鋼鐵企業采購內部控制優化策略

□ 張紅海

采購是鋼鐵企業日常經營管理的重要環節，尤其是所采購的鐵礦石、燃料等大宗物資數量多、質量要求高。采購既是鋼鐵企業“實物流”的起點，又與“資金流”緊密相關，關系到鋼鐵企業生產成本的控制。當前，鋼鐵企業為應對嚴峻的市場形勢，進一步加強采購風險防控，從“源頭”開展降本增效工作，不斷強化采購管理的內部控制。鋼鐵企業通過內控、審計等部門開展采購管理方面的檢查，揭示采購管理中存在的問題和風險點，進一步健全企業采購內部控制體系，推動采購成本降低，提升企業經濟效益。

一、鋼鐵企業采購內部控制的重要性

1.防控采購風險

鋼鐵企業在經營管理活動中要面對復雜多變的市場環境，采購管理涉及采購計劃、供應商選擇、審核、執行等環節，采購過程中的潛在風險必須通過內部控制體系對每一個環節的制衡和監督最大程度地得到防范和控制。

2.提高采購效率

鋼鐵企業屬于傳統制造業，采購成本一般占企業總運營成本的50%以上。采購物資價格是影響采購成本的主要因素，當然采購成本還包括倉儲、物流等階段產生的費用。比較完善的采購內部控制體系將有助于企業降低采購支出、提升采購效率。

3.防控采購管理中的廉潔風險

鋼鐵企業采購活動涉及鐵礦石、燃料等大宗物資，需占用企業大量的資金。為了強化內部管理，采購是鋼鐵企業經營管理工作中廉潔作風建設的重點領域。因此，采購管理一直是企業紀檢監察部門重點關注的環節。在實際操作過程中，部分采購人員受到外界誘惑后違規操作，存在應招未招、招標“走過場”等情況，導致企業利益受損。因此，需要通過加強采購內部控制規范各個采購環節的審批工作，使采購活動合法合規、公開公正，最大限度地防止采購領域發生廉潔問題，嚴格落實采購廉潔風險防控。

二、鋼鐵企業采購管理存在的問題

1.采購計劃合理性欠缺

大部分鋼鐵企業由各單位制定采購計劃，采購管理部門負責實施。但在實際工作中，經常存在采購計劃不合理、隨意性較大的情況。鋼鐵企業下屬單位存在不熟悉采購目錄的現象，把一些不該列入采購計劃的項目列入了計劃，而應該列入采購計劃的項目卻沒有列入計劃。采購計劃合理性欠缺導致采購成本增加，采購效率不高。

2.對供應商審核把關不嚴，缺乏準確評估

在當前激烈的市場競爭中，鋼鐵企業對采購質量、交貨期都有較高要求。有的鋼鐵企業對供應商入庫條件相對寬松，審核把關不嚴，對采購工作缺乏過程質量管控，缺少對供應商所提供產品和服務的評價標準，等級劃分不準確，未對重點供應商進行現場審核評價，對供應商的管控力度不夠。

3.內控制度不完善

有的鋼鐵企業內控制度建設基礎薄弱，存在制度修訂不及時、不能反映新時期內部控制對采購管理要求的問題。有的鋼鐵企業缺少健全的監督制衡機制，尤其是原料、燃料等重要采購崗位員工未形成正常的輪崗機制，讓采購人員有“漏洞”可利用，不利于采購風險防控。

4.采購人員能力欠缺

鋼鐵企業物資采購量大、品種多，采購人員能力水平的高低對采購管理產生重要影響。在實際工作中，有的采購人員不能按最新要求及時學習采購相關的制度與政策，甚至不了解采購招投標的有關規定，對采購流程和方式掌握得不夠熟練，導致采購工作效率較低。為提高采購管理效率、規范采購流程，鋼鐵企業紛紛建立采購管理系統，更需要采購人員適應信息化系統的需要，及時跟進學習。

