促進新時期檔案工作高質量發展的創新思維

余 露

（河南黃河河務局信息中心，河南 鄭州 450004）

檔案是人們在社會活動中，形成的各種形式的、具有保存價值的原始記錄。事業單位的檔案是開展工作計劃的依據和載體，不僅見證了單位的發展歷程，也記錄了人事變動信息。［1］在事業單位的日常工作管理體系中，檔案管理工作占據著重要位置，起著支撐作用。一個單位綜合管理是否規范，往往通過檔案管理就能有所體現。事業單位的高效運轉、良好發展，與先進、科學、合理、系統的檔案管理體系密不可分。［2］因此，要根據事業單位檔案管理的實際情況，認真分析存在問題及原因，梳理出新時期檔案管理工作思路，為單位的有序運轉以及未來發展發揮積極作用。

1 新形勢下事業單位檔案管理工作的現狀

傳統的檔案管理工作缺乏發展思維，整體效果不佳。隨著信息技術的飛速發展，做好檔案管理工作變得越來越重要，它不僅能夠有效地解決檔案管理中出現的問題，還能夠為各部門和事業單位的發展帶來積極的影響。因此，一流的檔案管理對于提升整個行業的競爭力至關重要，但目前仍有許多挑戰需要克服，如理念欠缺、信息化水平低、措施不當等，這些問題使得電子檔案管理的技術難度大大增加，從而阻礙了事業單位檔案管理的長遠發展。［3］

1.1 檔案的信息化資源開發有效性不足

事業單位針對檔案管理的資源數據庫的建設過程中,資源缺少整體性,導致對資源的管理水平很難提升,無法對檔案資源進行深入開發,對檔案的后期運用也有不利影響。事業單位的檔案管理工作在一定程度上會影響到單位整體的管理水平及長期發展。新形勢下,大數據開始得到充分利用,若無法根據資源的有效利用和合理利用,對事業單位檔案管理工作會造成信息管理的缺失及事業單位人員的資料保存成本的增加,從而降低了工作效果,出現資源不合理利用的現象。［4］

1.2 檔案管理理念有待創新

檔案作為重要的歷史記錄,匯聚著大量的原始信息，大到社會的發展進步，小到單位的綜合發展，檔案管理都發揮著重要的作用。

部分事業單位對檔案管理存在認知和理念上的不足,導致該工作無法得到足夠的重視,使得單位管理人員對檔案完整性意識欠缺,難以緊跟時代步伐；對檔案管理的信息化理解不足,無法緊跟新形勢步伐。在具體工作中，常常會帶來工作效率低下的問題,進而影響到檔案背后個體的實際共享價值，在干部審核及后期甄別上,會浪費太多時間,致使管理無法做到責任到人,給工作帶來困擾。［5］

隨著經濟社會的不斷進步,檔案管理理念如果得不到及時更新，不但會降低檔案人員的積極性，還會浪費人力、物力、財力，在很大程度上會抑制整個單位的協調發展，失去了檔案管理的意義。

1.3 檔案信息管理缺乏相應的保護措施

目前大數據時代下的檔案信息管理依然需要紙質檔案存儲。在電子檔案出現問題的情況下，可以通過對紙質檔案的查詢來判斷對錯，所以對檔案信息的存儲需要具有安全性和完整性，這樣才能確保電子檔案的可信度。目前在事業單位存儲檔案的過程中，很多部門所提供的檔案，并不能將信息化的技術應用在里面，主要還是通過人工方式進行紙質方式收藏，這種模式不僅增加了工作人員的工作量，也增加了保存和查詢的難度。

1.4 檔案管理水平有待提升

一個單位檔案管理人員的工作水平，直接決定著整個單位檔案管理工作的好壞。由于在事業單位中存在著編制緊缺的情況,所以經常出現串崗及一人多崗的狀況,并且很多單位的檔案專職人員，都不是檔案專業出身，缺乏相對系統的專業培訓，做不到運用規范標準熟練地開展工作，以及正確指導各部門的檔案管理工作，以至于檔案的收集整理不完整、不系統，更談不上有效地做好檔案的查詢、利用等工作，從而使整個單位檔案管理處于比較混亂的狀態，這嚴重阻礙了檔案管理的發展。

