電子人事檔案在急救中心人力資源管理中的應用

李海怡

［摘 要］隨著科技的不斷發展，電子化管理正在逐步深入各個領域。電子化管理讓傳統人力資源管理模式得以革新，在此情況下，原始人事檔案資料必須提升信息記錄的準確性和高效性，由此出現了電子人事檔案。電子人事檔案不僅管理效率高，還能更好地保證信息的精準性、便捷性，這對提高人力資源管理水平具有重要意義。文章以急救中心為例，首先分析電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應用的意義，然后介紹電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應用存在的問題，最后提出幾點電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應用的建議，以供參考。

［關鍵詞］電子人事檔案；人力資源管理；急救中心

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.035

［中圖分類號］R197.6［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0109-03

0? ? ?引 言

人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內容。在傳統的人事檔案管理中，管理人員多采用手寫記錄的方式形成人事檔案，主要為紙質檔案。這種類型的檔案在管理方面有一定的難度，主要表現為檔案保存難度大、要求高，稍有不慎，可能會出現檔案丟失的情況。這不僅會增加人力資源管理難度，還會給單位造成較大的損失。由此可見，傳統的人事檔案管理模式已無法滿足現代人力資源管理的需求，亟待對傳統人事檔案管理模式進行改進優化［1］。隨著我國科技的快速發展，互聯網技術應運而生，并得到普及和應用，如應用到檔案管理領域，出現電子人事檔案。人力資源管理領域也逐漸開始廣泛應用電子人事檔案。在實際應用中，相關檔案信息主要采用電子化的形式，具有一定的便利性，不僅能提高人力資源管理工作效率，還能促進單位健康穩定發展。

1? ? ?電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應用的意義

1.1? ?提高人力資源管理效率

急救中心人力資源管理工作包括人才的引進、培訓、考核評估、工資管理和績效管理等，工作量較大。電子人事檔案采用現代化的數據庫技術、掃描技術等技術手段，簡化了檔案人員的工作流程，節省了時間和人力，提高了檔案利用效率。通過應用電子人事檔案，人力資源管理部門能夠節省工作時間，提高工作效率。

1.2? ?方便對職工進行考核

電子人事檔案包含急救中心所有職工的基本信息，包括個人信息、職業履歷、獎懲情況等，這些信息是單位評估職工的重要依據。同時，職工在單位工作期間的表現也是單位對其進行考核的重要依據。與傳統的紙質人事檔案相比，電子人事檔案能提供更全面和準確的人力資源信息，方便人力資源管理者進行數據分析和規劃，以此提高職工考核評價效率［2］。

1.3? ?提升人力資源決策的精準性

通過電子人事檔案，急救中心的人力資源管理者可以更好地掌握單位職工的基本情況，為單位職工招聘、職工培訓、績效管理等提供更精準的數據支持，提高單位的整體運營效率。另外，電子人事檔案允許管理者快速檢索和篩選職工信息，使得急救中心管理者能夠在短時間內獲得大量關于職工的信息。這能大大提高人力資源決策的效率和準確性，有助于在緊急情況下迅速作出正確的人力資源管理決策，從而提高急救中心醫療服務的質量。

1.4? ?保障人力資源合理分配

基于電子人事檔案，急救中心可以更好地了解職工的能力和專長，從而在緊急情況下將職工配置到最合適的崗位。同時，電子人事檔案還可以為職工的輪班和排班提供依據，確保人力資源的合理利用。此外，電子人事檔案的應用有利于優化人才招聘工作，從而為急救中心收獲更多復合型人才，建立更加專業且高素質的人才隊伍。

1.5? ?降低管理難度

電子人事檔案可以降低管理難度。傳統的人事檔案管理方式需要管理人員手動整理和更新員工信息，工作量大且容易出錯。而電子人事檔案系統可以實現自動化的信息管理和更新，減少管理人員的工作負擔，提高人力資源管理效率。同時，電子人事檔案還可以實現信息的實時共享和快速查詢，方便各部門之間的協作和溝通，降低管理難度。

1.6? ?強化職工培訓管理

電子人事檔案系統地記錄了職工的培訓經歷和成果，可為職工的培訓計劃設計和實施提供依據。通過分析職工培訓數據，急救中心可以發現培訓中的不足并加以彌補，同時針對職工的個人需求和不足提供定制化的培訓方案，以此提高職工的業務能力和服務水平。

1.7? ?節省管理成本

電子人事檔案可以節省管理成本。傳統的人事檔案需要大量的紙張和人力來記錄與整理，成本較高。而電子人事檔案系統可以實現無紙化管理，減少紙張等物質資源的消耗，降低管理成本。同時，電子人事檔案還可以實現信息的遠程傳輸和共享，減少人力和交通等成本的投入，進一步提高管理效率。

