部門績效考核之四個關鍵方面

張智勇　邵　梅

摘 要:部門績效考核往往遇到難以順暢運行的問題,本文就如何解決這一問題,從有效溝通、及時溝通、做好工作記錄、正確激勵等四個方面入手,探討做好部門績效考核的關鍵因素。

關鍵詞:部門績效考核;溝通;激勵;反饋

中圖分類號:C93-03文獻標志碼:A文章編號:1002-2589(2009)20-0100-02

基于目標的系統考核方法是效率比較高的績效考核工具。例如目標管理考核方法,它的導入比關鍵績效指標方法和平衡記分法的難度小,導入的效率也比較高,同時管理人員和員工也比較容易理解和接受,所以很多單位通常采用目標管理方法考核部門績效。但令管理者頭疼的是:部門績效考核總會遇到各部門的不理解甚至是抵觸。到底如何才能更順暢地運用目標管理方法考核部門績效呢?這是管理者急需解決的問題。

對單位實行目標管理的過程其實就是對部門考核績效的過程,要想全面有力地推行以目標管理為基礎的部門績效考核,首先得成立由單位主要領導主抓、主要部門負責人參與、全面負責單位部門績效考核的部門,并下設辦公室,指派專人負責部門績效考核的日常工作。這樣既能獲得高層領導的支持,中層領導的理解,也使繁瑣細碎的日常工作有專人管理,保證部門績效考核工作連續不間斷。

除了在組織機構上成立專門機構,負責推行以目標管理為基礎的部門績效考核工作之外,余下的就是要在以下四個方面下足工夫。

一、有效溝通

作為推行以目標管理為基礎的部門績效考核的管理者,要全面認識部門績效考核的意義,認真研究考核的方法、流程以及單位的各項相關管理制度。自己先弄明白,才能很好地將部門績效考核的意義與方法解釋并推廣給各部門、各員工。這個解釋與推廣的過程就是雙方不斷溝通的過程。

1.互相要有一個認識,部門績效考核部門并非要和各部門對立,它旨在服務各部門,兩者之間是績效促進伙伴關系。在績效問題上,部門績效考核雖然表面上關注的是績效低下的問題,但實質是幫助各部門追求成功與進步。兩者的目標是一致的:都是追求高效優質地完成各項工作目標。所以,各部門績效的提高就是部門績效考核部門績效的提高,各部門的進步也和部門績效考核部門緊密相連。鑒于這個前提,部門績效考核部門就更有責任和義務與各部門乃至各個員工進行有效的溝通,將部門績效考核工作建立在雙方充分理解和認同的基礎上。

2.作為部門績效考核工作的基礎,各個部門應該做什么工作?為什么要做這些工作?工作做到什么程度為好?什么時候完成這些工作?等等這些問題都應該在考核前與各部門達成一致。也就是做一套部門績效考核的工作指標體系,對部門績效目標、績效標準及如何測量等問題達成一致。這需要部門績效考核部門與各部門進行大量的溝通協商工作。工作指標體系一旦確定下來,并非永遠不變,隨著單位外部環境及內部環境的變化發展,工作指標體系還需要動態調整、改進。這也需要考核雙方進行溝通協商。當然,為了保持考核工作的穩定性,建議按年度修改工作指標體系。

3.不僅考核部門要熟練掌握部門績效考核的方法、流程及注意事項,而且要讓各部門負責人及部門內分管績效考核的員工清楚以上內容。這就需要考核部門對他們進行培訓,不僅僅是事前的觀念引導培訓,在整個過程中,還要進行相關的培訓,如培訓如何報送考核表,如何制定工作指標體系等等。除此之外,還要及時幫助解決實際操作中出現的問題。

溝通是一個雙向的過程,貫穿于整個部門績效考核的始終。溝通不僅能追蹤績效的進展,為雙方提供所需信息,而且能確定障礙,防止問題的出現或及時解決問題。更重要的是,溝通不僅有利于促進各部門正確理解考核部門績效的辦法,而且使他們參與了考核辦法、工作指標體系等的制定,有利于各部門認同并接受最終的考核結果。所以,有效的溝通能消除和減少各部門和員工對部門績效考核的恐懼和抵觸心理,對考核工作具有推進作用。