2 事業單位檔案管理高質量發展的意義

檔案工作既是歷史的，也是現實的，更是未來的。面對新的發展階段、發展環境和發展條件，檔案管理工作也要進入新時代，展現新氣象、新作為。伴隨著人類活動的范圍越來越大，檔案管理的工作領域也越來越廣，經濟社會發展到哪里，檔案工作就要發展到哪里，檔案管理工作不但需要進行相關信息的記錄，還需要將其作用發揮出來。

在一個單位中,檔案管理工作成為記錄事實和還原歷史的重要工作，檔案的真實性成為人們日后不斷審查和研究的依據。因此，高質量地做好檔案工作，意義重大。事業單位的檔案對于整個單位的發展來講，其涵蓋的范圍包含了工程建設、科技管理、人事、財務、重大活動事項等多方面內容，因此不斷強化對事業單位檔案管理工作的關注程度，才能夠促進事業單位的品質提升和改革轉型后的發展。除此之外，事業單位檔案管理工作也是保障事業單位穩定發展的主要方式之一，因此要想保障事業單位的長久發展，檔案管理有著不容小覷的地位，它需要管理者們在平日進行工作的過程中不斷地完善、保持檔案管理的科學性與有效性。

3 提高檔案管理成效的創新思維

3.1 轉變檔案管理工作理念

進一步轉變檔案管理理念，充分認識到檔案管理工作在一個單位中所起的重要作用，并加強對檔案管理工作的重視，大力宣傳檔案管理的重要性，讓每一名職工都能積極參與到檔案管理過程中來，使其充分認識到檔案管理工作的重要作用，增強工作人員對檔案管理工作的積極性。［6］

根據事業單位具體情況，加強相關工作人員檔案管理意識的培養，嚴格按照檔案管理相關要求開展工作。事業單位領導必須要以身作則，高度重視檔案管理工作，才能讓員工嚴格按照相關要求進行檔案管理，讓檔案管理人員認真負責地做好自己的工作，運用科學合理的手段進行檔案管理，促進事業單位檔案管理水平的有效提升。［7］

含柔直系統的示例電網接線如圖4所示，節點1、2、3是500 kV變電站的220 kV母線，是電網的三個電源點。柔直系統連接節點15、16，運行于雙極控制模式，換流變檔位在額定檔(0檔)。柔直系統有功功率控制策略為整流側采用定功率模式，逆變側采用定直流電壓模式；無功功率控制策略為整流側和逆變側都采取無功功率控制模式。

與此同時，面對檔案管理過程中存在的問題，還要主動采取科學、有效的解決措施，積極借鑒兄弟單位檔案管理的優秀做法和先進經驗，結合自身的實際情況，打造一套屬于自己的工作制度，為檔案管理工作創造良好的工作氛圍，從而實現事業單位檔案管理的創新和發展。

3.2 加大軟硬件設備設施的建設

從實際情況來看，很多事業單位在檔案管理方面的資金投入并不多，導致檔案管理軟硬件設施并不能滿足實際的工作需求，檔案管理效率受到影響。對此，單位應嚴格按照檔案室建設規范與要求，加大對檔案管理的資金投入，配備完善的檔案管理軟硬件設施。比如，檔案庫房面積要符合工作要求，應盡量減少擁堵、狹窄等問題；各種軟硬件配備要齊全，包括檔案柜、除濕器、切紙刀、計算機、檔案管理軟件系統等，還要配備防火、防潮、防蟲、防潮等設備；事業單位還可以配備安全、溫濕度、消毒凈化一體化智能控制體系、視頻監控系統、門禁系統以及檔案存儲設備智能密集架管理系統等，營造現代化檔案室，為檔案管理人員提供便利的辦公條件，提高事業單位檔案管理工作效率。

