關于學校加強內部控制的思考與建議

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.07.050

［摘 要］內部控制是指通過組織、政策和程序來保護學校資產、確保財務報告的準確性，并促進合規性和有效性的一系列方法和措施。通過建立財務管理、內部審計及明確的授權程序，學校能夠降低財務風險，減少資源浪費，并提升管理的透明度和可靠性?；诖?，本文分析當前學校加強內部控制時面臨的問題，并就此提出建立明確的采購審批流程、建立嚴格的入庫和報銷審批制度、加強對財經會議紀要的規范和管理、建立健全的固定資產管理制度、對崗位進行合理設計等策略。

［關鍵詞］內部控制；學校；實施策略

［中圖分類號］G47文獻標志碼：A

近年來，國家對教育事業的投入力度不斷加大，學校經費來源多元化，規模也不斷擴大，這給學校經濟活動帶來了更多的機遇和挑戰。然而，一些學校在內部控制方面仍存在著許多問題，這不僅影響了學校經濟活動的正常開展和財務信息的真實完整，還影響了學校的社會形象。

1 學校加強內部控制的意義

1.1 提高管理效能

對于學校這樣的大型組織來說，內部控制系統的建立至關重要。它為學校的各項工作流程設定了明確的規范，確保了各部門間的協同合作，防止了工作的重復和遺漏，提高了學校的管理效能。具體來說，內部控制可以幫助學校在教育教學、科研、人力資源、財務等方面實現規范化、標準化的管理，從而提高工作效率，節約資源。同時，內部控制還能促進學校內部信息及時、準確地傳遞，保證決策的科學性和準確性，從而提高學校的管理質量。

1.2 防范風險和保障穩定發展

內部控制是學校防范和管理風險的重要手段。通過內部控制，學?？梢杂行У刈R別、評估和應對各種風險，包括教育教學風險、科研風險、財務風險、法律風險等，從而防止風險的發生，或者降低風險的影響。比如，通過財務內部控制，學?？梢员苊庳攧帐д`、防止財務違規，保護學校的財產安全；通過教育教學內部控制，學?？梢员ＷC教育教學質量，防止教育教學風險的發生。另外，內部控制還能幫助學校在面對外部環境如政策、市場的變化時，能夠及時做出反應，保證學校的穩定發展。

1.3 提升透明度和信任度

內部控制能夠提升學校的透明度和信任度。內部控制要求學校進行全面、準確、及時的信息披露，這不僅能夠提高學校的管理透明度，也能夠提高學校的信任度。對內，透明的信息披露能夠確保教職工對學校的充分了解，促進其積極性和主動性，提高學校的工作效率和工作質量；對外，透明的信息披露能夠提高學校的公眾形象，贏得社會的認可和信任，擴大學校的社會影響力［1］。

2 當前學校加強內部控制面臨的問題

2.1 物資審批流程不清晰，增加違規風險

一個良好的內部控制體系可以預防和檢測違規行為，保護組織的資產。然而，在實踐中，部分學校在增強內部控制時面臨著一些挑戰，尤其是在物資審批流程不清晰的情況下，往往會面臨違規的風險，具體表現在兩個方面。第一，物資審批流程的不清晰會導致責任和權限的混淆。在沒有明確流程的情況下，無法確定誰應負責審批、誰有權批準采購，以及在什么情況下需要進一步批準等，這種不確定性會造成決策的延誤。第二，在沒有明確和透明流程的情況下，審批人員會對其決定的合理性和公平性產生疑問。對流程的不信任和猜疑會影響工作人員的士氣和工作效率。如果流程復雜且不明確，就需要花費大量的時間和資源來處理采購請求。這不僅會浪費寶貴的資源，還會造成物資的供應被延誤，從而影響學校的正常運行。

2.2 物資入庫、報銷審批操作不規范，導致財務風險

在學校的實際操作中，存在著物資入庫、報銷審批操作不規范等問題，這些都會導致財務風險。具體表現在以下兩方面。第一，物資入庫操作不規范。理想的情況下，物資入庫操作應該按照預先設定的流程進行，包括檢查物資的質量和數量、錄入物資信息和及時更新庫存記錄。如果流程不規范，就會產生一些問題。例如：如果沒有對物資進行正確的檢查，會造成物資質量不合格；如果沒有正確錄入物資信息，庫存記錄會出現錯誤；如果沒有及時更新庫存記錄，庫存數據會不準確。這些都會造成財務風險，如資產損失、財務報告錯誤等。第二，報銷審批操作不規范。報銷審批是財務控制中的重要環節，需要嚴格遵守相關的規定和流程。如果沒有對報銷申請進行充分的審核，就會產生批準不合理或者不合規的報銷；如果沒有對報銷的憑證進行正確的記錄和保存，會影響財務報告的準確性。這些都會導致財務風險與資金損失。

