加強企業合同管理 防范企業法律風險

羅玉軍 吳雷 張清波

[摘 要]在目前法治經濟、契約經濟的大背景下，企業與企業之間、企業與個人之間簽署書面合同的幾率大大提升，而企業對合同管理的強弱程度往往能夠決定企業的成敗幾率。筆者從目前企業在合同管理中出現的問題出發，提出若干解決問題的對策，以防范法律風險，保障企業持續穩定的發展。

[關鍵詞]合同；合同管理；法律風險

企業立足的大環境是社會主義市場經濟社會，同時也是法治經濟、契約經濟社會。與此相適應的是，企業與其他主體之間的經濟交往都是通過合同形式進行的，這其中主要依靠的是書面合同。本文所稱的合同也是1999年實施的《中華人民共和國合同法》中關于合同的定義：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。2010年財政部、中國證券監督管理委員會、審計署、中國銀行業監督管理委員會、中國保險監督管理委員會等部門聯合出臺了《企業內部控制應用指引第16號——合同管理》，在該指引中，雖然未對企業合同管理做一明確的定義，但筆者依據本指引內容及相關法律法規對企業合同管理做如下定義：企業合同管理系指以企業作為一方當事人與合同相對方依法進行合同的訂立、履行、終止等對外行為以及企業內部對合同進行擬定、審批、執行、評價等監管行為的總稱。

筆者在從事多年工作的過程中，耳聞目睹了眾多大中型企業因為合同管理過程中出現這樣或那樣的問題而導致公司的經濟利益受到侵害，甚至公司走向衰敗?；诖?，本文擬從企業合同管理容易出現的問題著手，淺析與之相關的防范法律風險的策略。

一、合同管理過程中的若干問題

（一）合同相對方主體資質能力問題

在實踐當中，很多企業在簽署合同前未認真審查合同相對方的證照文件、資質、是否具有履行合同的能力、經營狀況等足以影響本企業簽署的合同的履約效果。譬如，合同相對人根本不具有相應的民事權利能力或民事行為能力，不審查或不認真審查對方公司的資質，會給一些瀕臨破產、名存實亡的公司、“皮包公司”和不具備資質等級的掛靠方以可乘之機，這樣做的后果輕則導致合同無法履行，重則導致公司被合同相對方所欺詐，給公司造成嚴重的經濟損失。如與一些不具備資質、能力的公司或個人簽署合同的，可能將導致合同無效的法律后果，我國《合同法》第五十八條已經明確規定了合同無效或者被撤銷后的法律后果：合同無效或者被撤銷后，因該合同取得的財產，應當予以返還；不能返還或者沒有必要返還的，應當折價補償。有過錯的一方應當賠償對方因此所受到的損失，雙方都有過錯的，應當各自承擔相應的責任。

（二）合同文本及條款設置問題

在實踐當中，筆者發現，好多企業要么沒有自己的標準合同模板，要么自己的標準合同模板內容欠缺重大條款，要么合同的關鍵條款約定不清等造成了諸多風險隱患，或者雖然企業有防范合同風險的措施，曾經推出過合同范本，但由于隨著經濟發展，合同文本的更新程度遠遠低于經濟的發展適應程度，從這個角度上說，曾經制定的合同范本也失去了防范法律風險的意義。因此，需要嚴加注意合同文本的選擇及條款的設置。

（三）合同履行過程中的跟進問題

在實踐過程中，經常會出現企業在簽署合同前，積極的與合同相對方進行談判，對合同條款進行一條一條的審查并消化，而在合同簽署之后或到了履行階段，相關企業的負責人似乎也再未跟進過合同的履行狀況，合同的要義在于履行，如果在履行的過程中，出現了合同中未曾約定的情形、如果出現了合同中約定的應該變更合同、解除合同、中止合同履行的情形時，企業應當按照合同約定有所作為，否則，企業的不作為或漠視，將給后續的合同糾紛埋下隱患，企業的經濟利益勢必會受到無法估量的損失。

（四）企業內部的合同監管流程問題

上述三項均為企業在合同管理過程中對外容易出現的問題，古人云，知己知彼百戰不殆。對外的合同管理固然重要，對內的合同管理也同樣是重中之重。筆者發現，在實務當中，經常會出現合同簽署的內部簽字審批流程混亂或關鍵負責人未簽字的情形；合同審簽流程繁瑣、不僅耗費了人力、財力、物力等，同時也影響了合同簽署效率；在合同履行的過程中，由于企業自身對合同雙方往來的材料未歸類存放，從而導致企業缺少證據的支撐而敗訴；或由于企業合同專用章未安排專人保管或保管不完善，導致企業專用章的亂蓋、偷蓋現象嚴重，公司的經濟利益受到極大的侵害。