2? ? ?電子人事檔案在急救中心人力資源管理應用中存在的主要問題

2.1? ?人力資源管理理念滯后，現代技術應用不足

在人力資源管理方面，部分急救中心并未意識到電子人事檔案在人力資源管理中的作用，仍保留傳統的管理方式，忽視對電子人事檔案的應用，造成電子人事檔案的作用得不到充分發揮。同時，由于管理理念陳舊，人力資源管理部門也不重視對員工技能的培訓，導致管理人員不具有電子檔案信息檢索和分析處理信息的能力。而在技術應用方面，盡管大數據技術正日益受到關注，但部分急救中心在實際應用中仍然存在困難，表現為部分急救中心可能沒有意識到大數據技術的潛在價值，或者缺乏必要的技術資源和能力來應用電子人事檔案［3］。

2.2? ?紙質人事檔案與電子人事檔案銜接不充分

在當今數字化時代，電子人事檔案與紙質人事檔案之間的銜接問題尤為明顯。盡管電子人事檔案帶來了便捷性和高效性，但與紙質人事檔案的銜接仍然存在許多不足，這可能影響到急救中心的人事管理效率和職工個人權益。首先，部分急救中心在電子人事檔案和紙質人事檔案的制度銜接上存在不足。一方面，缺乏明確的標準來規范兩種檔案的管理和操作；另一方面，急救中心在實際運營過程中，對電子人事檔案和紙質人事檔案的保存、轉移、銷毀等環節的制度設計與執行存在諸多問題。其次，在現實中，電子人事檔案與紙質人事檔案的信息同步往往不及時，導致二者的信息不一致。比如，某些職工的個人信息在電子檔案系統中已經更新，但紙質人事檔案中仍顯示舊的信息。這主要是由二者之間的信息流通不順暢，以及缺乏有效的信息同步機制所導致的。最后，電子人事檔案與紙質人事檔案之間的文件轉換也是一個重要問題。盡管現代技術使得文件轉換成為可能，但在實際操作中，由于各種因素（如技術、人力等），電子文件轉換為紙質文件或紙質文件轉換為電子文件的過程往往困難重重。

2.3? ?電子人事檔案功能發揮不充分，管理系統之間未實現互聯互通

盡管部分急救中心搭建了人力資源管理平臺，且構建了電子人事檔案管理系統，但受到早期規劃不足、技術限制等因素的影響，目前急救中心內部各管理系統之間未能實現互聯互通。這導致職工信息在發生變化時，不能通過系統實時更新，造成信息更新滯后，人力資源管理部門無法依靠電子人事檔案開展相關工作，嚴重影響了電子人事檔案作用的發揮。

2.4? ?電子人事檔案不完整，信息更新滯后

確保電子人事檔案的完整性是人力資源管理的重要問題。完整性不僅包括檔案信息的全面性，還要求檔案信息在存儲和處理過程中保持完整。但從現實情況看，部分急救中心存在電子人事檔案不完整的問題［4］。一方面，電子人事檔案未能覆蓋全體職工檔案，使得職工檔案信息不完整。部分急救中心早期人事檔案是以紙質檔案為主，在推進數字化建設過程中，需要將紙質檔案轉變為電子檔案，但由于工作量大、人手不足、監管力量薄弱等問題，信息轉換不到位，難以為人力資源管理工作提供全面、準確的數據支持。另一方面，急救中心在電子人事檔案管理時存在管理不到位、操作不恰當、系統不連通等問題，使得信息更新速度慢，造成檔案信息不全面，影響了電子人事檔案作用的發揮。

2.5? ?檔案信息安全問題突出，限制檔案作用的發揮

在人力資源管理中，應用電子人事檔案的首要問題便是檔案信息的安全性。電子人事檔案面臨著諸多安全風險，如未經授權的訪問、數據泄露、數據竄改等。部分急救中心由于對現代化檔案管理技術不了解和安全防范意識不足，使得檔案管理系統防御功能較為薄弱，面臨系統遭受病毒和黑客攻擊的風險，一旦被攻擊，將會對電子人事檔案信息的完整性、可靠性產生影響，進而影響其在人力資源管理工作中的作用發揮。

