對干部人事檔案專項清理的探討

□任春霞

(晉中職業技術學院，山西晉中030600)

干部人事檔案是國家企事業單位、社會團體組織等在人事管理活動中形成的，記述反映每個干部學習和工作經歷、政治思想、身份、德才能績、業務能力、工作表現、專業技術水平的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，人事檔案在國家檔案管理體系中占據重要的地位。特別是在中共山西省委組織部下發的關于在全省開展干部人事檔案專項清理工作的過程中，干部人事檔案顯得尤為重要，它為此項活動的展開提供強有力的查閱和參考平臺，使得干部人事檔案的專項清理工作能夠順利進行。

1 充分認識干部人事檔案專項清理的重要性

干部人事檔案專項清理工作，必須堅持以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀為指導，深入貫徹落實黨的十八大三中全會精神，根據省委組織部關于干部人事檔案專項清理目標要求，對所有在職干部檔案進行一次集中審核和專項清理，切實解決干部人事檔案管理不嚴、失真失實、涂改造假等突出問題，確保干部人事檔案信息真實準確、材料齊全完整、管理規范嚴謹、充分發揮干部人事檔案在規范干部人事管理和整治選人用人不正之風工作中的重要作用。

2 干部人事檔案專項清理工作中存在的問題

2.1 領導重視度不夠

人事檔案與每個人的切身利益、工作和生活等密切相關。按照相關檔案管理政策，檔案管理人員應該是專職管檔人員，而且要求業務能力特別強。但是個別單位由于領導重視度不高，認為有個人管理、丟不了就行了，所以都沒有配備專職管檔人員，更不要說培訓學習進一步獲取新的檔案知識了，管檔人員經常在沒人重視的場所默默工作，卻無人問津、無人關心、無人肯定存在價值，這樣使管檔人員沒有積極性，也就逐漸的沒人愿意去從事此項工作，造成惡性循環，更不要說在工作崗位上兢兢業業，精益求精，總結經驗了，檔案管理質量也就越來越差。

2.2 管檔人員素質不高或兼職太多

由于領導不重視和過問的少，致使配備的管檔人員在管理檔案方面素質不高，即專業管檔知識缺乏。再者管檔人員兼職過多，常常被其他工作牽扯，用于人事檔案管理工作的時間有限，使得無法集中精力搞好檔案管理工作。人事檔案的管理本身是個動態的過程，既要保證人事工作的政策性、紀律性，又要保證人事檔案內容的連續性、完整性，管檔人員要提供完美的服務目標，這就需要管檔人員不斷學習，以創新的精神改進人事檔案管理手段，從而才能在人事檔案管理工程中落實和踐行科學發展觀。當然管檔人員必須是業務素質高的、有管理檔案實踐經驗的人，同時必須是專職管檔人員。

2.3 個人本身對檔案重視度不夠

通過檔案案卷的查看，每個人在每次填寫的個人信息中會出現不一致情況，特別是學習和工作經歷中的時間，幾乎都有涂改和瞎填的現象，自己對檔案的認識度不夠，造成自己檔案的混亂。還有的隨意填寫參加工作時間和出生時間，特別是出生時間，有個別人檔案中，曾出現跨3年的情況，每次填表沒有那種嚴肅感，對自己的檔案材料不負責任。把入檔案的材料看得很隨意，填寫材料的筆的顏色也是有的用藍圓珠筆甚至出現用鉛筆的現象。履歷表上缺照片的很多，或沒蓋公章等情況時有發生，有獲取新學歷或學位的人不及時交到人事檔案室，認為害怕檔案管理人員把他的材料丟失，自己保存檔案的大有人在，還有的畢業就畢業了，有個畢業證、學位證就行了，至于說檔案有無都無所謂，當到時用到的時候才發現無學歷檔案，趕緊才去找，檔案信息得不到及時更正和變動，致使到了關鍵時刻用到檔案時才后悔莫及。

2.4 內容簡單、雷同

普遍體現在一年一度的個別人的行政考核表中，每年的工作總結是一模一樣，一字不差，沒有絲毫修改，而且考核表都是電腦打印的;在領導意見一欄中，往往是千篇一律的套話，“同意”“同意上述意見”等字樣，甚至有的在招聘審批表上，一批招聘的每個人表現情況一欄中填寫內容又是完全雷同，體現不出個性特色，失去了真正意義上的參考作用，不能為單位的選人、用人、提拔等提供有價值的檔案資料，進而直接影響到人員的正常晉升、崗位設置的排隊打分、干部提拔等，挫傷了人們的工作創新熱情。

2.5 人員身份確定材料短缺比較多

年輕人檔案中派遣證、上學報考登記表等檔案材料大部分都在，以此好確定身份;老一點，有的上班報到的時候上級計委收取存檔，有的單位檔案室存放，致使檔案中無派遣證，這樣給人員身份確定帶來很大的困難。

2.6 后取學歷的認證問題

由于現在社會復雜多變，后取學歷學習形式也多種多樣，有網絡教學的、遠程教育的、自修的、成人的、函授的等，有的學生畢業只有學生畢業生登記表，除此外任何學習檔案材料都沒有，還有的甚至只有畢業證和學位證兩個證件，其余的材料都沒有，不過大多數比較正規，有報名表、錄取通知書、學生鑒定表、學生畢業生登記表、授予學位表等，各式各樣。有很多單位感覺有學習檔案材料，不管材料是否齊全和完整就默認了，并進行了學歷學位認定，無法辨析學歷、學位的真假。所以對于后取學歷和學位的人員，要進一步進行學歷、學位的網上認證，確保學歷、學位的真實性。