2.3 重要事項會議紀要不完整，信息傳遞不及時

第一，會議記錄人員未能準確記錄會議內容，對于重要事項的記錄不完整。第二，會議紀要的審核人員未能仔細審查紀要內容，未發現遺漏或不準確的信息。第三，會議紀要的傳遞方式是紙質傳遞或口頭傳遞，造成信息傳遞時間延遲或失真。第四，缺少合理的紀要歸檔和查閱機制，使得重要事項的紀要難以及時查閱和傳遞。

2.4 固定資產管理制度不完善，導致浪費和不當使用

學校作為教育的主陣地，內部控制的加強對其非常必要，尤其是在固定資產管理方面。然而，在實際操作過程中，會遇到以下問題。第一，部分學校的固定資產管理制度并不完善，可能是出于各種原因，如歷史沿襲、管理層面的不注重，甚至是缺乏有效的內部控制理念。這樣的問題導致學校對固定資產的管理缺乏統一和規范，容易產生浪費和不當使用的情況。第二，部分學校對于固定資產的分類并不明確，這不僅對資產的管理造成困難，也使得資產的使用效率降低。例如，相同類型的資產被分散在不同的部門，使資源利用不均，有的資產被過度使用，有的資產卻被閑置。第三，學校通常固定資產數量較大，且分布在各個部門和校區，因此資產清點工作非常困難。部分學校對固定資產缺乏定期和有效的清點，造成資產丟失、損壞等問題的發生。第四，部分學校缺乏有效的固定資產管理制度，存在資產使用不當和缺乏維護的問題。例如，對于教學設備等高價值資產，如果缺乏有效的使用和維護制度，會大大縮短其使用壽命，給學校帶來不必要的經濟損失［2］。

2.5 崗位職責重疊，導致工作沖突和效率低下

學校加強內部控制是為了提高管理效率、降低風險，然而在實施過程中常常面臨一些問題，崗位職責重疊就是其中之一，這會導致工作沖突和效率低下，具體表現為在學校加強內部控制的過程中，不同部門或崗位會涉及相似的職責和任務，如財務部門和審計部門都會對學校的財務進行審查和監控。如果這些部門之間的職責劃分不明確或重疊，就容易出現工作沖突和重復，這樣就會導致資源的重復配置，浪費了學校的人力、物力和財力。

3 學校加強內部控制的策略

3.1 建立明確的采購審批流程

面對物資審批流程不清晰等內部控制問題，學校需要采取一系列手段來加強內部控制的效率，減少違規行為的風險。第一，學校應該制定和發布詳細的物資審批流程，明確每個步驟的責任人，包括誰可以提交申請、誰有權批準、在什么情況下需要更高級別的批準等。這些流程應該公開透明，讓所有教職工都能夠理解并遵守。第二，利用技術提升效率。比如使用電子審批系統、物資管理系統等技術手段，自動化物資審批流程，提高效率，減少錯誤。這些系統可以提供完整的審計軌跡，增加透明度，便于監督和審計。此外，還需要定期更新和評估內部控制體系，以確保其始終與法規、政策和實際情況保持一致。由此可以幫助學校及時發現和修正可能出現的問題，降低違規行為發生的風險。第三，建立健全財務管理制度，包括預算編制、資金管理等方面的規定。在預算編制方面，明確各項費用的預算額度和使用范圍，避免超支和濫用資金。在資金管理方面，應該建立資金監管制度，對資金的流動和使用進行監督和管理，防止資金的侵占和濫用。同時，學校還應該加強對財務管理的監督和審計，定期進行內部審計和外部審計，發現問題并及時采取措施解決。

3.2 建立嚴格的入庫和報銷審批制度

加強內部控制是為了確保學校資金的安全和有效使用，其中建立嚴格的入庫和報銷審批制度是非常重要的一種手段。第一，在入庫審批制度方面，學校需要制定詳細的入庫流程，包括申請入庫、入庫審批、驗收入庫等環節，明確每個環節的責任人和具體操作要求。同時，設立專門的入庫審批崗位，由專人負責入庫申請的審批工作，使每一筆入庫都經過審批程序。此外，明確入庫審批的條件和標準，如要求申請入庫的物品必須符合學校的實際需求，需要提供相關證明材料等。第二，在報銷審批制度方面，學校需要設立專門的報銷審批崗位，由專人負責報銷申請的審批工作，每一筆報銷都需經過審批程序。明確報銷審批的條件和標準，如要求報銷的費用必須符合學校的財務政策和相關規定，同時需要提供相關憑證和票據等。第三，建立獨立的內部審計機構或委員會，負責對內部控制進行監督和評估。內部審計應定期對入庫和報銷審批流程進行檢查和審核，發現問題并提出改進意見。同時，學校還可以建立舉報制度，鼓勵工作人員主動發現和舉報違規行為，保障內部控制的有效運行。