三、鋼鐵企業采購內控提升策略

1.以采購目錄為基礎合理制定采購計劃

為規范下屬單位的采購工作，鋼鐵企業應在收集各單位采購物資品類的基礎上，分類整理，明確分散采購和集中采購的范圍和方式，統一編制采購目錄，明確采購內容、采購方式，確保采購目錄符合實際情況，并將采購目錄作為編制采購計劃和采購預算的依據，強化采購規范化管理。

鋼鐵企業以采購目錄為基礎，加強宣傳貫徹，提高采購透明度，將預算和計劃相結合，做到“無計劃、不采購”，促進采購預算更合理、更科學、更具可操作性。

2.加強供應商管理評價

供應商管理是采購管理的重要環節。鋼鐵企業應強化供應商管理，按規定加強對供應商的管理和評價，公開供應商的準入和退出“門檻”。組建專家庫，隨機抽取人員組成供應商評價小組，從履約情況、產品和服務質量等方面進行評分，根據分數高低評定供應商等級。對于不合格供應商在企業內部公示，避免其繼續與相關單位合作，損害企業利益。此外，除一些有特殊需求的采購按規定可定向采購外，常規采購必須有3家以上的供應商參與，在采購平臺報價比選；符合招標額度的按招標程序履行采購流程，推動供應商之間形成合理競爭。鋼鐵企業通過完善供應商管理和評價機制，優化與供應商的合作，加強信息交流，與之建立良性競爭的合作關系，最終實現共贏。

3.強化采購內控工作機制建設

鋼鐵企業應成立專門的采購部門，加強采購的集中管理，強化制度執行。加強采購內部控制，由企業分管領導牽頭，協同審計、紀檢、內控風控等部門，建立采購內控工作機制，形成合力，進一步加大力度對采購過程開展監督與約束。為加強對采購人員的管理，根據內控要求不僅要求采購人員定期輪崗，還通過采購流程優化，明確崗位的職責權限，形成相互制約的機制，保證采購工作規范有序。筆者所在的企業就建立了規范的采購績效考核機制，根據任務目標和實際情況，選擇合理的考核指標，從采購計劃制定、招標和競價比選工作、供應商評價等方面，對采購人員開展績效評價，做好績效溝通，分析問題、改進不足，促進采購人員按規履職。

4.引入采購信息系統加強管控

為提高采購效率、強化過程管控，很多鋼鐵企業引入了采購信息系統。通過采購管理系統，實時監控采購訂單的整個流程，包括需求發布、報價比較、合同簽訂、發貨跟蹤等，使采購流程更加透明，減少信息不對稱的風險。利用信息化平臺，建立供應商數據庫，收集和管理供應商信息，包括評估供應商的信用、績效、質量等指標，提供定期報表和統計分析，從而幫助企業更好地選擇和管理供應商。信息化管理系統能及時收集采購數據，通過數據分析工具進行數據挖掘和統計分析，幫助企業發現采購成本、供應商績效等方面的優化空間，有效推動采購降本工作。

鋼鐵企業通過采購信息系統實現自動化采購流程，包括在線采購申請、自動化報價比較、電子合同簽訂等環節，減少人工操作，提高了采購效率，內控機構還利用全過程信息流對采購工作的合規性、合理性進行監督。

5.加強培訓，增強風險防控意識

為進一步提高采購管理的規范性，鋼鐵企業應加強采購人員培訓，分別組織不同管理層級的員工學習與采購相關的法律法規和政策，增強其合規合法意識。開展企業采購管理制度宣貫工作，在制度修訂后及時組織學習培訓，統一標準，統一規則，使員工熟悉采購管理流程，保障制度執行。此外，還邀請內控專家開展采購風險防控培訓，增強員工的風險防范意識，依法維護企業權益。

四、結束語

采購管理是企業優化資源配置、提高資金利用率的重要環節。鋼鐵企業通過完善采購管理機制、科學合理制定采購計劃、加強供應商管理、強化員工培訓等措施，不斷提升企業采購內控水平。在持續強化采購內部控制的過程中，促進企業降低采購成本，防范廉潔風險，夯實企業持續健康有序發展的基礎?！?/p>