高校移動協同辦公自動化系統建設研究與實踐

張雯鑫 柴原 吳興宇

［摘 要］辦公自動化系統是新時代教育管理信息化工作的重要組成部分，是高校教育管理服務提質增效的重要載體，對高校治理能力提升和治理體系建設具有重要意義。文章以西北工業大學翱翔辦公系統建設為例，通過分析新時代教育數字化對于高校教育管理信息化服務的要求，針對普遍存在的移動辦公功能不齊全、辦公流程交互性不足、辦公場景適應性不夠、數據共享存在障礙、智慧決策支撐不足等問題，提出構建移動協同辦公自動化系統的建設思路、總體框架，介紹典型應用及實效，驗證該系統助力教育教學、管理和服務的數字化改革發展，提升高校治理能力和服務水平，以期為兄弟高校建設移動協同辦公自動化系統提供參考。

［關鍵詞］辦公自動化系統；移動辦公；協同辦公；教育管理信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.057

［中圖分類號］TP317.1［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0177-05

0? ? ?引 言

隨著移動互聯網、大數據、人工智能等技術的發展和應用，高校信息化、數字化建設得到長足發展，為新時代教育信息化的進一步發展奠定了堅實的基礎?！督逃畔⒒?.0行動計劃》指出，要提高教育管理信息化水平，優化教育業務管理信息系統，深化教育大數據應用，全面提升教育管理信息化支撐教育業務管理、政務服務、教學管理等工作的能力，助力教育教學、管理和服務的改革發展?！督逃筷P于加強新時代教育管理信息化工作的通知》強調，利用信息技術轉變管理理念、創新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務，推進教育治理現代化的進程［1］。辦公自動化系統作為高校教育治理現代化重要的信息化載體平臺之一，已成為學校政令暢通和管理服務的重要基礎性信息化平臺，對于提升高校行政管理能力，推進自身管理改革具有重要的意義。由此可見，如何充分利用云計算、大數據、人工智能等技術，構建全方位、全過程、全天候的移動化、協同式辦公自動化系統就成為高校管理信息化建設中一個亟待解決的問題［2］，它將有效助力教育教學、管理和服務的數字化改革發展，提升高校治理能力和服務水平，推動教育數字化戰略穩步實施。

1? ? ?高校協同辦公平臺的發展現狀與典型特征

1.1? ?高校辦公自動化的發展現狀

辦公自動化（Office Automation，OA）概念于20世紀80年代被首次提出。隨著信息技術的飛速發展，OA平臺已成為現代化辦公的重要信息系統載體。高校辦公自動化是將高校辦公場景與計算機及教育信息技術融合，是高校實現辦公數字化的核心要素?？v觀高校辦公自動化的發展歷史，大致可分為三個階段：以數據處理為中心的傳統辦公系統、以工作流為中心的辦公自動化系統、以知識管理為核心的辦公自動化系統。

辦公自動化系統的發展演進是促進工作和管理模式實現從傳統辦公到自動化辦公，乃至智慧辦公的持續躍遷的關鍵。然而，在大數據、云計算時代，原有的單一辦公自動化系統已不能滿足新時代高校管理服務發展的需求，存在移動辦公功能不齊全、辦公流程交互性不足、辦公場景適應性不夠、數據共享存在障礙、基于數據挖掘分析少、智慧決策支撐不足等問題［3-4］。因此，移動協同辦公平臺已成為高校辦公自動化系統的重要發展演進方向。移動協同辦公平臺是指在移動互聯網基礎上構建全新的協同空間的一個信息化集成環境，目的是把存在于高校內部相對獨立、功能各異的應用系統或模塊有效組合起來，通過精確身份管理授權用戶獲得統一平臺特定信息，能夠有效避免高校內部信息孤島問題。協同辦公平臺可以優化業務處理流程，有效管理數據和信息，形成“辦文、辦會、辦事、督辦”為代表模塊的全生命周期流程管理協同辦公體系，不僅極大提高辦公效率，促進各部門的信息交流和共享，同時有效地推動教育決策由經驗驅動向數據驅動轉變，教育管理由單向管理向協同治理轉變，教育服務由被動響應向主動服務轉變，以信息化支撐教育治理體系和治理能力的現代化。