3? ? ?電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應用的建議

3.1? ?革新人力資源管理理念，重視現代技術的應用

人力資源管理部門應及時轉變管理理念，正確認識電子人事檔案管理的作用和意義，以電子人事檔案管理為契機，創新工作形式。在管理理念方面，人力資源管理部門應樹立大數據思維，并將大數據思維貫穿到管理工作的各個環節，同時重視對本部門管理人員開展技能培訓，增強其數字化管理意識。例如，以利用電子人事檔案為切入點，開展現代化檔案管理技術培訓工作，為現代化人力資源管理提供有力支撐。在技術方面，積極引入大數據等先進技術開展人力資源管理。例如，利用大數據分析技術進行績效福利管理，及時了解職工對績效福利的滿意度［5］。同時，利用大數據技術，挖掘和分析電子人事檔案信息，為單位人力資源管理提供有力支持。

3.2? ?完善相關標準和制度，促進電子檔案與紙質檔案有效銜接

解決電子人事檔案與紙質人事檔案銜接不充分的問題，需要從多個方面入手。首先，完善相關標準，為電子人事檔案和紙質人事檔案的銜接提供指導與依據；其次，加強兩種檔案管理方式的銜接，實現信息的互通和共享；再次，建立有效的信息同步機制，保證電子人事檔案和紙質人事檔案的信息一致性；最后，加強職工的培訓和教育，提高他們對電子人事檔案和紙質人事檔案管理的專業技能水平。

3.3? ?完善人事檔案管理系統，促進各系統互聯互通

要想在人力資源管理中充分利用電子人事檔案，急救中心應有完善的檔案管理系統作支撐，且要保證檔案管理系統與單位各系統之間互聯互通，以保證檔案信息能實時更新。在構建檔案管理系統過程中，急救中心應對不同人力資源管理人員授予不同的權限，確保人力資源管理部門能合理利用電子人事檔案。同時，急救中心要建立一個完善的信息數據庫來實現信息共享和交換，這也要求人力資源管理部門及時更新電子人事檔案信息，以供使用。

3.4? ?完善管理制度，提升電子人事檔案信息的完整性和準確性

首先，確保信息采集的完整性。在采集職工信息時，需要全面、完整地收集每個人的信息，包括姓名、聯系方式、身份證號碼等，并確保信息準確無誤，這樣才能進行后續處理。如果信息采集不完整或存在錯誤，將直接影響電子人事檔案的完整性。因此，在信息采集階段，采集人員必須加強對數據質量的控制，確保信息的準確性。其次，電子人事檔案的完整性還需要通過實時更新和維護來保證。人力資源管理部門應建立一套完善的信息更新和維護制度，及時補充職工的新信息，并清理過時信息。最后，為了保證數據的準確性，人力資源管理部門需要進行數據質檢，對錯誤的信息進行修正。另外，為了防止數據不一致，急救中心需要建立多級審核機制，確保數據的準確性。

3.5? ?強化檔案信息安全防護，規范檔案信息使用

為規范電子人事檔案在人力資源管理中的使用，單位必須做好檔案信息安全防護工作［6］。首先，為了保證電子人事檔案的安全性，急救中心需要進行權限管理。急救中心需要根據員工職務和部門設置不同的查閱權限，避免無關人員接觸到敏感信息。同時，對于高級管理者，可以設置更加嚴格的權限，如審批權限，以防止數據被隨意修改。其次，雖然電子人事檔案具有很多優點，但為了保證數據的安全性，急救中心還需要進行紙質檔案備份。急救中心需要將電子檔案打印成紙質文件，并存放在安全的地方，以防止意外情況發生，導致數據丟失。最后，強化網絡安全防范，包括對外部網絡攻擊的防范，以及內部網絡數據的保護。急救中心應采用專業的防火墻和入侵檢測系統，以防止外部非法訪問和惡意攻擊。

4? ? ?結束語

電子人事檔案的應用，可提高急救中心人力資源管理工作效率和質量，是推動人力資源管理現代化發展的有效途徑。而要想充分發揮電子人事檔案在人力資源管理中的作用，急救中心則需要從更新管理理念，強化電子檔案和紙質檔案有效銜接，完善檔案管理系統，提升檔案信息完整度和準確性，以及強化檔案信息安全防護等方面著手，進而提升人力資源管理水平。

主要參考文獻

［1］閆玲玲.人力資源管理視域下人事檔案管理工作優化方法［J］.蘭臺內外，2023（9）：75-77.

［2］王杏如.新形勢下電子人事檔案在人力資源管理中的作用［J］.文化產業，2022（1）：91-93.

［3］張文娟.人事檔案管理在人力資源管理中的運用策略［J］.就業與保障，2021（22）：134-136.

［4］周春蘭.以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究［J］.辦公室業務，2020（17）：145-146.

［5］鄢明芳.人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用［J］.人力資源，2020（2）：84.

［6］張苗.人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

［J］.中外企業家，2019（23）：130.