高校會議中心智能化財務平臺研究

王 嵐

北京大學 北京

高校會議中心是高校后勤系統的重要組成部分，運營著學校的賓館、會議室、餐廳、物業等服務項目，在高校整體運行中發揮著獨特的支撐保障作用。高校會議中心依托學校資源管理學校部分樓宇，負責為學校的各類會議和活動提供場地與服務，為國內外來訪的學術交流團體提供住宿和用餐，部分高校會議中心還為院系和職能部門提供物業服務，為師生提供電影演出等劇場服務。高校會議中心職能的特殊性決定了其財務管理工作的鮮明特點，必須針對這些特點確定符合高校會議中心實際情況的財務管理體制和財務管理平臺，以應對日益發展的財務核算要求和業務管理需要。

一、高校會議中心財務管理特點

1.非法人獨立核算企業管理模式

高校會議中心是校內二級單位，不是獨立法人，實行獨立核算、自負盈虧、自我積累和發展的運行模式。一般情況下，學校不予撥款，會議中心依靠自身創收，支付人工成本和運行成本，年終按照學校要求的指標上繳利潤。會議中心采取企業化管理的運行模式，在組織架構、財務管理、人力資源等方面均按照市場化要求采取公司制的管理方式。

2.資金量大、經費來源渠道廣

高校會議中心業務種類較多，收入類型繁雜，主要包括會議費、住宿費、餐費、服務費、票款等。經費來源渠道分為校內經費和校外經費，來款方式包括匯款、微信、支付寶、銀行卡、校園卡、應收掛賬、現金等，還有一些來自第三方平臺，經費來源渠道廣泛，各類業務具有單筆金額小、每日累計筆數多、累計金額較大的特點，出現差錯時不易查找源頭。

3.采購形式多樣、結算方式復雜

高校會議中心肩負著學校后勤支撐保障的重要使命，采購形式多樣，其中包括招標、競爭性磋商、競爭性談判、詢價比價等，支出種類繁多。另外，供貨商分為長期供貨商和一次性供貨商，長期供貨商需按上月入庫金額形成的應付賬款進行統一付款，一次性供貨商則需按照合同或訂單的約定進行支付,結算方式較其他單位復雜。

二、高校會議中心財務平臺現狀

1.單獨的財務核算系統，年終手工并表

高校會議中心實行獨立核算，既區別于學校其他二級單位，又不同于社會上的酒店，是企業化管理的事業單位。為滿足日常運營需要，目前部分高校會議中心日常財務核算執行的是《企業會計準則》，設有單獨的財務核算系統，年終與學校通過手工合并報表的方式進行財務決算。

2.尚未實現系統對接，無法共享信息

高校會議中心因為支撐業務需要，有諸多業務系統。賓館客房需要酒店管理系統、會議承辦需要會議注冊系統、餐廳運營需要點餐收銀系統、物資采購庫房驗收需要進銷存系統等。但目前財務核算系統與這些業務系統之間多是分離的狀態，沒有實現系統對接，無法進行信息的傳輸與共享。財務憑單的制證工作仍然需要手工錄入，但一是人工錄入效率較低且出錯率高，二是系統之間缺乏比對與數據稽核，容易造成少收和多付現象，內部控制易出現盲區，加大了單位的財務風險。

3.缺乏財務、業務、信息化都精通的復合型人才

業財融合是高校會議中心發展的新方向，應將業務發展與財務管理相結合，從單位整體的角度去思考業務開展的戰略規劃和目標方向，將業務和財務融為一體。業財融合必須依托智能化財務平臺的建立，通過信息共享打破部門間的信息壁壘，實現業務和財務的高度協同與互動。業財融合需要業務、財務、信息化都精通的復合型人才，而目前缺乏這類人才也是制約高校會議中心財務平臺信息化發展的因素。