二、及時反饋

考核部門績效不僅僅是花費大量時間填報各種表格,年底把各部門的排名排出來,更是為了幫助各部門肯定成績、發現問題、提出建議和意見,從而改進下一階段的部門績效。所以公開部門績效考核過程、考核結果,將結果、建議和意見及時反饋各部門就顯得尤為重要。

為了順利地做好反饋工作,首先應該做到及時接收文件,并將其交給相關部門,尤其是要將各部門報送過來的部門績效考核表及時傳遞給相關領導,請領導及時寫出考核意見,避免因此而耽誤考核工作,進而影響反饋工作。同樣在發送文件時,也應該確認對方是否收到文件,尤其注意將考核意見及時反饋各部門,便于它們根據考核意見和建議對下一階段的工作做出及時調整和改進。如果各部門對考核結果存有異議,績效考核部門還需組織相關部門和領導復核并及時反饋。

在考核部門績效的整個環節中,績效考核部門一個重要的工作就是將上情下達,下情上達,及時反饋各種意見和建議。各部門的部門績效能否順利地考核、管理,很大程度要看績效考核部門溝通的好不好,反饋的及時不及時。

三、認真做好工作記錄

部門績效考核一個很重要的原則是要讓各部門認可考核結果,也就是對考核結果產生異議的少。要想大家都認可考核結果,那作出的每一份考核結果都要有真憑實據。而要有說服力的真憑實據就要靠考核雙方都做好工作記錄。如果沒有清晰客觀的工作記錄,領導對各部門的考核主觀色彩就濃,容易發生近因效應和暈輪效應,這樣就不易得出讓每個部門都信服的考核結果。

所以,為了避免發生以上情況,使部門績效考核更加客觀,考核雙方就有必要花時間和精力,認真當好記錄員。對于各部門來說,就是要建立部門工作日志,詳細記錄部門完成的各項工作,特別是記錄最能體現出部門績效的具體工作。同時,記錄下績效考核結果和意見,方便開展下一階段工作。對于績效考核部門來說,就是要記錄與部門績效相關的信息,既要記錄好的行為,也要記錄不好的行為,形成部門績效管理的文檔,以作為季度、年度考核的依據,確?？己擞欣碛袚?公開公平。同時,還要在反饋部門績效過程中保存全面、詳細的記錄,以確保給各部門提供正確的反饋意見。

工作記錄是一件非常煩瑣的工作,需要各部門和績效考核部門相關人員的配合和細致工作?？梢哉f,記錄的好不好直接影響到是否能準確客觀評價各部門的績效表現。

四、正確激勵

部門績效考核必須獲得激勵體系的良好支持才能充分地發揮作用。部門績效考核的目的是為了調動工作積極性,調動工作的積極性也是激勵的主要職能?？己送瓴块T績效,考核部門應該針對考核結果給予相應的激勵,獎勤罰懶、獎優懲劣,從而促進一些符合期望的行為發生或增加出現的頻率,或者減少、消除不期望出現的行為。

激勵并非只是給予榮譽與物質獎勵,它既包括榮譽與物質獎勵、也包括批評與物質懲罰。對于部門值得肯定的績效或者行為,考核部門應該給以正面的強化,鼓勵其繼續保持并發揚光大,這就是要進行正激勵,比如提高獎金比例或系數、給予公開的精神獎勵等;而對于必須糾正的行為或績效,就要給予負激勵,如降低獎金比例或系數、給予通報批評等。獎勵績效表現優秀的部門總比處理績效表現不好的部門要容易得多?？己瞬块T使用正激勵手段總是令雙方都舒服,而使用負激勵手段卻是管理者不愿意做的事情。但為了促進工作改進、提高整個單位的績效,考核部門必須正視績效不良部門的激勵問題,給予適當的負激勵。

參考文獻:

[1]徐芳,沈進.以崗位目標為導向的績效管理模式構建[J].北方經貿.2005,(7).

[2]邵梅.目標管理績效考核在事業單位的運用[J].中國人才.2007,(7).

The four key aspects in the section performance examine

ZHANG Zhi-yong,SHAO Mei

(Personneland education section,Tianjin sea affair bureau,Tianjin 300211 )

Abstract: The section performance examine usually face problem, this text how resolve this problem, communicate, work well the work record, exactitude to encourage etc. to commence the valid communication and in time, inquiry into the key factor that work well the section performance examine.

Key words: section performance examine;communicate;inspirit;feedback

(責任編輯/彭巍)