2.7 檔案材料個別凌亂

檔案內容應當真實、可靠，有一定參考價值。對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明，涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，如需查清，應轉交有關黨組織審查處理后，方能歸檔。如未被批準的入團、入黨志愿書、申請書及工會會員登記表、申請書等，應分別由干部所在單位黨團基層組織和工會保存，不應放入個人人事檔案中。有的本來屬于第五類的檔案，結果放在第四類，檔案材料未按規定分類存放、分類管理，材料混雜、散亂、甚至根本沒有整理、清理，結果使得檔案利用帶來諸多不便，檔案使用價值大打折扣。

2.8 對檔案收集范圍狹小

一些單位人事部門更多關注領導干部檔案材料，能及時收集和催要需歸檔的檔案材料，所以他們人事檔案比較齊全完整。而有些普通老百姓的檔案材料缺失現象普遍存在。按理來講，人事檔案不管對領導干部還是普通老百姓來講都是非常重要的，所以收集檔案材料的范圍不應只局限于領導干部或主要人物，而應是單位的每一個人，他們都是單位寶貴的人力資源和珍貴的財富。

3 干部人事檔案專項清理過程中需改進的措施和方法

3.1 進一步增強對干部人事檔案重要性的認識

干部人事檔案是干部職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和工作實績的真實記錄，是各級黨組織歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要手段，是做好組織干部工作不可或缺的重要依據。從這個意義上說，一個人在成長的道路上不能缺少個人檔案，否則，其歷史和具體情況將難以得到組織的確認。檔案是歷史的記錄，材料的形成多數是當事人的手跡，并經人事檔案管理部門的鑒別、整理，剔除了虛假不實和錯誤信息，因此，干部人事檔案具有權威性，能為組織提供第一手材料，所以考察干部的重要手段之一就是查閱干部人事檔案。所以我們高度重視人事檔案，同時更要重視人事檔案給單位領導和個人帶來的參考和使用價值。

3.2 進一步更新領導的工作理念，切實重視檔案的管理工作

單位部分領導應從傳統的認識誤區中走出來，要高度重視人事檔案對單位和個人的重要性，并把檔案管理工作做到實處，不斷加強檔案管理機制、完善檔案管理制度，真正做到人事檔案齊全、完整、安全。盡量創造條件滿足檔案的保管要求，特別是對于硬件的條件設施，積極配合，克服困難，為人事檔案創造一個舒適的生存環境，竭盡全力延長保管時限和檔案的壽命，對于表現出色的管檔人員工作給予肯定，必要的情況下可采取獎勵機制，從而增強管檔人員責任心、提高工作的積極性。

3.3 進一步健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理過程中，對于一些過時的、不適應新形勢、新情況的檔案規章制度，要根據本單位的工作實際及時進行改革，同時建立新的科學的行之有效的適合本單位的人事檔案管理制度。要不斷健全各方面的制度，例如:借閱制度、交接制度、登記制度、復印制度、管檔人員制度、整理制度等等，在自己單位實際情況基礎上，制定適合自己單位的人事檔案管理制度，從而使人事檔案工作更加制度化、規范化。

3.4 進一步提高管檔人員業務技術

社會在發展，科技在進步，對管檔人員既提供展示自己能力的平臺，又提出很多適應社會發展的要求，人事檔案信息化建設就顯得尤為重要。人事檔案信息化建設關鍵就是要有一支高素質、高能力的檔案信息化管理人才，在人事檔案信息化建設管理過程中，管檔人員不僅需要豐富的檔案管理專業知識的能力，更需要運用創新意識及應用現代化管理設備的能力;不僅需要檔案管理理論素質及管理經驗，同時還需要把傳統的紙質檔案與現代化信息電子檔案二者有機地結合起來，善于運用現代化服務方式，提高服務效率，更新觀念、與時俱進，不斷學習新技術、新理念、新知識，以便在人事檔案的信息化管理過程中更加規范、高效。

3.5 進一步提升職能部門的責任意識

人事檔案的真實可靠是檔案的生命，因此要確保檔案生命的永存，必須提高職能部門的責任意識。在干部人事檔案的整理、審核和專項清理過程中發現，有職工本人的責任，但更多的與人事部門審核不認真有關系，由于人事部門責任的意識淡薄，造成人事檔案中信息亂填、瞎填、涂改等，嚴重影響檔案使用價值和利用價值，因此增強職能部門特別是人事部門干部的責任意識尤為重要。

3.6 進一步規范檔案資料歸檔，提高創新機制

人事檔案是反應某個人學習、工作經歷，德能勤績等，所以要完善檔案歸檔制度，要利用現代化信息手段，監督和處理不符合歸檔要求的材料，對短缺的檔案要及時催要并按時歸檔，提高服務質量和工作效率，拓寬資料的來源渠道，盡量達到及時、準確、全面，不斷提高創新機制。

3.7 進一步落實清個人檔案信息

對于模棱兩可、含糊不清的個人檔案信息，要成立專門機構、組織專門人員實地調查了解，例如出生時間的確定，有的人檔案中體現好幾個出生時間，有的出現陰陽歷情況，還有的出現跨年度對于這些個人材料不真實或無法確定的現象，應由成立專門機構的專門人員調查了解，并把調查材料上交本單位黨委會，黨委會再根據實際調查情況和檔案信息認定相關政策依據綜合研判，確定正確的干部信息，做到清理一次就要清理徹底。

干部人事檔案的專項清理工作，不僅是對干部個人人事檔案的一次大清查，也是對單位人事檔案管理的大檢查和大審閱。加強干部人事檔案的管理，是一項長期、復雜的工作，需要我們不斷改變工作思路，創新理念，從而不斷提高工作質量和管理水平，使其發揮最大化地利用效力，從而為單位領導和個人提供有價值的參考資料。

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