三、搭建高校會議中心智能化財務平臺的方案

1.落實《政府會計制度》，尋找企業化管理與事業單位的平衡

（1）借助《政府會計制度》改革契機，優化會議中心財務軟件。2019 年起，國家實施政府會計制度改革，行政和事業單位的會計核算要求具備財務會計和預算會計雙重功能，財務會計實行權責發生制，預算會計實行收付實現制，為企業化的高校會議中心財務核算體系順利并入事業化的高校財務部門核算體系提供了良好契機。通過雙基礎、雙分錄、雙報告、雙功能的架構，實現財務會計和預算會計適度分離并相互銜接，可全面、清晰反映單位財務信息和預算執行信息。

高校會議中心原本執行的是權責發生制的《企業會計準則》，在高校轉為執行政府會計制度后，高校會議中心能夠通過信息化手段把原有的企業會計科目并入學校整體科目體系中，出具的財務報表格式也能與學校財務部門的報表格式保持一致，有利于學校月末、年末進行報表合并和財務決算。

（2）運用信息化手段，尋求企業化管理和事業單位的平衡。高校會議中心構建新的財務核算系統，設計的財務核算體系既要實現《政府會計制度》的要求，又要滿足會議中心企業化運營管理的需要，應探索出一套兼顧政府會計制度和企業管理需求的可行性實施方案，尋找事業單位實現企業化管理的途徑。在科目設置上，與學校財務部門政府會計制度一級科目和二級科目要保持一致，在三級科目及以下級次增加符合高校會議中心運營實際的明細科目，這樣既能保證與學校財務部門的并賬并表要求，又能滿足業務部門查找統計明細項目的需要。

會計報表方面，在出具規定的財務報表和預算報表外，通過自定義報表的形式抓取符合高校會議中心各業務部門實際需求的會計信息，如設計客房公寓收入表、人工成本統計表、能源費用統計表等。新搭建的高校會議中心財務核算系統既能夠符合《政府會計制度》的要求，又能夠滿足業務部門的實際需要，規范了會計核算體系，保證了會計信息質量。

2.加強財務系統內部建設，推進財務系統與業務系統互聯互通

（1）開發多維度分析功能，提供智能化統計數據。先進的財務核算軟件應該具有多維度的分析功能，為單位會計人員和管理人員提供深挖收據的可能，為日常運營和經營決策提供多角度的財務支持。除依靠科目體系外，還可以充分發揮軟件多維度抓取數據的智能化技術，如利用部門輔助核算歸集部門收支、利用項目輔助核算考核項目損益、利用業務區域輔助核算統計該區域盈利情況等。

（2）做好系統的權限設置，達到稽核和制約目的。加強財務軟件內部建設還包括做好財務核算系統的權限設置，根據不相容崗位相分離原則，做好崗位的角色設計。權限設置要做到業務經辦與授權批準相分離、業務經辦與會計記錄相分離、會計記錄與資產保管相分離、業務經辦與稽核監察相分離、資金支付審批與支付執行相分離、實物保管與盤點清查相分離等。只有權限設置合理、規范，才能有效降低錯誤和舞弊行為的發生。

（3）推進財務系統與業務系統的對接，實現信息共享。智能化財務平臺的搭建是一項系統工程，財務核算系統如果沒有與業務系統實現聯通，就會形成信息孤島，無法智能化傳輸信息，未發揮信息價值。高校會議中心因前端業務種類繁多，業務系統復雜，所以各系統與財務系統的對接有著較大的提升空間。

第一，收入方面，推進酒店管理系統、開票系統與財務系統的對接。高校會議中心應實現銀行收款機與酒店管理系統的對接，目前部分酒店前臺和餐廳收銀在使用銀行收款機后，還需要人工將收費金額錄入酒店管理系統，銀行收款機與酒店管理系統直接連接將大大降低前臺人員的工作量，減少崗位人員編制，有助于高校會議中心實現降本增效。

同時，應充分利用信息化手段，通過系統對接實現客人自助開票。系統對接的數據是根據業務系統內的實際消費清單產生，有效避免了虛開發票的情況，大大降低了財務風險，提升了高校會議中心的財務管理水平。

