依托校園網推進總務管理信息化

摘要:教育部的《教育管理信息化標準》中就明確地指出總務管理信息化是高校教育信息化建設中的重要組成部分,它是指高?？倓展芾聿块T通過對內部管理體制和運行機制的改革,增強自我完善、自我發展的能力,將高校后勤的服務逐步融入到社會服務的體系中,在學校主管部門的主導下,充分依托高校校園網的力量,積極利用社會的資源,不斷擴大服務范圍,提高服務質量,為高等教育改革、發展與穩定提供與之相適應的、優質高效的后勤服務。本課題就是在這樣的環境和條件下,提出了一套解決方案——依靠校園網建立和強化總務管理信息化,提高總務管理的服務效率。

關鍵詞:總務管理;信息化;網絡化

中圖分類號:G434文獻標識碼:A文章編號:1009-8631(2009)12-0086-02

高?？倓展芾黹_展信息化建設既是高?？倓詹块T適應時代需求,加強自身內部管理建設的必經之路,也是面向師生員工,加強交流溝通,提高服務品質的必然要求。

目前,高?？倓詹块T在利用信息化管理的手段上還比較落后。隨著高校逐年擴招,學生人數越來越多,對吃、住、后勤物業服務保障要求也越來越高。同時,校區基礎設施也在不斷增加,總務管理服務內容和范圍也在不斷擴大,這就要求我們總務部門在提供服務保障的管理模式和方法也要適應這一新形式的變化。提高總務管理隊伍素質建設和服務意識,有效地利用網絡化、現代化管理手段是勢在必行,只有這樣才可能更好地保證學生和教職員工的正常學習和生活。在進入數字和網絡時代后,人們的思想觀念和意識也在不斷更新,尤其是外部的市場環境,各種配套服務提供的方式在利用網絡化的手段上日趨完善并呈現出多樣化趨勢。學生和老師對服務質量的要求也越來越高,作為總務管理部門來說如何有效提高管理水平和服務質量以滿足新形式的需要是目前改革的一個主要問題。

教育部的《教育管理信息化標準》中就明確地指出總務管理信息化是高校教育信息化建設中的重要組成部分,它是指高?？倓展芾聿块T通過對內部管理體制和運行機制的改革,增強自我完善、自我發展的能力,將高校后勤的服務逐步融入到社會服務的體系中,在學校主管部門的主導下,充分依托高校校園網的力量,積極利用社會的資源,不斷擴大服務范圍,提高服務質量,為高等教育改革、發展與穩定提供與之相適應的、優質高效的后勤服務。

本課題就是在這樣的環境和條件下,提出了一套解決方案——依靠校園網建立和強化總務管理信息化,提高總務管理的服務效率。本課題中的總務管理信息化的建設強調軟件方面的研究與應用,相應的硬件支撐由校園網提供,主要研究了以下幾個問題:

一、總務管理網站的建設,加強與外部的聯系與溝通

南京理工大學總務管理處是代表學校行使后勤行政管理及服務保障的甲方職能部門,下設綜合管理科、房產管理科、校區管理科、物業管理科、水電運行與計量中心,主要職能是代表學校制定后勤改革發展規劃,編制校園環境、基礎設施、住宅小區建設改造和年度大修計劃并組織實施,負責對后勤各項服務保障工作進行管理、監督、檢查和考核,負責校園環境、各類房屋、公用家具、住宅小區、水電運行的日常服務與管理工作?？倓展芾硖幦σ愿盀閷W校的教學、科研工作提供有力的后勤保障,為全校的師生員工創造良好的工作、學習、生活環境并提供優質服務。

南京理工大學總務管理處于2002年起開始著手考慮網站建設的問題,于2003年設立了依附南京理工大學校園網的正式網站并試運行,于2005年6月設立獨立網站并正式運行,進一步加強了與外部的聯系與溝通。

(一)網頁設計

首頁是人們進入網站的門戶,因此首頁的風格設計要很獨特,我們采用了動畫來裝飾首頁,在首頁上部閃爍跳動我們的工作宗旨“加強后勤管理,美化校園環境,保障教學科研,服務師生員工”,頁面下側是校園景觀經典照片展放及總務動態、總務管理處簡介,右側是工作職責和規章制度以及榮譽相冊和校園景觀相冊,正下方有工作流程、后勤簡報、精彩回放、回音壁、總務意見信箱、后勤服務監督電話,頁面使人對總務管理處有了初步的感性認識,給人溫馨、親切的感覺。

(二)功能模塊

系統具有:崗位設置、工作職責、工作流程、規章制度、總務動態、后勤管理系統、后勤簡報、回音壁、校園景觀、榮譽相冊等功能模塊。

(三)網站開發技術

在設計本網站的過程中,主要使用的是Dreamweaver等網站設計工具。因為需要制作很多的網頁素材,所以借助Firework或者是Photoshop等圖形制作工具來設計出所需要的圖片;為了使網頁更加吸引人,Flash是必不可少的,我們使用Flash來實現動畫的制作。為了進一步增加網站的互動功能,我們采用asp技術開發網站的bbs。

二、加強實體社區的自我管理和虛擬社區的組織管理,尋找兩者的最佳結合點

所謂實體社區是指學生和教師在校園內生活的各項服務和設施,通過信息化建設過程強化學生和教師自我服務和自我管理的能力。所謂虛擬社區則是指因網絡產生的諸如BBS或者其他類似虛擬空間等新的交往方式中,總務管理應該真正地參與到其中的建設中,以更好地發揮服務于高校其它各部門、教職工、學生的作用。如何在兩者之間找到一個最佳的結合點是本課題研究的重點。

