關于醫院檔案管理工作幾個問題的思考

夏淑蓮

（齊齊哈爾市公安醫院 黑龍江 齊齊哈爾 16100）

隨著信息時代的到來，檔案信息資源的實體管理與開發利用顯得越來越重要。然而由于歷史的原因，多數醫院的檔案管理工作起步較晚、欠賬較多，很難適應檔案工作數字化管理要求，嚴重阻礙了醫院檔案信息資源的開發與利用及共享。醫院檔案是醫院工作活動的歷史記錄，對醫院建設及未來發展具有重要的作用。因此，在建設現代化醫院的過程中，做好醫院檔案管理工作就顯得十分重要，使醫院檔案更好地為醫院建設、臨床醫療、教學科研以及社會醫療保險服務。同時，也要對目前制約醫院檔案管理工作科學發展的一些問題加以重視，提高解決的途徑與方法。

一、醫院檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案觀念疆化，意識淡薄。眾所周知，醫療是醫院的中心工作，得到重視是無可非議的。本文要闡述的是，在醫院管理工作中重視醫療工作而輕視檔案管理工作的觀念較為普通。這種現象，無論是醫院的領導者還是醫務工作人員均有存在。他們對檔案及檔案工作的重要性缺乏認識，視其可有可無，末得到足夠的重視，使不少醫院的檔案工作滯后于全國檔案事業的發展速度，醫院檔案的作用不能充分得到發揮。醫院領導在工作規劃中往往忽視檔案工作，很難擺上日事議程，對檔案管理及檔案設備等投入較少，以致檔案管理工作水平難以適應信息化建設的需要，也影響了醫院整體管理水平的提高。

2、檔案管理工作制度不健全。按照規定，二級以上醫院均應成立綜合檔案室，實行統一管理全院各種各類檔案。在實踐中，雖然多數醫院都按檔案管理目標的要求成立了綜合檔案室，實行統一管理，但由于檔案管理制度不健全，使檔案在收集、整理、保管、鑒定、統計以及開發利用諸多方面都比較困難。有些部門為使用方便，甚至不愿移交本科室的檔案材料；更有甚者還將日常工作中形成的重要檔案材料據為已有，人為地造成了醫院檔案材料的不齊全完整，檔案信息資源鏈出現嚴重缺陷。

3、檔案管理人員缺乏專業知識和技能。在醫院檔案管理人員中，可分為專職檔案工作人員和兼職檔案工作人員兩種。二者中，檔案專業出身的人員很少。他們當中，相當多的人員未經過系統的檔案專業理論學習，文化程度、理論水平、專業素質等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和基本技能，雖然他們在實踐中得到了一定的鍛煉和提高，但距現代化檔案管理工作的要求還相差甚遠，遠不能適應現代化檔案管理工作的需要。況且許多檔案人員的思想觀念還跟不上時代的科學發展，在管理水平上缺乏創新精神，這也與現代化醫院建設不相適應。

4、檔案管理設施不適應發展的需要。醫院檔案管理設施落后這是一個不爭的事實。因為，醫院的工作重點即醫療，醫院的領導者對此投入不惜代價，而對檔案工作方面的投入是緊上加緊，少得可憐。檔案庫房面積狹小，有的還是辦公室、檔案庫房和閱覽室同間，檔案裝俱陳舊切雜亂不一，數量不足，不符合檔案保管要求，嚴重地制約了醫院檔案工作的進程。

二、做好醫院檔案管理工作的途徑

為適應社會主義市場經濟體制對醫院發展的要求，準確把握新時期醫療發展的特點，做好醫院的檔案管理工作，使醫院檔案更好地為醫院管理及社會醫療服務，是醫院檔案工作者面臨的新任務。

1、依法制檔，提高全員檔案意識。醫院檔案部門（或檔案工作人員）要積極主動行動起來，大力宣傳《檔案法》，提高醫院領導與職工的檔案意識，使其充分認識到檔案工作的重要性，認識到檔案與自已有著密切的關系，以便更好地支持檔案管理工作，從而逐步形成重視檔案意識的氛圍。醫院檔案管理工作能不能得到重視和發展，關鍵是否能取得醫院領導的高度重視和支持。醫院檔案工作作為醫院工作的一個組成部分，其作用在于為醫院領導決策、醫療管理以及社會醫療等各項工作服務。醫院的科學發展，需要檔案部門提供寶貴的檔案信息為依據。這就要求醫院領導要切實加強對醫院檔案工作的組織領導，將其納入醫院工作計劃、管理體系和崗位責任制，使醫院檔案工作得到良性發展。

2、建立健全醫院檔案管理制度，實行規范管理。檔案管理工作作為醫院整體工作的一個組成部分，沒有嚴格的規章制度是難以保其順利開展的。因此，在檔案管理中要建立一整套醫院檔案目標管理考核制度和各種類檔案歸檔制度。按規范要求，準確把握立卷的重點，力求做到標準統一、分類科學、組卷合理、編目清晰，實現有序化管理。對醫院各種檔案要分門別類，形成體系，便于保管和利用。移交時，做到交接有手續和清冊，檔案要齊全完整。通過規章制度和規范化管理等手段，使醫院檔案管理工作逐步走向制度化和規范化的軌道。

3、提高檔案管理人員業務素質，確保檔案工作有效開展。醫院檔案工作的科學發展，人才是關鍵。一是要引進檔案專業人才，提高檔案隊伍的整體素質。二是應支持和鼓勵現有從事醫院檔案工作人員的業務培訓，學習掌握現代化檔案管理的新方法和新技術，提高專業水平，適應檔案管理現代化和數字化的需要。

4、積極做好醫院檔案開發利用工作，納入醫院綜合信息實行一體化管理。檔案信息管理系統是醫院綜合信息管理系統中的一個子系統，將這個子系統融入醫院整體信息化工作中，就能夠為醫院管理決策和醫療的參考提供更多的有效信息資源，形成更具有綜合價值的信息源。這就要求檔案部門（或工作人員）在做好檔案收集、整理、保管和提供利用的同時，應積極主動開發檔案信息資源，形成數字化信息，并及時并入醫院綜合信息管理系統，用數字化信息為全院管理服務，為醫療實施服務，為社會醫療服務。通過利用檔案為醫院創造良好的經濟效益和社會效益，提高醫院檔案工作在醫院管理工作中的地位，推動醫院檔案工作的規范化建設與科學發展。

三、幾項保障措施

1、為使醫院檔案工作目標管理有效執行，要成立由分管檔案工作的領導任組長，醫院各部門主任、護士長為成員的檔案工作目標管理領導小組，負責對檔案工作目標的統一領導和組織協調，責任到位，層層落實，以此形成的自上而下、層層抓落實的管理模式。

2、為使醫院檔案工作目標管理卓有成效，要用激勵機制調動檔案工作人員的積極性。這里著重強調的是，只有在醫院受到重視的情況下，在職務晉升、工資待遇等方面與醫務人員同等對待，才能真正的調動檔案工作人員做好本職工作的積極性。

3、要想實現前述檔案管理工作數字化建設目標，除人的因素外，還要配備有相應的基礎設施作為支撐，如計算機、掃描儀、復印機以及網絡設備等。反之，數字化建設目標將無從實現?！稒C關工作條例》第二十三條規定：“機關應根據需要和可能，采用先進技術設備逐步實現檔案管理的科學化、現代化”。第二十九條又規定：“企業、事業單位的檔案工作應參照本條例執行”。由此可見先進技術設備的重要。