高校檔案管理在信息化建設下存在的問題以及相應措施

坎 卓/西北民族大學

高校檔案管理在信息化建設下存在的問題以及相應措施

坎 卓/西北民族大學

高校檔案管理工作在信息化建設中面臨著實質性的轉變，當前的高校檔案管理研究及工作實踐在管理理念、管理模式、人員素質、保密體制、信息共享意識等方面都存在著不同問題。高校檔案管理工作只有注重這方面的問題，加大投入，進行信息化背景下的制度建設和高校檔案信息建設，才能真正適應社會發展的需求。

高校檔案管理；信息化建設；管理理念；制度建設

隨著我國高等教育事業穩步發展，高校檔案工作也取得了長足的發展，形成了體現我國高校特色的檔案管理思想、管理體制、管理模式和管理方法。從近些年來看，高校檔案研究主要集中在“收集”“整理”“利用”“信息化”“隊伍建設”“電子檔案管理”以及其他選題上。在這里需要強調的是，隨著科學技術的日新月異，尤其是信息技術和網絡技術的快速發展，高校檔案管理工作面臨著實質性的轉變，所有的研究選題其因為信息化變革要求而發生研究重點的改變：面臨著檔案從紙制檔案到電子檔案，從思想意識到管理模式，從服務觀念到服務機制，從檔案管理者的政治素質到綜合能力等各方面的轉變。在這里，我們針對信息化背景下，談談高校檔案研究及管理實踐中應當注意的幾個問題：

1.高校檔案研究存在著把不同類別、不同層次的學校放在一起進行研究的情況，因而解決對策較泛化，與實際相脫節?，F在的許多高校檔案建設研究，在比較對象的選擇上，普遍存在把起點、基礎等不同的比較對象相混淆，從而使研究過程和研究結論缺乏充分的可比性。如許多高校檔案館網站建設的研究中，就往往把不同層次的學校放在一起，把重點大學和一般大中專院?；煸谝黄疬M行比較分析，這實際上把整個高校群體進行了概括，從而在研究對象和研究問題上使高校檔案網站建設中的問題泛化，這樣做不能準確反映當前高校檔案館網站建設的實際，因此也不會提出具有較強指向性的改進措施。在高校檔案研究中，要避免這一類問題的發生，對研究對象和問題要進行充分的界定和具體化。

2.在信息化建設的新形式下，過去長期實踐中形成的一套較完整檔案管理理論與方法已不適合當下要求。高校檔案管理研究要對高校檔案館的存在形式和工作任務進行重新認識和研究。最重要的是，要把檔案館的存在形式從虛擬與實體并存的狀況進行再認識和研究。因為傳統檔案館以實體方式存在，隨著全社會信息化的普遍發展，現在檔案形式往往以數字檔案館這種虛擬化的方式存在，它是一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。由于存在形式發生了重大變化，檔案館研究的重點就不再僅局限在館藏而更應該是研究用戶的類型、特點及需求，從而提高檔案管理水平和服務。

3.高校檔案的高度信息化對管理人員的素質提出了挑戰。高校檔案管理越來越科學、高效以及信息化程度較高。它的任務目標要求管理者應當是信息資源的管理者、組織分析者，信息提供者以及信息利用的導航者，而管理者信息存檔的職能早已不是大問題了。檔案管理技術的發展和檔案管理者角色的轉變，要求檔案從業人員更具專業性。而反觀當前高校檔案管理者，人員存在新舊交替，人員信息化素質差異較大，而高校人事部門和領導層大多對高校檔案管理也不太重視，其人才儲備和信息化再教育還不能滿足當前數字化對檔案管理者素質水平的要求。

