高職院校教學檔案數字化管理的現狀分析及改進措施

李惠華

(湖南大眾傳媒職業技術學院 教務處，湖南 長沙 410100)

信息技術的飛速發展給人類生活及各行各業帶來了深遠的影響，對于檔案部門來說，數字化管理是一項全新的工作，也是一個系統工程，是檔案工作的一次質的飛躍。早在本世紀初國家檔案局、中央檔案館在《全國檔案事業發展“十五”計劃》中，[1]把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中。檔案數字化是指利用計算機等技術手段，經過鑒選，將原本存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化轉換并加以存儲、保護、檢索、利用的系統工程。它是以需求為導向，以共享為基點，以優選為前提，以便于檢索、在線利用為發展方向。[2]推動高職院校教學檔案數字化管理，對于相關檔案部門來說，既是一次難得的發展機遇又是一次嚴峻的挑戰。

一、高職院校教學檔案數字化管理現狀分析

(一)傳統紙質檔案和現代電子檔案并存。紙質檔案和電子檔案在管理過程中各有其特點和利弊。紙質檔案的原始記錄性特點使其具有較強的真實性和憑證價值，但是紙質檔案的保管需要耗費大量的時間和場地，而且不利于檔案的查詢和利用。電子檔案具有集成性、可共享性等特點使其方便查詢和利用，但卻容易被修改和破壞。目前，各高職院校在教學檔案管理方面對兩種不同類型的教學檔案采用兩種不同的管理標準和辦法，對于以往沒有電子版的教學檔案仍采用傳統紙質檔案的管理辦法進行管理，而對于有電子版本的教學檔案實行相同內容采用兩種不同形式的檔案版本進行保存。這樣勢必造成了人力、物力和財力的浪費。

(二)電子檔案的復雜性和特殊性制約了教學檔案的數字化管理。首先，電子檔案在保存方面存在諸多不安全因素，嚴重影響他的保存時間長度和保存質量。電子檔案具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出特點，但是在利用方面卻存在很多不安全因素。電子檔案采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子檔案的原始憑證性辨別變得更困難。[3]其次，電子檔案數據易丟失、病毒易侵害等不安全隱患的存在，都給電子檔案的安全和長期保管帶來了巨大的影響。最后，電子檔案的存儲受載體的制約，很多早期形成的電子檔案隨著軟件系統的更新和升級，在新的軟硬件系統環境下就不能打開，即便是同一時期形成的電子檔案，由于各個電子檔案所依靠的軟件系統版本不一樣，保存到檔案數字化管理系統中也有不兼容的現象發生，比如現在各高職院校普通使用的辦公自動化系統，系統中所產生的電子檔案，不能直接實現發放、收集、整理、歸檔和服務一體化功能，目前歸檔文件、數據的收集和錄入還停留在原始管理水平上。這些技術問題都給電子檔案的數字化管理帶來了很大的威脅。

(三)檔案管理人員素質和水平滯后于檔案數字化管理的需要。高職院校教學檔案為了適應數字化檔案管理的要求，我們需要努力提高檔案信息管理人員的素質。而目前我國現有的檔案管理人員無論在意識上還是在技術上都滯后于檔案管理數字化的需要，這也是嚴重阻礙著高職院校教學檔案數字化管理發展的一大“瓶頸”。一方面，很多高職院校由中等職業院校轉型而來，檔案管理人員的水平和意識仍停留在中等職業院校的管理水平上，面對高速發展的信息化時代的到來，檔案管理人員顯得束手無策；其次，檔案管理人員一般年齡偏大，有的學院由于人員緊缺，還沒有專職檔案員，管理人員流動性較大也是造成檔案數字化管理水平不高的重要原因。

(四)檔案數字化管理意識不強，領導重視不夠。目前，高職院校絕大多數由中等專業院校升格而來，多數高職院校檔案管理起步晚，規模小，投入少，在硬軟件技術上較落后，檔案數字化管理意識程度仍然很低，高職院校中的檔案管理人員多數為兼職檔案人員，一個人要身兼數職，工作無法做到細致具體，而且大部分檔案管理人員并非畢業于檔案管理專業，缺乏專業知識，整體水平和素質偏低，檔案數字化管理意識談薄。加之高職院校教學檔案數字化管理缺乏有力的宏觀調控政策，主管部門對檔案數字化管理重視不夠，沒有把檔案數字化納入學校整體的發展規劃，導致其在政策、人員配備、資金、技術及軟硬件設備上得不到強有力的支持。