3.3 完善檔案管理制度

在事業單位中，檔案管理是一項十分復雜繁瑣的工作，單位應制定合理的檔案管理機制，對檔案管理人員的工作行為提出規范要求，促進事業單位檔案管理工作的有序開展。

在創新檔案管理制度的過程中，事業單位要結合自身檔案管理特點以及自身實際發展情況來考慮，制定出一套科學、合理、系統的長期發展目標，根據長期發展目標為中心，制定一套建設方案，并以這套建設方案為基礎來進行相關工作流程的操作，進一步提升管理人員的管理職能，提高檔案管理的工作效率。［8］

事業單位在創新構建檔案管理制度時候，應將檔案收集、檔案保密等內容包含在內，要求相關工作人員嚴格按照規章制度開展檔案管理工作，促進事業單位檔案管理規范化、系統化發展。尤其要注意構建必備的安全保障體系，檔案管理工作中的安全管理主要有以下內容：

一是易燃材料不可存放在檔案室內，檔案應做到避光保存，并對室內溫度進行有效把控；二是利用檔案管理制度實現檔案收集、分析、歸納等環節的規范化管理；三是組建領導小組，專門負責檔案管理工作，明確劃分各級責任，提高檔案管理人員的責任心，從而提高單位檔案管理水平；四是必須采取有效措施，確保電腦網絡的安全性,避免病毒侵害，定期檢查和維護檔案管理系統，并充分利用防火墻等網絡技術，以確保檔案的安全性。

3.4 重視檔案管理信息化建設

檔案不僅能夠記錄單位的發展歷史，還能夠提供關于重大會議、戰略目標、改革改制等方面的重要信息，成為單位領導做出正確決策的重要依據之一。隨著時代的發展，傳統的檔案管理模式已無法滿足如今復雜的檔案處理需求，檔案管理工作也應不斷優化與完善，針對檔案管理模式進行適當創新，將傳統的檔案管理模式逐漸轉變為數字化、信息化檔案管理，打破人工整理檔案的局限性，在傳統檔案管理中合理融入現代化管理手段，促進檔案管理現代化發展。因此，建立完善的檔案信息化管理體系，加強對檔案的監督和管理，是實現檔案管理科學發展的關鍵。

結合目前檔案管理在事業單位中的具體情況來看，應認清形勢，及時轉變管理觀念，打破傳統的思維模式，培養數字化、信息化檔案管理意識，才能加快事業單位檔案管理信息化建設進程。事業單位檔案管理部門還應根據實際情況逐漸開展檔案數字化建設工作，在有限的時間里將以往的檔案資源中重要的、利用率較高的信息數據錄入電子系統中，遵循先后有序、確保重點的原則。事業單位還應在本單位的綜合管理建設規劃中納入檔案管理信息化建設方面的內容，利用單位局域網與辦公系統之間的有效銜接，實現各項數據信息的高效接收、傳輸、整合利用等，這也有助于事業單位實現檔案資料數字化。事業單位還應該積極改進和完善其內部的管理體系，增強檔案管理的專業性和實效性，建立健全檔案管理的溝通和協調機制，確保檔案的安全性和可靠性，并且實施統一的檔案管理標準，以提高管理效率和質量。同時，檔案管理信息化建設必須要得到單位管理人員的認可和支持，檔案管理工作人員應針對檔案管理信息化建設的要求以及建設情況及時向領導匯報和請示，讓單位領導對檔案管理信息化建設更加重視，在領導的關注與重視下，才能保障檔案管理信息化建設的人員、設備以及經費等資源及時到位，更快完成事業單位檔案管理信息化建設。

3.5 提升各級檔案管理人員的素質

檔案管理工作是一項技術性、專業性很強的工作，那么，從事這項工作的人就更需要具備高專業、高素質的管理能力。在事業單位的檔案管理過程中，檔案管理工作人員要采用科學、合理、先進的技術手段和方法，提高事業單位檔案管理的管理水平，這便要求事業單位必須認識到檔案管理人員素質提高的重要性。