目前國內高校中的總務管理信息化的建設主要是圍繞著辦公自動化進行總務管理系統的建設,大多數高校的總務管理部門在高校網站中以網頁的形式進行自我宣傳,只有簡單的部門、崗位等靜態信息,與外部的交流和溝通幾乎沒有,這就削減了總務管理部門作為后勤集團與高校其它各部門、教職工、學生之間的聯系紐帶的作用。

BBS是時下非常流行的一種交流方式,目前一些部門在其網站中也運用了BBS手段建立互動的新模式,并取得了初步的成效。南京理工大學總務管理處自2005年6月起也開啟了電子信箱以外的BBS論壇——回音壁,這為提高管理工作效率帶來了好處,也給課題研究帶來了便利和優勢。

BBS應用到互動交流中一般分為2階段:設立電子信箱、利用BBS開展互動,其中的第2階段,由于BBS的互動性、無時間性、無地域性的特點,使得多方的管理與交流能很好地融合在一起,真正起到了相互了解、相互溝通、相互促進的作用。

雖然BBS中包含的總務意見信箱和回音壁等提供了眾多的交流方式,為學生和家長、教師及管理者、管理部門間構建了交流思想、發表看法的平臺。實踐證明:管理者通過有計劃、有目的地組織指導,檢查落實就能夠不斷提高廣大后勤管理工作者的管理水平,增強服務意識,從而促進各項工作的順利開展,為師生員工提供更為優質的服務。

南京理工大學總務管理處網站的BBS——回音壁管理較為有效。具體做法為:

(一)及時收集回音壁上和后勤管理相關的意見、建議與實際需要,分類提供給管理者和分管科室。

(二)及時進行網絡維護,刪除無關廣告信息,保證空間。

(三)及時研究并回復回音壁上的詢問、意見和建議,實施互動的有效性。

根據近幾年網絡管理實踐的內容,現提出有效管理BBS的方法

和對策:主要應從管理者、網絡維護人員、師生員工等幾方面進行。管理者要注重引導工作人員認識到網絡維護工作應從“量”與“形”上的落實到邁向更高質量的落實的漸進,要創建新的網絡管理評價體制,為各部門人員工作產生質的飛躍營造良好的外部條件。網絡維護人員要及時為管理者收集、提供論壇上的信息意見和建議,管理者要仔細研究論壇上的意見、需要,師生員工要真正了解到BBS的有效作用。

三、總務管理業務的信息化和網絡化

所謂進行總務處內部信息網的建設,就是采用計算機、信息技術、網絡將各類管理信息進行集中處理,提高辦公管理效率和質量,使總務內部的管理做到科學化、最優化。

南京理工大學總務管理處研發了后勤管理信息系統V1.0,系統上網IP地址為http://202.119.82.221,此系統是一套由南京理工大學總務管理處對各個后勤服務項目管理監督信息化的WEB應用軟件。系統是基于微軟最新的.NET技術和internet網絡技術,采用WEB方式作為系統操作平臺,避免普通局域網系統客戶端軟件安裝和使用物理區域的局限性,充分利用校園網的資源優勢,擴展系統使用的區域和層面。

(一)使用對象

系統使用人員層次分布為:總務管理處處級、總務管理處科級、總務管理處科員、后勤集團主管、各行業公司主管、各服務項目負責人共六個層次。

(二)設計思想

本系統主要以后勤各行業服務單位與總務管理處簽訂的服務協議為準則,細劃出日?？己?、年終考核、年度考核、服務經費等標準,系統登記日常巡查記錄并發出整改通知,根據考核的結果參照考核標準,算出相應的獎懲費用,系統最基本的功能是進行檢查和考核的數據記錄和統計,同時在系統中實現日常辦公信息的發布和文件的存儲共享。

(三)功能模塊

系統具有:首頁、日?？己?、年度考核、協議標準、文檔中心、信息發布、系統管理等七個功能模塊。

后勤管理信息系統V1.0的研發和使用,使得各類管理信息能采用計算機、信息技術、網絡進行集中處理,進一步提高了辦公管理效率和質量,初步實現了日常工作因此而變得簡單、輕松而快捷的目標,使總務內部的管理做到科學化、最優化。同時校主管部門也可以通過該內部網及時了解到本部門的工作狀況,不斷加強指導和聯系,實踐效果很好。

總之,只有不斷探索出新的總務管理模式,方可建立新型高校后勤服務保障體系。只有充分利用智能化、網絡化等信息化手段改進工作方式和運作模式,方可跨越式提高高校后勤的管理水平和服務質量?！氨R未動,糧草先行”。只有擁有保持與高等教育快速發展同步的新型高校后勤,我國高等教育艱巨的改革使命才可能順利完成。

參考文獻:

[1]吳朝暉. 以幼兒園網站建設促家園共育有效性的研究,《南京理工大學學報》(19卷),2006.6.

[2]全國高等學校教育技術協作委員會編. 《現代教育技術研究與應用——教育信息化與創新人才培養》,2007.10.

作者簡介:吳朝暉(1974-),女,江蘇丹徒人,南京理工大學基建處科員。