二、高職院校教學檔案數字化管理改進措施

(一)建立健全檔案“雙軌制”管理制度。檔案“雙軌制”管理，是指把紙質文件與電子文件同時進行保存的一種管理方式。一方面，它要求把需要永久保存和維護的原始性電子文件及時轉化成紙質文件；另一方面，為了方便利用和傳輸，又將紙質文件拷貝為電子文件。[4]若將所有的文件都按“雙軌制”管理，勢必造成人力、財力和物力的資源浪費，在目前檔案管理理論水平和實踐經驗有限的情況下，究竟哪些文件需要“雙軌制”管理，哪些文件只需保存紙質文件，哪些文件只需保存電子檔案，這些都需要檔案管理人員密切聯系實際情況，制訂出合理、可行的“雙軌制”管理制度。[5]

(二)進一步加強對電子檔案的管理和維護。社會的發展與進步，電子教學檔案的普及，使得檔案數字化管理勢在必行，給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。電子檔案的利用比紙質檔案更快捷、方便，計算機技術的普及，為檔案數字化管理奠定了良好的基礎。電子檔案與紙質檔案特性的不同，決定了其在保存與維護方面的復雜性和特殊性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作急需解決的問題。在沒有專門的電子檔案管理系統情況下，教學檔案的管理應注意借鑒和創新傳統方法，在做好紙質教學檔案管理的基礎上，利用計算機對電子教學檔案進行管理。定期對學校的網絡環境進行檢查和清理，減少或杜絕電子檔案受網絡病毒的攻擊和破壞。

(三)進一步提高教職工對教學檔案數字化管理的認識。高職院校領導應對教學檔案數字化管理引起重視，在全校范圍內開展強化檔案意識的宣傳教育工作，統一全院教職員工的思想認識，要使全院教職工充分認識到教學檔案數字化管理對教學評估、教學研究與改革以及教學質量均有十分重要的影響。

(四)進一步完善高職院校教學檔案數字化管理相關制度?？茖W、合理、可行的管理制度是教學檔案數字化管理的基本保障，只有建立健全這些管理制度，在實踐工作中才能做到有章可循、有法可依。傳統紙質檔案的管理模式已經相對較成熟，相關的管理制度較完善，由于教學檔案數字化管理模式剛剛起步，各項制度的建設方面還比較薄弱，沒有相應的規章制度做保障，在管理上就缺乏標準和規范，高職院校應在認真學習原有的《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法》的基礎上，建立健全教學檔案數字化管理責任制、監督檢查機制、獎懲機制以及安全保障機制等等。

(五)建立符合高職院校發展需要的教學檔案數字化管理人員隊伍，提高管理水平。隨著當今社會信息快捷且呈爆炸式增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作，這種工作性質的轉變對檔案管理人員提出了更高的要求，這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任。因此，各高職院校應在原有條件基礎之上，加強對專兼職教學檔案管理人員的培訓和學習，加強與兄弟院校的溝通和交流，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理的轉型。

(六)創新高職院校教學檔案數字化管理技術手段和方法。先進的管理手段和方法是實現教學檔案數字化管理的基本條件。[6]首先，要在現有的教學檔案管理手段和方法上有所突破，首當其沖要做的就是加強檔案數字化管理的軟件和硬件建設，具體包括計算機、打印機、復印機、掃描儀等硬件設備，以及數字化管理所需要的計算機軟件系統、不同版本電子檔案兼容技術等軟件系統。其次，要借教學檔案數字化管理這個平臺加大教學檔案的開發利用價值，原有的紙質檔案不僅保存起來很麻煩，程序很多，而且查詢起來需要耗費大量的時間和精力，這樣勢必造成教學檔案利用率低，查準查全率低。而教學檔案數字化管理后不僅查詢快捷，而且查準查全率較高，給檔案管理人員帶來極大的方便。全院教職員工都可根據不同的權限職責來管理和使用教學檔案，不論是管理者還是使用者可根據自己的權限范圍自由地上傳、下載電子文件。最后，要創新原有紙質檔案的管理技術手段和方法，加大對原有紙質檔案的二次開發利用價值。原有的紙質檔案管理辦法已經較成熟，但是這種管理辦法無法適應高職院校日益發展的需要，甚至是阻礙了高職院校教學檔案數字化管理的步伐，當務之急，各高職院校需要結合數字化管理模式，創新和改進紙質檔案的管理手段和方法，充分發揮原有紙質檔案的二次開發利用價值。

[參考文獻]

[1] 王剛. 在第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞[J]. 中國檔案報，2000(9): 4-6.

[2] 王云霞，劉杰. 數字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望[J]. 新觀察，2009(5): 24-25.

[3] 張音. 淺談檔案數字化管理的優勢與弊端[J]. 科技信息，2008(1): 154.

[4] 高雪紅. 檔案信息數字化進程給檔案工作帶來的問題及探討[J]. 機電兵船檔案，2010(4): 89.

[5] 張銜，王正英，雷建榮. 數字化檔案是檔案事業發展的方向[J]. 中國科技信息，2005(17): 37.

[6] 李惠華. 試論高職院校如何加強教學檔案的信息化管理[J]. 湖南大眾傳媒職業技術學院學報，2010(1): 97.