局直單位對會計資料的真實性、完整性仍然負有完全責任。有的單位在簽批開支上把關不嚴、不負責任，認為財務管理全部由財務科負責，對所在單位報銷發票使用的合法性監督不到位，對濫開、虛開發票和購買假發票的違法行為查處不到位，為重復報銷、假憑證報銷、支少報多、超標準報銷等違法違紀行為提供了可乘之機。

二、原始憑證審核的意義

（一）提供真實、準確的會計信息，提高會計信息質量

原始憑證是記錄單位經濟業務發生的唯一依據，其準確性直接關系到會計信息的真實性。通過原始憑證的審核，可以檢查每筆經濟業務是否符合單位財務制度，是否符合預算，從而確保憑證的準確性和可靠性，保證會計核算正確進行，提高會計核算的質量。

（二）監督各項經濟業務的合法性、合規性，強化內部控制

憑證審核是事業單位內部控制的重要組成部分。通過審核可以加強對經濟活動的監督和管理，防止貪污、舞弊等行為發生，降低單位財務風險，保障單位財產安全。

（三）提高單位財務管理水平

通過原始憑證的審核，可以發現財務管理中存在的問題和不足，進而采取相應的措施加以改進，為單位制定更加科學合理的財務管理制度提供依據，提高事業單位的財務管理水平。

三、審核原始憑證的原則

（一）真實性審核

一是審核憑證日期是否真實，如住宿費結算日期是否早于出差的出發時間；二是審核經濟業務內容是否真實，如差旅費審批單上，顯示某職工在節假日來上級單位報賬；三是審核數據是否真實，如某職工報銷的住院費明細單顯示，其在鄉鎮衛生院一天內吊了幾十瓶水；四是簽字是否真實，領導的字跡是否如一。

（二）合法性審核

審核經濟業務是否符合國家有關政策、法規、制度的規定，是否有違法亂紀等行為。例如，某職工在報賬時才發現憑證無所在單位領導簽字，為了順利通過審核，便直接仿造領導簽字。這種行為不僅違反了財經紀律，也涉嫌偽造憑證，是不合法的。在合法性審核中，需要對這種行為進行嚴肅處理，防止類似情況再次發生。另外，單位在聘用全日制臨時人員時，也需要按照有關政策、法規和制度的規定，為這些臨時人員繳納社保等費用。如果單位違反了這些規定，不僅會影響臨時人員的權益，也會給單位帶來不必要的法律風險。

（三）合理性審核

審核原始憑證所記錄經濟業務是否符合單位活動的需要，是否符合有關的計劃和預算等。如職工出差返程時間與會議結束時間相差過長，如果確實存在多報差旅費的情況，需要按照有關規定進行處理，確保單位的經濟利益不受損害。

（四）完整性審核

審核原始憑證的基本要素填寫是否完整和附件是否齊全。原始憑證基本要素包括日期、內容、摘要、金額、附件張數等未填寫齊全，相關人員如經辦人、審核人、領導等未簽字，未蓋公章，以及原始憑證所附的明細不完整，會導致無法確認經濟業務的真實性和準確性。如原始憑證所附的明細不完整，就無法準確了解交易的具體細節，如職工報銷辦公用品費時，發票上只有辦公用品字樣，且報銷時沒有附上辦公用品清單，財務人員則無從得知購買的辦公用品名稱、金額、數量、規格等信息，那么就無法確定所購物品是否符合辦公用品范疇，是否存在購買其他用品計入辦公用品報銷的情況。

四、原始憑證審核需要重點關注的幾個方面

（一）關注報銷的事由是否合理

首先，需要評估報銷的事由是否與工作職責相關。報銷應該是為了支持職工的工作而產生的費用，因此需要確保報銷的事由與職工的工作密切相關。例如，如果職工報銷的是報賬的差旅費，而職工又不是單位報賬員，那么以報賬為由的差旅費報銷是不合理的，需要對報銷事由進行進一步了解和核實，確定其是否合理。其次，需要關注報銷的事由是否符合單位的規定，在審查報銷申請時，需要判斷報銷的事由是否真實、合理且必要。例如，如果某單位申請購買一臺電視機，報銷的理由是提供給值班人員觀看，這顯然與單位的規定不符。再次，需要關注報銷的事由是否有必要，如單位申請為每個職工配備一臺A4 打印機，而根據《安徽省省級行政單位通用辦公設備家具配置標準（試行）》的規定，每間辦公室只能配備一臺A4 打印機，這就說明人手一臺打印機是不符合規定，也不具備必要性，容易造成國有資產的浪費。最后，需要確保報銷的事由能夠提供充分的證據和支持文件。在處理報銷申請時，通常需要提供相關的發票、收據、行程單等證明文件，證明報銷事由的真實性和合法性。如職工報銷一筆培訓費，但本單位并不屬于會議通知中的參會單位，經財務人員核實，是職工自行前往參加培訓，事情并沒有征得本單位同意，故此筆培訓費也不能夠報銷[2]。

（二）關注同類費用報銷的頻率是否過高

如果類似費用報銷頻率過高，可能存在化整為零的情況，化整為零是一種常見的規避限額或審批程序的手段，通過將大額費用拆分為多個小額費用，減少或避免煩瑣的審批手續。如某單位通過政府采購平臺，分批量購買了臺式電腦的顯示器和內存條，而這些零件是臺式電腦運行的必要組成部分。財務人員核查后發現，這樣做的目的是將電腦各部分分次購買以避免超過臺式電腦購買費用為5 000 元的限額。

