復雜組織網絡業務數據歸檔問題研究

李健　孫光友　王壬子　任國珍　鄭永玲

關鍵詞：檔案管理；復雜組織；綠色能源；數據檔案；數據歸檔；共享利用

復雜組織是兼具多重身份的復雜集合體，康麗群、劉漢民將復雜組織定義為：為了實現組織目標而由存在網絡關系的大量元素組成的、具有復雜性特征并與環境互動的企業組織。[1]數據是對客觀事物的邏輯歸納，是用于表示客觀事物的未經加工的原始素材，具有數量大、類型多樣、利用價值高等特點。而任何復雜組織都嵌入在復雜的價值網絡中，為實現企業業務網絡的價值目標，本文以國網青海電力為例，基于綠色能源業務數據特點，提出業務數據歸檔策略，為復雜組織網絡業務數據管理提供參考與借鑒。

1 數據歸檔的概念及意義

1.1 數據歸檔的定義及內涵?！吨腥A人民共和國數據安全法》將數據定義為任何以電子或者其他方式對信息的記錄。王建霞根據《檔案工作基本術語》對數據歸檔進行推導，認為數據歸檔就是將處理完畢且具有保存價值的數據經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。[2]中國石油檔案館王強、高強認為，數據歸檔是對具有保存價值的數據進行鑒定、歸檔內容和方式確定、分類整理、語義關聯相關信息、規則固化，最終收集保管。[3]依據當前的研究成果，數據歸檔可以從不同角度進行分析。從數據歸檔對象分析，廣義上存儲網絡產業聯盟（SINA）將歸檔對象定義為數據對象及其元數據。從數據歸檔目的分析，SINA立足于系統性能的角度，將數據歸檔的首要目的歸納為以保存為主。[4]劉越男等將數據歸檔的目的定義為通過歸檔數據由主存儲向次存儲的移交流轉，從而實現生產系統運行效率的提高，降低數據存儲成本。[5]

綜合以上觀點，筆者認為數據歸檔應該是以處理完畢且具有保存價值的數據為歸檔對象，以“數據低成本存儲，系統高效率運行”為歸檔目的，借助數據歸檔系統及相關技術手段，按照制定的策略轉移到歸檔文件，最終實現數據的存儲。

1.2 數據歸檔的意義。數據歸檔是數據轉化成檔案的關鍵環節。歸檔是將有保存價值的文件或數據轉化為檔案的樞紐環節，是檔案工作的基礎性環節。通過數據歸檔，固化業務數據，將數據轉化為安全、可靠的數據檔案，能有效保障數據的長期保存，有利于數據發揮其憑證價值及信息追溯作用。

數據歸檔是推進“業檔融合”的創新舉措。從發展趨勢看，數據利用正從業務管控轉變為業務驅動，數據逐漸成為能直接創造價值的企業無形資產。[6]通過數據歸檔，加強前端業務和實際檔案工作的融合，前置數據歸檔要求，促使數據在形成前端和業務流轉中實現數據管理的規范化、標準化，為企業數據治理工作奠定安全、合規的數據基礎。

數據歸檔是企業整合資源、發揮價值的重要途徑。數據歸檔是將各個業務系統中的數據集中、匯總，通過大數據、人工智能等信息技術對歸檔數據蘊含的信息加以挖掘分析，可對企業發展趨勢、蘊含規律等進行總結提煉，使數據不再是簡單的信息記錄，能夠充分發揮其利用價值。

2 綠色能源業務數據特點及問題

2.1 綠色能源業務數據的特點

2.1.1 數據量大且分布廣。信息化時代，數字經濟蓬勃發展下數據量呈現爆發式增長，數據價值凸顯，綠色能源業務數據從前期規劃、過程管理到最后的組織交易，涉及地方政府、發電企業、電網公司、電力交易企業等眾多單位，相關業務環節較多，過程數據分別保存在各自的業務系統中。整體來看，業務中產生的數據涉及內外部等多個組織，具有數量大、分布廣泛的特點，加大了統一管理的難度。

2.1.2 數據類型多樣。電力企業按照運營情況，可以分為生產、輸送、供應、使用等環節，[7]且各個環節涉及的電力系統不同，導致其產生的數據也大不相同。經調研，綠色能源業務數據主要包含非結構化數據和結構化數據，在非結構化數據上涉及PDF、Excel、Word等電子文件格式，在結構化數據上涉及Oracle、MySQL等數據庫形式。由此可見，業務數據內容豐富、類型較為復雜，數據的格式具有多種多樣的特點。

2.2 綠色能源業務數據檔案存在的問題。一是歸檔范圍不明確，綠色能源業務數據作為企業的重要資產，能夠為綠電追溯、認證、交易等工作提供重要參考和依據，但部分重要業務數據尚不在傳統歸檔范圍內。二是歸檔方案不清晰，綠色能源業務數據涉及相關業務單位上傳的非結構化文件和業務系統直接形成的結構化數據，由于缺少統一的管理標準，存在數據格式不統一、內容不規范的問題。三是展示利用難度高，結構化數據受原始固定結構形式限制，展示利用不夠直觀，需要借助數據分析、處理、可視化等相關技術，提取不同文件材料中的相應數據，展示利用難度較高?；谏鲜鰡栴}，企業應積極轉變傳統的檔案管理理念，通過拓展歸檔范圍、明確數據歸檔方案、加強數據存儲和利用等，將數據轉化為有價值的信息資源，為企業重要數據的長期保存和共享利用奠定基礎。

