試論企業中文件的定義與分類

劉炳棟

摘 要：在我國主流的檔案學理論中，對文件的理解和認知主要局限于公文范疇，對文件實質的定義和分類研究甚少。本文是筆者基于多年在科技企業中進行文檔管理的工作實踐，對文件的定義、特征、關系和分類進行的一些探討和總結。

關鍵詞：文件定義；實體性；原件；文件分類

文件是構成檔案的元素，傳統的檔案學則是基于機關公文的管理特點和歸檔要求構建的。隨著檔案管理在企業中得到越來越多的重視和實踐，傳統檔案學不能涵蓋企業中文件來源繁雜、文件類型多樣的情況，這一理論框架面臨了一些新的變化和沖擊。因此，筆者基于企業文檔管理的工作實踐提出了關于文件定義、特征、關系和分類的新觀點，對具有項目建設和（或）工業生產等業務的企業有一定借鑒意義。

1 文件的定義

從企業的內在管理要求看，文件有其產生的必然性：

企業一般在某個行業或某些行業以項目建設和（或）工業生產為主營業務，經營目標為通過主營業務實現盈利，進而持續發展。

在經營目標的驅動下，企業需采用了現代化的治理結構，建立合理的組織機構，明確職責分工和協作關系。各部門依據分工的不同，負責相應的管理或技術活動。

為了管理或技術活動的質量和效率，活動的管理者和參與者需要使用書面形式來固化各自的意圖、指令或信息，以確保有效地溝通協作，進而指導、約束或輔助各領域的管理或技術活動的開展。

在當前發展階段的管理組織方式和技術條件下，文件是“書面形式”最好的實體存在形式。

因此，從文件的產生必然性和目的，可以將文件定義為：

文件是指在本企業內部產生或從外部收到，承載著產生者特定的意圖、指令或信息，按照一定地規范編制，通過審批、生效、發布和傳達，以指導、約束或輔助受眾對象完成相應的管理或技術活動的書面化實體存在形式。

2 文件的特征

根據文件的定義可以得出文件的特征：

2.1 實體性

文件是一種實體存在。文件的實體性是指使用者通過感官可以感知文件的存在，并能采集和獲取文件中包含的意圖、指令和信息。

載體本身的實體性并不能滿足文件的實體性要求，需要結合一定的物理特性和技術手段，構成有效的顯示單元，以確保：

使用者的感官的感知、采集、獲取行為在客觀上不存在障礙。

不同使用者獲取的意圖、指令和信息在客觀上是相同的。

意圖、指令和信息在輸入、流轉和輸出全過程中自始自終都是沒有發生變化的。

顯示單元具備的一些物理特質或技術方法應能保護文件中含有的意圖、指令和信息在顯示單元中的不模糊、不丟失和不被篡改。

2.2 權威性

文件作為固化意圖、指令和信息的書面方式，遵循一定的規范，經過系統的授權、編制和審批，其產生過程確保了具備了相應的效力。因此，文件相較于口頭或其他方式更具備權威性，所含的意圖、指令和信息是正式的、確定的，在適用范圍應當被接受和執行。

2.3 職能性

文件作為正式的書面化實體存在形式，承載了產生者的意圖、指令和信息，以指導、約束和輔助使用者完成相應的管理或技術活動，成為履行工作職責的工具和媒介，因此，文件具備職能性。

2.4 記錄性

文件自然具備記錄性。文件類型不同、文件是否被執行、文件是否仍具備職能效力，其記錄角度和記錄價值也各不相同。但所有文件始終具備記錄性，流通中、已過期、被注銷、歸檔后的文件后都是記錄。