第一，事業單位領導要重視檔案管理工作，正確認識檔案管理對于單位自身發展的重要性，不斷加強對檔案人員的專業培訓，提高整體檔案管理人員的業務水平和專業素養。

第二，要培養檔案管理人員的敬業精神，敬業是創新精神的基礎。檔案工作的清苦是人所皆知的，因此，要熱愛檔案事業、不怕清苦，這是檔案工作者最基本的業務素質。在踏踏實實工作的同時，要不斷進行檔案工作的探索和創新，要培養檔案管理人員獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業務工作的環節、步驟，掌握不同門類、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統觀念挑戰，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破，還要培養檔案管理人員求實的科學精神。

第三，事業單位的檔案管理是一項技術性較強的工作，對管理人員的工作水平和態度有很強的要求。作為事業單位的領導，一定要把檔案管理納入自己的日常的考核調研工作之中，帶動全體人員重視檔案管理。

第四，應該選拔一些基本素質較高的人員來從事檔案管理工作，或者引進檔案專業的管理人員從事這項工作，確保其具有和檔案管理有關的專業知識。

第五，重視檔案培訓，可以通過不同渠道、不同方式進行培訓，比如知識競賽、專項答題、制作宣傳展板等，不斷在方法上改進、力度上推進，從工作實際出發，對檔案管理工作中出現的問題及時歸類、總結，進行一些有針對性的、可以滿足自身需求的培訓。培訓結束后，及時進行分析、交流，以此彌補檔案管理培訓中的不足，切實提高檔案人員的綜合素質，從而更好地開展檔案管理的相關工作。

檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握不同門類檔案、不同載體的檔案的管理方法，勇于探索和實踐，成為一名既掌握科學先進的工作方法，又一專多能的檔案管理人才，從而有效地、開創性地開展工作。

3.6 提高服務水平

長期以來，檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段多是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。要創新服務手段就要充分利用現有辦公自動化、電子政務系統，把檔案利用工作與單位的日常工作緊密地結合起來，實現服務手段多元化。

檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動服務為主動服務，積極開展多渠道多形式的服務，加快檔案信息化進程。在充分發揮原有的閱覽室作用的同時，積極探討和嘗試建立檔案信息檢索系統，借助網絡、電子傳輸等現代化手段，為經濟建設提供信息資源。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，在辦公網上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務，共享檔案信息資源。使服務范圍由“窄”變“寬”、服務層次由“淺”變“深”。

檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，提供編研成果。這是將檔案轉化為可利用信息的一個有效途徑，也可以說是將檔案轉化為商品的有效途徑。比如在治黃水利方面，檔案部門通過加工、處理，開發出治黃需要的優質“產品”,也可以根據廣大職工追求精神享受的特點，開發出一些治黃知識、治黃歷史的檔案,還可以出版一些人物傳記、文學書籍、歷史知識讀物等，多方開辟檔案服務的渠道。

3.7 加大檔案工作的宣傳力度

檔案宣傳工作是各項工作的先導。一直以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。檔案管理人員要主動積極地多渠道開展宣傳工作，善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，比如開展檔案管理的問卷調查和檔案管理知識競賽等活動；結合重要節日、紀念日，組織圖片展覽、實物展覽、主題征文等活動；依托新載體，官方微博，扎實做好網絡宣傳，營造檔案工作的發展的良好氛圍。

4 結 語

在科技不斷發展的新時代背景下，檔案管理對事業單位的發展是有效促進和重要保障手段之一，所以，事業單位就要不斷加強檔案管理的創新思維，積極探索檔案管理的新思路、新方法，以此解決面臨的新問題，讓檔案管理工作充分發揮其價值，保證事業單位能夠進一步實現檔案管理的創新發展。因此，事業單位必須要對檔案管理工作更加重視，相關的管理人員也要充分認識到檔案管理的重要性，充分發揮好檔案管理的真正作用和價值，從而推動檔案管理工作高質量發展。