1.2? ?移動協同辦公平臺的典型特征

近年來，隨著智慧辦公、移動辦公的迅猛發展，辦公自動化系統從之前的文檔電子化到如今的工作審批規范化和流程引擎自動化，不僅提升了高?；A工作的效率，也提升了學校管理和服務工作信息化支撐能力，為高校教育管理信息化提供了有力支撐。隨著高校教育信息化的迅猛發展，師生對各職能部門的服務不斷提出新的要求。辦公自動化系統的不斷發展和演進，需要增加業務功能、擴展服務面向，不斷向移動化、協同式方向發展，提高學校管理服務規范化、智能化水平，不斷優化高校管理和服務模式，從而推動高校教育行政辦公數字化發展。移動協同辦公平臺具有以下典型特征。

（1）移動互聯。移動化從根本上改變人們的時空概念、業務模式和組織關系，它將打破時間和空間的限制，提升高校辦公的效能，豐富高校管理服務的模式。其主要體現在3個變革上，一是時空變革，移動互聯網構建的是一個全新的協同空間，不論何時何地都能進行任務協作，現有的時空格局被移動互聯打破。二是業務變革，移動互聯網使系統用戶點對點交流變成常態，高校需要一個統一的移動辦公平臺，為用戶發起點對點溝通的需求提供一個入口，同時提供必要的信息資源支撐［5］。三是關系變革，高校業務組織正從傳統的樹狀結構向網狀結構演化，每個組織都需要為成員提供發揮自身價值的互聯平臺，使得組織內的每個人的工作都能以自身為中心來運轉，同時也時刻以他人為中心來轉動，重構組織關系。

（2）信息協同。組織中的各種信息都存在聯系，如果這些關聯的信息被封存在不同的數據庫或應用平臺中，管理者就只能得到片面的信息，無法獲得更多的信息以支持決策。協同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張“信息網”，信息節點之間依靠某種或某幾種業務邏輯關系進行關聯，訪問者就可以突破信息孤島的困擾，輕松自如地穿梭在這張信息網中，并獲取自己需要的信息。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解，而協同管理無疑提供了這種可能性。

（3）應用協同。組織的業務被分為各個業務環節，并屬于某個部門或某個人員負責，事實上這些業務環節之間有著千絲萬縷的聯系，更為重要的是他們都為共同的目標而運作。關注某個或某些業務環節的傳統軟件無法統籌管理其他業務環節，因而負責人員就不得不在多個應用軟件之間切換，以保證同步運作。協同管理平臺則可以充分整合這些業務環節，并納入統一平臺管理，任何一個業務環節的動作都可以輕松啟動其他關聯業務的運作，并及時更新相關信息，從而實現業務與業務之間的平滑鏈接。

（4）資源協同。組織的各種資源組成了其運作的基本要素。協同管理將這些資源整合在一個平臺上，并通過網狀信息和關聯業務的協同環境將它們緊密聯系在一起。然而，要進一步協調和優化這些資源，就需要這些資源能夠隨著組織的某個目標或者某項事務而被靈活地組織起來并進行協作，為這個目標或事務“各盡其能”，并發揮最大的價值［6-7］。換言之，各種資源能夠隨需要而及時響應，并突破各種障礙，實現一致性協作。

2? ? ?高校協同辦公平臺建設實踐——以西北工業大學為例

西北工業大學積極落實《教育信息化2.0行動計劃》要求，以“提升學校校務管理和服務效能”為目的，從學校事務管理和服務工作的實際出發，積極推進翱翔辦公系統建設，該系統按照“統一平臺、整體設計、模塊建設、分步推進”的建設思路，以業務需求和用戶需求為牽引，通過分析整合管理服務需求，梳理優化再造管理服務流程，提高分類用戶使用體驗，在“辦文、辦會、辦事、督辦”等方面拓展業務功能、擴展服務面向（見圖1）。該系統已于2022年7月上線，面向全校提供移動化、規范化、協同化、智能化的辦公自動化服務。