3 文件形式之間的邏輯關系

3.1 源文件

授權人實際批準的文件實體，被定義為源文件。源文件具備唯一權威性，所有形式的復制件，內容不得與源文件相抵觸。

3.2 文件復制件

為了便于流通和保護源文件，或當無法獲取源文件時，可以利用一定技術和材料對源文件進行復制或轉化，這些形式的文件在邏輯上都是源文件的復制件。

復制件的技術和材料不受限制，但須確保復制件具備文件特征。

復制件與源文件在邏輯上是同一份文件。

3.3 文件原件

原件的確定是進行文件控制的一種手段。

當源文件使用的技術手段和材料物理特性能夠滿足唯一性要求時，源文件本身即是原件。

當源文件使用的技術手段和材料物理特性不能滿足唯一性要求時，可以轉化為可滿足的形式，并確定其中的一份復制件實體作為原件。

當源文件由外部單位產生，且未移交給本公司時，歸口部門可將接收到的文件（須滿足唯一性要求，不能滿足的需要轉化）作為原件。

4 文件的類型

在文件類型上，我國傳統上只有文書一種大類。文書是使用語文規范組織和編制的正式文件類型，在近現代科技工業興起以前，文書基本上等同于本文中文件的概念。

在近現代科技工業興起以后，出現了使用科技文獻和制圖規范組織和編制文件類型，其在編制方法和文本樣式上呈現出較大差異，因此這類文件不能被歸為文書，應是與文書并列的文件類型。

一般來說，企業的文件類型主要是事務性文書、規范性文書、科技文件圖紙。

4.1 事務性文書

事務性文書是事務活動的工具，呈現相應的意圖、指令和信息，協助事務參與者共同完成該項事務。一般包括：

公文。公文是黨工團政等公務采用的文件類型。

合同。合同是商務事務采用的文件類型，用以明確商務活動的主體、標的、權利義務關系。

報告/紀要。應用于絕大部分事務的調查、分析、建議、評價、計劃、總結、記錄和報告。

4.2 規范性文書

規范性文書是為了明確某些領域和某些活動所應遵循的原則、標準、管理規定和技術規范，約束和指導這些領域活動的開展而采用的文件類型。規范性文書一般包括：

上層文件。即企業為了滿足相關法規要求而做出的承諾，以及所應普遍遵守的技術規范。如環評報告、安全分析報告、質保大綱等。

管理程序。即企業在管理和技術各領域所應遵循的管理性方針、政策、制度、規定和細則。

技術程序。即項目建設和（或）工業生產現場的各項技術活動，如制造、施工、安裝、調試、操作、巡視、檢修、保養、改造、試驗、檢查、監督等，所應遵循的技術性原則、規程、規范和細則。

4.3 科技文件圖紙

科技文件圖紙作為一種文件類型，是指使用科技文獻寫作和制圖規范描述或反映了項目前期調查、研究、申報中和現場物項的設計、制造、施工、安裝、調試、竣工等環節中各項技術信息的說明、規范、圖紙、報告、進度、計劃。根據文件適用性可將科技文件圖紙分為：

施工建設技術文件?，F場物項仍在建設中，相應的科技文件圖紙文件適用于物項的施工、制造、調試等活動，不適用于生產活動。

運行生產技術文件?，F場物項已竣工，相應的科技文件圖紙反映物項的竣工狀態并保持一致。其中，能反映物項功能設計、設備設計、設備制造安裝、建筑物/構筑物土建等方面竣工狀態的文件圖紙，可以供生產階段的操作、巡視、檢修、保養、改造、試驗、檢查、監督或其他與現場物項有關的技術活動中執行。

需要說明的是，部分文件類型可能存在交叉，可由產生者根據工作需要或使用習慣進行選擇，并按照相應文件類型的規范產生和生效。

5 結語

本文對企業文檔工作實際中對文件的認知和界定進行了初探，所得理論成果對企業的文件前端控制和歸檔鑒定有一定基礎意義。不足之處，還望同行前輩賜教。

參考文獻

⑴.陳忠海.《檔案本質屬性與檔案屬概念的對應關系——對檔案本質屬性的思考》.《檔案學研究》2009年第2期

⑵.桑毓域.《如何認識原始記錄性——關于檔案本質屬性的探討》.《檔案管理》2008年第3期

⑶.吳品才.《從文件生命周期到文件生命繼續的啟示》.《檔案學通訊》2005年第2期