3.3 加強對財經會議紀要的規范和管理

第一，指定專人負責會議記錄，清晰其責任和權限，使會議紀要能夠全面、準確地記錄會議內容［3］。第二，制定統一的紀要記錄標準，比如紀要的格式、內容和要求，包括會議主題、出席人員、討論內容、決策結果等，提高紀要的完整性。第三，設立專門的審核崗位，由專人對紀要進行審核，審核人員應具備嚴謹的態度，仔細核對紀要與實際會議內容之間的一致性。第四，采用電子化的方式傳遞紀要，如通過電子郵件、內部通信工具等進行傳遞，保證紀要的及時性和準確性。抑或是建立紀要傳閱確認機制，引導相關人員閱讀并理解紀要內容。第五，建立統一的紀要歸檔系統，將紀要按照時間順序進行歸檔，并建立相應的索引和分類，以便后續的查閱和檢索。同時，注重紀要的保密性，僅授權人員可查閱。第六，定期進行培訓，提高相關人員對紀要記錄的重視程度，加強對紀要規范和管理流程的宣傳和培訓，提高全員的意識和執行力。

3.4 建立健全的固定資產管理制度

第一，制定一套完善的固定資產管理制度，明確各個部門的職責和工作流程，規范資產的采購、使用、維護和處置等環節。同時，定期對制度進行審查和更新，以適應學校運營環境的變化［4］。第二，明確每類固定資產的定義，以便進行有效管理。例如，將資產分為教學設備、行政設備、運動設備等不同類型，并對每種類型的資產設置專門的管理負責人。同時，定期進行固定資產清點，確保資產的實際數量與賬面數量一致。在清點過程中還應檢查資產的使用狀況，及時發現和處理損壞、丟失等問題。第三，對固定資產的使用和維護制定明確的規定，如使用權限、使用頻率、維護周期等。對于需要處置的固定資產，制定合理的處置方案，如以合理的價格出售、捐贈或報廢，以實現資產的價值。第四，建立完整的資產檔案和臺賬，記錄每個資產的基本信息、使用記錄、維護情況和價值評估等內容。檔案和臺賬應定期更新和核對，能保證其準確性和完整性，這樣可以為管理人員提供有效的依據和參考，方便其進行資產管理和決策。第五，加強對固定資產的監管和安全防范措施，防止資產的損失和浪費。比如安裝監控攝像頭、加強門禁管理、制定安全操作規程等，為資產安全完整提供保障［5］。

3.5 對崗位進行合理設計，避免職責重疊

第一，對每個崗位的職責和權限進行明確的定義和劃分。通過編寫崗位職責手冊或工作流程圖等方式，清晰地描述每個崗位的職責和權限，并進行公開和溝通。比如，對每個崗位的工作進行詳細的規定。這包括工作目標、工作內容、工作流程、工作時間等。第二，根據實際需求和工作流程合理規劃組織結構。合理的組織結構可以使各個崗位之間的職責清晰劃分，避免沖突和重疊。比如開展調整部門設置、合并崗位或調整工作流程等方式，優化組織結構，避免崗位職責的重疊。第三，建立跨部門的溝通機制，促進不同部門之間的交流和協作。定期召開跨部門會議，讓不同部門的工作人員互相了解對方的工作內容和進展情況，協調工作安排，避免重復和沖突。第四，通過培訓和培養團隊合作意識，讓工作人員明確各自的角色和職責，理解團隊合作的重要性，進而協調崗位之間的工作，避免職責重疊和沖突。第五，建立績效評估機制，對每個崗位的工作進行評估和考核。及時發現職責重疊和沖突的問題，采取相應的措施進行調整和優化［6］。

4 結語

綜上所述，加強學校內部控制是一項重要的工作，涉及學校的日常運營、教學質量、財務管理、人員管理等多個方面。有效的內部控制可以保障學校的正常運行，防止各種風險，提高工作效率，也有利于建立良好的學校形象。而且加強內部控制對于維護學校利益、提升管理效率及保障合規性至關重要。建立健全的內部控制體系，有利于確保學校長期穩健地發展，并為學生、教職員工及其他利益相關者創造更好的學習和工作環境。

參考文獻

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［4］李玲玲. 學校后勤管理工作建設——關于加強內部控制的幾點思考［J］. 財經界，2010（10）：212-213.

［5］浦軍. 關于加強學校內部控制的思考［J］. 中國集體經濟，2009（15）：59-60.

［6］吳愛華. 會計集中核算后如何加強基層學校內部控制［J］. 行政事業資產與財務，2017（24）：54-55.

［作者簡介］吳麗南，女，遼寧錦州人，新疆生產建設兵團第六師五家渠高級中學，中級會計師，本科，研究方向：內部控制。