2.1? ?協同辦公平臺建設目標與總體框架

2.1.1? ?數據底座層

該層為系統提供所有的數據存儲和數據連接，提供流程引擎、門戶引擎、集成引擎來支撐相關應用所需的底層數據及視圖，并提供其他輔助引擎，用于實現相關移動應用、智能計算、知識應用等。

2.1.2? ?業務組件層

該層為系統提供各類可自定義的引擎功能，可通過流程引擎實現所有流程需求的支撐，也可通過業務建模和流程引擎搭建本次項目的所有應用。

2.1.3? ?應用服務層

該層為系統提供所有應用的展現與交互，對于系統門戶如網頁端、移動端的實現，按照組織架構、崗位、權限等快速推送應用、流程、數據和報表。

2.2? ?協同辦公平臺主要功能模塊

翱翔辦公系統建設緊密圍繞一流大學建設目標，以提高學校校務管理服務信息化水平為方向，加快信息化與管理服務的深度融合，緊抓業務核心，構建協同辦公體系框架，不斷提高學校校務管理移動化、規范化、協同化、智能化水平。截至目前，翱翔辦公系統在“辦文、辦會、辦事、督辦”等各類業務流程共計36條，各類校級收發文、辦轉字等文件2萬余份，流程流轉21萬余條，有效保障了學校辦公的正常、穩定運行。

在“辦文”方面，保障學校各級、各類重要文件流轉的便捷性、標準化、規范化，建設有“校級發文、校級收文、部門發文”等14個功能項，可實現所有文件及流轉意見全程留痕、有據可查，以及公文永久性、穩定性保存，兼具較好移動辦公功能，外出、出差可及時閱文，提高辦公效率，建設簽章管理、知識模塊、日歷日程管理等功能項，方便用戶隨時隨地查閱系統內資料。

在“辦會”方面，確保校務安排“事前有備、事中有序、事后有據”。要建設“校領導公務協調、會議通知”等12個功能項，保障校務活動安排順利進行，試點建設“會議室線上預定”功能項，推動學校會議室資源共享，提升利用效率。

在“辦事”方面，提升為廣大師生辦實事、優服務的效能。建設“用印申請、出差請假申請”等9個功能項，落實“最多跑一次”作風建設要求，提升學校管理服務效能。

在“督辦”方面，推進學校重大決策部署落實落地。替代原有線下電話、紙質通知等督辦模式，構建線上一體化督辦模塊，線上便捷開展督查督辦學校重大決策、重要工作部署、專項工作督辦及辦理事項全過程留痕可查，規范督辦組織形式。

2.3? ?協同辦公平臺典型應用

2.3.1? ?創新協同辦公模式，推動移動辦公轉變

高校辦公模式原先依賴個人計算機（Personal Computer，PC）端進行，移動辦公受到業務流程審批環節、物理印章等因素限制，特別是移動辦文，從擬稿、審稿至套紅排版、用印，以及最終印發等業務流程環節均需在PC端操作，距離滿足新形勢下“無紙化、無接觸”的辦公新要求差之甚遠。當前，高校辦公自動化系統急需建設移動OA，移動辦公新模式已成為必然［8-9］?！稗k文”是高校辦公自動化中非常重要的一項業務流程，電子簽章具有高效性、便捷性和安全性特征，解決了高校移動辦公的難題。不僅解決了師生“多跑路”的業務痛點，也為實現“云辦公”新模式提供必要的技術支持。移動辦文還可實現手寫簽批、語音審批和電子簽章等功能，滿足使用者不同場景的使用需求，實現隨時隨地審批。具體流程圖如圖2所示。