3 復雜組織網絡業務數據在線歸檔路徑研究與創新

數據歸檔工作應將檔案管理的要求與理念貫穿到業務數據的生命周期中，從組織保障、標準制度、歸檔方案、利用機制等方面開展研究，構建全方面、多層次、跨領域的數據歸檔體系，以實現數據的標準化、規范化、智能化管理。

3.1 構建檔案工作組織體系，加強數據歸檔工作保障。

檔案工作組織體系是數據在線歸檔研究的支撐性要素，是加強檔案數據治理能力建設、提升檔案數據治理水平的基礎。國網青海電力經研究提出，應將檔案工作組織體系的構建分為三個步驟：建立工作組織、明確職責分工、加強溝通協調。

一是建立工作組織。圍繞企業自身業務，建立由檔案管理部門統一領導，相關業務部門共同參與的數據歸檔研究工作小組，全面落實工作目標和重點工作任務，加強對數據歸檔的重視，在工作開展過程中實時關注存在的問題，及時溝通解決，確保檔案管理工作順利推進。

二是明確職責分工。明確各層級數據業務相關單位檔案工作的職責和任務，檔案管理部門統籌規劃，通過制定標準規范、開展業務指導、定期檢查、組織專業培訓等措施，總體把握項目的研究方向和管理思路。各相關業務部門將檔案管理要求納入崗位職責中，通過加強環節管控、及時收集整理，并按照要求檢查過程材料的完整性和準確性，促進業務數據和文件規范管理。復雜組織中內外部利益相關單位應明確自身在業務數據管理中的職責范圍，按照要求對檔案工作進行監督、檢查和指導，做好業務數據的形成、積累、整理和移交歸檔工作，形成逐級落實、層層推動的工作格局。

三是加強溝通協調。通過建立溝通協調機制，加強檔案管理部門與相關業務部門之間的聯系，定期開展檔案工作專項檢查，分析研究并解決業務數據歸檔研究過程中出現的問題，保障數據歸檔的質量與效率。

3.2 構建數據歸檔制度體系，指導檔案規范化管理。企業構筑檔案數據歸檔的制度框架，是保障數據歸檔質量的重要內容，是引領數據歸檔規范管理的關鍵指標?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》立足于國家總體性目標與檔案事業發展的需要，明確要求了數據歸檔的工作內容與任務，為我國數據歸檔工作發展提供了前進的動力與關鍵性的指導。[8]以國網青海電力為例，應通過圍繞數據產生的主體、范圍、格式、利用需求等內容開展調研，結合內部管理需求和外部單位優秀做法，對業務數據進行篩選、過濾、確認，并參照《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，最終形成《企業數據文件歸檔范圍及保管期限表》，為開展綠色能源業務數據的收集奠定基礎。同時，結合管理需要，制定《企業數據檔案歸檔管理規范》，明確業務數據文件產生、流轉、管理和利用方式，細化收集范圍、數據文件格式、歸檔時間和歸檔要求等，指導數據歸檔管理工作。

3.3 開展數據歸檔方案研究，穩步推進數據歸檔工作。數據歸檔方案的研究需要在當前已設立的歸檔原則與思路方向的基礎上，結合不同類型數據的特點與管理需要，進一步具體細化，構建詳細的數據歸檔方案，提升數據歸檔方案在實踐過程中的適用性，國網青海電力通過對綠色能源業務數據歸檔格式、數據存儲方式和技術路線等內容進行深入的分析和研究，為企業提供以下方向：在數據歸檔技術路線研究上，結合檔案管理系統及其他綠色能源業務系統技術路線、部署情況等，研究分析業務數據在線歸入檔案管理系統的可行路徑，利用技術手段貫通業務系統與檔案管理系統接口，打通數據傳輸壁壘，能夠實現業務數據的在線采集、歸檔。

在數據歸檔方式研究上，針對電子文件歸檔方式，按照業務環節分類，以PDF、PDF/A格式進行歸檔。針對數據+文件的形式，可將數據作為相應業務電子文件的元數據管理，數據進行解析形成XML文件，與相關電子文件一同封裝歸檔。針對單純結構化數據形式，將結構化數據轉換為版式文件固化后，再與數據解析后形成的XML文件一并封裝進行歸檔。

在數據存儲方式研究上，針對結構化數據存儲，可采用結構化數據庫的方式，以數據備份形式對數據進行長期保存，將數據從成本高、低冗余的主存儲位轉至輔助存儲位，降低存儲成本；同步在檔案管理系統中通過自動解析、自動建立語義關聯、開發多個標簽頁的方式對數據進行展示。

3.4 建立數據歸檔資源利用構想，創新歸檔數據利用途徑。隨著大眾檔案意識的覺醒，社會組織和民眾對檔案場景式、沉浸式的共享熱情日益高漲，而企業數據的分析挖掘，有利于決策者把握經營規律，增強企業盈利能力，有效發揮歸檔數據的價值與利用活力。通過建立跨單位共享利用組織，能夠有效破解“檔案信息孤島”“檔案信息壁壘”等共享利用難題；同時，加強技術應用研究，將數據轉換為圖形或圖像等可視化形式，通過語義分析、關聯聚合等技術手段，深度挖掘檔案數據蘊含的信息、知識，按照業務類型、全流程等，形成數據專題庫和編研產品，從而最大限度發揮數據檔案的利用價值。

（作者單位：國網青海省電力公司 李健，碩士，高級政工師，公司辦公室主任；孫光友，學士，高級政工師，公司辦公室副主任；王壬子，副研究館員，檔案管理專責；任國珍，工程師，檔案管理專責；鄭永玲，碩士，工程師，檔案管理專責 來稿日期：2023-08-21）