二、解決合同管理問題的幾點對策

（一）強化簽署合同前的嚴格審查制度

筆者認為，應主要對合同相對方的主體資質、行為能力、履約能力等進行全方位的核實。譬如，審查主體資格，需要具有通過最新年檢的營業執照，其核載的內容必須與實際相符；欲簽合同標的符合當事人經營范圍，涉及專營許可證或資質的，應具備相應的許可、等級、資質證書；代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人（負責人）身份證明書、授權委托書、代理人身份證明；合同相對方必須具有相應的履約能力：具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求其出具資產負債表、由開戶銀行或會計（審計）事務所出具的資信證明、驗資報告等相關文件；有擔保的合同，必須審查擔保人的擔保能力和擔保資格；對于重大合同，還須了解和審查合同相對方的履約信用：無違約事實，最近未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件等。

（二）選擇合適的合同文本及合同條款

制定合同范本不僅是提高企業合同管理效率的有效途徑，同時，也能有效防范企業法律風險，節約公司的管理成本及經濟成本。首先在形式上，制定統一的封面、頁眉、頁腳、頁碼、格式、序號等，這樣做有助于對外宣傳公司的良好形象；其次表現在內容上，即合同條款必須要完備。再次，合同文本及合同條款并非制定完畢后就是一成不變的，隨著經濟行為的日趨多樣性，必須針對經濟行為的特點，適時的增刪或修改部分條款內容，以保障公司的根本利益不受侵害。

（三）加強合同履約過程中的管理

簽署書面合同的目的是為了讓合同按約定及時履行，以達到合同雙方當事人的目的。因此企業相關部門對合同履約過程進行實時監管是必要的，通過監管可以明確合同的履行實時進展，以便及時發現影響合同履行的原因，隨時向相關部門反饋信息、排除障礙，確保合同按約履行，防止違約糾紛。

（四）改進企業內部合同審批監管流程

1.嚴格執行合同審批流程

筆者認為，公司授權委托代理人簽訂合同時，必須持有法定代表人（負責人）簽署的授權委托書并蓋有公司的公章方可，公司或締約方出具的授權委托書必須明確委托權限和期限，禁止使用“全權代理”之類的文字。合同簽訂之前，承辦部門或承辦人應將合同文本草案、立項意見書或審批表及與合同有關的證明材料，一并提請財務部門、公司法律事務主管部門順序審批。審批意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言，一旦使用，視為對合同草案的不同意。承辦部門或承辦人向各合同審批部門提供合同（或草案）時，應預留至少2個（含本數）完整工作日供各部門審批；審批部門因特殊情況需延長審批時間的，應向承辦部門或承辦人說明理由。各審批部門應在規定的審批時限內提交書面審批意見或法律意見書，逾期未提交審批意見或法律意見又未說明延期理由的，視為完全同意合同草案。同時，發現重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審批意見或法律意見中予以明示并提出修改意見。合同承辦人員對審批部門提出的意見必須予以采納，但經公司董事長或分管法律事務的副總經理明確書面批示不予采納的除外。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

2.完善合同材料歸檔制度

合同材料，是指公司與合同相對方之間簽署的合同或有關意向文書、信件、數據電文（包括電報、傳真、電子數據交換的電子郵件）等可以有形地表示所載內容歸檔的所有文字材料。每一份履行完畢的合同或不再履行的合同，或長期合同的每一階段完成，承辦部門應當指定專人及時將合同材料整理清楚，交公司法律事務主管部門歸檔。合同材料不得隨意擱置、銷毀、遺失。原則上，公司法律事務主管部門、財務部門保存以公司名義簽訂的合同原件。公司法律事務主管部門對簽訂完畢的合同及承辦部門所送的有關合同材料，應在2個工作日內審核完畢，確認無誤后整理、并按機密程度專門歸檔。送交人在移交合同文本及相關合同材料的同時，應附所交材料清單兩份，送交人和接收人在材料清單上簽名確認，移交清單由承辦部門和公司法律事務主管部門各執一份。公司法律事務主管部門審核后如發現需統一建檔的合同材料有差缺，應立即通知送交人核對、補足，再行歸檔。公司的合同材料、合同信息是公司的商業秘密，任何人不得隨意泄漏。

3.加強合同專用章的管理

合同專用章是企業簽訂合同時專門使用的印章。合同專用章是合同歸口管理部門即公司法律事務主管部門進行合同管理的最有力的指揮資源。合同專用章的管理主要包括：公司簽訂一切合同都必須使用合同專用章；合同專用章由公司法律事務主管部門指定專人統一保管、登記使用；明確合同專用章刻制的申請、審批流程；對私自使用合同專用章或者對合同專用章管理不善的責任人的處理等。建議公司對合同專用章的管理明確化、制度化、細致化，以切實防范因為合同專用章的不合理使用而導致的法律風險。

三、結論

總之，企業合同管理是企業經營過程中必須要重視的課題之一，加強企業自身的合同管理有助于企業依法訂立合同、依法履行合同，從根本上減少法律糾紛、防范法律風險、經營風險，從而提高企業的經濟效益，以保障企業持續、健康、穩定的發展，使企業在日益激烈的市場競爭環境中立于不敗之地。

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[作者簡介]羅玉軍（1969—），男，陜西乾縣人，法學學士，長慶實業集團企管法規科副科長。