電子簽章系統在保證學校用印安全的前提下，一方面實現了辦公自動化系統線上辦文隨時隨地電子簽，使每一條電子簽章流程用印有跡可查，有效提升了學校公文流轉的安全性、規范性和便捷性，切實提升了學校師生對簽章用印的滿意度；另一方面，進一步規范了用印流程，實現了師生用印“最多跑一次”，甚至“一次都不跑”，為學校今后跨校區現代化治理體系、信息化公共服務體系的內涵式發展提供了重要支撐，為學?！半p一流”建設和高質量發展奠定了良好基礎。截至目前，電子印章已簽署2.7萬余次，得到學校師生的充分認可。

2.3.2? ?創新管理思維，科學業務流程再造

為開發出真正實用、好用的業務流程，學校深入開展調研，系統分析日常辦公業務需求，通過流程再造、數據集中、服務整合等手段優化各項流程，明確各項辦公業務的內容、流程和要求。以校級發文流程為例，該流程根據學校的實際業務需求定制，包含15個主干節點，通盤考慮各類異常流程，既確保校級發文的質量，又兼顧發文部門間的協同和效率。同時，進一步優化教育業務管理信息系統，深化教育大數據應用，全面提升教育管理信息化支撐教育業務管理、政務服務、教學管理等工作的能力。聚焦文件流轉、內部審批等行政辦公重點應用，逐步實現全流程、全業務線上辦公。聚焦多部門協同辦理的行政辦公痛點，以信息化手段優化辦公流程，提升管理效能。積極推進移動辦公，將辦公應用向移動端延伸。目前，上線的校級收文、校級發文、部門發文等流程已成為學校辦公的重要載體，為學校政令暢通提供重要保障。

2.3.3? ?創新數據融合，提升協同治理智能化水平

學校在流程再造的基礎上創新數據融合，形成“流程+數據”新驅動模式，打造數據融合大平臺。一是上線收文督辦功能，創新公文閉環管理。將收文流程和督辦模塊打通，打造收文督辦功能，完成公文的“最后一公里”，實現公文（擬稿—發文—執行—歸檔）全生命周期閉環管理，做到全程留痕、過程可視。公文流程相關者可以直觀看到公文的分辦情況、完成度、催辦情況以及反饋資料等，隨時掌握公文辦理進度，有助于決策和任務落實落地。收文督辦功能將有力促進學校政令暢通。二是建設知識模塊，創建智能化知識共享平臺，高校作為知識型組織，在日常辦公過程中自然會產生知識沉淀，對現有的知識進行集成并促進產生正確的知識流，優化數據結構和數據質量，實現數據有效積累，最大限度避免因為崗位人員變動或者設備更換造成的數據流失，而且可以有效避免重復工作并起到參謀助手的作用。三是開展學校數據治理，按照一數一源建設原則提供和使用數據，與其他系統實現互聯互通，符合學校標準規范，切實保障辦公系統數據完整、準確、實時更新，同時為學校數據治理提供有效支撐。

3? ? ?結束語

本文通過分析教育數字化對于高校教育管理信息化服務的要求，提出構建移動協同辦公自動化系統的技術架構和建設舉措。在當前推動教育行政辦公數字化的背景下，西北工業大學翱翔辦公系統通過建設移動協同辦公自動化系統初步實現了辦公的“決策過程科學化、工作流程順暢化、人員行為規范化、業務數據集成化”等預期目標。但實現辦公數字化是一個艱巨的系統工程，需要持續結合學校發展戰略和實際需求，堅持問題導向和目標導向，從系統頂層設計入手，按照應用驅動、數據融合的原則分步實施，推進業務系統縱深發展，深入推動管理服務流程再造，繼續在“打通數據動脈，建立‘一表通等底層數據集成平臺，提升系統智能化水平，不斷提升辦公系統決策輔助、知識共享和創新支持的能力”上下功夫，不斷提升學校辦公效率和管理服務效能，從而推動教育教學、管理和服務的數字化改革發展。

主要參考文獻

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