酒店管理系統應與財務系統進行系統對接，將每日營收數據按照收款方式和收入類型自動生成憑證，把會計人員從事務性工作中解放出來，將更多精力投入到稽核監督、流程梳理、財務分析和管理工作中。

第二，支出方面，推進供應鏈系統、資金支付系統與財務系統對接。高校會議中心應實現采購的進銷存供應鏈業務信息化，并接入財務核算系統，會議中心的客房、餐廳等物資需求量大，采購業務頻繁，應利用先進的進銷存系統實現采購業務的線上申請和審批，達到事前控制，有效前移財務管理職能。采購業務請購單審批完成后，系統自動生成采購訂單，且采購訂單按照供應商歸類匯總。月末，系統按入庫單數量和金額匯總生成每個供應商當月應付款總金額，進銷存模塊和總賬模塊自動對接，生成入庫憑證和應付憑證，可提高采購的進銷存業務和財務核算的自動化水平。

高校會議中心應實現資金支付系統與財務系統的對接。銀企直連已勢在必行，通過軟件接口，將財務系統的付款信息直接推送至資金支付系統，避免財務人員手工錄入可能造成的失誤，使財務系統與銀行業務系統的賬戶信息保持一致，降低財務風險，保證資金安全，提高付款準確度，工作效率也會明顯提高。

第三，內部控制方面，推進人力資源系統、合同管理系統與財務系統的對接。人力資源管理系統的工資管理模塊每月可自動生成工資報表，財務系統應與人力管理系統進行技術對接，從工資報表中取數，自動生成工資憑證。同時，通過系統對接實現按照各種用工形式進行分類匯總，提高工資制單的準確度，提高人工成本的核算效率。

建立合同管理系統也是加強單位內部控制的重要方面。利用信息化手段，將合同金額、采購方式與分批付款進度明確體現在合同管理系統中。對于金額大、持續時間長、分批次付款的合同在財務系統中按照項目輔助核算單獨管理，財務系統與合同管理系統嚴格比對，按照進度付款，控制財務風險，防止付款金額超過合同總金額的現象發生。

3.通過崗位輪換、實崗調研等方式，培養業財融合的復合型人才

推進智能化財務平臺建設，依靠既懂財務、又懂計算機的復合型人才。高校會議中心要通過崗位輪換、實崗調研等方式，努力培養具有業財融合能力的復合型人才，為加快智能化財務平臺建設儲備力量。崗位輪換是指有計劃、有目的地輸送會計人員到前端業務部門進行實崗工作，深入業務活動、了解業務流程和業務需求。會計人員須轉換角色、換位思考，站在業務部門的角度、客戶的角度、供應商的角度去思考和解決問題。通過實崗調研等方式培養一批思路清晰的復合型人才，幫助業務部門發現流程中的風險點，在智能化財務平臺的設計上著重控制風險點，同時在把控風險的前提下，精簡非必要的煩瑣流程和人工錄入，通過信息化手段提高服務效率，優化服務質量，提升客戶體驗。

四、結語

高校會議中心財務平臺具有獨立核算、資金量大、結算方式復雜等特點，目前是單獨的財務系統，沒有與學校財務部門核算系統和中心內部各業務系統進行對接。未來，學校將致力于搭建高校會議中心智能化財務平臺，落實《政府會計制度》，尋找企業化管理和事業單位的平衡點，夯實財務系統內部建設，推進財務系統與中心酒店管理系統、開票系統、供應鏈系統、資金支付系統、人力資源管理系統、合同管理系統的對接，實現系統之間數據的互聯互通。依托智能化財務平臺，通過信息傳輸與共享，提高結算效率，加強全流程系統控制，降低人工操作的風險，實現審批流、業務流、資金流的一致性，推動數字化、智能化財會監督，促進高校會議中心財務治理能力和治理體系的現代化發展。