（三）經濟業務報銷的時間和發票時間是否一致

理論上，經濟業務報銷的時間和發票時間應該是一致的，因為發票是記錄交易發生時間和金額的法定憑證。如某職工報銷7 個月前的電子發票，財務核查后發現該職工將電子發票重復打印后重復報銷。因此，財務審核人員應該加強對業務報銷時間和發票時間的核查，確保二者的一致性，防止重復報銷等不誠信行為發生。

（四）關注審核的層級是否正確

不同的費用項目和標準可能需要由不同層級的審批人員進行審核和決定。例如，對于提高補貼標準、大額物品采購等一些重要的項目，需要上級單位進行審批，確保這些重大支出的合理性，而臨時人員工資、辦公耗材購買等小額資金支出，則可以由所在單位自行決定。此外，在進行報銷審核時，還需要避免將不同類別的支出混合在一起報銷，這些不同類型的支出有各自的審核流程，為避免混淆和錯誤，不能將它們放入一張單子中報銷。因此，在進行報銷審核時，需要根據單位的規章制度和流程，明確各項費用應該經過哪些層級的審核，確保審核的合法性和合規性[3]。

（五）關注報銷費用是否包含個人消費

財務報銷審核過程中，要避免將個人消費與工作費用混淆，確保費用的真實性和合規性。例如，某基層單位的辦公樓電費在過去幾個月明顯增加，經過核實，發現是新入職的職工在宿舍長時間使用大功率電器，如空調等，導致電費激增。這種情況不僅造成國有資產的浪費，還可能引發一些安全問題。因此，要求該單位進行整改，為職工宿舍重新安裝電表，并由職工自行承擔電費，確保個人消費與工作費用明確區分。財務人員在審查報銷申請時，務必認真核對每一項費用的來源和用途，明確區分工作費用與個人消費。

（六）關注報銷金額的大小是否合理

財務報銷審核中還需要關注報銷金額是否合理。例如，某職工報銷的辦公用品中，單價明顯高于市場價格或者門店價格，這就可能引發對報銷金額合理性的質疑。這種情況下，審核人員需要對報銷單據仔細審查、對費用的合理性和必要性進行評估，以及對單價過高的項目進行進一步的核實和調查，確定費用的合理性和真實性。

（七）實時關注預算執行情況，加強監控力度

為了確保預算的有效執行，應密切關注各項支出的實際情況，并將其與預算限額進行仔細對比，及時發現并禁止超預算的行為，采取暫停相關費用的支出、與責任人進行溝通、找出超預算的原因等有效措施，確保預算有效執行。

五、提升原始憑證審核和質量效率的途徑

（一）加強對報賬員的財務培訓，明確報賬員的職責

報賬員負責所在單位報賬資料的收集、整理、傳遞等工作，作為連接所在單位和財務人員之間的橋梁和紐帶，報賬員在加強會計監督、提高財政資金使用效益等方面發揮著重要作用，所以要定期進行財務報銷培訓，使報賬員熟悉本單位的各項財務制度規定、財務報銷政策、流程和注意事項等，避免因為報賬員不了解報銷規定或操作不當而導致出現錯誤和疏漏，確保報銷工作的順利進行。同時要明確報賬員職責，要求報賬員嚴格按規定的范圍、用途、標準開支各項費用，預防違反財經紀律的行為。

（二）提高財務審核人員業務能力

財務審核人員要不斷更新和提升自己在財務知識、政策法規、審核技能等方面的專業素養。積極參加各類培訓、閱讀專業書籍和資料、了解最新的財務舞弊案例，培養敏銳的洞察力和判斷力，能夠及時發現并糾正憑證中存在的錯誤，確保財務數據的準確性和可靠性。同時，審核人員還需要保持獨立性和客觀性，嚴格遵守審核標準和流程，對憑證的真實性、完整性、合理性和合規性進行全面審查和核實。

（三）建立財務網上報銷平臺和憑證審核標準操作流程

建立財務網上報銷平臺和憑證審核標準操作流程，是提高財務管理效率的重要措施。一是將邏輯關系嵌入平臺，設置預算指標控制規則，逐條設定部門、經濟科目、金額等指標控制方式和預警條件等，實現指標的管理。二是采用光學字符識別技術識別、匯總、錄入原始憑證的稅號、金額、數量、摘要等，實現對原始憑證的初步查驗，減少人為錯誤和疏漏。三是建立憑證審核標準操作流程，包括審核步驟、審核要點、審核注意事項等，進一步規范憑證審核工作，確保審核質量，使審核工作更加規范化和標準化，減少審核過程中的隨意性和錯誤。四是通過報銷流程圖簡單、明了地列示各項費用的報銷操作過程，方便經費報銷人查詢報銷流程和審核進度[4-5]。

六、結語

原始憑證是證明經濟業務完成的文件，也是編制記賬憑證的依據。認真審核原始憑證，對于加強單位內部控制、保證會計資料真實完整、提高會計信息質量等，都具有重要的意義。財務人員要不斷提高審核的技能，更好地履行審核職責，提高審核效率和準確性，為單位的財務管理提供更加準確、可靠的支持。