4.隨著高校檔案的信息化以及利用的方便性，高校檔案管理中的保密性要求也要相應提高。檔案與圖書等其他文獻信息不同，檔案不僅具有版權問題還具有保密性。高校檔案管理工作的重要職責之一，就是要把不同密級的檔案確定在特定的范圍內加以利用。防止高校建設的機密信息和高校相關者的個人隱私信息外泄。高校數字化檔案信息建設必然對個人隱私權的保護問題提出挑戰，要防止這些信息在網絡環境下，由于病毒的感染、黑客的惡意攻擊等而外泄。這個問題的解決較有難度，而且隨著網絡技術形式發生變化，解決對策也要相應調整。高校檔案管理當前要做的工作：一是要求把檔案信息整理利用和保護要相結合，在對信息的采集、數字化錄入、目錄整理、數據庫建設等過程中建立適宜的保密措施；另一方面，高校要進一步進行檔案管理的硬件和軟件以及檔案信息管理人才方面的投入，從技術層面做到開發利用及保密，采用最新的信息加密技術、操作系統安全內核技術、數字簽名技術、防火墻技術、入侵檢測技術等，對電子文件的加密、訪問進行嚴格控制。高校檔案管理工作要建立新的制度體系，如檔案人員權限管理制度、檔案信息分級管理制度、系統環境安全管理制度等，總之，高校建設要把其和教務管理一樣納入科學管理體制，制定相應的工作分工范圍及管理權限，從制度上保證信息的安全，實行前端控制和全過程管理。

5.高校檔案管理要重視其本校的館藏特色，這往往是在以往的高校檔案管理中所忽視的?！案咝n案是高校辦學過程中形成的,它除具有檔案的一般特色外,還具有高校的特點?！盵 ]從高校檔案的指定性功能來看，高校檔案應當包括黨政檔案、教學檔案、科學檔案、教師檔案、學生檔案等,這里教學檔案尤其重要，“高校教學檔案是在教學管理和教學實踐活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載?！盵 ]除此之外，高校檔案管理不僅要發揮其指定功能，更應發揮其社會服務功能和文化功能，高校特色館藏信息和特色服務才是創造社會效益與文化價值的關鍵。高校館藏要把某一地區的特色文化檔案以及其學科優勢和人員優勢相關的館藏作為其建設的特色加以利用。如民族高校，可以集中對其民族特色的館藏和地方文化相關的館藏進行開發，系統地加以整理，從而形成其獨具特色的館藏信息，這可以滿足本校以及外校對民族研究有興趣的學者的需求。

6.高校檔案資源信息化建設中，管理層大多缺乏信息資源共享意識，其已不適應社會科學發展的需要。高校檔案管理由于受到傳統管理意識的束縛，在信息網絡化建設以及信息資源共享上缺乏體系化建設，從而束縛了自身的發展。檔案文獻信息資源的收集是無限的，另一方面文獻信息資源是可以共享的。這為高校檔案文獻信息資源共享提出了需求。高校檔案信息共享將信息技術融入到高校檔案管理體制來開發檔案信息資源，從而為盡可能的潛在用戶提供信息服務。美國在上世紀初，擁有原始性信息資源的檔案部門就參與到文獻信息資源共享的探索之中，計算機和網絡技術的日新月異為這種探索提供了可能。美國檔案圖書部門先后開發出了機讀目錄系統（MARC）和計算機網絡數據庫、檔案文獻機讀目錄交換格式——USMARC AMC、EAD編碼標準和檔案信息導航系統（NAIL）等信息共享系統。高校檔案信息資源的聯系性和分散性以及社會性特征要求建立具有內向性的檔案信息資源共享系統。從我國高校檔案共享系統來看，其還處在初級階段，就是從已有的一些網站信息共享內容上看，也只有館藏介紹、檔案匯編、組織沿革等編研材料，連全宗目錄、案卷目錄都很少提供?？傮w來看，“高校檔案網站各自為政，缺乏一個全國性平臺來整合高校檔案網站的信息資源，建設工作缺乏統一性?！盵 ]高校檔案信息共享系統一定要加快建設，一方面在技術上要進行這方面的投入，另一方面，要對整個高校檔案信息進行準確的分類，至少要把信息分類為：全社會共享信息、與外聯職能部門的共享信息、高校部門內或部門之間共享信息等。

[1]教育部和國家檔案局.普通高等學校檔案管理辦法[Z]. 國家教育委員會第27號令，2008.

[2]張園園.高校檔案作淺談[J].晉中師范高等?？茖W校學報,2003,(6).

[3]鐘其炎.我國高校檔案網站建設的問題分析[J].云南檔案，2008,(6).